公司文件資料保管與歸檔管理制度

公司文件資料保管與歸檔管理制度TOC\o"1-2"\h\u4318第一章文件資料保管與歸檔的基本原則 1240741.1保管與歸檔的目的 1272471.2適用范圍 2138151.3基本原則 223530第二章文件資料的分類與編號 2932.1文件資料的分類標(biāo)準(zhǔn) 2742.2文件資料的編號規(guī)則 2266622.3分類與編號的實施流程 311104第三章文件資料的收集與整理 372243.1收集的范圍與途徑 3228613.2整理的方法與要求 3301163.3收集與整理的責(zé)任人 324204第四章文件資料的保管 4327644.1保管的設(shè)施與環(huán)境要求 413744.2保管的安全措施 4321454.3保管期限的設(shè)定 427554第五章文件資料的借閱與利用 436885.1借閱的流程與手續(xù) 4195445.2利用的規(guī)定與限制 461915.3借閱與利用的登記管理 531335第六章文件資料的銷毀 5159896.1銷毀的條件與標(biāo)準(zhǔn) 5159636.2銷毀的程序與審批 5301866.3銷毀的監(jiān)督與記錄 55934第七章文件資料的歸檔 5211187.1歸檔的時間與要求 577827.2歸檔的流程與方法 6285657.3歸檔文件的審核 64614第八章監(jiān)督與檢查 627248.1監(jiān)督的職責(zé)與權(quán)限 6233358.2檢查的內(nèi)容與頻率 6276398.3問題的處理與整改 6第一章文件資料保管與歸檔的基本原則1.1保管與歸檔的目的文件資料的保管與歸檔旨在保證公司的各類信息得到有效的保護、管理和利用。通過妥善保管文件資料，可以為公司的運營、決策提供可靠的依據(jù)，同時也有助于維護公司的合法權(quán)益，保證公司的正常運轉(zhuǎn)。有效的歸檔可以提高文件資料的查詢和使用效率，減少信息的重復(fù)收集和整理，降低公司的運營成本。1.2適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有部門及員工在工作中產(chǎn)生的各類文件資料，包括但不限于行政管理文件、財務(wù)報表、業(yè)務(wù)合同、項目文檔、技術(shù)資料等。同時也適用于公司對外接收的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料。1.3基本原則文件資料的保管與歸檔應(yīng)遵循以下基本原則：（1）完整性原則：保證文件資料的內(nèi)容完整，無遺漏、無缺失。（2）準(zhǔn)確性原則：文件資料的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，真實反映公司的業(yè)務(wù)活動和運營情況。（3）安全性原則：采取必要的安全措施，保證文件資料不受損壞、丟失或泄露。（4）可追溯性原則：文件資料的保管與歸檔應(yīng)具有明確的記錄，便于追溯文件的來源、去向和使用情況。（5）及時性原則：文件資料應(yīng)及時進行收集、整理、保管和歸檔，保證信息的時效性。第二章文件資料的分類與編號2.1文件資料的分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)特點和管理需求，將文件資料分為以下幾類：（1）行政管理類：包括公司的規(guī)章制度、會議紀要、通知公告等。（2）財務(wù)類：涵蓋財務(wù)報表、審計報告、報銷憑證等。（3）業(yè)務(wù)類：包含業(yè)務(wù)合同、客戶資料、項目文檔等。（4）技術(shù)類：有技術(shù)方案、產(chǎn)品文檔、研發(fā)報告等。（5）其他類：無法歸入以上四類的文件資料，如對外聯(lián)絡(luò)函、榮譽證書等。2.2文件資料的編號規(guī)則為了便于管理和查詢，對文件資料進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：（1）采用分級編碼方式，由大類代碼、小類代碼和流水號組成。（2）大類代碼采用漢語拼音首字母表示，如行政管理類為XZGL，財務(wù)類為CW，業(yè)務(wù)類為YW，技術(shù)類為JS，其他類為QT。（3）小類代碼根據(jù)具體的分類進一步細分，如行政管理類中的會議紀要為HYJY，通知公告為TZGG。（4）流水號為三位數(shù)字，從001開始依次遞增。2.3分類與編號的實施流程（1）文件資料產(chǎn)生后，由相關(guān)責(zé)任人根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)進行初步分類。（2）分類完成后，按照編號規(guī)則進行編號，并在文件資料上標(biāo)注編號。（3）將分類和編號后的文件資料提交給檔案管理部門進行審核，保證分類和編號的準(zhǔn)確性。（4）審核通過后，檔案管理部門將文件資料進行歸檔存儲。第三章文件資料的收集與整理3.1收集的范圍與途徑文件資料的收集范圍包括公司內(nèi)部各個部門在工作中產(chǎn)生的文件資料，以及公司從外部接收的與業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料。收集途徑主要有以下幾種：（1）內(nèi)部產(chǎn)生的文件資料，由各部門指定專人負責(zé)收集，定期提交給檔案管理部門。（2）外部接收的文件資料，由接收部門進行初步登記后，及時轉(zhuǎn)交檔案管理部門。（3）通過公司的信息化系統(tǒng)自動收集電子文件資料，如郵件、辦公文檔等。3.2整理的方法與要求（1）對收集到的文件資料進行初步篩選，去除重復(fù)和無效的文件。（2）按照文件資料的分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類整理，保證文件分類準(zhǔn)確、條理清晰。（3）對文件資料進行裝訂或裝盒，注明文件的名稱、編號、日期等信息。（4）整理后的文件資料應(yīng)按照編號順序進行排列，便于查詢和使用。3.3收集與整理的責(zé)任人（1）各部門負責(zé)人負責(zé)本部門文件資料收集與整理工作的組織和監(jiān)督。（2）各部門指定專人負責(zé)具體的文件資料收集與整理工作，并對文件資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性負責(zé)。（3）檔案管理部門負責(zé)對各部門提交的文件資料進行審核和歸檔，保證文件資料的管理符合公司的要求。第四章文件資料的保管4.1保管的設(shè)施與環(huán)境要求（1）設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。（2）檔案庫房內(nèi)應(yīng)配備合適的檔案柜、檔案架等存儲設(shè)備，保證文件資料的存放安全、整齊。（3）控制檔案庫房的溫度和濕度，保持適宜的保管環(huán)境，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。4.2保管的安全措施（1）加強檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。（2）定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)覺和排除安全隱患。（3）對重要的文件資料采取加密、備份等安全措施，防止信息泄露和丟失。4.3保管期限的設(shè)定根據(jù)文件資料的重要性和使用價值，設(shè)定不同的保管期限。保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。具體的保管期限由檔案管理部門根據(jù)公司的規(guī)定和實際情況進行確定。第五章文件資料的借閱與利用5.1借閱的流程與手續(xù)（1）借閱人填寫《文件資料借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限等信息。（2）借閱申請表經(jīng)借閱人所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。（3）檔案管理部門審核借閱申請，如符合借閱條件，辦理借閱手續(xù)，將文件資料借給借閱人。（4）借閱人在借閱期限內(nèi)使用文件資料，到期后及時歸還。5.2利用的規(guī)定與限制（1）借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件資料，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制、損壞或丟失。（2）借閱人只能在規(guī)定的范圍內(nèi)使用文件資料，不得用于與工作無關(guān)的事項。（3）對于涉及公司機密的文件資料，借閱人應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。5.3借閱與利用的登記管理（1）檔案管理部門對文件資料的借閱和利用情況進行詳細登記，包括借閱人、借閱時間、借閱文件、歸還時間等信息。（2）定期對借閱登記情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)覺和解決問題，提高文件資料的管理水平。第六章文件資料的銷毀6.1銷毀的條件與標(biāo)準(zhǔn)（1）超過保管期限且無保存價值的文件資料。（2）因法律法規(guī)變更或公司業(yè)務(wù)調(diào)整，已失效的文件資料。（3）經(jīng)鑒定確認存在錯誤或重復(fù)的文件資料。6.2銷毀的程序與審批（1）檔案管理部門提出銷毀文件資料的清單和理由，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（2）經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織人員對擬銷毀的文件資料進行核對和清理。（3）采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行銷毀，如粉碎、焚燒等，并保證銷毀過程的安全和環(huán)保。6.3銷毀的監(jiān)督與記錄（1）在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，保證銷毀工作按照規(guī)定的程序進行。（2）對銷毀的文件資料進行詳細記錄，包括銷毀文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀方式、銷毀時間等信息。（3）銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。第七章文件資料的歸檔7.1歸檔的時間與要求（1）文件資料應(yīng)在辦理完畢后的一個月內(nèi)進行歸檔。（2）歸檔的文件資料應(yīng)符合完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性的要求，經(jīng)過整理、裝訂，并注明文件的名稱、編號、日期等信息。（3）電子文件資料應(yīng)與紙質(zhì)文件資料同時歸檔，保證數(shù)據(jù)的一致性和完整性。7.2歸檔的流程與方法（1）檔案管理部門定期對各部門提交的文件資料進行審核，如符合歸檔要求，辦理歸檔手續(xù)。（2）將歸檔的文件資料按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類存放，建立相應(yīng)的檔案目錄。（3）對歸檔的文件資料進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。7.3歸檔文件的審核（1）審核歸檔文件的內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，是否符合公司的規(guī)定和要求。（2）審核歸檔文件的分類和編號是否正確，是否便于管理和查詢。（3）對于不符合歸檔要求的文件資料，應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行整改，直至符合要求為止。第八章監(jiān)督與檢查8.1監(jiān)督的職責(zé)與權(quán)限（1）檔案管理部門負責(zé)對文件資料的保管、歸檔、借閱、銷毀等工作進行監(jiān)督和檢查。（2）監(jiān)督人員有權(quán)查閱相關(guān)文件資料，檢查工作流程的執(zhí)行情況，對發(fā)覺的問題提出整改意見。（3）各部門應(yīng)積極配合監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)信息和資料。8.2檢查的內(nèi)容與頻率（1）檢查文件資料的收集、整理、保管是否符合規(guī)定的要求。（2）檢查文件資料的借閱和利用是否符合規(guī)定的流程和限制。（3）檢查