貿(mào)易采購業(yè)務(wù)管理制度

貿(mào)易采購業(yè)務(wù)管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司貿(mào)易采購業(yè)務(wù)流程，加強采購管理，確保采購工作的順利進行，降低采購成本，保證所采購物資的質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有貿(mào)易采購業(yè)務(wù)活動，包括但不限于原材料采購、商品采購、設(shè)備采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等參與競爭的機會。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合公司要求。二、采購組織與職責（一）采購部門設(shè)置公司設(shè)立獨立的采購部門，負責貿(mào)易采購業(yè)務(wù)的具體實施。采購部門可根據(jù)業(yè)務(wù)需要，進一步細分采購小組，如原材料采購組、商品采購組等。（二）采購部門職責1.制定采購計劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和市場需求預(yù)測，編制年度、季度和月度采購計劃。2.供應(yīng)商開發(fā)與管理：尋找、評估、選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行考核與評價。3.采購談判與合同簽訂：與供應(yīng)商進行采購談判，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標準等條款，簽訂采購合同。4.采購訂單下達與跟蹤：根據(jù)采購合同下達采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。5.采購成本控制：通過市場調(diào)研、供應(yīng)商競價等方式，降低采購成本，提高采購效益。6.采購物資驗收：協(xié)助質(zhì)量檢驗部門對采購物資進行驗收，確保物資符合質(zhì)量要求。7.采購文件管理：負責采購文件的整理、歸檔和保管，包括采購計劃、采購合同、采購訂單、驗收報告等。（三）其他部門職責1.生產(chǎn)部門：及時向采購部門提供生產(chǎn)計劃和物資需求信息，協(xié)助采購部門評估供應(yīng)商的供貨能力和質(zhì)量保證能力。2.質(zhì)量檢驗部門：負責對采購物資進行質(zhì)量檢驗，出具檢驗報告，對不合格物資提出處理意見。3.財務(wù)部門：負責審核采購合同，辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購成本進行核算和分析。4.法務(wù)部門：參與采購合同的審核，提供法律意見，處理采購過程中的法律糾紛。三、采購流程（一）采購需求預(yù)測與計劃編制1.市場調(diào)研：采購部門定期收集市場信息，包括行業(yè)動態(tài)、市場價格走勢、供應(yīng)商情況等，為采購需求預(yù)測提供依據(jù)。2.需求預(yù)測：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售訂單、庫存情況等，對物資需求進行預(yù)測。3.采購計劃編制：采購部門根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，結(jié)合公司資金狀況、倉儲能力等因素，編制年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，收集其相關(guān)資料，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況等。2.供應(yīng)商評估：采購部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行打分排序，確定合格供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商選擇：采購部門從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進行采購合作。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的優(yōu)勢、價格、交貨期等因素，確保選擇最優(yōu)供應(yīng)商。4.供應(yīng)商管理：采購部門建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作情況等。定期對供應(yīng)商進行考核與評價，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商等級。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎勵；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時進行溝通與整改，如仍不符合要求，可終止合作。（三）采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購部門與選定的供應(yīng)商進行采購談判，明確采購物資的價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。談判過程中，應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和市場行情，爭取有利的采購條件。2.采購合同起草：采購部門根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括以下主要條款：合同編號、簽訂日期、雙方當事人名稱、地址、聯(lián)系方式；采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準；價格、交貨期、交貨地點；付款方式、結(jié)算期限；違約責任、爭議解決方式等。3.合同審核與簽訂：采購合同起草完成后，提交財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核。審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。（四）采購訂單下達與跟蹤1.采購訂單下達：采購部門根據(jù)采購合同下達采購訂單，采購訂單應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點等內(nèi)容。采購訂單下達后，及時將訂單副本發(fā)送給供應(yīng)商、生產(chǎn)部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)部門。2.訂單跟蹤：采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問題，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。3.變更管理：如因市場需求變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因需要變更采購訂單，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商一致，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。變更后的采購訂單應(yīng)重新提交審核與簽訂。（五）采購物資驗收1.驗收準備：質(zhì)量檢驗部門在采購物資到貨前，應(yīng)做好驗收準備工作，包括制定驗收標準、準備驗收工具等。2.到貨通知：采購部門在采購物資到貨前，應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗部門和相關(guān)使用部門做好驗收準備。3.驗收實施：質(zhì)量檢驗部門按照驗收標準對采購物資進行檢驗，檢驗內(nèi)容包括物資的外觀、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符，應(yīng)及時填寫驗收不合格報告，并通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.驗收報告出具：質(zhì)量檢驗部門在完成驗收后，應(yīng)出具驗收報告，驗收報告應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、驗收情況、驗收結(jié)論等內(nèi)容。驗收報告經(jīng)相關(guān)人員簽字確認后存檔。（六）采購付款1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，注明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、付款方式等內(nèi)容。付款申請單經(jīng)采購部門負責人、財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。2.付款審核：財務(wù)部門對付款申請單進行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、付款金額的準確性等。如發(fā)現(xiàn)付款申請存在問題，應(yīng)及時與采購部門溝通協(xié)調(diào)，要求其補充相關(guān)資料或進行整改。3.付款辦理：財務(wù)部門審核通過后，按照采購合同約定的付款方式和時間辦理付款手續(xù)。付款后，及時登記付款臺賬，并將付款憑證復(fù)印件反饋給采購部門。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.市場風(fēng)險：包括市場價格波動、市場供應(yīng)短缺等風(fēng)險。采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，及時調(diào)整采購策略，降低市場風(fēng)險對采購業(yè)務(wù)的影響。2.供應(yīng)商風(fēng)險：包括供應(yīng)商違約、供應(yīng)商破產(chǎn)、供應(yīng)商質(zhì)量問題等風(fēng)險。采購部門應(yīng)加強對供應(yīng)商的管理與評估，選擇多家合格供應(yīng)商進行合作，降低供應(yīng)商風(fēng)險。3.合同風(fēng)險：包括合同條款不明確、合同履行過程中出現(xiàn)糾紛等風(fēng)險。采購部門應(yīng)加強合同管理，確保合同條款明確、合法有效，在合同履行過程中及時溝通協(xié)調(diào)，避免合同糾紛的發(fā)生。4.質(zhì)量風(fēng)險：包括采購物資質(zhì)量不符合要求、質(zhì)量檢驗不嚴格等風(fēng)險。采購部門應(yīng)加強對采購物資質(zhì)量的控制，嚴格按照驗收標準進行檢驗，確保所采購物資符合質(zhì)量要求。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對措施：建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格走勢，合理安排采購時間和數(shù)量。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整協(xié)議，約定價格調(diào)整方式和時間。拓展采購渠道，增加供應(yīng)商選擇范圍，降低市場供應(yīng)短缺風(fēng)險。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對措施：加強對供應(yīng)商的日常管理與監(jiān)督，定期對供應(yīng)商進行考核與評價。與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責任。要求供應(yīng)商提供擔保或保證金，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。建立供應(yīng)商備份機制，在主要供應(yīng)商出現(xiàn)問題時，能夠及時切換到備用供應(yīng)商。3.合同風(fēng)險應(yīng)對措施：加強合同審核，確保合同條款明確、合法有效。在合同履行過程中，嚴格按照合同約定執(zhí)行，及時溝通協(xié)調(diào)解決合同糾紛。建立合同糾紛處理機制，明確糾紛處理流程和責任部門，確保合同糾紛能夠得到及時、有效的解決。4.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對措施：加強對采購物資質(zhì)量的控制，嚴格按照驗收標準進行檢驗。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，如質(zhì)量檢驗報告、產(chǎn)品合格證等。定期對采購物資進行抽檢，確保所采購物資質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)采購物資存在質(zhì)量問題，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其承擔相應(yīng)的責任。五、采購績效評估（一）評估指標設(shè)定1.采購成本指標：包括采購價格、采購費用、采購成本節(jié)約率等。2.采購質(zhì)量指標：包括物資合格率、退貨率、質(zhì)量事故發(fā)生率等。3.采購效率指標：包括采購周期、訂單處理及時率、交貨準時率等。4.供應(yīng)商管理指標：包括供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率、供應(yīng)商開發(fā)成功率等。（二）評估方法1.定期評估：采購部門定期對采購績效進行評估，評估周期可根據(jù)實際情況確定，如月度、季度、年度等。2.數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析：采購部門收集與采購績效相關(guān)的數(shù)據(jù)，如采購訂單數(shù)據(jù)、驗收報告數(shù)據(jù)、付款數(shù)據(jù)等，并進行統(tǒng)計與分析。3.對比評估：將采購績效評估結(jié)果與設(shè)定的目標值進行對比，分析差異原因，找出改進方向。4.綜合評估：綜合考慮采購成本、采購質(zhì)量、采購效率、供應(yīng)商管理等方面的指標，對采購績效進行全面、客觀的評估。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.績效獎勵：對采購績效優(yōu)秀的部門和個人給予一定的獎勵，如獎金、榮譽證書等，激勵其繼續(xù)保持良好的工作表現(xiàn)。2.績效改進：對采購績效不達標的部門和個人，分析原因，制定改進措施，限期進行整改。整改完成后，進行跟蹤評估，確保采購績效得到有效提升。3.決策參考：采購績效評估結(jié)果可作為公司制定采購政策、調(diào)整采購策略、優(yōu)化供應(yīng)商選擇等決策的參考依據(jù)。六、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門自查：采購部門定期對采購業(yè)務(wù)進行自查，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購文件的完整性、采購合同的履行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進行審計，審查采購業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性、效益性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出審計意見和建議，督促采購部門進行整改。（二）外部監(jiān)督1.政府監(jiān)管：采購業(yè)務(wù)應(yīng)接受政府相關(guān)部門的監(jiān)管，遵守國家法律法規(guī)和政策要求。2.社會監(jiān)督：