鋼材公司送貨管理制度

鋼材公司送貨管理制度?一、總則1.目的為了規(guī)范鋼材公司送貨管理流程，確保貨物準確、及時、安全送達客戶手中，提高客戶滿意度，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有鋼材產(chǎn)品的送貨業(yè)務，包括國內客戶和國際客戶。3.職責分工銷售部門：負責接收客戶訂單，與客戶溝通送貨時間、地點等具體要求，并及時將訂單信息傳遞給物流部門。物流部門：負責根據(jù)銷售部門提供的訂單信息，安排車輛、司機及送貨路線，確保貨物按時、安全送達。同時，負責與客戶協(xié)調送貨交接事宜，收集客戶反饋信息并及時反饋給相關部門。倉庫部門：負責按照訂單要求準備貨物，確保貨物質量合格、數(shù)量準確，并辦理貨物出庫手續(xù)。質量檢驗部門：負責對即將發(fā)出的貨物進行質量檢驗，確保貨物符合質量標準。財務部門：負責根據(jù)送貨情況核算運費、貨款等費用，并進行相關財務處理。二、訂單接收與處理1.訂單接收銷售部門通過電話、郵件、傳真或客戶管理系統(tǒng)等方式接收客戶訂單。訂單應包含客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、送貨地址、貨物規(guī)格、數(shù)量、交貨日期等詳細信息。銷售部門在收到訂單后，應及時對訂單信息進行核對，確保信息準確無誤。如發(fā)現(xiàn)訂單信息不完整或有疑問，應及時與客戶溝通確認。2.訂單審核銷售部門對核對無誤的訂單進行審核，主要審核訂單的交貨日期、貨物規(guī)格、數(shù)量等是否符合公司生產(chǎn)能力和庫存情況。對于超出公司生產(chǎn)能力或庫存不足的訂單，銷售部門應及時與客戶協(xié)商解決方案，如調整交貨日期、部分交貨等，并將協(xié)商結果反饋給相關部門。3.訂單傳遞銷售部門審核通過的訂單，應及時傳遞給物流部門、倉庫部門和質量檢驗部門。傳遞方式可采用電子文檔或紙質文件，確保各部門能夠及時獲取訂單信息。物流部門根據(jù)訂單信息安排送貨計劃，倉庫部門根據(jù)訂單要求準備貨物，質量檢驗部門對貨物進行質量檢驗。三、貨物準備1.倉庫備貨倉庫部門接到訂單后，按照訂單要求的貨物規(guī)格、數(shù)量進行備貨。備貨過程中應確保貨物質量合格，無損壞、變形等情況。倉庫管理人員對準備好的貨物進行標識，注明貨物規(guī)格、數(shù)量、訂單編號等信息，以便于識別和管理。備貨完成后，倉庫部門應及時通知質量檢驗部門進行貨物檢驗。2.質量檢驗質量檢驗部門接到倉庫部門通知后，按照公司質量標準對貨物進行檢驗。檢驗內容包括外觀質量、尺寸精度、化學成分等。對于檢驗合格的貨物，質量檢驗部門出具質量檢驗報告，并在貨物外包裝上加蓋合格標識。對于檢驗不合格的貨物，質量檢驗部門應及時通知倉庫部門和相關部門，分析原因并采取相應措施進行處理。如因客戶特殊要求或其他原因需要對貨物進行特殊檢驗項目的，質量檢驗部門應按照客戶要求或相關標準進行檢驗，并出具檢驗報告。四、送貨安排1.車輛調度物流部門根據(jù)訂單信息、貨物數(shù)量、送貨地點等因素，合理安排送貨車輛。優(yōu)先選擇車況良好、載重量合適的車輛，并確保車輛具備必要的運輸安全設備，如滅火器、防滑鏈等。物流部門根據(jù)送貨路線和送貨時間，合理安排司機的出車任務。司機應熟悉送貨路線和客戶地址，確保能夠按時、準確送達貨物。在車輛調度過程中，如遇車輛故障或其他特殊情況無法按時出車，物流部門應及時調整車輛安排，并通知銷售部門和客戶。2.司機安排物流部門根據(jù)送貨任務安排經(jīng)驗豐富、責任心強的司機負責送貨。司機應具備駕駛證、從業(yè)資格證等相關證件，并遵守交通法規(guī)，確保行車安全。司機在出車前應接受物流部門的安全培訓和任務交底，了解貨物情況、送貨路線、客戶要求等信息。同時，應檢查車輛狀況，確保車輛正常運行。司機在送貨過程中應嚴格遵守公司規(guī)定和交通法規(guī)，不得擅自更改送貨路線或延誤送貨時間。如因特殊情況需要更改路線或延誤時間，應及時向物流部門報告，并取得同意。3.送貨前準備司機在出車前應到倉庫部門辦理貨物交接手續(xù)，核對貨物規(guī)格、數(shù)量、質量等信息，并在貨物交接清單上簽字確認。司機應根據(jù)貨物性質和運輸要求，對貨物進行妥善裝載和固定，防止貨物在運輸過程中發(fā)生碰撞、損壞。對于易損、易腐等特殊貨物，應采取相應的防護措施。司機應檢查車輛的行駛證、駕駛證、保險證等證件是否齊全有效，并攜帶必要的文件和資料，如送貨單、質量檢驗報告等。五、貨物運輸1.運輸過程管理司機在運輸過程中應保持車輛勻速行駛，避免急剎車、急轉彎等危險駕駛行為。同時，應注意觀察車輛運行情況，如發(fā)現(xiàn)異常應及時停車檢查并報告物流部門。司機應按照規(guī)定的時間和路線行駛，確保貨物按時送達。如因交通擁堵、道路施工等原因導致無法按時送達，應及時向物流部門報告，并與客戶溝通協(xié)調。在運輸過程中，司機應注意保護貨物安全，防止貨物被盜、被搶、受潮、雨淋等情況發(fā)生。如發(fā)生貨物損失或其他意外情況，司機應立即采取措施，并及時向物流部門報告。2.運輸安全司機應嚴格遵守交通法規(guī)，確保行車安全。定期對車輛進行維護保養(yǎng)，確保車輛性能良好。車輛應配備必要的安全設備，如滅火器、防滑鏈等，并確保設備處于良好狀態(tài)。司機應熟悉安全設備的使用方法，如遇緊急情況能夠正確使用。物流部門應定期對司機進行安全培訓，提高司機的安全意識和應急處理能力。同時，應建立健全安全管理制度，對運輸過程中的安全事故進行及時處理和分析總結。六、送貨交接1.到達交貨地點司機按照送貨單上的送貨時間和地點，提前與客戶取得聯(lián)系，確認送貨事宜。如客戶要求變更送貨時間或地點，司機應及時向物流部門報告，并按照物流部門的指示進行處理。司機到達交貨地點后，應將車輛停放在指定位置，并做好車輛安全防護措施。同時，應清理車輛周圍環(huán)境，確保交貨現(xiàn)場整潔有序。2.貨物交接司機與客戶進行貨物交接時，應首先向客戶出示送貨單，并核對客戶身份信息。確認無誤后，按照送貨單上的貨物規(guī)格、數(shù)量逐一與客戶進行清點交接?？蛻粼隍炇肇浳飼r，如發(fā)現(xiàn)貨物存在質量問題或數(shù)量不符等情況，應及時向司機提出。司機應與客戶共同查看貨物情況，并做好記錄。對于客戶提出的問題，司機應及時向物流部門報告，并協(xié)助物流部門與客戶協(xié)商解決方案。貨物交接完成后，司機和客戶應在送貨單上簽字確認。送貨單應一式三聯(lián)，司機留存一聯(lián)，客戶留存一聯(lián)，交回公司財務一聯(lián)。3.客戶反饋收集司機在送貨交接過程中，應主動收集客戶對貨物質量、服務態(tài)度等方面的反饋意見?？蛻舴答佉庖姂敿氂涗?，并及時反饋給物流部門和銷售部門。物流部門和銷售部門應根據(jù)客戶反饋意見，及時分析原因并采取相應措施進行改進。對于客戶提出的合理建議和要求，應積極采納并落實，不斷提高客戶滿意度。七、運費結算1.運費核算財務部門根據(jù)送貨單上的送貨信息，如送貨里程、貨物重量、運輸方式等，按照公司制定的運費標準核算運費。運費核算過程中，如發(fā)現(xiàn)送貨信息有誤或運費標準存在疑問，財務部門應及時與物流部門和銷售部門溝通核實。2.運費支付運費核算完成后，財務部門根據(jù)公司財務制度和合同約定，及時支付運費給司機或物流合作方。如因客戶原因導致運費支付延遲或無法支付，財務部門應及時與銷售部門溝通協(xié)調，共同采取措施解決問題。3.費用報銷司機在送貨過程中發(fā)生的路橋費、油費、停車費等費用，按照公司費用報銷制度進行報銷。司機應在送貨完成后及時整理相關費用發(fā)票，并填寫費用報銷單，經(jīng)物流部門負責人審核簽字后，交財務部門報銷。八、送貨記錄與檔案管理1.送貨記錄物流部門應建立送貨記錄臺賬，詳細記錄每一次送貨的訂單信息、送貨時間、送貨地點、司機信息、貨物交接情況等內容。送貨記錄臺賬應定期進行整理和歸檔，保存期限不少于[X]年。以便于查詢和統(tǒng)計分析送貨業(yè)務情況。2.檔案管理銷售部門、物流部門、倉庫部門、質量檢驗部門等相關部門應按照各自職責，對送貨業(yè)務過程中產(chǎn)生的訂單文件、送貨單、質量檢驗報告、客戶反饋意見等資料進行整理和歸檔。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和安全性。如因工作需要查閱檔案，應按照公司檔案管理制度辦理相關手續(xù)。九、異常情況處理1.貨物損壞或丟失在運輸過程中如發(fā)生貨物損壞或丟失情況，司機應立即停止運輸，并及時向物流部門報告。物流部門接到報告后，應迅速組織人員前往現(xiàn)場查看情況，并采取相應措施進行處理。如貨物損壞或丟失是由于運輸過程中的不可抗力因素或其他不可預見、不可避免的原因造成的，物流部門應及時與客戶溝通協(xié)調，爭取客戶理解，并按照公司規(guī)定和合同約定承擔相應責任。如貨物損壞或丟失是由于司機或其他相關人員的過錯造成的，公司將按照相關規(guī)定對責任人進行處罰，并責令其承擔相應的賠償責任。2.客戶拒收貨物如客戶因貨物質量問題、規(guī)格不符等原因拒收貨物，司機應及時與物流部門和銷售部門溝通協(xié)調。物流部門應安排車輛將貨物運回公司倉庫，并通知質量檢驗部門對貨物進行重新檢驗。質量檢驗部門對退回的貨物進行重新檢驗后，如確認貨物存在質量問題或規(guī)格不符等情況，公司應及時采取措施進行處理，如換貨、補貨、退款等，并承擔相應的運輸費用。同時，應分析原因，采取措施防止類似問題再次發(fā)生。如客戶拒收貨物是由于其他不合理原因造成的，公司應與客戶協(xié)商解決，如協(xié)商無果可通過法律途徑解決。3.交通擁堵或道路施工在運輸過程中如遇到交通擁堵或道路施工等情況，司機應及時向物流部門報告，并根據(jù)實際情況選擇合適的路線行駛。如因交通擁堵或道路施工導致無法按時送達貨物，司機應及時與客戶溝通協(xié)調，說明情況并爭取客戶理解。物流部門應根據(jù)交通擁堵或道路施工情況，及時調整送貨計劃，合理安排車輛和司機