集中采購管理制度排查

集中采購管理制度排查?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司集中采購行為，加強(qiáng)對采購活動的管理與監(jiān)督，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有集中采購項(xiàng)目，包括但不限于辦公用品、設(shè)備物資、服務(wù)類采購等。（三）基本原則1.公開透明原則：采購信息、采購程序、采購結(jié)果等應(yīng)向公司內(nèi)部公開，接受監(jiān)督。2.公平競爭原則：為供應(yīng)商創(chuàng)造公平的競爭環(huán)境，確保采購到性價(jià)比最優(yōu)的商品和服務(wù)。3.公正原則：采購決策過程應(yīng)公正，不得偏袒任何供應(yīng)商。4.誠實(shí)守信原則：采購各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的責(zé)任和義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立集中采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。負(fù)責(zé)審議集中采購的重大政策、戰(zhàn)略和采購計(jì)劃，審批采購預(yù)算和重大采購項(xiàng)目。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立集中采購部門，負(fù)責(zé)具體采購項(xiàng)目的實(shí)施。其職責(zé)包括：1.制定采購計(jì)劃和采購方案。2.組織供應(yīng)商的選擇、評審和確定。3.簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.協(xié)調(diào)處理采購過程中的各種問題。5.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：提出采購需求，提供技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)要求，參與采購項(xiàng)目的評審。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的支付，參與采購合同的審核。3.審計(jì)部門：對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性和采購結(jié)果的合理性。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等信息，并提交給集中采購部門。2.《采購申請表》需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字。（二）采購審批1.集中采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和預(yù)算的準(zhǔn)確性。2.將審核通過的采購申請?zhí)峤唤o采購決策機(jī)構(gòu)進(jìn)行審批。金額較小的采購項(xiàng)目可由集中采購部門負(fù)責(zé)人審批。（三）采購計(jì)劃制定1.采購申請經(jīng)審批通過后，集中采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購方式的選擇、采購時間安排、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.采購計(jì)劃需報(bào)采購決策機(jī)構(gòu)備案。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商征集：通過多種渠道，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等方式，征集潛在供應(yīng)商。2.供應(yīng)商篩選：根據(jù)供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，對征集到的供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商評審：對入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和綜合評審，評估其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。4.供應(yīng)商確定：根據(jù)評審結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議。5.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、淘汰等措施。（五）采購實(shí)施1.根據(jù)采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)出采購訂單或采購合同，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時間、交貨地點(diǎn)等條款。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。3.對于需要驗(yàn)收的采購項(xiàng)目，組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購物品或服務(wù)符合要求。（六）采購付款1.采購項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商提交付款申請。2.集中采購部門對付款申請進(jìn)行審核，核實(shí)采購合同的執(zhí)行情況和發(fā)票的真實(shí)性、合法性。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核通過的付款申請，辦理付款手續(xù)。四、采購方式（一）公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的項(xiàng)目。通過發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商投標(biāo)，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。（二）邀請招標(biāo)對于具有一定特殊性或供應(yīng)商數(shù)量有限的采購項(xiàng)目，可采用邀請招標(biāo)方式。向若干家具備資格的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，邀請其參與投標(biāo)。（三）競爭性談判適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項(xiàng)目；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的項(xiàng)目；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的項(xiàng)目。通過與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購符合下列情形之一的，可以采用單一來源方式采購：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。（五）詢價(jià)適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況確定成交供應(yīng)商。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購項(xiàng)目確定供應(yīng)商后，集中采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同需經(jīng)公司法律部門審核，并報(bào)采購決策機(jī)構(gòu)審批后生效。（二）合同執(zhí)行1.合同雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。集中采購部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商的交貨進(jìn)度、質(zhì)量狀況等信息。2.如遇合同變更或解除的情況，應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行處理，并簽訂相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議或解除協(xié)議。（三）合同驗(yàn)收1.采購項(xiàng)目到貨后，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《驗(yàn)收報(bào)告》。2.如驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨，直至驗(yàn)收合格為止。（四）合同付款1.供應(yīng)商提交付款申請時，應(yīng)提供合法有效的發(fā)票及相關(guān)驗(yàn)收證明文件。2.財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間，審核相關(guān)憑證后辦理付款手續(xù)。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.市場風(fēng)險(xiǎn)：包括市場價(jià)格波動、供應(yīng)商壟斷、原材料短缺等風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：采購的物品或服務(wù)不符合質(zhì)量要求，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：合同條款不完善、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等風(fēng)險(xiǎn)。4.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商信譽(yù)不佳、經(jīng)營狀況惡化、無法按時交貨等風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：建立市場價(jià)格監(jiān)測機(jī)制，定期收集市場價(jià)格信息，合理安排采購時間和數(shù)量；與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免供應(yīng)商壟斷；加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，共同應(yīng)對原材料短缺等問題。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款；加強(qiáng)對采購物品或服務(wù)的檢驗(yàn)檢測；定期對供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量評估和考核。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款；在合同執(zhí)行過程中，及時跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；建立合同糾紛處理機(jī)制，妥善處理合同糾紛。4.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)對供應(yīng)商的選擇和管理，對供應(yīng)商進(jìn)行全面評估和考察；與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)；定期對供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤和評估，及時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在的問題并采取措施加以解決。七、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.集中采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對采購活動的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保采購程序的合規(guī)性和采購結(jié)果的合理性。2.審計(jì)部門定期對采購項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，檢查采購項(xiàng)目的審批程序、采購方式的選擇、供應(yīng)商的確定、合同的簽訂與執(zhí)行等方面是否符合規(guī)定。（二）投訴處理設(shè)立投訴渠道，