任務(wù)二：商務(wù)會(huì)議禮儀

任務(wù)描述：在這個(gè)任務(wù)中需要掌握商務(wù)會(huì)議的流程，并掌握會(huì)議座次的安排。舉行正式會(huì)議時(shí)，通常應(yīng)事先排定與會(huì)者，尤其是其中重要身份者的具體座次。越是重要的會(huì)議，它的座次排定往往就越受到社會(huì)各界的關(guān)注。知識(shí)點(diǎn)和技能點(diǎn)：

1．會(huì)議工作流程２．會(huì)議座次安排任務(wù)二商務(wù)會(huì)議禮儀情景導(dǎo)入：某服裝集團(tuán)為了開(kāi)拓夏季服裝市場(chǎng)，擬召開(kāi)一個(gè)服裝展示會(huì)，推出一批夏季新款時(shí)裝。秘書(shū)小李擬了一個(gè)方案，內(nèi)容如下：

1．會(huì)議名稱：“2012XX服裝集團(tuán)夏季時(shí)裝秀”。

2．參加會(huì)議人員：上級(jí)主管部門領(lǐng)導(dǎo)2人；行業(yè)協(xié)會(huì)代表3人；全國(guó)大中型商場(chǎng)總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員20名。另請(qǐng)模特公司服裝表演隊(duì)若干人。

3．會(huì)議主持人：XX集團(tuán)公司負(fù)責(zé)銷售工作的副總經(jīng)理。

4．會(huì)議時(shí)間：2012年5月18日上午9點(diǎn)30至11點(diǎn)。

5．會(huì)議程序：來(lái)賓簽到，發(fā)調(diào)查表。

展示會(huì)開(kāi)幕、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話。

時(shí)裝表演。展示活動(dòng)閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀(jì)念品。

6．會(huì)議文件：會(huì)議通知、邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬。

簽到表、產(chǎn)品意見(jiàn)調(diào)查表、服裝集團(tuán)產(chǎn)品介紹資料、訂貨意向書(shū)、購(gòu)銷合同。

7．會(huì)

址：服裝集團(tuán)小禮堂。

8．會(huì)場(chǎng)布置：藍(lán)色背景帷幕，中心掛服裝品牌標(biāo)識(shí)，上方掛展示會(huì)標(biāo)題橫幅。搭設(shè)T型服裝表演臺(tái)，安排來(lái)賓圍繞就座。會(huì)場(chǎng)外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9．會(huì)議用品：紙、筆等文具。飲料、照明燈、音響設(shè)備、背景音樂(lè)資料、足夠的椅子、

紀(jì)念品(每人發(fā)XX服裝集團(tuán)生產(chǎn)的T恤衫1件)等。

10．會(huì)務(wù)工作：安排提前來(lái)的外地來(lái)賓在市中心花園大酒店報(bào)到、住宿。

安排交通車接送來(lái)賓。展示會(huì)后安排工作午餐。

項(xiàng)目任務(wù)：1．本案例中的服裝展示會(huì)內(nèi)容安排是否完整？2．你認(rèn)為會(huì)議應(yīng)該有哪些禮儀流程？知識(shí)點(diǎn)1：公司會(huì)議流程禮儀情景1：公司會(huì)議會(huì)前工作流程圖情景2：公司會(huì)議會(huì)中工作流程圖情景3：公司會(huì)議會(huì)后工作流程圖

一個(gè)多變的通知有一次，某地準(zhǔn)備以黨委、人民政府名義召開(kāi)一次全區(qū)性會(huì)議。為了給有關(guān)單位有充分時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議材料和安排好工作，決定由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)辦公室先用電話通知各地和有關(guān)部門，然后再發(fā)書(shū)面通知。電話通知發(fā)出不久，某領(lǐng)導(dǎo)即指示：這次會(huì)議很重要，應(yīng)該讓參會(huì)單位負(fù)責(zé)某項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)人也來(lái)參加，以便更好地完成這次會(huì)議貫徹落實(shí)的任務(wù)。于是，發(fā)出補(bǔ)充通知。過(guò)后不久，另一領(lǐng)導(dǎo)同志又指示：要增加另一項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人參加會(huì)議。如此再三，在三天內(nèi)，一個(gè)會(huì)議的電話通知，通知了補(bǔ)充，補(bǔ)充了再補(bǔ)充，前后共發(fā)了三次，搞得下邊無(wú)所適從，怨聲載道。問(wèn)題：

請(qǐng)你從協(xié)調(diào)的角度說(shuō)說(shuō)怎樣才能不出現(xiàn)上述這種情況，從而使工作順利進(jìn)行？

情景分析：技能點(diǎn)1：會(huì)議座次安排:情景1：小型會(huì)議座次安排

1．小型會(huì)議形式：適合于召開(kāi)15人至20人左右的會(huì)議。

2．小型會(huì)議類型：如工作周例會(huì)、月例會(huì)、技術(shù)會(huì)議、董事會(huì)。

3．它的主要特征：是全體與會(huì)者均應(yīng)排座，不設(shè)立專用的主席臺(tái)。

4．小型會(huì)議的排座種類：（1）面門設(shè)座它一般以面對(duì)會(huì)議室正門之位為會(huì)議主席之座，即尊位。通常會(huì)議主席坐在離會(huì)議門口最遠(yuǎn)的桌子末端。（2）依景設(shè)座所謂依景設(shè)座，是指會(huì)議主席的具體位置，不必面對(duì)會(huì)議室正門，而是應(yīng)當(dāng)背依會(huì)議室之內(nèi)的主要景致之所在，如字畫、講臺(tái)等。5．沙發(fā)式小型會(huì)議，商務(wù)接洽：[實(shí)踐訓(xùn)練一]小型會(huì)議座次安排實(shí)訓(xùn)以下是一個(gè)小型會(huì)議的參加人員名單，請(qǐng)為下列人員安排會(huì)議的座次，把代表人員的字母添入圖中代表座位的圓圈中。A．董事長(zhǎng)（東道主）B．公關(guān)部經(jīng)理（東道主）C．秘書(shū)（東道主）D．翻譯（東道主）E．外聯(lián)部經(jīng)理（外方）F．外聯(lián)部工作人員（外方）G．公關(guān)部工作人員（外方）

ADBCEFG

1．大型會(huì)議：一般是指與會(huì)者眾多、規(guī)模較大的會(huì)議。

2．類型：如企業(yè)職工代表大會(huì)、報(bào)告會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、慶祝會(huì)。

3．最大特點(diǎn)：會(huì)場(chǎng)上應(yīng)分設(shè)主席臺(tái)與群眾席。前者必須認(rèn)真排座，后者的座次則可排可不排。情景2：大型會(huì)議座次安排主席臺(tái)排座：

1．大型會(huì)場(chǎng)的主席臺(tái)，一般應(yīng)面對(duì)會(huì)場(chǎng)主入口。

2．在其每一名成員面前的桌上，均應(yīng)放置雙向的桌簽。

3．主席臺(tái)排座，具體又可分作主席團(tuán)排座、主持人座席、發(fā)言者席位等三個(gè)不同方面的問(wèn)題。主席團(tuán)排座：（互動(dòng)）

1．按照國(guó)際慣例排定主席團(tuán)位次的基本規(guī)則有三：一是前排高于后排，二是中央高于兩側(cè)，三是右側(cè)高于左側(cè)，但我國(guó)政務(wù)會(huì)議是左側(cè)高于右側(cè)（如下圖）。753124675312468主席臺(tái)人數(shù)為單數(shù)時(shí)主席臺(tái)人數(shù)為雙數(shù)時(shí)8642主賓主人3579

2．判斷左右的基準(zhǔn)是順著主席臺(tái)上就座的視線,而不是觀眾視線。

主持人座席：

1．會(huì)議主持人，又稱大會(huì)主席。

2．其具體位置之所在有三種方式可供選擇：

一是居于前排正中央；

二是居于前排的兩側(cè)；

三是按其具體身份排座，但不宜令其就座于后排。發(fā)言者席位：

1．發(fā)言者席位，又叫做發(fā)言席。

2．在正式會(huì)議上，發(fā)言者發(fā)言時(shí)不宜就座于原處發(fā)言。

3．發(fā)言席的常規(guī)位置有兩種：

一是主席團(tuán)的正前方；

二是主席臺(tái)的右前方。

群眾席排座：在大型會(huì)議上，主席臺(tái)之下的一切座席均稱為群眾席。群眾席的具體排座方式有二：

1．自由式擇座：即不進(jìn)行統(tǒng)一安排，而由大家各自擇位而坐。

2．按單位就座：它指的是與會(huì)者在群眾席上按單位、部門或者地位、行業(yè)就座。具體依據(jù)：（1）既可以是與會(huì)單位、部門的漢字筆劃的多少、漢語(yǔ)拼音字母的前后，也可以是其平時(shí)約定俗成序列。（2）按單位就座時(shí)，若分為前排后排，一般以前排為高，以后排為低；若分為不同樓層，則樓層越高，排序便越低。（3）在同一樓層排座時(shí)，又有兩種普遍通行的方式：一是以面對(duì)主席臺(tái)為基準(zhǔn)，自前往后進(jìn)行橫排；二是以面對(duì)主席臺(tái)為基準(zhǔn)，自左而右進(jìn)行豎排。照像排位：次序排列等同與主席臺(tái)排列方式

照像排位：次序排列等同與主席臺(tái)排列方式

提問(wèn)１：商務(wù)會(huì)議禁忌事項(xiàng)有哪些內(nèi)容？

1.發(fā)言時(shí)不可長(zhǎng)篇大論，滔滔不絕(原則

上以3分鐘為限)；

2.不可從頭到尾沉默到底；

3.不可取用不正確的資料；

4.不要盡談些期待性的預(yù)測(cè)；

5.不可做人身攻擊；

6.不可打斷他人的發(fā)言；7.不可不懂裝懂，胡言亂語(yǔ)；8.不要談到抽象論或觀念論；9.不可對(duì)發(fā)言者吹毛求疵；10.不要中途離席。提問(wèn)２：商務(wù)會(huì)議中如何運(yùn)用肢體語(yǔ)言？1．不要擺出雙手緊握或雙臂交叉胸前的防衛(wèi)姿勢(shì)，這些動(dòng)作只能說(shuō)明你比較保守。

2．不要擺出說(shuō)教式的動(dòng)作，也就是那些指指點(diǎn)點(diǎn)表示強(qiáng)調(diào)、坐在臺(tái)前交叉握雙手、手指撐出一個(gè)高塔形狀的動(dòng)作，這些動(dòng)作是驕傲自大的表現(xiàn)。3．無(wú)論你講的主題多么嚴(yán)肅，偶爾的微笑，而不是咧嘴大笑，總能幫助你贏得更多的支持。提問(wèn)３：如何按照規(guī)范格式做好會(huì)議記錄？1．會(huì)議基本情況。包括：

會(huì)議名稱；開(kāi)會(huì)時(shí)間（要寫明年、月、日及會(huì)議開(kāi)始時(shí)間）；會(huì)議地點(diǎn)；出席人（人數(shù)不多的會(huì)議要把出席者的姓名都寫上，注明其他人員全部到會(huì)，人數(shù)過(guò)多的會(huì)議可只寫出席范圍和人數(shù)）；列席人、主持人、記錄人。上述內(nèi)容要在會(huì)議主持人宣布開(kāi)會(huì)前寫好。2．會(huì)議內(nèi)容。包括：會(huì)議議題；會(huì)議發(fā)言；會(huì)議結(jié)論等。會(huì)議內(nèi)容是會(huì)議記錄的重點(diǎn)，記錄時(shí)必須聚精會(huì)神，邊聽(tīng)邊記，耳、腦、手并用，不能因注意力分散而出現(xiàn)疏漏。[實(shí)踐訓(xùn)練二]商務(wù)會(huì)議禮儀訓(xùn)練一、訓(xùn)練內(nèi)容：我們將在這個(gè)任務(wù)中訓(xùn)練學(xué)生座次安排能力，主持人、發(fā)言人及與會(huì)者的禮儀技巧運(yùn)用能力。二、情境設(shè)置：華南海洋公司為表彰一年來(lái)為公司發(fā)展做出突出貢獻(xiàn)的有功人員，今天將舉行總結(jié)表彰會(huì)議，公司7位領(lǐng)導(dǎo)將全部出席，會(huì)議由分管銷售的張經(jīng)理主持，劉總經(jīng)理將做重要講話，有兩位典型代表將發(fā)言，與會(huì)人員約50人。就此次會(huì)議進(jìn)行安排，并演練會(huì)議過(guò)程。

三、訓(xùn)練組織：課余時(shí)間布置實(shí)訓(xùn)內(nèi)容，指定7位同學(xué)擔(dān)任上述不同角色，其他同學(xué)扮演與會(huì)者。根據(jù)上述情景，演練開(kāi)會(huì)過(guò)程，并展現(xiàn)座位安排，主持人、發(fā)言人及與會(huì)者的禮儀技巧運(yùn)用能力。四、教學(xué)安排：