023記錄和數(shù)據(jù)控制程序（計量認(rèn)證程序文件）VIP

某某單位程序文件文件編號：YKWF/CX023標(biāo)題：記錄和數(shù)據(jù)控制程序版號：第B版，頁碼PAGE3/31.目的為了對記錄進(jìn)行控制，規(guī)范記錄工作，使其符合檢測工作要求，保證質(zhì)量體系有效運行，為工作的改進(jìn)提供依據(jù)，特制定本程序。2.適用范圍本程序適用于與檢驗質(zhì)量工作有直接或間接關(guān)系的所有記錄的填寫及記錄資料的歸檔保存。3.職責(zé)3.1樣品受理室負(fù)責(zé)受理過程的資料(檢測申請暨受理單、檢測任務(wù)單等)填寫。3.2檢驗科負(fù)責(zé)相關(guān)檢測記錄的填寫。3.3辦公室負(fù)責(zé)人員培訓(xùn)記錄服務(wù)和供應(yīng)品的采購記錄、處理抱怨的記錄和技術(shù)人員業(yè)績檔案等記錄的管理。3.4質(zhì)量管理科負(fù)責(zé)質(zhì)量體系審核方面的記錄格式的設(shè)計和審核，并對記錄資料進(jìn)行歸檔管理，負(fù)責(zé)記錄(檔案)資料的查閱受理。3.5站長負(fù)責(zé)對外來人員查閱記錄（檔案）資料及記錄(檔案)資料銷毀的批準(zhǔn)。4.程序4.1記錄的分類4.1.1質(zhì)量管理體系運行中形成的記錄為質(zhì)量記錄主要包括：a.內(nèi)部審核和管理評審記錄b.糾正、預(yù)防和改進(jìn)措施的記錄c.人員培訓(xùn)和考核記錄d.抱怨處理記錄e.質(zhì)量管理體系文件控制記錄f.服務(wù)和供應(yīng)品的采購記錄g.合同評審記錄等4.1.2檢驗等技術(shù)運作形成的記錄為技術(shù)記錄，主要包括：a.檢測申請書暨受理單b.檢測任務(wù)單c.檢驗原始記錄d.檢驗報告及存根e.儀器設(shè)備驗收和使用記錄f.儀器設(shè)備檔案g.比對或能力驗證記錄等4.1.3技術(shù)人員檔案4.2記錄的格式4.2.1記錄的格式由各職責(zé)部門根據(jù)實際情況設(shè)計使用。檢測原始記錄的格式由檢驗科根據(jù)需要設(shè)計，采用A4（21Ox297mm）紙張，常用記錄表格由質(zhì)量管理科審核后統(tǒng)一印制使用。4.2.2檢測原始記錄要包含有足夠的信息以保證工作的可復(fù)現(xiàn)性。原始記錄的內(nèi)容包括:檢品編號、檢測日期、檢測項目、檢測依據(jù)、儀器設(shè)備條件、環(huán)境條件、檢測結(jié)果、檢測人員、校(復(fù))核人員簽字等。4.3記錄的填寫要求4.3.1記錄必須真實反映質(zhì)量體系的運行狀況，具有可追溯性，每份記錄都應(yīng)注有時間、填寫人簽名。4.3.2原始記錄要用鋼筆或簽字筆填寫，字跡清晰工整，內(nèi)容客觀完整，計算結(jié)果一律采用法定計量單位。4.3.3原始記錄是實驗過程的真實記錄，不得追記。記錄有誤時，由記錄人在記錄錯誤處劃一橫線并加蓋本人印章，在上方或旁邊寫上正確記錄。4.3.4原始記錄有檢測人員(檢測人員署名時由主要責(zé)任者簽名)、校(復(fù))核人員簽名。4.4記錄的收集、編號4.4.1衛(wèi)生監(jiān)督科室、辦公室、質(zhì)量管理科、檢驗科按各自的職責(zé)范圍，對已完成的質(zhì)量活動按照規(guī)定的記錄格式認(rèn)真記錄并整理收集4.4.2所有的質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄應(yīng)按《文件控制和維護(hù)程序(YKWF/CX001)要求的方式進(jìn)行分類編號。4.5記錄的歸檔和保存4.5.1記錄經(jīng)整理編號后，各責(zé)任科室應(yīng)及時交相關(guān)管理人員存檔，并認(rèn)真履行交接手續(xù)。4.5.2檔案管理人員應(yīng)及時登記存檔記錄所有記錄應(yīng)嚴(yán)格按要求進(jìn)行標(biāo)識，按編目準(zhǔn)則進(jìn)行歸檔，并規(guī)定保存期限。保存期限由相關(guān)程序文件規(guī)定，未作規(guī)定的，視為10年。4.5.3存放記錄的場所應(yīng)干燥整潔具有防盜防火設(shè)施室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙或存放易燃易爆物品，外來人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。4.5.4存檔的記錄未履行相關(guān)批準(zhǔn)手續(xù)不得更改、查閱。4.6記錄的查閱和復(fù)制4.6.1內(nèi)部人員查閱有關(guān)記錄（檔案）須經(jīng)質(zhì)量管理科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.6.2外來人員查閱記錄(檔案)須經(jīng)站長批準(zhǔn)。4.6.3所有記錄(檔案)只可就地查閱，不予外借。4.6.4查閱人不得泄密和轉(zhuǎn)移記錄(檔案)，不得在記錄上涂改、劃線等，不得查閱其他無關(guān)記錄，閱后及時交還管理人員。4.7記錄的銷毀保存的記錄如超過保存期由檔案管理員提出銷毀申請，經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由指定人員執(zhí)行銷毀，做好記錄。5.支持性文件5.1YKWF/CX001《文件控制和維護(hù)程序》5.2YKWF/CX0l3《保密和保護(hù)所有權(quán)的程序》5.3YKWF/CX019《計算機(jī)文件和數(shù)據(jù)控制程序》6.記錄表格6.1YKWF/JL