公司電話機(jī)管理制度VIP

公司電話機(jī)管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司電話機(jī)的管理，確保其正常使用，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有電話機(jī)，包括辦公區(qū)域、會(huì)議室、員工宿舍等場(chǎng)所的固定電話及移動(dòng)電話（如有特殊規(guī)定的移動(dòng)電話管理辦法除外）。3.管理原則電話機(jī)的管理遵循"統(tǒng)一管理、合理使用、節(jié)約維護(hù)"的原則，確保通信暢通，滿足公司日常工作及業(yè)務(wù)開(kāi)展的需要。二、電話機(jī)配置與管理1.配置標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司各部門(mén)的工作職能和實(shí)際需求，合理配置電話機(jī)數(shù)量。新成立部門(mén)或因業(yè)務(wù)發(fā)展需要增加電話機(jī)時(shí)，需填寫(xiě)《電話機(jī)配置申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)行政部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后統(tǒng)一配置。電話機(jī)的選型應(yīng)綜合考慮質(zhì)量、功能、價(jià)格等因素，優(yōu)先選用性能穩(wěn)定、操作簡(jiǎn)便、具備來(lái)電顯示及免提功能的電話機(jī)。2.登記備案行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司所有電話機(jī)進(jìn)行統(tǒng)一登記造冊(cè)，詳細(xì)記錄電話機(jī)的型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、使用部門(mén)、使用人等信息，并建立《電話機(jī)臺(tái)賬》。每臺(tái)電話機(jī)應(yīng)張貼唯一的標(biāo)識(shí)編號(hào)，以便于管理和維護(hù)。3.領(lǐng)用與歸還新員工入職時(shí)，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人到行政部領(lǐng)取電話機(jī)，并辦理領(lǐng)用手續(xù)。領(lǐng)用人員需在《電話機(jī)領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)，明確保管責(zé)任。員工離職或崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將電話機(jī)完好無(wú)損地歸還行政部，辦理歸還手續(xù)。行政部對(duì)歸還的電話機(jī)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞或丟失，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況要求責(zé)任人照價(jià)賠償。三、使用規(guī)范1.使用要求員工應(yīng)愛(ài)護(hù)電話機(jī)，保持電話機(jī)清潔衛(wèi)生，不得隨意拆卸、損壞電話機(jī)部件。使用電話機(jī)時(shí)要輕拿輕放，避免碰撞和摔落。如發(fā)現(xiàn)電話機(jī)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部，不得自行修理。不得利用公司電話機(jī)撥打私人長(zhǎng)途電話或進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的通話。如有特殊情況需要撥打私人長(zhǎng)途電話，應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照公司規(guī)定的付費(fèi)方式支付費(fèi)用。在通話過(guò)程中，應(yīng)使用文明用語(yǔ)，禮貌待人，不得大聲喧嘩、爭(zhēng)吵或講粗話。禁止使用公司電話機(jī)撥打騷擾電話或進(jìn)行惡意呼叫，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理。2.通話記錄對(duì)于重要的工作電話，員工應(yīng)做好通話記錄，記錄內(nèi)容包括通話時(shí)間、對(duì)方姓名、電話號(hào)碼、通話內(nèi)容等。通話記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查閱。行政部可根據(jù)工作需要，定期檢查員工的通話記錄，以確保公司通信資源的合理使用。3.緊急情況處理如遇緊急情況（如火災(zāi)、地震等），應(yīng)立即放下手中電話，按照公司應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理。在確保安全的前提下，可使用公司電話機(jī)撥打緊急救援電話（如119、120等）。緊急情況處理完畢后，應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告電話機(jī)的使用情況，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)修。四、維護(hù)與保養(yǎng)1.日常維護(hù)員工應(yīng)每天對(duì)電話機(jī)進(jìn)行清潔，使用干凈的軟布擦拭電話機(jī)表面，保持電話機(jī)外觀整潔。定期檢查電話機(jī)的線路連接是否牢固，如有松動(dòng)應(yīng)及時(shí)插緊。同時(shí)，檢查電話機(jī)的按鍵是否靈敏，如有故障應(yīng)及時(shí)報(bào)修。2.定期保養(yǎng)行政部應(yīng)定期對(duì)公司電話機(jī)進(jìn)行全面保養(yǎng)，一般每季度進(jìn)行一次。保養(yǎng)內(nèi)容包括清潔電話機(jī)內(nèi)部、檢查電路板、更換老化部件等，以確保電話機(jī)的性能穩(wěn)定。在保養(yǎng)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)電話機(jī)存在嚴(yán)重故障或安全隱患，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或更換。3.維修管理當(dāng)電話機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，使用人應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《電話機(jī)維修申請(qǐng)表》，注明故障現(xiàn)象、所在部門(mén)、使用人等信息，提交給行政部。行政部接到維修申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。對(duì)于簡(jiǎn)單故障，維修人員應(yīng)在當(dāng)天或盡快修復(fù)；對(duì)于復(fù)雜故障，維修人員應(yīng)在最短時(shí)間內(nèi)修復(fù)，并及時(shí)反饋維修結(jié)果。維修費(fèi)用由行政部統(tǒng)一核算，屬于正常損耗或質(zhì)量問(wèn)題的維修費(fèi)用由公司承擔(dān)；因使用人操作不當(dāng)或故意損壞造成的維修費(fèi)用，由責(zé)任人承擔(dān)。五、費(fèi)用管理1.話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)公司根據(jù)各部門(mén)的工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)需求，制定不同的話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)控制通話費(fèi)用，不得超支。話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)如有調(diào)整，行政部應(yīng)及時(shí)通知各部門(mén)，并做好相關(guān)解釋工作。2.話費(fèi)結(jié)算公司每月定期統(tǒng)計(jì)各部門(mén)的話費(fèi)使用情況，由行政部根據(jù)《電話機(jī)臺(tái)賬》和通話記錄進(jìn)行核對(duì)。話費(fèi)結(jié)算以自然月為周期，行政部在核對(duì)無(wú)誤后，將各部門(mén)的話費(fèi)清單報(bào)送財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算和支付。3.費(fèi)用控制各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)話費(fèi)使用情況的監(jiān)督和管理，定期分析話費(fèi)支出情況，采取有效措施控制話費(fèi)成本。如發(fā)現(xiàn)有異常高額話費(fèi)支出，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行處理。行政部應(yīng)定期對(duì)公司整體話費(fèi)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)話費(fèi)使用規(guī)律，提出優(yōu)化建議，為公司節(jié)約通信成本。六、監(jiān)督與檢查1.行政部監(jiān)督行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司電話機(jī)的使用、維護(hù)和管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。定期檢查電話機(jī)的配置、使用登記、維護(hù)保養(yǎng)等記錄，確保各項(xiàng)管理制度得到有效執(zhí)行。對(duì)于違反本制度的行為，行政部有權(quán)責(zé)令責(zé)任人立即改正，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)電話機(jī)管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查話費(fèi)使用的合理性、合規(guī)性，以及維修費(fèi)用的支出情況等。審計(jì)過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.員工監(jiān)督公司鼓勵(lì)員工對(duì)電話機(jī)管理中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的員工，公司將給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。行政部應(yīng)及時(shí)受理員工的舉報(bào)，并對(duì)舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查核實(shí)，保護(hù)舉報(bào)人權(quán)益。七、考核與獎(jiǎng)懲1.考核內(nèi)容電話機(jī)管理的考核內(nèi)容包括電話機(jī)的使用規(guī)范、維護(hù)保養(yǎng)情況、費(fèi)用控制等方面。具體考核指標(biāo)如下：電話機(jī)使用是否符合規(guī)定，有無(wú)違規(guī)撥打私人電話、騷擾電話等行為。電話機(jī)是否保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，有無(wú)因使用不當(dāng)或保管不善造成損壞。話費(fèi)支出是否控制在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以?xún)?nèi)，有無(wú)超支情況?？己朔绞讲捎枚ㄆ跈z查與不定期抽查相結(jié)合的方式，行政部每月對(duì)各部門(mén)電話機(jī)管理情況進(jìn)行檢查評(píng)分，年度進(jìn)行綜合考核評(píng)價(jià)。2.獎(jiǎng)勵(lì)措施對(duì)于電話機(jī)管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括但不限于通報(bào)表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書(shū)等。具體獎(jiǎng)勵(lì)情形如下：嚴(yán)格遵守電話機(jī)使用規(guī)范，全年無(wú)違規(guī)使用情況，且話費(fèi)控制良好的部門(mén)。對(duì)電話機(jī)維護(hù)保養(yǎng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，避免公司遭受較大損失的個(gè)人。在電話機(jī)管理工作中提出合理化建議，被公司采納并取得顯著成效的個(gè)人。3.處罰措施對(duì)于違反本制度的部門(mén)和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括但不限于批評(píng)教育、罰款、警告、降職降薪等。具體處罰情形如下：違反電話機(jī)使用規(guī)范，如私自撥打私人長(zhǎng)途電話、進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的通話等，每次給予警告，并責(zé)令退還相應(yīng)費(fèi)用；情節(jié)嚴(yán)重的，給予罰款處理。因使用不當(dāng)或保管不善造成電話機(jī)損壞的，責(zé)任人應(yīng)照價(jià)賠償；如造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，還應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。話費(fèi)支出超過(guò)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，且無(wú)合理原因的，