銀行合同簽署管理制度

銀行合同簽署管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范銀行合同簽署流程，加強合同管理，防范法律風險，保障銀行合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等各類主體之間簽訂的各類合同，包括但不限于貸款合同、存款合同、信用卡領(lǐng)用合約、擔保合同、合作協(xié)議等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)、金融監(jiān)管規(guī)定以及銀行內(nèi)部規(guī)章制度。2.審慎審查原則：對合同條款進行全面、細致、審慎的審查，確保合同內(nèi)容合法、合理、公平，風險可控。3.流程規(guī)范原則：明確合同簽署各環(huán)節(jié)的操作流程和責任分工，確保合同簽署過程規(guī)范、有序。4.檔案管理原則：建立完善的合同檔案管理制度，對合同文本及相關(guān)資料進行妥善保管，便于查詢和追溯。二、合同簽署流程（一）合同發(fā)起1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫合同發(fā)起申請表，詳細說明合同的基本信息、對方主體情況、業(yè)務(wù)背景、合同主要條款等內(nèi)容，并提交相關(guān)業(yè)務(wù)資料作為附件。2.申請表經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責人審核簽字后，提交至法律合規(guī)部門進行法律審查。（二）法律審查1.法律合規(guī)部門收到合同發(fā)起申請表及相關(guān)資料后，安排專人對合同條款進行法律審查。2.審查內(nèi)容包括合同主體資格、合同內(nèi)容合法性、條款完整性、風險防范措施等方面。對于存在法律風險或條款不明確的地方，及時與業(yè)務(wù)部門溝通，提出修改意見。3.法律審查人員在合同發(fā)起申請表上簽署審查意見，并加蓋法律合規(guī)部門印章。如合同需修改，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審查意見進行修改后重新提交法律審查。（三）合同審批1.經(jīng)法律審查通過的合同，按照銀行內(nèi)部審批權(quán)限進行審批。2.審批流程一般包括業(yè)務(wù)部門上級領(lǐng)導(dǎo)、風險管理部門、財務(wù)部門、分管行領(lǐng)導(dǎo)等環(huán)節(jié)。各審批部門根據(jù)職責對合同進行審核，重點關(guān)注業(yè)務(wù)風險、財務(wù)風險、合規(guī)風險等方面。3.審批人員應(yīng)在合同審批表上簽署審批意見，明確表示同意、不同意或提出補充意見。如不同意，需詳細說明理由，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審批意見進行相應(yīng)處理。（四）合同簽署1.合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負責與對方主體協(xié)商合同簽署事宜。2.簽署合同前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)再次核對合同條款與審批內(nèi)容是否一致，確保無誤。3.合同簽署應(yīng)使用銀行統(tǒng)一規(guī)定的合同文本，如有特殊情況需要使用非標準文本，必須經(jīng)過嚴格的審批程序。4.合同一般應(yīng)由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋雙方公章。如對方為自然人，應(yīng)由其本人簽字并按手印。簽字蓋章應(yīng)清晰、完整，符合法律規(guī)定。5.合同簽署過程中，應(yīng)注意留存簽字蓋章的原件或清晰的復(fù)印件，作為合同生效的依據(jù)。（五）合同登記與歸檔1.合同簽署完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料提交至合同管理部門進行登記。2.合同管理部門按照合同類別、簽訂時間等進行分類登記，建立合同臺賬，詳細記錄合同的基本信息、履行情況等內(nèi)容。3.合同管理部門將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本、審批文件、往來函件、補充協(xié)議等。檔案保管期限按照國家法律法規(guī)及銀行內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。三、合同審查要點（一）合同主體審查1.對于法人主體，審查其營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等文件，確保其具有合法的經(jīng)營資格和簽約能力。2.核實對方主體的經(jīng)營范圍，確保合同內(nèi)容在其經(jīng)營范圍內(nèi)，避免超范圍經(jīng)營引發(fā)的法律風險。3.對于自然人主體，審查其身份證件，確保其具有完全民事行為能力。（二）合同內(nèi)容審查1.條款完整性審查：檢查合同是否包含主要條款，如標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等，確保合同內(nèi)容完整，避免遺漏重要事項。2.合法性審查：審查合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)的強制性規(guī)定，是否存在損害國家利益、社會公共利益或銀行合法權(quán)益的條款。3.合理性審查：評估合同條款是否公平合理，是否存在顯失公平、加重對方責任、排除對方主要權(quán)利等情況。對于格式合同，應(yīng)重點審查其中的免責條款、限制對方權(quán)利的條款等是否符合法律規(guī)定。4.風險防范條款審查：關(guān)注合同中的風險防范條款，如擔保條款、違約責任條款、爭議解決條款等是否有效、可執(zhí)行。確保銀行在合同履行過程中能夠有效防范風險，維護自身合法權(quán)益。（三）合同履行條款審查1.履行期限審查：明確合同的履行期限，確保雙方對履行時間有清晰的約定，避免因履行期限不明確引發(fā)的糾紛。2.履行地點審查：確定合同的履行地點，對于涉及交付標的物、支付款項等重要事項的履行地點，應(yīng)明確具體，避免產(chǎn)生歧義。3.履行方式審查：審查合同約定的履行方式是否明確、可行，是否符合業(yè)務(wù)實際情況。如交付方式、結(jié)算方式等應(yīng)具體明確，便于雙方執(zhí)行。四、合同變更與解除（一）變更1.合同履行過程中，如因業(yè)務(wù)需要或其他原因需要變更合同內(nèi)容，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門提出合同變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響等。2.合同變更申請經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責人審核簽字后，提交至法律合規(guī)部門進行法律審查。法律審查流程與合同發(fā)起時相同，審查變更內(nèi)容是否合法合規(guī)，是否會對銀行權(quán)益產(chǎn)生不利影響。3.經(jīng)法律審查通過的合同變更申請，按照銀行內(nèi)部審批權(quán)限進行審批。審批通過后，業(yè)務(wù)部門與對方主體協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、生效時間等事項，并作為原合同的補充文件進行登記和歸檔。（二）解除1.在合同履行過程中，出現(xiàn)法定或約定的解除情形時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出合同解除申請，說明解除合同的原因及依據(jù)。2.合同解除申請經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責人審核簽字后，提交至法律合規(guī)部門進行法律審查。法律審查重點關(guān)注解除合同的合法性、解除程序是否符合規(guī)定等方面。3.經(jīng)法律審查通過的合同解除申請，按照銀行內(nèi)部審批權(quán)限進行審批。審批通過后，業(yè)務(wù)部門與對方主體協(xié)商簽訂合同解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除合同的原因、雙方權(quán)利義務(wù)的處理方式等事項，并作為合同管理檔案的重要組成部分進行保管。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)警1.在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)密切關(guān)注合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)糾紛的跡象，如對方出現(xiàn)違約行為、經(jīng)營狀況惡化、履行能力下降等情況。2.一旦發(fā)現(xiàn)糾紛預(yù)警信號，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向風險管理部門和法律合規(guī)部門報告，并提供相關(guān)證據(jù)和資料。（二）糾紛處理流程1.法律合規(guī)部門接到糾紛報告后，應(yīng)立即組織相關(guān)人員進行分析研究，制定糾紛處理方案。2.根據(jù)糾紛的具體情況，可采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。在選擇糾紛解決方式時，應(yīng)綜合考慮糾紛的性質(zhì)、爭議金額、解決成本、效率等因素。3.對于協(xié)商解決的糾紛，業(yè)務(wù)部門與對方主體進行溝通協(xié)商，爭取達成一致意見，解決糾紛。協(xié)商過程中，應(yīng)注意保留相關(guān)證據(jù)和記錄。4.如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，選擇調(diào)解、仲裁或訴訟方式解決。在調(diào)解過程中，可由第三方調(diào)解機構(gòu)進行調(diào)解，促成雙方達成和解協(xié)議。如需仲裁或訴訟，法律合規(guī)部門應(yīng)及時委托專業(yè)律師代理，按照法定程序進行處理。5.在糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法律合規(guī)部門，提供相關(guān)證據(jù)和資料，協(xié)助做好各項工作。同時，應(yīng)及時向銀行內(nèi)部相關(guān)部門匯報糾紛處理進展情況。（三）糾紛處理結(jié)果跟蹤1.糾紛處理結(jié)束后，法律合規(guī)部門應(yīng)及時總結(jié)糾紛處理經(jīng)驗教訓(xùn)，形成書面報告，提交至銀行管理層。2.業(yè)務(wù)部門負責跟蹤糾紛處理結(jié)果的執(zhí)行情況，確保對方按照協(xié)議或判決履行義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)對方未履行或未完全履行義務(wù)，應(yīng)及時向法律合規(guī)部門報告，采取相應(yīng)的措施維護銀行權(quán)益。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽署完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同登記與歸檔的要求，及時將合同文本及相關(guān)資料收集齊全，提交至合同管理部門。2.相關(guān)資料包括合同發(fā)起申請表、審批文件、往來函件、補充協(xié)議、對方主體資質(zhì)證明文件、簽字蓋章頁復(fù)印件等。（二）檔案整理1.合同管理部門收到業(yè)務(wù)部門提交的合同及相關(guān)資料后，按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行分類整理。2.對每份合同進行編號，建立合同索引目錄，便于查詢和管理。3.合同文本應(yīng)保持整潔、完整，如有破損或缺失，應(yīng)及時進行修復(fù)或補充。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房或檔案柜中，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，定期進行檢查和維護。3.合同檔案應(yīng)按照保管期限進行分類存放，便于查找和管理。保管期限屆滿后，按照銀行內(nèi)部規(guī)定進行銷毀或繼續(xù)保管。（四）檔案查閱1.內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至合同管理部門。2.合同管理部門根據(jù)審批意見，安排專人負責提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或進行復(fù)印、拍照等行為。如確需復(fù)印或拍照，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。3.外部單位或個人因司法程序等需要查閱合同檔案時，應(yīng)提供相關(guān)證明文件和法律文書，經(jīng)銀行法律合規(guī)部門審核同意后，按照上述內(nèi)部查閱流程進行查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.銀行內(nèi)部審計部門定期對合同簽署、履行、管理等情況進行審計監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.法律合規(guī)部門對合同簽署過程中的法律審查工作進行監(jiān)督，確保審查意見的準確性和合規(guī)性。（二）外部監(jiān)督1.接受金融監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，積極配合監(jiān)管部門的工作，及時整改存在的問題。2.關(guān)注行業(yè)動態(tài)和法律法規(guī)變化，及時調(diào)整合同管理制度，確保銀行合同管理工作符合外部監(jiān)管要求和行業(yè)規(guī)范。八、責任追究（一）責任認定1.在合同簽署、履行、管理過程中，如因工作人員故意或重大過失導(dǎo)致合同出現(xiàn)法律風險、經(jīng)濟損失或其他不良后果的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責任。2.責任認定應(yīng)根據(jù)事實和證據(jù)，明確責任主體、責任范圍和責任程度。（二）追究方式1.對于情節(jié)較輕的責任人員，給予批評教育、警告、誡勉談話等處理。2.對于情節(jié)較重的責任人員，給予罰款、降職、撤職等處分。3.對于因故意或重大過失給銀行造成重大經(jīng)濟損失或惡劣影響的責任人員，依法追究其法律責任。（三）整改措施1.對存在責任問題的合同項目，應(yīng)及時采取整改措施，如重新審查合同條款、調(diào)整業(yè)務(wù)操