防疫平臺(tái)采購管理制度

防疫平臺(tái)采購管理制度?總則目的為規(guī)范公司防疫平臺(tái)采購工作，確保防疫物資及相關(guān)服務(wù)的及時(shí)、高效、優(yōu)質(zhì)供應(yīng)，保障公司防疫工作的順利開展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及防疫平臺(tái)采購的活動(dòng)，包括但不限于防疫物資（如口罩、防護(hù)服、消毒液等）、防疫設(shè)備（如體溫檢測(cè)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備等）以及防疫相關(guān)服務(wù)（如核酸檢測(cè)服務(wù)、防疫培訓(xùn)服務(wù)等）的采購?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、政策以及公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。2.需求導(dǎo)向原則：根據(jù)公司實(shí)際防疫需求進(jìn)行采購，避免盲目采購和資源浪費(fèi)。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品，確保防疫物資及服務(wù)的質(zhì)量符合要求。4.性價(jià)比原則：在保證質(zhì)量的前提下，充分比較不同供應(yīng)商的價(jià)格和服務(wù)，選擇性價(jià)比最優(yōu)的采購方案。5.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。采購組織與職責(zé)采購決策機(jī)構(gòu)成立防疫平臺(tái)采購專項(xiàng)小組，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。負(fù)責(zé)審議和決策重大防疫采購項(xiàng)目，確定采購預(yù)算、采購策略等重要事項(xiàng)。采購執(zhí)行部門公司人事行政部門作為采購執(zhí)行部門，具體負(fù)責(zé)防疫平臺(tái)采購的組織實(shí)施工作。其主要職責(zé)包括：1.制定采購計(jì)劃和采購方案，明確采購需求、采購方式、采購時(shí)間等。2.尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商庫。3.組織采購談判、簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管。需求部門各部門作為防疫物資和服務(wù)的需求部門，應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地向采購執(zhí)行部門提供采購需求信息，并配合采購執(zhí)行部門做好采購相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)本部門實(shí)際防疫需求，提出采購申請(qǐng)，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購供應(yīng)商的評(píng)估和選擇。3.協(xié)助采購執(zhí)行部門進(jìn)行采購驗(yàn)收工作。監(jiān)督部門公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)防疫平臺(tái)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況等，確保采購活動(dòng)合法、規(guī)范、透明。采購流程采購申請(qǐng)1.各部門根據(jù)實(shí)際防疫需求，填寫《防疫平臺(tái)采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至采購執(zhí)行部門。2.采購執(zhí)行部門對(duì)各部門提交的采購申請(qǐng)進(jìn)行匯總和審核，對(duì)于不符合要求的采購申請(qǐng)，及時(shí)與需求部門溝通并要求其補(bǔ)充或修正。采購預(yù)算編制采購執(zhí)行部門根據(jù)采購申請(qǐng)，結(jié)合公司防疫預(yù)算安排，編制防疫平臺(tái)采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)采購項(xiàng)目的預(yù)算金額，并報(bào)采購決策機(jī)構(gòu)審議批準(zhǔn)。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找采購執(zhí)行部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。收集供應(yīng)商的基本信息，包括企業(yè)概況、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。2.供應(yīng)商篩選根據(jù)采購需求和供應(yīng)商基本信息，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定若干家符合條件的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。采購執(zhí)行部門可以要求候選供應(yīng)商提供樣品、產(chǎn)品資質(zhì)證明、業(yè)績案例等資料，以便進(jìn)一步評(píng)估其產(chǎn)品質(zhì)量和供應(yīng)能力。3.供應(yīng)商評(píng)估采購執(zhí)行部門會(huì)同需求部門、相關(guān)技術(shù)人員等組成評(píng)估小組，對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和綜合評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。評(píng)估小組根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，選擇得分較高的供應(yīng)商作為中標(biāo)候選人。4.供應(yīng)商確定采購執(zhí)行部門將中標(biāo)候選人名單報(bào)采購決策機(jī)構(gòu)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后確定最終供應(yīng)商。采購執(zhí)行部門與確定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。5.供應(yīng)商管理采購執(zhí)行部門建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、采購合同執(zhí)行情況、產(chǎn)品質(zhì)量反饋等內(nèi)容。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行調(diào)整或淘汰。采購合同簽訂1.采購執(zhí)行部門根據(jù)采購決策結(jié)果，與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購合同簽訂前，采購執(zhí)行部門應(yīng)將合同文本提交公司法律顧問進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。3.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。采購執(zhí)行與跟蹤1.采購執(zhí)行采購執(zhí)行部門按照采購合同要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資或服務(wù)的具體要求和交貨時(shí)間。供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求組織生產(chǎn)和供應(yīng)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。2.采購跟蹤采購執(zhí)行部門定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制情況、交貨期等信息。對(duì)于采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商延遲交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題。采購執(zhí)行部門應(yīng)將采購跟蹤情況及時(shí)反饋給需求部門和采購決策機(jī)構(gòu)，以便及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃和決策。采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備采購執(zhí)行部門在采購物資或服務(wù)到貨前，通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員成立驗(yàn)收小組，并明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法。驗(yàn)收小組應(yīng)熟悉采購合同要求和相關(guān)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和設(shè)備。2.驗(yàn)收實(shí)施采購物資或服務(wù)到貨后，驗(yàn)收小組按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等方面。對(duì)于需要進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)的物資，驗(yàn)收小組應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定委托有資質(zhì)的檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)。驗(yàn)收過程中，驗(yàn)收小組應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，記錄驗(yàn)收情況和驗(yàn)收結(jié)果。3.驗(yàn)收結(jié)果處理驗(yàn)收合格的物資或服務(wù)，驗(yàn)收小組應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)。采購執(zhí)行部門憑驗(yàn)收?qǐng)?bào)告辦理入庫手續(xù)或支付貨款。驗(yàn)收不合格的物資或服務(wù)，驗(yàn)收小組應(yīng)及時(shí)通知采購執(zhí)行部門，采購執(zhí)行部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決問題。如供應(yīng)商同意退換貨，采購執(zhí)行部門應(yīng)要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)重新供應(yīng)合格物資或服務(wù)；如供應(yīng)商不同意退換貨，采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。采購風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：防疫物資市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大，可能導(dǎo)致采購成本增加。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商提供的防疫物資或服務(wù)質(zhì)量不符合要求，可能影響公司防疫工作的正常開展。3.供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商因各種原因無法按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨，可能導(dǎo)致公司防疫物資短缺。4.法律風(fēng)險(xiǎn)：采購活動(dòng)可能存在違反法律法規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)，如采購合同糾紛、不正當(dāng)競爭等。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采購執(zhí)行部門對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排序，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)了解防疫物資市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)。與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，在一定程度上降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購成本的影響。合理安排采購計(jì)劃，根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)，適時(shí)采購防疫物資，避免高價(jià)采購。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量證明文件，并定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行抽檢。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于質(zhì)量不合格的物資，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決問題，如退換貨、索賠等。3.供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商。在采購合同中明確交貨期和違約責(zé)任，要求供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。建立供應(yīng)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和供應(yīng)能力變化情況，提前采取應(yīng)對(duì)措施。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高其法律意識(shí)和合規(guī)意識(shí)。在采購活動(dòng)中，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購流程合法合規(guī)。對(duì)于重大采購項(xiàng)目，聘請(qǐng)專業(yè)法律顧問進(jìn)行法律審核，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。采購監(jiān)督與審計(jì)監(jiān)督機(jī)制1.采購執(zhí)行部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.公司審計(jì)部門定期對(duì)防疫平臺(tái)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。3.設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受公司員工對(duì)采購活動(dòng)中違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)內(nèi)容，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行處理。審計(jì)內(nèi)容1.采購計(jì)劃的制定和執(zhí)行情況，包括采購申請(qǐng)的合理性、采購預(yù)算的編制和執(zhí)行情況等。2.供應(yīng)商選擇與管理情況，包括供應(yīng)商的篩選、評(píng)估、確定過程，供應(yīng)商檔案的建立和管理等。3.采購合同的簽訂和執(zhí)行情況，包括合同條款的合法性、完整性，合同的履行情況等。4.采購驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況、驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和完整性等。5.采購資金的使用情況，包括采購資金的支付是否合規(guī)、采購費(fèi)用的核算是否準(zhǔn)確等。審計(jì)結(jié)果處理1.審計(jì)部門根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，針對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告和整改建議，及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給審計(jì)部門。3.對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，按照公司相關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。采購信息管理采購文件管理1.采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管。采購文件包括采購申請(qǐng)表、采購預(yù)算、供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告、采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.采購文件應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，建立電子和紙質(zhì)檔案，確保檔案的完整性和可追溯性。3.采購文件的保管期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定，一般為[X]年。采購數(shù)據(jù)分析1.采購執(zhí)行部門定期對(duì)采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，包括采購金額、采購數(shù)量、采購物