付客戶回扣管理制度

付客戶回扣管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及向客戶支付回扣的行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，確保公司經(jīng)營活動(dòng)的合規(guī)性、公正性和廉潔性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及向客戶支付回扣的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于銷售業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、項(xiàng)目合作等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保向客戶支付回扣的行為合法合規(guī)。2.公正性原則支付回扣應(yīng)基于公平、公正的基礎(chǔ)，不得因客戶身份、關(guān)系等因素而有所偏袒。3.廉潔性原則杜絕不正當(dāng)利益輸送，維護(hù)公司的廉潔形象，防止商業(yè)賄賂行為的發(fā)生。4.必要性原則只有在符合公司利益且確有必要的情況下，方可考慮支付回扣，且支付金額應(yīng)合理、適度。二、定義與認(rèn)定（一）回扣定義本制度所稱回扣，是指在公司業(yè)務(wù)往來中，公司或其工作人員為謀取交易機(jī)會(huì)或競爭優(yōu)勢，在賬外暗中給予對(duì)方單位或者個(gè)人的財(cái)物或者其他利益。（二）回扣認(rèn)定1.財(cái)物認(rèn)定包括現(xiàn)金、實(shí)物、有價(jià)證券等各種形式的資產(chǎn)。2.賬外暗中認(rèn)定"賬外暗中"是指未在依法設(shè)立的反映其生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)或者行政事業(yè)經(jīng)費(fèi)收支的財(cái)務(wù)賬上按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度規(guī)定明確如實(shí)記載，包括不記入財(cái)務(wù)賬、轉(zhuǎn)入其他財(cái)務(wù)賬或者做假賬等。3.謀取交易機(jī)會(huì)或競爭優(yōu)勢認(rèn)定旨在通過給予回扣，影響客戶的決策，使其選擇與本公司進(jìn)行交易，或在已有交易基礎(chǔ)上給予特殊優(yōu)惠待遇，以獲取或維持競爭優(yōu)勢。三、審批流程（一）業(yè)務(wù)部門申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)人員在認(rèn)為有必要向客戶支付回扣時(shí)，應(yīng)填寫《回扣支付申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明支付回扣的原因、對(duì)象、金額、支付方式等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，確保支付回扣符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求和公司利益，并在申請(qǐng)表上簽署審核意見。（二）財(cái)務(wù)部門審核1.財(cái)務(wù)部門收到《回扣支付申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)金額的合理性、支付方式的合規(guī)性以及是否符合公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)審查相關(guān)業(yè)務(wù)的成本效益情況，評(píng)估支付回扣對(duì)公司利潤的影響，并在申請(qǐng)表上簽署財(cái)務(wù)審核意見。（三）法務(wù)部門審查1.法務(wù)部門對(duì)支付回扣行為的合法性進(jìn)行審查，核實(shí)是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，如是否違反反不正當(dāng)競爭法、刑法等相關(guān)法律法規(guī)。2.法務(wù)部門根據(jù)審查結(jié)果，在申請(qǐng)表上出具法律意見。（四）高層審批1.《回扣支付申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門審核通過后，提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。2.高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮公司整體利益、業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等因素，做出最終審批決定。（五）記錄與存檔1.經(jīng)審批同意支付回扣的，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照審批意見執(zhí)行，并及時(shí)將支付情況反饋給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)妥善保存與回扣支付相關(guān)的憑證、記錄等資料，作為財(cái)務(wù)核算和審計(jì)的依據(jù)。3.同時(shí)，相關(guān)申請(qǐng)審批文件、合同等資料應(yīng)進(jìn)行存檔，以備后續(xù)查閱和追溯。四、支付方式與記錄（一）支付方式1.現(xiàn)金支付原則上不允許采用現(xiàn)金支付回扣的方式。如因特殊情況確需現(xiàn)金支付，必須嚴(yán)格履行額外的審批手續(xù)，詳細(xì)記錄現(xiàn)金支付的全過程，包括支付時(shí)間、地點(diǎn)、金額、收款人等信息，并確?，F(xiàn)金支付過程的安全性和可追溯性。2.轉(zhuǎn)賬支付通過銀行轉(zhuǎn)賬的方式支付回扣時(shí)，應(yīng)確保轉(zhuǎn)賬信息準(zhǔn)確無誤，包括收款單位名稱、賬號(hào)、開戶行等。轉(zhuǎn)賬記錄應(yīng)作為支付憑證妥善保存，以便查詢和核對(duì)。3.實(shí)物支付以實(shí)物形式支付回扣的，應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)或存貨管理規(guī)定進(jìn)行處理。明確實(shí)物的名稱、數(shù)量、規(guī)格、價(jià)值等信息，并辦理相應(yīng)的出入庫手續(xù)。同時(shí)，應(yīng)記錄實(shí)物支付的去向和用途，確保實(shí)物支付的合理性和合規(guī)性。（二）記錄要求1.詳細(xì)記錄無論采用何種支付方式，都應(yīng)詳細(xì)記錄回扣支付的具體情況，包括支付日期、支付對(duì)象、支付金額、支付原因、支付依據(jù)（如合同條款、審批文件等）、支付方式等信息。2.憑證保存與回扣支付相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)、轉(zhuǎn)賬記錄、審批文件等憑證應(yīng)妥善保存，保存期限按照國家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[x]年。3.電子記錄鼓勵(lì)采用電子文檔的形式保存相關(guān)記錄，確保記錄的完整性和可檢索性。電子記錄應(yīng)進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)涉及回扣支付的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)檢查，審查回扣支付的合規(guī)性、真實(shí)性和合理性。2.審計(jì)部門應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注支付回扣的業(yè)務(wù)是否符合公司審批流程，支付金額是否與業(yè)務(wù)實(shí)際相符，支付記錄是否完整準(zhǔn)確等方面。3.對(duì)于審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)回扣支付的財(cái)務(wù)管理，定期對(duì)回扣支付情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，檢查支付是否符合公司財(cái)務(wù)制度和預(yù)算安排。2.財(cái)務(wù)人員在日常賬務(wù)處理過程中，如發(fā)現(xiàn)回扣支付存在異常情況，應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。（三）合規(guī)監(jiān)督1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及回扣支付的行為進(jìn)行合規(guī)性監(jiān)督，確保公司運(yùn)營符合法律法規(guī)要求。2.法務(wù)人員應(yīng)關(guān)注國家法律法規(guī)和政策的變化，及時(shí)對(duì)公司回扣支付管理制度進(jìn)行評(píng)估和修訂，為公司業(yè)務(wù)活動(dòng)提供合法合規(guī)的指導(dǎo)意見。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的潛在合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出風(fēng)險(xiǎn)提示，并協(xié)助相關(guān)部門采取措施進(jìn)行防范和化解。（四）舉報(bào)機(jī)制1.公司建立健全舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)員工、客戶及其他利益相關(guān)方對(duì)公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的回扣等違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。2.設(shè)立專門的舉報(bào)郵箱、電話或其他舉報(bào)渠道，并向公司內(nèi)外公布。舉報(bào)信息應(yīng)嚴(yán)格保密，保護(hù)舉報(bào)人權(quán)益。3.對(duì)于收到的舉報(bào)信息，公司應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。如舉報(bào)屬實(shí)，將對(duì)相關(guān)責(zé)任人依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并給予舉報(bào)人適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。六、違規(guī)處理（一）對(duì)違規(guī)行為的界定1.未經(jīng)審批擅自支付回扣的行為。2.虛報(bào)、多報(bào)回扣支付金額的行為。3.采用不正當(dāng)手段獲取回扣支付審批的行為。4.違反本制度規(guī)定的支付方式和記錄要求的行為。5.其他違反本制度及相關(guān)法律法規(guī)的回扣支付行為。（二）違規(guī)處理措施1.對(duì)于違反本制度的員工，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、撤職、解除勞動(dòng)合同等紀(jì)律處分。2.涉及違法犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)追究其法律責(zé)任。3.因員工違規(guī)支付回扣給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司有權(quán)要求違規(guī)員工承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.對(duì)于因違規(guī)支付回扣而獲得的業(yè)務(wù)合同，公司有權(quán)依法采取措施予以撤銷或變更，并要求對(duì)方返還已支付的回扣及相關(guān)利益。5.公司將對(duì)違規(guī)支付回扣的行為進(jìn)行內(nèi)部通報(bào)批評(píng)，以起到警示作用，防止類似問題再次發(fā)生。七、附則（一）制度解釋權(quán)本制度由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇具體問題或需要進(jìn)一步明確相關(guān)規(guī)定的，由人力資源部會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行研究并做出解釋。（