軟件外包服務(wù)管理制度

軟件外包服務(wù)管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司軟件外包服務(wù)管理，確保外包服務(wù)質(zhì)量，提高項(xiàng)目執(zhí)行效率，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有軟件外包服務(wù)項(xiàng)目，包括但不限于軟件開(kāi)發(fā)、軟件測(cè)試、系統(tǒng)維護(hù)等外包業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外包服務(wù)活動(dòng)應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)規(guī)范。2.質(zhì)量至上原則：確保外包服務(wù)交付成果滿(mǎn)足公司需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.成本效益原則：在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制外包成本。4.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：有效識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)外包服務(wù)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。二、外包服務(wù)供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，包括公司資質(zhì)、技術(shù)能力、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、信譽(yù)口碑等方面。2.通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、招標(biāo)邀請(qǐng)等。3.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或背景調(diào)查，評(píng)估其實(shí)際情況與提供信息的一致性。4.組織相關(guān)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)審，確定合格供應(yīng)商名單。（二）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.與合格供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、保密條款等。2.要求供應(yīng)商提供必要的資質(zhì)證明文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、軟件著作權(quán)、相關(guān)行業(yè)認(rèn)證等。3.建立供應(yīng)商檔案，記錄其基本信息、合作項(xiàng)目情況、評(píng)價(jià)反饋等。（三）供應(yīng)商考核1.制定供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，包括服務(wù)質(zhì)量、交付進(jìn)度、成本控制、客戶(hù)滿(mǎn)意度等方面。2.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)估，考核周期可根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況確定，一般為季度或半年。3.考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)，根據(jù)考核結(jié)果采取相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。4.對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，及時(shí)與其溝通并要求整改，如多次考核不合格，可終止合作關(guān)系。三、外包服務(wù)項(xiàng)目管理（一）項(xiàng)目需求管理1.項(xiàng)目發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)明確軟件外包服務(wù)項(xiàng)目的需求，編寫(xiě)詳細(xì)的需求文檔。2.需求文檔應(yīng)包括功能需求、性能需求、界面設(shè)計(jì)要求、數(shù)據(jù)要求等內(nèi)容，并確保需求清晰、準(zhǔn)確、完整。3.組織相關(guān)部門(mén)和人員對(duì)需求文檔進(jìn)行評(píng)審，確保需求得到充分理解和確認(rèn)。4.在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，如需求發(fā)生變更，應(yīng)按照變更管理流程進(jìn)行處理，確保變更得到有效控制。（二）項(xiàng)目計(jì)劃制定1.供應(yīng)商根據(jù)項(xiàng)目需求制定詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃，包括項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、資源配置計(jì)劃、質(zhì)量保證計(jì)劃等。2.項(xiàng)目計(jì)劃應(yīng)明確各階段的工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等，并提交公司相關(guān)部門(mén)審核。3.公司項(xiàng)目管理部門(mén)對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行審核，提出意見(jiàn)和建議，確保項(xiàng)目計(jì)劃合理可行。4.項(xiàng)目計(jì)劃一經(jīng)確定，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行，如需調(diào)整，應(yīng)按照變更管理流程進(jìn)行審批。（三）項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控1.建立項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期召開(kāi)項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)議，及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展情況。2.供應(yīng)商應(yīng)按照項(xiàng)目計(jì)劃定期提交進(jìn)度報(bào)告，說(shuō)明項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展、遇到的問(wèn)題及解決方案等。3.如發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度滯后，應(yīng)及時(shí)分析原因，采取有效措施進(jìn)行調(diào)整，確保項(xiàng)目按時(shí)交付。4.對(duì)于因供應(yīng)商原因?qū)е碌倪M(jìn)度延誤，應(yīng)按照合同約定追究其責(zé)任。（四）項(xiàng)目質(zhì)量控制1.明確項(xiàng)目質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，確保外包服務(wù)交付成果符合要求。2.供應(yīng)商應(yīng)建立質(zhì)量管理體系，對(duì)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程進(jìn)行質(zhì)量控制，包括代碼審查、測(cè)試等環(huán)節(jié)。3.公司項(xiàng)目管理部門(mén)和質(zhì)量保證部門(mén)應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)要求供應(yīng)商整改。4.項(xiàng)目完成后，按照驗(yàn)收規(guī)范進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可交付使用。（五）項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理1.識(shí)別項(xiàng)目可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)，如技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、人員風(fēng)險(xiǎn)、進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。3.針對(duì)不同風(fēng)險(xiǎn)制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，如技術(shù)儲(chǔ)備、人員培訓(xùn)、進(jìn)度調(diào)整、質(zhì)量改進(jìn)等。4.定期對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整應(yīng)對(duì)措施，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。四、外包服務(wù)合同管理（一）合同簽訂1.公司法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核外包服務(wù)合同條款，確保合同合法合規(guī)、權(quán)利義務(wù)明確。2.合同內(nèi)容應(yīng)包括服務(wù)范圍、服務(wù)期限、服務(wù)費(fèi)用、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收條款、保密條款、違約責(zé)任等。3.與供應(yīng)商簽訂合同前，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行合同評(píng)審，確保合同符合公司利益和項(xiàng)目需求。4.合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自義務(wù)。（二）合同執(zhí)行1.建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，定期檢查雙方合同履行情況。2.如發(fā)現(xiàn)一方未按照合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，要求其限期整改。3.對(duì)于因合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的爭(zhēng)議，應(yīng)按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式進(jìn)行處理。（三）合同變更1.如因項(xiàng)目需求變更、市場(chǎng)情況變化等原因需要變更合同，應(yīng)按照合同約定的變更程序進(jìn)行。2.變更合同應(yīng)簽訂書(shū)面協(xié)議，明確變更內(nèi)容、變更后的權(quán)利義務(wù)等。3.對(duì)合同變更事項(xiàng)進(jìn)行審核和備案，確保變更后的合同合法有效。（四）合同終止1.合同期滿(mǎn)或雙方協(xié)商一致提前終止合同的，應(yīng)按照合同約定辦理終止手續(xù)。2.合同終止后，雙方應(yīng)進(jìn)行項(xiàng)目交接，清理債權(quán)債務(wù)，確保項(xiàng)目資料和知識(shí)產(chǎn)權(quán)等得到妥善處理。3.對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)評(píng)價(jià)，為后續(xù)合同管理提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。五、外包服務(wù)費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.項(xiàng)目發(fā)起部門(mén)根據(jù)項(xiàng)目需求編制外包服務(wù)費(fèi)用預(yù)算，包括軟件開(kāi)發(fā)費(fèi)用、測(cè)試費(fèi)用、維護(hù)費(fèi)用、人員費(fèi)用、管理費(fèi)用等。2.費(fèi)用預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用的計(jì)算依據(jù)和金額，并提交公司財(cái)務(wù)部門(mén)審核。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審核，結(jié)合公司財(cái)務(wù)狀況和項(xiàng)目實(shí)際情況提出意見(jiàn)和建議。4.費(fèi)用預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后作為項(xiàng)目費(fèi)用控制的依據(jù)。（二）費(fèi)用支付1.按照合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)支付外包服務(wù)費(fèi)用。2.供應(yīng)商應(yīng)提交合法有效的發(fā)票及相關(guān)付款申請(qǐng)資料，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤后辦理付款手續(xù)。3.建立費(fèi)用支付臺(tái)賬，記錄每筆費(fèi)用的支付情況，確保費(fèi)用支付準(zhǔn)確、及時(shí)。（三）費(fèi)用核算與審計(jì)1.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)項(xiàng)目外包服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行核算，確保費(fèi)用支出符合預(yù)算和合同約定。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)可根據(jù)需要對(duì)外包服務(wù)項(xiàng)目費(fèi)用進(jìn)行審計(jì)，檢查費(fèi)用支出的合理性、合規(guī)性。3.對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)部門(mén)整改，并追究責(zé)任。六、外包服務(wù)人員管理（一）人員派遣1.供應(yīng)商根據(jù)項(xiàng)目需求派遣合適的人員參與項(xiàng)目工作，并向公司提供人員簡(jiǎn)歷等信息。2.公司項(xiàng)目管理部門(mén)對(duì)派遣人員進(jìn)行審核，確保其具備相應(yīng)的技能和經(jīng)驗(yàn)。3.如發(fā)現(xiàn)派遣人員不符合項(xiàng)目要求，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其更換人員。（二）人員培訓(xùn)1.根據(jù)項(xiàng)目需要，公司可組織派遣人員參加相關(guān)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容可包括公司業(yè)務(wù)知識(shí)、項(xiàng)目技術(shù)要求、質(zhì)量管理規(guī)范等。3.培訓(xùn)費(fèi)用可根據(jù)合同約定由公司或供應(yīng)商承擔(dān)。（三）人員考核1.公司項(xiàng)目管理部門(mén)對(duì)派遣人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面。2.考核結(jié)果反饋給供應(yīng)商，作為對(duì)其人員管理的參考依據(jù)。3.對(duì)于工作表現(xiàn)優(yōu)秀的派遣人員，可給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于工作表現(xiàn)不佳的人員，可要求供應(yīng)商進(jìn)行整改或更換。（四）人員安全與保密1.要求供應(yīng)商對(duì)派遣人員進(jìn)行安全與保密教育，確保其遵守公司安全與保密規(guī)定。2.明確派遣人員在項(xiàng)目工作中的安全責(zé)任和保密義務(wù)，如不得泄露公司機(jī)密信息、妥善保管項(xiàng)目資料等。3.如發(fā)生人員安全事故或泄密事件，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。七、外包服務(wù)文檔管理（一）文檔分類(lèi)1.項(xiàng)目文檔包括需求文檔、設(shè)計(jì)文檔、測(cè)試文檔、用戶(hù)手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)等。2.管理文檔包括項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量報(bào)告、合同文檔、費(fèi)用報(bào)表等。3.技術(shù)文檔包括代碼文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)文檔、系統(tǒng)架構(gòu)文檔等。（二）文檔編寫(xiě)與審核1.供應(yīng)商負(fù)責(zé)按照項(xiàng)目要求編寫(xiě)各類(lèi)文檔，確保文檔內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。2.公司項(xiàng)目管理部門(mén)和質(zhì)量保證部門(mén)對(duì)文檔進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)，確保文檔質(zhì)量符合要求。3.重要文檔應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行評(píng)審，確保文檔得到充分確認(rèn)。（三）文檔存儲(chǔ)與保管1.建立項(xiàng)目文檔存儲(chǔ)庫(kù)，對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.明確文檔存儲(chǔ)的格式、存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)位置等，確保文檔易于查找和使用。3.定期對(duì)文檔進(jìn)行備份，防止文檔丟失或損壞。4.規(guī)定文檔的保管期限，期滿(mǎn)后按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行處理。（四）文檔共享與使用1.明確項(xiàng)目文檔的共享范圍和使用權(quán)限，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取和使用文檔。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文檔，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制訪問(wèn)權(quán)限。3.在項(xiàng)目交接或結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將文檔移交給公司相關(guān)部門(mén)進(jìn)行歸檔保存。八、外包服務(wù)溝通管理（一）溝通機(jī)制1.建立定期溝通會(huì)議制度，如項(xiàng)目周會(huì)、月會(huì)等，及時(shí)溝通項(xiàng)目進(jìn)展情況、解決問(wèn)題。2.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的溝通渠道，如項(xiàng)目管理軟件、郵件、即時(shí)通訊工具等，方便雙方人員隨時(shí)交流。3.明確溝通責(zé)任人，確保信息傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、暢通。（二）溝通內(nèi)容1.項(xiàng)目需求溝通，確保雙方對(duì)項(xiàng)目需求理解一致。2.項(xiàng)目進(jìn)度溝通，及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展動(dòng)態(tài)，協(xié)調(diào)解決進(jìn)度問(wèn)題。3.項(xiàng)目質(zhì)量溝通，反饋質(zhì)量問(wèn)題，共同商討改進(jìn)措施。4.合同執(zhí)行溝通，處理合同變更、付款等相關(guān)事宜。