時(shí)間管理-狄振鵬-課程講義

時(shí)間管理.狄振鵬—課程講義

第一講時(shí)刻治理的四個(gè)進(jìn)展（上）

時(shí)刻治理概述

時(shí)刻治理的必要性

時(shí)刻具有“供給毫無彈性”、“無法蓄積”、“無法取代”、“無法失而復(fù)

得”等特性，因現(xiàn)在間是最不為人們懂得和重視的，也正因?yàn)槿绱?，時(shí)刻

的白費(fèi)比其他資源的白費(fèi)就更為普遍，也更為嚴(yán)峻。

因此，當(dāng)人們無所事事，或者忙得暈頭轉(zhuǎn)向卻不見成效時(shí)，應(yīng)該臨時(shí)

停下來凝視一下自己的時(shí)刻利用效率，凝視一下自己在時(shí)刻中所處的角色,

查找一條更為合適的途徑，實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)，追求自己的人一輩子價(jià)值。

在經(jīng)理人的所有治理技能中，時(shí)刻治理最容易被忽略，對中國的經(jīng)理

人而言，這又是一個(gè)急需解決的咨詢題。初級經(jīng)理人從職員的崗位過渡到

治理者的崗位，比較容易忽略治理的角色和時(shí)刻治理的技能，而中、高級

治理者的工作時(shí)刻更忙碌，工作任務(wù)更多，時(shí)刻效率的治理也就顯得更加

重要。

【案例1]

非洲大草原的獅子和羚羊

非洲大草原上的羚羊和獅子，每天都要展開一場生命的競賽，也能夠

看作是一場生命的奧運(yùn)會，如果競賽贏了就有東西吃，輸了就可能遭受滅

頂之災(zāi)。因此，每天早晨，羚羊和獅子醒來時(shí)，它們的腦子里都閃過同樣

一個(gè)念頭，那確實(shí)是“我今天一定要跑得比以往要快:如果獅子跑慢了，

它就沒有羚羊吃，它就可能會活活餓死；如果羚羊跑慢了，它就可能被獅

子吃掉。它們之間的這種微妙關(guān)系使得非洲大草原保持著專門好的生態(tài)平

穩(wěn)。

【案例2】

冠軍和亞軍的區(qū)別

在賽場上，速度是決定用時(shí)多少的重要參數(shù)，例如香港的賽馬，冠軍

和亞軍的區(qū)別，也確實(shí)是第一匹馬和第二匹馬之間的差別，可能相當(dāng)微小，

往往用肉眼看不出來，要借助電腦等先進(jìn)設(shè)備的關(guān)心，兩匹馬之間的時(shí)刻

差距可能僅為0.05秒。然而，頭馬和第二匹馬的獎金卻是不一樣的，要差

到幾十萬港幣。

關(guān)于競賽結(jié)果，人們關(guān)懷和記住的從來差不多上冠軍，專門少記住亞

軍，例如中國奧運(yùn)，打破冠軍零記錄的是許海峰，而第二位得金牌的則專

門少有人記得，這確實(shí)是第一和第一之外的區(qū)別，奧林匹克運(yùn)動的口號“更

高、更快、更強(qiáng)”，其含義所追求的也確實(shí)是速度。

【案例3】

三枚硬幣一財(cái)寶、健康、時(shí)刻，哪一個(gè)更重要？什么原因

假設(shè)一個(gè)人的生命中有三枚硬幣，一枚硬幣代表財(cái)寶，一枚硬幣代表

健康，還有一枚硬幣代表時(shí)刻，這三枚硬幣哪一個(gè)最重要呢？

通常人們都趨向于追求財(cái)寶，如果在這三枚硬幣中，把代表財(cái)寶的硬

幣拿掉，則表示那個(gè)人有足夠多的健康，也有足夠多的時(shí)刻，他有可能重

新去創(chuàng)業(yè)，贏得財(cái)寶，把代表財(cái)寶的硬幣重新放進(jìn)自己的生命中。

如果在這三枚硬幣中，把代表健康的硬幣拿掉，這表示那個(gè)人有足夠

多的財(cái)寶，也有足夠多的時(shí)刻，則他能夠花費(fèi)無以計(jì)數(shù)的金鈔票來治療自

己的疾病，至少能夠拖延一定的時(shí)刻，或借助高科技手段來延長生命，他

可能把代表健康的硬幣重新放進(jìn)自己的生命中。

如果把代表時(shí)刻的硬幣拿走，讓一個(gè)人沒有自己的時(shí)刻了，這時(shí)候，

即使他有許多的財(cái)寶，有專門強(qiáng)壯的軀體，但是生命留給他的只有一剎那，

他無法用1億美元去換10分鐘，這就好比許多的。前面沒有了1,是沒有

任何意義的，他不僅不能將代表時(shí)刻的硬幣重新放進(jìn)自己的人一輩子，而

且財(cái)寶和健康對他也變得毫無意義了。

點(diǎn)評：關(guān)于所有的人，專門是經(jīng)理人、企業(yè)家，他們有大量的金鈔票,

但是他們感到最缺的依舊時(shí)刻，因此對時(shí)刻的要求就更高，這就需要良好

的時(shí)刻治理。

時(shí)刻治理的內(nèi)涵

1.時(shí)刻治理

那么什么是時(shí)刻治理呢？在日常生活中始終如一、有的放矢地使

用行之有效的方法，組織治理好自己生活的方方面面，最有意義、最大限

度地利用自己所擁有的時(shí)刻，這確實(shí)是時(shí)刻治理。

時(shí)刻治理不僅僅是工作的治理，也包含著業(yè)余時(shí)刻的治理；不僅僅是

在企業(yè)里的治理，同時(shí)也包含著家庭生活、業(yè)余時(shí)刻、業(yè)余愛好的治理。

也確實(shí)是講，時(shí)刻治理應(yīng)該是包含著生活中所有時(shí)刻的合理利用和支配。

2.主管在時(shí)刻治理中存在的誤區(qū)

專門多主管在時(shí)刻治理上普遍存在以下一些認(rèn)識誤區(qū)：

寧愿去做情況，而不是去做正確的事；

寧愿去解決咨詢題，而不是有創(chuàng)意地去選擇解決方法；

寧愿去保持原先的做法和手段，而不是去優(yōu)化、優(yōu)選工作的流程和

方法；

寧愿去被動地執(zhí)行服從和遵守職務(wù)，而不是主動主動地進(jìn)行創(chuàng)新和

求得最佳的結(jié)果；

寧愿去節(jié)約成本，而不情愿主動地增加利潤，專門是在投資理財(cái)?shù)?/p>

觀念方面，國人習(xí)慣開源節(jié)流，但實(shí)際是比較喜愛節(jié)流，比較喜愛勤儉節(jié)

約，而忽視要去更多地增加收入。

表1-1治理時(shí)刻的自我評估

寧愿而不是

正確地做事做正確的事

解決咨詢題有創(chuàng)意的選擇

保持手段優(yōu)化手段

遵循義務(wù)求得結(jié)果

降低成本增加利潤

3.傳統(tǒng)的時(shí)刻治理觀念

從節(jié)約和增加收入這兩方面進(jìn)行比較，傳統(tǒng)的觀念喜愛節(jié)約，時(shí)刻治

理的傳統(tǒng)觀念中滲透了這種生活哲學(xué)觀的影子。傳統(tǒng)的時(shí)刻治理觀念強(qiáng)調(diào)

以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

?強(qiáng)調(diào)時(shí)刻的重要。古人曰“一寸光陰一寸金，存金難買寸光陰”，那

個(gè)地點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了時(shí)刻的價(jià)值和重要性。

?強(qiáng)調(diào)時(shí)刻流失的速度?？鬃釉弧笆耪呷缢狗?！”看到滔滔不絕的江水,

想到時(shí)刻也如流水一樣，持續(xù)地、快速地流淌，強(qiáng)調(diào)了時(shí)刻的無法失而復(fù)

得性。

?強(qiáng)調(diào)時(shí)刻治理的打算性。中國古人關(guān)于時(shí)刻治理的最差不多方法是打

算性，俗語常講“預(yù)則立，不預(yù)則廢”，也確實(shí)是講在做事之前要有充分的

預(yù)備和充分的打算，強(qiáng)調(diào)了打算的重要性。

俗語常講“一年之計(jì)在于春，一日之計(jì)在于晨”，放到當(dāng)今的競爭猛烈

的社會中，這句俗語在依舊有用的同時(shí)，能夠稍加變通，改成“一年之計(jì)

在于去冬，一日之計(jì)在于昨夜”，因?yàn)榈搅舜禾煸匍_始做打算差不多來不及

了，而要在去年的冬天就要做第二年的打算，同樣，一天的打算要在昨天

晚上或昨天下班的時(shí)候就做好了。也確實(shí)是所有的打算都要提早做。

時(shí)刻治理的四個(gè)進(jìn)展

（一）競賽以快趨強(qiáng)

競賽以快趨強(qiáng)，軍事以先下手為強(qiáng)，在市場環(huán)境急劇變化和動蕩的今

天，商界講究“快魚”策略，過去的競爭規(guī)則是大魚吃小魚，比資本量，

比規(guī)模，以實(shí)力論勝負(fù)。今天是比速度，比學(xué)習(xí)的速度，比反應(yīng)的速度，

比創(chuàng)新的速度，速度快者方能取勝。

【案例】

中華武學(xué)秘笈和跆拳道的心快、眼快、手快

中華武術(shù)秘籍講究“百法有百解，唯快招無解”，也確實(shí)是講任何招數(shù),

差不多上有接招的套路的，然而，快招無解，因?yàn)樗俣忍鞎r(shí)，對方來不

及作出反應(yīng)。

跆拳道也講究三快，要求心快、眼快、手快，且只有快者才能夠勝于

對方，才能夠保持優(yōu)勢。

（二）你有多少資本

臺灣有句俗語，只有今天才真正屬于你。強(qiáng)調(diào)要在最短的時(shí)刻內(nèi)，更

多的學(xué)習(xí)，更多的行動，獲得更多的資訊。

（三）72歲人的一生

一個(gè)人的時(shí)刻到底是如何度過的，每個(gè)人一生的時(shí)刻是如何樣被利用

的，時(shí)刻哪里去了？為了回答這些咨詢題，科學(xué)家對人群的時(shí)刻利用做了

科學(xué)的研究，將統(tǒng)計(jì)的結(jié)果進(jìn)行匯總，從而得出了如下的結(jié)論。

假設(shè)一個(gè)人的生命時(shí)刻是72歲，則他的時(shí)刻使用情形能夠用表1-2來

表不：

表1-272歲人的一生時(shí)刻利用表

活動內(nèi)容所消耗時(shí)刻

睡覺21年

工作14年

個(gè)人衛(wèi)生7年

吃飯6年

旅行6年

排隊(duì)5年

學(xué)習(xí)4年

開會3年

打電話1年

找東西1年

其他3年

（四）效率與效能

人們重視生命，樂于理財(cái)，卻疏于時(shí)刻治理。例如，一個(gè)人傷風(fēng)感冒

咳嗽了，他會到醫(yī)院去治療；一個(gè)人丟了200塊鈔票或股票缺失2000塊，

他會專門著急和懊惱；但是如果他無謂耗費(fèi)了2個(gè)小時(shí)的時(shí)刻，白費(fèi)了1

個(gè)小時(shí)，1個(gè)小時(shí)無所事事，他卻可不能著急，因?yàn)闀r(shí)刻太無形了，如空氣,

看不見，摸不著。

魯迅先生講，“時(shí)刻像海綿里的水，想擠的話，總依舊有的“，魯迅先

生本人之因此有偉大的成就，就在于他把別人喝咖啡的時(shí)刻都用來學(xué)習(xí)和

工作了，這講明了時(shí)刻有專門大的彈性。

【案例】

裝瓶實(shí)驗(yàn)

有一位教授做過一個(gè)裝瓶實(shí)驗(yàn)，他拿出一個(gè)瓶子，拿來了好多石子，

又拿來好多沙子，專門多水，然后他把石頭往瓶子里裝，裝到瓶口的時(shí)候,

教授咨詢學(xué)生“那個(gè)瓶子裝滿了沒有“，學(xué)生們講“裝滿了二于是教授又

往那個(gè)瓶子里面倒沙子，沙子倒到瓶口時(shí)，教授咨詢學(xué)生，“這次滿了沒有”,

學(xué)生們講“滿了”。教授又把水往瓶子里倒，當(dāng)水倒到瓶口后，教授再一次

咨詢學(xué)生，“滿了沒有？“，學(xué)生們不明白教授接下來還會有如何樣的措施,

但想到前兩次的錯(cuò)誤回答，因此都不敢回答了。

點(diǎn)評：那個(gè)裝瓶實(shí)驗(yàn)就揭示了時(shí)刻治理的啟發(fā)，大石頭之間會有間隙,

沙子之間還有間隙，水里面可能還有間隙。同理，時(shí)刻之間也存在間隙，

珍愛時(shí)刻的一個(gè)方法確實(shí)是珍愛點(diǎn)點(diǎn)滴滴零碎的時(shí)刻。

此外，工作任務(wù)的完成要有程序和順序，裝瓶實(shí)驗(yàn)中如果先往瓶子里

面裝水，再往里面裝沙子，然后再往里面放石頭，就一定放不到里面去了。

做情況也是一樣，一定要有優(yōu)先順序，不能撿了芝麻丟了西瓜，要抓最核

心、最重要的、最有價(jià)值的情況，而不是抓雞毛蒜皮的情況，如此生活的

意義才能彰顯出來。

【案例】

口袋書

在香港地鐵里，口袋書專門暢銷，口袋書只有巴掌大，在上、下班坐

地鐵的時(shí)刻，好多年輕人都在看口袋書，或者利用這段時(shí)刻休息，也有專

門多人在看報(bào)紙，他們都在有效地利用工作時(shí)刻和生活時(shí)刻之間的間隙，

有效地利用好這些零星時(shí)刻，天長日久，就能夠積少成多，使這些零頭時(shí)

刻為個(gè)人一輩子活增加魅力。

時(shí)刻治理的三大觀念

時(shí)刻治理有三大觀念，第一是時(shí)刻觀念，第二是效率觀念，第三是效

能觀念。對這三大觀念的懂得和把握，是時(shí)刻治理的關(guān)鍵。

1.時(shí)刻觀念：1小時(shí)與3年的關(guān)系

建立時(shí)刻觀念專門重要，有了時(shí)刻觀念，才能利用瑣碎的時(shí)刻，才能

把點(diǎn)點(diǎn)滴滴的時(shí)刻珍愛起來。在人們的懂得中，3年是一個(gè)專門大的時(shí)刻單

位，而1小時(shí)則是一個(gè)常被忽略的時(shí)刻單位，實(shí)際上，如果每天能節(jié)約出1

個(gè)小時(shí)，則在人一輩子70年的歲月中，就能夠節(jié)約出3年的時(shí)刻，時(shí)刻觀

念的重要性由此可見一斑。

2.效率觀念：速度能使石頭漂起來

所謂效率觀念，確實(shí)是要有速度。石頭之因此能漂浮在水面上，如《孫

子兵法》所言“疾也”，也確實(shí)是速度專門快的緣故。

3.效能觀念：始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果，與人一輩子奮斗方向相吻

合

效能的觀念確實(shí)是不僅要衡量速度的快慢，還要考慮其他的因素。中

國人習(xí)慣以效率衡量事物，而不常論效能，人們常?？洫勔粋€(gè)人做事專門

有效率，卻專門少夸那個(gè)人專門有效能。

效能的概念，用毛主席的話來講，效率是代表“快”，效能代表“多、

快、好、省”，即數(shù)量多、速度快、結(jié)果好、品質(zhì)高、成本節(jié)約，也確實(shí)是

講，僅僅速度快不行，還要方向正確、結(jié)果良好、成效明顯、成本又低，

因此效能的概念始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果。在時(shí)刻治理中，時(shí)刻的效能

和人一輩子的奮斗方向和企業(yè)的終極目標(biāo)要相吻合。

效率與效能的關(guān)系猶如價(jià)格和性價(jià)比，效率就好比價(jià)格，而效能好比

是性價(jià)比。效率是指“快”，而效能是指“多、快、好、省”；效率高確實(shí)

是價(jià)格廉價(jià)，即買那個(gè)物資所花的貨幣數(shù)量比較少，效能高是指單位貨幣

內(nèi)所獲得的回報(bào)和價(jià)值比較大，即當(dāng)人們?nèi)ベI大宗的物件，例如買電腦、

買汽車、買家具的時(shí)候，不僅要注重價(jià)格因素，更看重性價(jià)比因素，不是

越廉價(jià)越好，而是關(guān)注投入的鈔票和所獲得的回報(bào)價(jià)值高低之間的比。同

樣的，在單位時(shí)刻內(nèi)，所獲得的產(chǎn)值大小確實(shí)是效率，而在單位時(shí)刻內(nèi)所

獲得的價(jià)值和回報(bào)的大小確實(shí)是效能。

【案例】

龜兔賽跑

烏龜跟兔子賽跑，第一場賽跑烏龜贏了，兔子輸了。因?yàn)橥米幼院雷?/p>

滿，在樹根下面睡了一大覺，等它睡醒以后，發(fā)覺烏龜已跑到了終點(diǎn)。賽

跑的裁判大象批判白兔講：“兔子，你如此不行，不能夠自豪自滿，要腳踏

實(shí)地，要勤奮努力，懂不懂??？”兔子講，“我懂了，我要求再比第二回，

我不相信，我跑只是烏龜

因此它們又舉行了第二次賽跑。裁判大象的發(fā)令槍一響，兔子像離弦

的箭一樣竄了出去，一會兒就沒有影子了。而烏龜與上次一樣連續(xù)慢慢騰

騰地往前爬，爬了專門長時(shí)刻，烏龜終于爬到了終點(diǎn)，卻不見兔子的影子。

裁判大象和觀眾就四處查找，終于在專門遠(yuǎn)的地點(diǎn)找到了兔子，兔子聾拉

著腦袋光顧著跑，卻忘了看方向了。

點(diǎn)評：兔子沒有看準(zhǔn)方向，它跑得越快離目標(biāo)就越遠(yuǎn)，因此兔子的效

率專門高，然而效能專門低。同理，在做情況的時(shí)候，盡管做事能夠做得

專門快，效率專門高，但是如果偏離了方向，最后也可不能有正確的結(jié)果。

效能的重點(diǎn)是不但要完成任務(wù)，而且要求速度要快、正確率要高、成

本要低，效能和效率相均衡。21世紀(jì)的經(jīng)理人，不但要意識到時(shí)刻專門重

要，要去抓點(diǎn)點(diǎn)滴滴的時(shí)刻，要注意做情況的數(shù)量和速度，同時(shí)還要追求

價(jià)值，要多、快、好、省。

第二講時(shí)刻治理的四個(gè)進(jìn)展（下）

時(shí)刻治理的四個(gè)進(jìn)展歷程

時(shí)刻治理的進(jìn)展經(jīng)歷了四個(gè)時(shí)期，人們從認(rèn)識到時(shí)刻治理的重要性，

到開始進(jìn)行時(shí)刻治理，期間也經(jīng)歷了治理方式和治理重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移。

1.第一代：時(shí)刻增加和備忘錄

第一個(gè)時(shí)期稱為時(shí)刻的單純增加和備忘錄。時(shí)刻的增加是指當(dāng)時(shí)刻不

夠用，而工作任務(wù)比較多的時(shí)候，就單純地加班加點(diǎn)，延長工作時(shí)刻。

備忘錄確實(shí)是把所有要做的項(xiàng)目列出來，制作成一個(gè)工作任務(wù)清單，

做一件，勾掉一件，以此種方式進(jìn)行時(shí)刻的分配和使用治理。

2.第二代：工作打算和時(shí)刻表

第二個(gè)時(shí)期稱為工作打算和時(shí)刻表，即在所有要做的工作任務(wù)開始之

前，把清單列出來，在每一項(xiàng)任務(wù)之前定一個(gè)時(shí)刻的期限，例如早晨8點(diǎn)?

9點(diǎn)做什么，9點(diǎn)?10點(diǎn)做什么，下午1點(diǎn)?2點(diǎn)做什么，每一項(xiàng)任務(wù)都有

開始和終止的時(shí)刻，在那個(gè)時(shí)刻段中完成規(guī)定的某項(xiàng)任務(wù)。那個(gè)方法有時(shí)

候也稱為行事歷時(shí)刻治理法。

3.第三代：排列優(yōu)先順序以追求效率

第三個(gè)時(shí)期的時(shí)刻治理稱為排列優(yōu)先順序以追求效率的時(shí)刻治理。當(dāng)

工作任務(wù)越來越多，多到在規(guī)定的時(shí)刻里面沒有方法完全做完的時(shí)候，就

要求對時(shí)刻治理的內(nèi)容進(jìn)行一定的更換，第一，對工作任務(wù)要做一些取舍;

第二，對工作任務(wù)要排優(yōu)先順序，例如，先做哪一件，后做哪一件；重點(diǎn)

做哪一件，非重點(diǎn)做哪一件；要緊做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪

些，等等，描述那個(gè)取舍和優(yōu)先順序的方法能夠通過象限法進(jìn)行。

緊急

c

輕?1重要急程度的軸來標(biāo)記縱坐

標(biāo)，一緊急的情況，B象限是

?

重3D青況，D象限是不重要也

nD

不為

緩

圖1-1第三代時(shí)刻治理象限示意圖

?A類工作：又重要又緊急的情況

假設(shè)用一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)把所有的工作任務(wù)做明確清晰的劃分，然后對A

BCD四大類的工作做一個(gè)排序，顯而易見，第一應(yīng)做A類工作，因?yàn)锳類

是又緊急又重要的，這類工作一樣屬于突發(fā)事件。當(dāng)工作中顯現(xiàn)了突發(fā)事

件的時(shí)候，應(yīng)該放下手頭所有的工作，全身心地?fù)渖先ソ鉀Q，這種行為被

形象地稱為救火行動。例如119消防隊(duì)接到警報(bào)，就要趕忙去處理現(xiàn)場。

【案例】

突發(fā)事件：非典

2003年中國政府面對非典事件，就屬于又緊急又重要的突發(fā)事件，處

理時(shí)，當(dāng)時(shí)規(guī)定各地政府的一把手都要把工作全部放下，集中所有的精力

操縱本地區(qū)的非典咨詢題，如此強(qiáng)有力的力度才能夠把非典有效地操縱住。

?B類工作和C類工作

當(dāng)重要又緊急的突發(fā)事件被處理之后，接下來是應(yīng)該處理C類緊急但

不重要的工作，依舊B類重要但不緊急的工作？有人認(rèn)為C類工作專門緊

急，應(yīng)先期處理，也有人認(rèn)為B類工作專門重要，應(yīng)先期處理。按照時(shí)刻

占用的順序來劃分，也確實(shí)是按照時(shí)刻的緊急程度來講，專家認(rèn)為應(yīng)先處

理B類工作。

為了對B類工作和C類工作完成時(shí)刻進(jìn)行分析，可通過分析假設(shè)不做

C類工作，會導(dǎo)致整個(gè)時(shí)刻治理顯現(xiàn)如何樣的狀況；而如果不做B類工作,

又會導(dǎo)致整個(gè)時(shí)刻治理顯現(xiàn)如何樣的狀況。透過這兩種狀況的不同比較,

就能夠清晰地看到兩種選擇的差別。

TD來T?番?西/口不也1芻4日星不?！鲆孕娜煽陬惞ぷ鲿S著時(shí)刻的進(jìn)一步

緊急不緊急

推蘢AA類工作，因此，B類重

III?改進(jìn)產(chǎn)能

要為■危機(jī)■發(fā)展團(tuán)隊(duì);事件。C類工作如果持續(xù)

地a擊W■緊迫問題■尋找新客戶M來越緊急，當(dāng)越過一定的

極W不重要IIIIVL,由此就會遭受一定的缺

失，■電話會議?繁瑣工作i消逝。不緊急

,受歡迎的活動■有趣的娛樂活動

圖1-2第三代時(shí)刻咨詢題分類示意圖

例如，下午3點(diǎn)?4點(diǎn)，工會組織慰咨詢抽獎活動，參加抽獎?wù)叨伎傻?/p>

到一袋洗衣粉，如果某人因故未參加工會慰咨詢抽獎活動，4點(diǎn)鐘以后，那

個(gè)情況可能就已終止，由此，缺勤者將缺失一袋洗衣粉。

如果在B類和C類工作之間做沖突性的分析，例如下午只有一段時(shí)刻，

只能做一件事，要么做B類工作，要么做C類工作，兩者不可兼得，那時(shí)

就應(yīng)該扔掉C類工作，要保住B類工作，因?yàn)锽類工作的價(jià)值更大，它的

重要程度更大。

【案例1]

熱氣球的難題

一個(gè)胖子和兩個(gè)瘦子乘熱氣球去做科學(xué)考察，他們帶了專門多食物和

水，也帶了專門多笨重的實(shí)驗(yàn)儀器。當(dāng)熱氣球升空行駛到海面的時(shí)候，突

然發(fā)生了意外，熱氣球開始漏氣，為了減輕熱氣球的重量，要扔掉專門多

東西，因此先扔掉了實(shí)驗(yàn)儀器，接著扔掉了食物和水，這時(shí)候，熱氣球依

舊太重，需要犧牲一個(gè)人來挽救其他人，在這種情形下，因?yàn)槿右粋€(gè)瘦子

和扔一個(gè)胖子對熱氣球的阻礙不同，只有按照最大可能地減少缺失的思路

來分析，即扔胖子就能夠挽救兩個(gè)瘦子的生命，因此必定要先扔胖子。

在兩者不可兼得的情形下，如果能夠延長工作時(shí)刻，統(tǒng)籌和諧，進(jìn)行

更好的策略性的安排，即在B類工作不變成A類工作之前，先把C類工作

完成，再按部就班地處理B類工作，如此就能夠達(dá)到雙贏的成效。然而治

理專家通過實(shí)驗(yàn)發(fā)覺這種理想狀態(tài)專門難實(shí)現(xiàn)，因?yàn)镃類工作的數(shù)量太多，

單個(gè)C類工作盡管花費(fèi)的時(shí)刻不多，然而C類工作的數(shù)量層出不窮，所謂

“野火燒不盡，春風(fēng)吹又生”，專門多經(jīng)理人關(guān)于C類事件的處理只能疲于

應(yīng)對，致使時(shí)刻治理者陷入了C類事件的汪洋大海之中，迷失方向，只見

樹木，不見森林。

【案例2】

抗戰(zhàn)的泥潭

在抗日戰(zhàn)爭中，200萬日軍被中國人民困難卓絕的抗戰(zhàn)拖入全民抗日的

汪洋大海之中。二戰(zhàn)以后，斯大林講到，“中國人民困難卓絕的抗日戰(zhàn)爭，

是世界反法西斯戰(zhàn)場不可缺少的組成部分，為反擊德國法西斯贏得了時(shí)刻

和空間”。斯大林講，如果中華民國政府投降，結(jié)果將不堪設(shè)想。因?yàn)橹袊?/p>

政府不投降，中國人民盡管條件專門簡單，做出了龐大的犧牲，卻拖住了2

00萬日軍，讓他們抽不出兵力北上配合德國夾擊蘇聯(lián)，抽不出兵力南下侵

占緬甸、印度、印度尼西亞，甚至吞并澳大利亞和新西蘭，這是中國人民

的抗日戰(zhàn)爭把日軍拖入了抗擊奴役、抗擊入侵的泥潭。

C類事件的描述有聞名的帕金森定律，也稱為爆米花定律，確實(shí)是2

斤玉米看上去不是專門大，然而通過膨化以后有可能會變?yōu)橐粔艨鹩衩谆ā?/p>

由此可見，被膨脹、被擴(kuò)大后的結(jié)果會導(dǎo)致C類工作數(shù)量龐大，以致無法

完全完全地被解決。

但中國經(jīng)理人面對一大堆紛雜事務(wù)的時(shí)候，習(xí)慣于“急事急辦”，“特

事特辦”，因此就會踐踏原則，就會沒有時(shí)刻性，確實(shí)是總把最緊急的情況

拿來做，從不考慮這件情況的價(jià)值如何，不考慮時(shí)刻的重要性程度。

【案例3】

饗筐任務(wù)測試

美國的專家曾經(jīng)做過一個(gè)針對中國經(jīng)理人時(shí)刻治理差不多狀況的測

試。任務(wù)要求是：一個(gè)夢筐中有10件工作任務(wù)，假設(shè)下午的一段時(shí)刻是沒

有方法完成夢筐中的所有任務(wù)，請中國的經(jīng)理人進(jìn)行選擇，并完成自己選

擇出來的任務(wù)。中國經(jīng)理人挑出的第一件工作是最緊急的工作，最緊急的

工作完成后，又挑出了最簡單的工作，因?yàn)樽銎饋韺ｉT簡單，因此這些工

作專門快完成了；中國經(jīng)理人挑的第三件工作是花費(fèi)時(shí)刻最短的工作，這

些工作也專門快做完后，第四件被挑出的是最有味、最喜愛做的工作，但

是那個(gè)工作還沒有做完，測試的時(shí)刻就到了。

夢筐中剩余了6件工作任務(wù)，而且全是最重要的工作，然而這些工作

都有一些類似的特點(diǎn)：不緊急、做起來不簡單、花費(fèi)的時(shí)刻專門長、不行

玩、沒意思。然而，這6件工作如果不做的話，它們?nèi)珪兂芍匾揖o急

的突發(fā)事件。

點(diǎn)評：中國經(jīng)理人在時(shí)刻治理方面，普遍存在誤區(qū)和弱點(diǎn)，即在咨詢

題的分類概念上模糊。

在工作中，屬于B類工作的重要咨詢題一樣包括改進(jìn)產(chǎn)能、進(jìn)展團(tuán)體、

查找新客戶、提升服務(wù)品質(zhì)、提升職員技能、開發(fā)新市場、提升品質(zhì)概念、

建立完善工作流程等。

對個(gè)人而言，學(xué)習(xí)研修和職業(yè)成長咨詢題、健康咨詢題、休閑咨詢題

等差不多上專門重要然而不緊急的情況，也就需要在當(dāng)前多進(jìn)行改善處理,

例如多增加運(yùn)動量、操縱飲食、調(diào)整飲食結(jié)構(gòu)等。健康咨詢題和學(xué)習(xí)的咨

詢題專門重要，要把這些咨詢題當(dāng)成緊急的突發(fā)事件來處理，只有下如此

的決心做事，才能幸免將這些重要不緊急的情況轉(zhuǎn)化為重要緊急的情況。

關(guān)于緊急不重要的情況，能夠把它們安排在時(shí)刻使用的后面，例如關(guān)

于受歡迎的活動、電話會議、工會抽獎、演唱會等，一定不能使其占用B

類工作的時(shí)刻。時(shí)刻就像一根橡皮筋，要設(shè)定期限，不要把工作任務(wù)變成

發(fā)面團(tuán)，像爆米花一樣膨脹，占有你的工作時(shí)刻和空間。如圖1-3所示：

).某些日常工作D1.某些電話c

2.某些會議2.某些領(lǐng)導(dǎo)交辦的事

3.某些好玩有趣的活動3.不速之客

4.煩瑣的工作4.某些會議

5.某些電話、信件5.受歡迎的事情

圖1-3第三代時(shí)刻治理事件分類示意圖

4.第四代：以重要性為導(dǎo)向，價(jià)值導(dǎo)向，目標(biāo)導(dǎo)向，結(jié)果導(dǎo)向

第四代時(shí)刻治理的代表是時(shí)刻治理的二八定律。意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累

托認(rèn)為，萬事萬物都能夠分為重點(diǎn)的少部分和一樣的大部分，這確實(shí)是通

常所講的二八定律，即80%的結(jié)果源于20%的努力，也確實(shí)是80%的結(jié)果

是因?yàn)?0%的關(guān)鍵因素所致。

所謂“打蛇打七寸，擒賊先擒王，好鋼用在刀刃上“，用最有效率的時(shí)

刻去做20%的最有效率的工作，在這些時(shí)刻段，注意力要高度集中，一口

氣把情況干完，不要中間停止，從而達(dá)到一種高效率。同時(shí)，要調(diào)整生物

鐘，操縱好工作的節(jié)奏，使得效能最高。

時(shí)刻治理的六個(gè)概念

不管是中國傳統(tǒng)的時(shí)刻治理，依舊第四代時(shí)刻治理，在時(shí)刻治理中，

以下六個(gè)概念是貫穿于時(shí)刻治理中最核心的重要咨詢題。

1.消費(fèi)與投資

消費(fèi)與投資包含多個(gè)概念，時(shí)刻如果用于工作、學(xué)習(xí)，確實(shí)是一種投

資，因?yàn)樗怯谢貓?bào)的。如果用于陪家人談天、外出旅行、無所事事、完

全放松，就屬于消費(fèi)，因現(xiàn)在間治理要多投資，少消費(fèi)，達(dá)到投資和消費(fèi)

的平穩(wěn)。

2.機(jī)遇與選擇

在時(shí)刻治理中，要主動地選擇，而不是被動地等待，主動能夠?qū)е聶C(jī)

遇，等待則只能處于無奈狀態(tài)，不能將人一輩子時(shí)刻使用的可能性發(fā)揮到

極致。

3.應(yīng)變與制變

應(yīng)變確實(shí)是當(dāng)咨詢題發(fā)生時(shí)，去被動地做出反應(yīng)；制變則是去操縱住

情況，能夠主動地預(yù)先做出一些預(yù)防，讓情況最大可能地朝著自己把握的

方向進(jìn)展。

4.效率與成效

在時(shí)刻治理中，要有專門高的時(shí)刻利用率，而且時(shí)刻利用的結(jié)果是可

見的、是優(yōu)質(zhì)的、是與奮斗目標(biāo)相一致的，而不是南轅北轍的結(jié)局。

5.緊要與重要

處理好緊要咨詢題與重要咨詢題的關(guān)系，具體做法如下：

?關(guān)于重要且緊要的咨詢題趕忙處理；

?關(guān)于重要但不緊要的咨詢題優(yōu)先處理；

?關(guān)于緊要但不重要的咨詢題最后處理；

?關(guān)于不重要也不緊要的咨詢題則予以回避。

6.反應(yīng)與預(yù)應(yīng)

當(dāng)咨詢題發(fā)生后，能及時(shí)做出反應(yīng)，采取必要的措施。關(guān)于未發(fā)生的

咨詢題，則防患于未然，提早做出預(yù)防，使咨詢題有良好的預(yù)警處理機(jī)制。

時(shí)刻的殺手：時(shí)刻缺失分析

時(shí)刻哪里去了？現(xiàn)在專門多時(shí)刻治理者驚呼“誰動了我的時(shí)刻？”關(guān)

于每天的24小時(shí)，關(guān)于每小時(shí)的60分鐘，看起來都專門容易逝去。時(shí)刻

的殺手怎么講在哪里？一樣來講，時(shí)刻的缺失不外乎以下幾個(gè)方面的因素:

?設(shè)定目標(biāo)方面的時(shí)刻缺失；

?制定打算方面的時(shí)刻缺失；

?做出決定方面的時(shí)刻缺失；

?在工作組織方面的時(shí)刻缺失；

?工作開始時(shí)的時(shí)刻缺失；

?每日安排上的時(shí)刻缺失；

?在信息和溝通方面的時(shí)刻缺失。

耗時(shí)因素分析

（一）外因和內(nèi)因的耗時(shí)

對時(shí)刻缺失因素的分析，也能夠按照外因和內(nèi)因來分類，調(diào)查者通過

對人們?nèi)粘Ｏ臅r(shí)刻因素的歸類，大致將這些緣故劃歸為以下幾個(gè)方面：

1.外在因素耗時(shí)的類型

?電話干擾；

?不速之客；

?溝通不良；

?資料不全；

?文件復(fù)雜；

?工作擱置等。

2.內(nèi)在因素耗時(shí)的類型

?打算欠妥；

?事必躬親；

?條理不清；

?欠缺自律；

?無力拒絕；

?做事拖延等。

（二）有形和無形的白費(fèi)

在時(shí)刻白費(fèi)中，有些時(shí)刻是被眼睜睜地看著消耗掉的，而有些時(shí)刻則

是在治理者毫無知覺的情形下被白費(fèi)掉的，因此，白費(fèi)時(shí)刻的現(xiàn)象能夠按

照有形白費(fèi)和無形白費(fèi)來區(qū)分。

1.有形白費(fèi)

?開小差；

?資源不足；

?電話；

?程序繁瑣；

?間斷；

?等待。

2.無形白費(fèi)

?打算不周；

?不懂講“不”；

?拖延；

?不懂授權(quán)；

?不分輕重緩急。

時(shí)刻治理困惑匯總

在經(jīng)理人的時(shí)刻治理中，時(shí)刻總是被許多的突發(fā)事件和小咨詢題所占

用；經(jīng)理人做好了工作打算，但在實(shí)際的工作中，卻全然不能按照自己的

預(yù)定打算來完成這些工作；經(jīng)理人自己總是感受時(shí)刻不夠用，而且這種不

夠用又持續(xù)地被加班和身心疲乏所加劇。

時(shí)刻治理的困惑能夠歸納為以下幾個(gè)方面：

?工作無打算，忙忙碌碌不明白干了什么，總是感受時(shí)刻不夠用；

?打算常被突發(fā)事件、會議中斷或打亂；

?工作被小咨詢題拖延；

?工作時(shí)刻超出原打算；

?下屬工作的突發(fā)事件多，無能力解決。

時(shí)刻治理誤區(qū)

（一）時(shí)刻治理誤區(qū)

在時(shí)刻治理中，人們認(rèn)為自己的時(shí)刻屬于自己的私人財(cái)寶，看起來今

天過了還有改日、今年過了還有明年；或者突然感受自己時(shí)日不多了，自

己的專門多工作都堆在一起了，自己已無所適從了。這種潛意識的循環(huán)論

左右了人們的思維，也讓人們在時(shí)刻面前不知所措。

人們常犯的時(shí)刻治理錯(cuò)誤包括以下幾個(gè)方面：

?不尊重時(shí)刻；

?沒有認(rèn)識到時(shí)刻為不可竭盡資源；

?不了解重要性與緊急性；

?沒有時(shí)刻治理系統(tǒng)。

（二）良好的時(shí)刻安排

要走出時(shí)刻治理的誤區(qū)，需要認(rèn)識時(shí)刻的“供給毫無彈性”、“無法蓄

積”、“無法取代”、“無法失而復(fù)得”等特性，并對自己的工作和生活進(jìn)行

打算性安排。

良好的時(shí)刻安排應(yīng)做到以下幾個(gè)方面：

?確定情況優(yōu)先順序；

?做好打算安排；

?及時(shí)解決咨詢題。

經(jīng)理人的時(shí)刻治理，最要緊的是提升效率，要善于集中時(shí)刻，切忌平

均利用時(shí)刻，要時(shí)刻以帕累托定律提醒自己加大時(shí)刻治理的重要性，要善

于處理工作時(shí)刻和生活時(shí)刻的關(guān)系。時(shí)刻治理是經(jīng)理人成功的前提，經(jīng)理

人的效率治理確實(shí)是要明確效率的真諦一對事不對人，要了解自己的生活

節(jié)律，讓自己的時(shí)刻治理和自己的生理特點(diǎn)相一致。

[自檢1-1]

分析自己的時(shí)刻使用類型。

一樣來講，每個(gè)人都有自己特定的時(shí)刻使用特點(diǎn)，有人習(xí)慣在早晨工

作，而且早晨工作的效率專門高，如此的人被稱為晨間型。

有些人則習(xí)慣晚間工作，且晚間工作的效率比任何時(shí)候都高，如此的

人被稱為晚間型。

而有些人則在任何時(shí)候都能快速進(jìn)入工作狀態(tài)，如此的人被稱為隨時(shí)

型。

請您按照自己的實(shí)際情形分析自己屬于哪一類型。

[自檢1-2]

分配好一天的時(shí)刻，不同時(shí)刻使用者對工作時(shí)刻的安排應(yīng)有所不同，

請按照上題的結(jié)論，并結(jié)合自己工作的性質(zhì)和要求，嘗試合理分配自己的

時(shí)刻曲線。

1.精力高峰時(shí)，集中精力于：

工作1：

工作2：

2.精力集中時(shí)，用心于下列工作:

工作1：

工作2

3.低效率時(shí)，能夠處理:

工作1：

工作2：

第三講提升個(gè)人成效的方法（上）

時(shí)刻治理的關(guān)鍵取決于個(gè)人工作的成效，每天關(guān)于每個(gè)人差不多上恒

定不變的24小時(shí)，但不同的人有不同的使用方法，不同的人在24小時(shí)的

利用上截然不同。對所有的經(jīng)理人而言，把握衡量自我工作成效的方法確

實(shí)是能否成功治理自己時(shí)刻的最重要因素。

一、效能治理法

（一）象限時(shí)刻治理法的分類

對事件重要與緊急情形的分析，也是對效率和效能關(guān)系的闡釋，因此,

在由重要程度和緊急程度所構(gòu)成的象限中，處理ABCD四類事件的順序依

次是：

第一處理位于A象限的情況，也確實(shí)是對既重要且緊急的事件第一

處理；

其次應(yīng)處理位于B象限的情況，也確實(shí)是對重要但不緊急的事件進(jìn)

行處理;

不重要但專門緊急的事件進(jìn)

輕重

行夕

重要也不緊急的事件。

急CA

W牛如圖2-1所示：

緩DB

圖2-1象限時(shí)刻治理法示意圖

（二）象限時(shí)刻治理法四類事件的分析

1.A類突發(fā)事件顯現(xiàn)的緣故

在時(shí)刻治理中，事件的顯現(xiàn)總是讓治理者感到棘手，什么原因會顯現(xiàn)

如此多的A類突發(fā)事件，是哪個(gè)環(huán)節(jié)的工作沒有做好呢？

通過治理專家的研究，A類突發(fā)事件一樣差不多上因?yàn)锽類事件的處

理存在咨詢題導(dǎo)致的，也確實(shí)是講，當(dāng)對重要但不緊急的事件未做妥善處

理時(shí)，這些事件會隨著時(shí)刻的推移而持續(xù)增加緊急成分，最終，B類重要

但不緊急的事件都會轉(zhuǎn)換為A類重要且緊急的突發(fā)事件。

而阻礙B類事件完成的緣故則是由于C類事件遮住了治理者的眼睛，

使得治理者忽略了B類事件，卻花了專門多精力去處理C類事件了，結(jié)果

B類事件會慢慢變成A類事件。

在日常的經(jīng)理人活動中，B類事件轉(zhuǎn)化為A類事件的情形經(jīng)常發(fā)生，

當(dāng)這些轉(zhuǎn)化發(fā)生之后，經(jīng)理人只能趕忙停下手邊的任何工作，全力以赴地

處理這些A類事件，A類事件處理完后，經(jīng)理人才又回到原先的工作上，

因此這種治理不善的情形就不停地在經(jīng)理人的時(shí)刻表上循環(huán)顯現(xiàn)。

經(jīng)理人會花50%左右的時(shí)刻處理瑣碎的雜事，也確實(shí)是C類緊急但不

重要的情況；又會花50%左右的時(shí)刻處理A類緊急的突發(fā)事件，因此，經(jīng)

理人在C類事件和A類事件之間來回奔波，成了時(shí)刻治理的救火隊(duì)員，而

B類事件則被扔在一邊，盡管B類事件專門重要、專門有價(jià)值，但卻被遺

忘或無暇顧及。

了占47

排序具體工作時(shí)間理由

NI界直卜秋卜火較苴里重女要1上枇和系緊女尊

性，？???

重要的理由是:

緊要的理由是:

2.幸免B類事件轉(zhuǎn)化為A類事件的方法

幸免B類事件轉(zhuǎn)化為A類事件的方法是需要對所有類事件進(jìn)行處理，

一樣能夠采納的方法包括：

壓縮：將事件的核心完成，或簡化完成該事件的步驟。

替代：查找到比此事件更重要或緊急的事件，或以更有成效的事件

代替該事件，從而使得時(shí)刻利用率更高。

授權(quán)：將事件的處理權(quán)授予他人，由他人代為處理。

先做：在第三代事件治理中，先做A類突發(fā)事件；在第四代時(shí)刻治

理中，只按照重要性來區(qū)分所有事件，因此先做B類重要事件。總之，最

重要的應(yīng)該最先來處理。

舍棄：對部分事件，如果其重要程度和緊急程度都不高，則能夠?qū)?/p>

之舍棄，以更多的時(shí)刻來完成其他工作。

增加：對重要事件，要增加完成時(shí)刻，增加工作量來全力以赴地完

成，以使該類事件的處理更加完美。

改進(jìn)：改進(jìn)部分事件的性質(zhì)，專門需要將A類事件改成B類事件。

杜絕：突發(fā)事件不能杜絕，重要事件也不能杜絕，緊急事件一樣也

無法杜絕，因此，對不重要且不緊急的事件要進(jìn)行杜絕。

確保：確保重要事件能保質(zhì)保量地按時(shí)完成。

聚焦：安排專門的時(shí)刻段，集中精力聚焦重要事件的處理。

少做：不重要事件要盡力幸免。

不做：對不重要不緊急的事件能夠采取不予理會的方法，甚至以犧

牲部分利益為代價(jià)而舍棄處理這些事件，以換取處理其他事件的時(shí)刻。

不同的方法適用于不同的事件，只有選擇適合的方法處理適合的事件,

才能夠節(jié)約時(shí)刻，將經(jīng)理人從奔波于A類事件和C類事件之間的救火角色

中挽救出來，但如果選擇的方法不適合事件的處理，則成效必定適得其反,

使得事件性質(zhì)升級，花費(fèi)時(shí)刻也將成倍增加。

【自檢2-2】

您認(rèn)為以下各種方法在ABCD四類事件的處理中，各適用于哪些事件

的處理。

方法適用事件

壓縮

替代

授權(quán)

先做

舍棄

增加

改進(jìn)

杜絕

確保

聚焦

少做

不做

見參考答案2-2

L,.................工件，是因?yàn)锽類重要

緊

不普要對緊急與重要的突發(fā)

IIII

事乎5%以下，對重要不緊

15?2DN—25N…,

急白絕大部分工作時(shí)刻花

在宣IVn緊急又重要的去做，

對為:重要的工作則能夠扔

1?65K-8DK

掉。

重要

圖2-2治理工作時(shí)刻分配示意圖

3.艾森豪威爾將軍的時(shí)刻治理原則

艾森豪威爾將軍認(rèn)為，面對ABCD四個(gè)象限的工作時(shí)，應(yīng)該采取不同

的應(yīng)對措施：

A類緊急且重要的突發(fā)事件要本人做，而且要趕忙做；

對重要不緊急的B類工作，要本人花大量的時(shí)刻聚焦在此工作上；

對C類緊急但不重要的工作，要盡量不安排自己做，而是要托付授

權(quán)給別人做。如果必須自己做，則要減少它的工作量；

對不重要且不緊急的工作，要把它扔進(jìn)廢紙簍。

i

緊'代和第四代時(shí)刻治理之間

急C減少委派A本人立即千

的-發(fā)事件由本人趕忙做，但

按月做最有生產(chǎn)力的情況，也

確§又專門重要的任務(wù)，如果

D廢紙簍B戰(zhàn)略規(guī)劃

能趣安排時(shí)間

----------------------------------------------?

重要

圖2-3艾森豪威爾原則示意圖

［自檢2-3】

1.列出上周您所做的情況中關(guān)于生活和工作事件各3件以上。

第一件：

第二件:

第三件:

2.將這些情況歸類為A、B、C、D四類。

屬于A類重要且緊急的事件為：

屬于B類重要卻不緊急的事件為:

屬于C類不重要但專門緊急的事件為:

屬于D類不重要也不緊急的事件為:

3.原先的時(shí)刻分配比例是多少？預(yù)備如何調(diào)整和重新規(guī)劃？

、艾維李的效率法

美國治理學(xué)家艾維李提出了“10分鐘6件事效率法:他認(rèn)為，能夠先

花5分鐘的時(shí)刻，把接下來的一個(gè)時(shí)期，也即改日、下周甚至下個(gè)月要做

的6件情況列出來，然后花5分鐘的時(shí)刻，把這6件情況按照重要性程度

優(yōu)先順序排序，將最重要事件的排為一號，次要事件排為二號，依此類推。

再把這6件事寫在紙上，剪成一個(gè)一個(gè)小紙條，在上班開始后，按照重要

性次序一一執(zhí)行，當(dāng)?shù)谝患ぷ鬟_(dá)到時(shí)期性目標(biāo)后，開始做第二件工作，

如此就能夠保證每一時(shí)、每一分、每一秒都在做最重要，最有價(jià)值的工作。

艾維李的效率法能夠總結(jié)為以下三個(gè)步驟：

列出改日（下周、下月）要做的6件重要情況；

把這6件情況按重要程序排序；

上班開始先做1號，完成之后做2號，再做3號，依次類推，直至

下班終止。

在經(jīng)理人的時(shí)刻有限、資源有限，而工作任務(wù)不可取舍的前提下，要

有效地利用時(shí)刻，就必須有所取舍，應(yīng)選取最重要、最有價(jià)值的工作來執(zhí)

行。

艾維李的10分鐘6件事的時(shí)刻治理法，過去一樣翻譯成效率法，也叫

艾維李效率法，從完成工作的性價(jià)比來看，它也能夠稱為效能法，因?yàn)榘?/p>

維李的10分鐘6件事的時(shí)刻治理法最注重的是工作任務(wù)的重要性程度和價(jià)

值，而不是緊急性程度。

三、一周時(shí)刻運(yùn)籌法

時(shí)刻治理是從打算開始的，好的時(shí)刻運(yùn)籌方法，需要對過去的工作進(jìn)

行科學(xué)合理的記錄，發(fā)覺時(shí)刻白費(fèi)的所在，然后找到改進(jìn)的措施，修正原

有的時(shí)刻治理方案，并嚴(yán)格按照這種安排執(zhí)行，一周時(shí)刻運(yùn)籌法即是這種

時(shí)刻治理方法的代表。

在使用一周時(shí)刻運(yùn)籌法時(shí)，以星期時(shí)刻為橫坐標(biāo)，標(biāo)記禮拜一、禮拜

二、禮拜三直到禮拜天，以小時(shí)時(shí)刻為縱坐標(biāo)，標(biāo)記早晨、中午、上午、

下午、晚上以及備注和總結(jié)，然后在接下來的一周里，進(jìn)行認(rèn)真記錄，并

對每天的時(shí)刻利用進(jìn)行總結(jié)，當(dāng)一周的記錄終止后，再進(jìn)行周總結(jié)。如表2

-1所示：

表2-1一周時(shí)刻運(yùn)籌法

時(shí)刻星期一星期二星期三星期上星期五星期六星期日

上午

中午

下午

晚上

備注

總結(jié)

對中、基層的經(jīng)理人而言，周打算和周檢討是最有效、最重要的時(shí)刻

治理手段。例如麥肯錫通過對全球經(jīng)理人打算實(shí)現(xiàn)的有效性調(diào)查發(fā)覺，大

部分企業(yè)都在做月打算，而月打算定下來后，在第一周、第二周、第三周

和第四周實(shí)施有效性是不一樣的，第一周的實(shí)施有效性為70%?80%,第

二周的實(shí)施有效性為60%?70%,第三周的實(shí)施有效性為50%?60%,第四

周的實(shí)施有效性只有40%?50%。

個(gè)人月打算的實(shí)施也差不多與此相似，在月末實(shí)施有效性會只剩下5

0%左右，因?yàn)榇蛩悴蝗缱兓?，在一個(gè)月之前所料想的情形現(xiàn)在可能發(fā)生

了專門多的變化。如果對這些變化每天都進(jìn)行追蹤，會發(fā)覺每天的打算實(shí)

施有效性都在減弱，情形變動的頻繁程度導(dǎo)致只見到眼前的具體工作，而

往往不記得了整體的方向和目標(biāo)，專門難做到和諧和平穩(wěn)。因此周打算和

周檢討專門重要，能夠關(guān)心經(jīng)理人修正和完善打算。

填寫周打算和周檢討的治理報(bào)表，專門多中國人都比較形式主義，專

門隨著時(shí)刻的推移，最后的數(shù)據(jù)幾乎差不多上假的，這就導(dǎo)致了一個(gè)新的

困惑一一中國職員到底要不要用報(bào)表？報(bào)表顯現(xiàn)形式主義與中國人的文化

觀念有關(guān)，中國人比較容易急功近利，比較容易有用主義。因此，報(bào)表要

越少越好，越精要越好，一樣以一個(gè)禮拜兩張表為好，第一張表為周報(bào)表,

第二張表為客戶檔案記錄，表格的設(shè)計(jì)要簡明，抓住關(guān)鍵的數(shù)據(jù)就能夠。

第四講提升個(gè)人成效的方法（下）

四、辦公室的5s

（一）辦公室5s的內(nèi)涵

整理

/整頓L整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)。辦公室5s不僅

要力渚門員去做。如果要做到對文件檔案、辦公區(qū)域以

及/必須進(jìn)行5s行動。如圖2-4所示：

清潔

、素養(yǎng)

圖2-4辦公室的5s示意圖

1.整理

整理自己的辦公室，讓辦公室成為沒有雜物，能集中注意力進(jìn)行工作

的地點(diǎn)。在辦公桌上擺放的一樣是目前需要處理的文件，而其他的文件、

過去的文件、今后的文件、目前還未涉及的文件，應(yīng)該把它們收起來放到

柜子里面，而且如此的整理每天都要進(jìn)行，不要把事務(wù)留到改日，要定期

定制標(biāo)簽標(biāo)識，對文件要用紅顏色、綠顏色等標(biāo)簽標(biāo)識標(biāo)記起來。

2.整頓

整頓自己的工作作風(fēng)和工作流程，讓一切朝著能節(jié)約時(shí)刻、增加效能

的方向前進(jìn)。整頓包括收拾和整理辦公室，一樣要在中午午餐吃坂前的時(shí)

刻做簡單整理，在下午下班前做完全全面的整理。有人習(xí)慣每天上班工作

之前先整理打掃辦公室，搞衛(wèi)生，擦桌子，然后泡壺茶，開始做許多專門

無聊的情況，結(jié)果不能專門好地處理當(dāng)天的工作，因此整理辦公室應(yīng)該放

在每次工作終止之后，如此能夠快速進(jìn)入工作狀態(tài)，提升工作的效率。

3.清掃

將短期內(nèi)不用的物品和文件歸檔，掃除工作障礙，營造快速進(jìn)入工作

狀態(tài)的環(huán)境。

及時(shí)地處理文件，建立適當(dāng)?shù)奈臋n系統(tǒng)，文件包括紙質(zhì)文件、電腦文

件等，日用品要定期進(jìn)行更新，不要亂七八糟，保持辦公室的整潔，也是

對工作時(shí)刻的整理。

4.清潔

保持辦公氛圍的簡潔，使自己專門快進(jìn)入高效工作的狀態(tài)。辦公室除

了自己的辦公桌之外，不要放置余外的椅子，而且自己的椅子也不應(yīng)弄得

專門舒服，最好簡單一點(diǎn)，沒有靠背也能夠。一樣在總經(jīng)理室、部門經(jīng)理

等處，經(jīng)常會看到大班臺和中班臺，前面要放兩張椅子，這是白費(fèi)時(shí)刻的

標(biāo)志。如果要讓辦公室的工作簡單快速，應(yīng)把這兩張椅子都撤掉，讓討論

咨詢題的人站著講話。因?yàn)槿苏局v話的時(shí)候語速會比較快，比較簡潔，

而如果讓其坐著講話，一樣會泡一杯茶，先寒喧一番，然后慢慢進(jìn)入正題,

慢慢發(fā)言，慢慢討論，時(shí)刻就會在這“慢慢”的過程中被不知不覺地白費(fèi)

掉了。

辦公室切忌放個(gè)人的照片、合家歡、女兒的照片、明星照片、自己愛

好的羽毛球、網(wǎng)球拍、溜冰鞋等物品。在工作時(shí)刻，如果有必要應(yīng)將它們

收在柜子里面，且不應(yīng)將無聊的雜志、晚報(bào)、參考消息、有味好玩的玩具

等也放在伸手可及的地點(diǎn)。統(tǒng)計(jì)表明人在多數(shù)情形下是沒有方法抵制住這

些物品的誘惑的。例如一看到《環(huán)球時(shí)報(bào)》的封面，認(rèn)為第一個(gè)消息專門

有味，決定要花5分鐘時(shí)刻看一下。結(jié)果往往是看完這一個(gè)，會接著再看

另一個(gè)更好玩的消息，如此一來，就會不記得本職工作，工作時(shí)刻實(shí)際就

成為了閱報(bào)時(shí)刻，當(dāng)扎進(jìn)到這些與工作無關(guān)的新聞里去的時(shí)候，時(shí)刻就會

快速流逝。因此抵制住這種種誘惑，包括抽煙、喝咖啡、上午茶、下午茶

等，實(shí)際是時(shí)刻治理能否取得成效的重要因素。

5.素養(yǎng)

養(yǎng)成好的習(xí)慣，摒棄不良行為習(xí)慣對時(shí)刻的腐蝕，讓時(shí)刻成為自己所

能掌控的有形資源。

在辦公室，人們經(jīng)常會彼此講，“來來來，喝個(gè)上午茶”，“喝一杯咖啡”,

“來來來，小周來抽根煙”。在職場能夠喝茶、喝咖啡、甚至能夠到衛(wèi)生間

或?qū)ｉT抽煙的房間抽煙，當(dāng)受到如此的邀請時(shí)，明明手頭有一個(gè)專門重要

的工作，但礙于別人的面子或交情，也就會臨時(shí)擱置工作而與別人一起喝

茶、喝咖啡、抽煙，這確實(shí)是時(shí)刻白費(fèi)的開始。

一旦自己給予別人如此的“面子”，便會使別人以為自己好交往，人比

較隨和，與別人能打成一片，便會有更多的人來邀請你。既然給了張三“面

子”，也就不能不給李四“面子”，接下來會有王五，趙六等，自己的工作

會被不停地打斷和干擾，這確實(shí)是辦公室工作的怪圈。

持續(xù)受到干擾和打斷，也包括接打電話。必要時(shí)一定要讓助理接電話,

自己如果要打電話，一定要拿著話筒站著打，不要坐著講話；如果自己要

接電話，也要在接電話的同時(shí)就站起來，最好能對自己的電話有所規(guī)定，

一樣情形下接打電話不能超過5分鐘，如果沒有實(shí)質(zhì)性談話內(nèi)容，5分鐘一

到就要果斷終止電話。

（二）辦公室的5s行動

綜上所述，辦公室的5s行動應(yīng)該做到：

在辦公桌上擺放目前手頭需要處理的文件；

每天都整理，不要把事務(wù)留到改日，定制標(biāo)簽標(biāo)色；

及時(shí)處理文件，建立相應(yīng)的文檔系統(tǒng)；

整理工作時(shí)刻，保持辦公室整潔，經(jīng)常整理文檔；

幸免被打斷，選擇電話，拿起話筒，不坐著講話。

（三）辦公室5S的適用范疇

文件檔案；

辦公區(qū)域；

辦公室治理。

治理者時(shí)刻要牢記，自己工作中最重要的情況是：制造企業(yè)的價(jià)值、

績效和利潤。

五、打算的杠桿原理

（一）打算的重要性

打就是專門重要的治理措施，關(guān)于工作，治理者應(yīng)該多花時(shí)刻去做詳

細(xì)的打算，讓下屬加倍努力，持續(xù)地完善打算。

關(guān)于打算的懂得，有一個(gè)專門經(jīng)典的口號“慢慢打算，快快行動”，即

在分析摸索、決斷、設(shè)定目標(biāo)、制定打算的時(shí)候，多花一些時(shí)刻，多白費(fèi)

一些時(shí)刻是能夠容忍的，因?yàn)閺谋举|(zhì)上講這不是白費(fèi)，因?yàn)榭紤]得周全，

行動就會更快。因此中國古話曰“工欲善其事，必先利其器“，磨刀不誤砍

柴功，多花一些時(shí)刻把刀磨得快一些，砍起柴來就會更順當(dāng)。

然而有專門多經(jīng)理人正好與此相反，急于行動，疏于打算。有條件要

干，沒有條件也要干，制造條件干。在戰(zhàn)爭中學(xué)習(xí)戰(zhàn)爭，在戰(zhàn)爭中積存戰(zhàn)

爭體會，干中學(xué)。那個(gè)理論本身是沒有錯(cuò)的，但是如果在行動之前脫口而

出，不做任何的備選方案和打算，如此采取的行動就可能要多交學(xué)費(fèi)，多

走彎路。

在開始行動之前，一定要先坐下來想一想，作為經(jīng)理人，和職員最大

的區(qū)別就在于做打算，職員只要被動的服從和執(zhí)行就能夠算作是一個(gè)合格

的職員，最多只只是是一個(gè)優(yōu)秀的職員。然而經(jīng)理人在行動之前，要做盡

可能詳細(xì)的打算。如果沒有在詳細(xì)和簡單之間求得平穩(wěn)，沒有具體的操作

方法，沒有具體的數(shù)量，沒有制定三個(gè)以上的打算就開始行動，那個(gè)經(jīng)理

人的治理確實(shí)是失敗的治理。如果是委派下屬來做工作打算，一定要讓其

多花時(shí)刻完成打算的制訂工作。

中國古人講“三思而后行”，其中包含兩層意思：第一是要多花一些時(shí)

刻思想，然后再行動；第二是要制定三個(gè)備選方案，然后開始行動，也即

要有多套方案，再采取行動。

【案例】

基辛格：“是最好的打算嗎？”

美國前國務(wù)卿基辛格的下屬每一次拿工作報(bào)告或工作打算上來的時(shí)

候，基辛格總是要咨詢他一句話，“你確信，這是最好的打算嗎？”如果下

屬支支吾吾，基辛格會看都不看，要求其拿回去重新做，甚至在第二次、

第三次，基辛格都會咨詢同樣的咨詢題，直到下屬拍著胸脯確信這是100%

完美的打算時(shí)，基辛格才會開始看那個(gè)工作報(bào)告或工作打算。

（二）帕累托原理（二八原理）

托原理，也被稱為二八原理，即80%

0%的努力，能夠制造80%的成績。

旦成本是最低的，在生活中，用20%

圖2-5帕累托原理示意圖

【案例】

分?jǐn)?shù)與努力的比例

有一些在校大學(xué)生讀書不用功，往往是到臨考試的時(shí)候連續(xù)突擊兩天

兩夜開夜車，如此的大學(xué)生，他復(fù)習(xí)一天可能考個(gè)30分，而要想考個(gè)60?

70分，只需要兩天的努力，如果要考90分，只需要三天的努力，看起來效

率專門高，但實(shí)際上是不可能做到的。真剛要考個(gè)70分，大致需要復(fù)習(xí)兩

個(gè)禮拜，如果要考80分就需