項目監(jiān)理文件管理操作手冊

監(jiān)理項目資料檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書

目錄

1.總則

2引用原則

3.檔案管理職責(zé)

4.項目檔案的J編制

5.項目檔案日勺驗收

L總則

1.1監(jiān)理項目資料檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書規(guī)定了建設(shè)監(jiān)理資料的檔案

管理職責(zé)和檔案編制、驗收和報送的程序和措施；

1.2監(jiān)理項目資料檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書合用于康達(dá)工程建設(shè)征詢企

業(yè)各監(jiān)理項目部對監(jiān)理資料檔案的搜集、編制、驗收、報送和保留管

理工作；

1.3監(jiān)理項目資料檔案日勺范圍系指在工程項目建設(shè)監(jiān)理工作過程中

形成日勺具有保留價值的工程管理、工程檢查和工程總結(jié)資料、工程聲

像資料以及電子文獻(xiàn)。上述內(nèi)容如下簡稱為檔案。

1.4本作業(yè)指導(dǎo)書由總工室負(fù)責(zé)編制、公布并解釋。經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理同

意后正式實行。

2.引用原則

2.1《中華人民共和國檔案法》（1996年修正）

2.2《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》GB50319-2023

2.3《都市建設(shè)檔案管理規(guī)定》（建設(shè)部令61號、90號）

2.4《建設(shè)工程文獻(xiàn)歸檔整頓規(guī)范》GB/T50328-2023

3.檔案管理職責(zé)

3.1檔案管理工作按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的J原則，由企業(yè)總經(jīng)

理負(fù)責(zé)；

3.2企業(yè)總工室負(fù)責(zé)并對項目監(jiān)理部按照本作業(yè)指導(dǎo)書日勺各項規(guī)定實

行監(jiān)理項目資料檔案歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)上H勺指導(dǎo)、檢查和考核；

3.3各項目監(jiān)理部應(yīng)配置和建立檔案資料所需的設(shè)備和材料并選派

責(zé)任心強(qiáng)的監(jiān)理人員負(fù)責(zé)項目監(jiān)理資料日勺搜集、整頓、編目、歸檔工

作；

3.4監(jiān)理項目資料檔案實行總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)制；

3.5在監(jiān)理工作實行過程中，各專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)各自負(fù)責(zé)搜集、整

頓與本專業(yè)有關(guān)日勺資料，項目部應(yīng)按該作業(yè)指導(dǎo)書的規(guī)定，及時對有

關(guān)資料進(jìn)行處理、編碼和存檔；

3.6在工程項目完畢后，在通過竣工驗收后一種月內(nèi)，由總監(jiān)負(fù)責(zé)檢

查資料日勺完整性，并按本作業(yè)指導(dǎo)書的規(guī)定整頓裝訂成冊，報送企業(yè)

辦公室驗收核準(zhǔn)并存檔。

4監(jiān)理信息

4.1監(jiān)理信息分類

按工程建設(shè)監(jiān)理職能劃分

（1）投資控制信息。如投資估算指標(biāo)，物價指數(shù)，概（預(yù)）算定額,

建設(shè)項目投資估算，設(shè)計概預(yù)算，協(xié)議價，工程進(jìn)度款支付，竣工決

算，原材料價格，機(jī)械臺班費，人工費，運(yùn)雜費，投資控制的風(fēng)險分

析。

（2）質(zhì)量控制信息。如質(zhì)量政策及質(zhì)量原則，項目建設(shè)原則，質(zhì)

量目口勺口勺分解成果，質(zhì)量控制工作流程，質(zhì)量控制工作制度，質(zhì)量控

制的風(fēng)險分析，質(zhì)量抽樣檢查成果。

（3）進(jìn)度控制信息。如工期定額，項目總進(jìn)度計劃，進(jìn)度目口勺分

解成果，進(jìn)度控制工作流程，進(jìn)度控制工作制度，進(jìn)度控制的風(fēng)險分

析，某段時間的施工進(jìn)度記錄

（4）協(xié)議管理信息°如有關(guān)法律規(guī)定，建設(shè)T程招標(biāo)投標(biāo)管理措

施，建設(shè)工程施工協(xié)議管理措施，工程建設(shè)監(jiān)理協(xié)議，建設(shè)工程勘察

設(shè)計協(xié)議，建設(shè)工程施工承包協(xié)議，土木工程施工協(xié)議條件，協(xié)議變

更協(xié)議，建設(shè)工程中標(biāo)告知書、投標(biāo)書和招標(biāo)文獻(xiàn)

（5）行政事務(wù)管理信息。如上級主管部門、設(shè)計單位、承包商、

業(yè)主日勺往來函文獻(xiàn)，有關(guān)技術(shù)資料

按工程建設(shè)監(jiān)理信息來源劃分

（1）工程建設(shè)內(nèi)部信息。從監(jiān)理角度看包括來自業(yè)主的I信息、來

自政府日勺信息、來自設(shè)計W、J信息、來自承包商W、J信息、來自供貨商出J

信息和監(jiān)理自生口勺信息。

（2）工程建設(shè)外部信息。如國家有關(guān)的政策法規(guī)、國內(nèi)及國際市

場上原材料及設(shè)備價格，物價指數(shù)，類似工程口勺造價，類似工程進(jìn)度,

投標(biāo)單位的實力，投標(biāo)單位的信譽(yù)，毗鄰單位的有關(guān)狀況等。

按工程建設(shè)階段劃分

（1）建設(shè)前期階段的I信息。如建設(shè)項目投資估算，可行性研究匯

報，項目許可文獻(xiàn)，

（2）設(shè)計階段的信息。如設(shè)計信息，設(shè)計概預(yù)算，設(shè)計技術(shù)文獻(xiàn),

建設(shè)工程勘察設(shè)計協(xié)議，建設(shè)工程設(shè)計中標(biāo)告知書、投標(biāo)書和招標(biāo)文

獻(xiàn)，方案競選文獻(xiàn)，設(shè)計方案論證信息。

（3）施工招標(biāo)階段的信息。如建設(shè)工程施工中標(biāo)告知書、投標(biāo)書

和招標(biāo)文獻(xiàn)，設(shè)備招標(biāo)、投標(biāo)、報價信息。同意的概算，有關(guān)施工圖

紙及技術(shù)資料,國家規(guī)定的技術(shù)經(jīng)濟(jì)原則、定額及規(guī)范，投標(biāo)單位的

實力，投標(biāo)單位的信譽(yù)，國家和地方頒布II勺招投標(biāo)管理措施等。

（4）施工階段的信息。如施工承包協(xié)議，施工組織設(shè)計、施工技

術(shù)方案和施工進(jìn)度計劃，工程技術(shù)原則，工程建設(shè)實際進(jìn)展?fàn)顩r匯報,

工程進(jìn)度款支付申請，施工圖紙及技術(shù)資料，工程質(zhì)量檢查驗收匯報,

工程建設(shè)監(jiān)理協(xié)議，國家和地方日勺監(jiān)理法規(guī)，重要工程的方案論證信

息等。

4.2監(jiān)理信息管理

工程建設(shè)信息管理的內(nèi)容

(1)明確工程建設(shè)的信息流程

(2)建立信息編碼系統(tǒng)

(3)建立健全信息采集制度

(4)信息的處理

監(jiān)理信息來源

(1)建設(shè)單位方面的信息

協(xié)議文獻(xiàn)、可行性研究匯報，項目許可文獻(xiàn)，建設(shè)項目投資估算,

設(shè)計概預(yù)算，施工協(xié)議文獻(xiàn)，建設(shè)工程勘察設(shè)計協(xié)議，建設(shè)工程施工

承包協(xié)議，土木工程施工協(xié)議條件，協(xié)議變更協(xié)議，建設(shè)工程中標(biāo)告

知書、投標(biāo)書和招標(biāo)文獻(xiàn)等。以上信息需從建設(shè)單位獲得。

(2)設(shè)計單位方面的信息

施工圖紙及設(shè)計闡明，設(shè)計變更告知，工程勘察匯報等，需從設(shè)

計單位獲得「

(3)施工單位方面的信息

施工組織設(shè)計，施工方案，竣工結(jié)算與決算，工程建設(shè)實際進(jìn)展

狀況匯報，工程進(jìn)度款支付申請，工程質(zhì)量檢查驗收匯報，材料設(shè)備

質(zhì)量文獻(xiàn)等，需從施工單位獲得。

(4)物資供應(yīng)單位方面的信息

市場上原材料及設(shè)備價格，供應(yīng)能力，企業(yè)信譽(yù)等，需通過市場

調(diào)查獲得。

(5)政府和環(huán)境方面日勺信息

國家有關(guān)的政策及法規(guī)，檢查與監(jiān)督信息，建設(shè)區(qū)域環(huán)境信息等,

需通過政府信息載體和調(diào)查獲得。

(6)監(jiān)理單位的內(nèi)部信息

監(jiān)理工作制度，監(jiān)理委托協(xié)議，監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理細(xì)則，項目的投

資目的，項目口勺質(zhì)量目的，項目的進(jìn)度目口勺等，是監(jiān)理單位內(nèi)部生成

的信息。

監(jiān)理信息編碼原則

監(jiān)理信息形成后，為此后組卷，歸檔和追溯需要，必須按一定口勺規(guī)

律進(jìn)行編碼，監(jiān)理信息編碼應(yīng)遵守如下原則。

(1)唯一確定性；

(2)可擴(kuò)充性和穩(wěn)定性；

(3)原則化與通用性；

(4)邏輯性與直觀性；

(5)精煉性。

不管是單靠人工進(jìn)行數(shù)據(jù)處理還是運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，都

需要建立監(jiān)理信息編碼系統(tǒng)。監(jiān)理信息的編碼也稱代碼設(shè)計，它是為

事物提供一種概念清晰的唯一標(biāo)識，用以代表事物W、J名稱、屬性和狀

態(tài)。代碼有兩個作用，一是便于對數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲、加工和檢索；二是

可以提高數(shù)據(jù)處理的效率和精度。此外，對信息進(jìn)行編碼，還可以大

大節(jié)省存儲空間。在工程建設(shè)監(jiān)理工作中，會波及到大量的信息，不

僅包括文字、報表，并且尚有圖紙、聲像等，因此，不管是單靠人工

進(jìn)行數(shù)據(jù)處理還是運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，都需要建立監(jiān)理信息編

碼系統(tǒng)。

5監(jiān)理資料

5.1施工階段監(jiān)理資料內(nèi)容

《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》規(guī)定了施工階段的監(jiān)理資料應(yīng)包括下列內(nèi)容：

1施工協(xié)議文獻(xiàn)及委托監(jiān)理協(xié)議；

2勘察設(shè)計文獻(xiàn)；

3監(jiān)理規(guī)劃；

4監(jiān)理實行細(xì)則；

5分包單位資格報審表；

6設(shè)計交底與圖紙會審會議紀(jì)要；

7施工組織設(shè)計（方案）報審表；

8工程動T/復(fù)T報審表及T程暫停令；

9測量核驗資料；

10工程進(jìn)度計劃；

11工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文獻(xiàn)；

12檢查試驗資料；

13工程變更資料；

14隱蔽工程驗收資料；

15工程計量單和工程款支付證書；

16監(jiān)理工程師告知單；

17監(jiān)理工作聯(lián)絡(luò)單;

18報驗申請表;

19會議紀(jì)要；

20來往函件；

21監(jiān)理日志；

22監(jiān)理月報；

23質(zhì)量缺陷與事故的處理文獻(xiàn)；

24分部工程、單位工程等驗收資料；

25索賠文獻(xiàn)資料；

26竣工結(jié)算審核意見書；

27工程項目施工階段質(zhì)量評估匯報等專題匯報；

28監(jiān)理工作總結(jié)。

見企業(yè)資料管理

5.2監(jiān)理資料的歸檔分類

以上28種資料，在《建設(shè)工程文獻(xiàn)歸檔整頓規(guī)范》中分別歸類

在“監(jiān)理資料”和“施工資料”兩部分內(nèi)容中?！氨O(jiān)理資料”部分一

般屬于監(jiān)理機(jī)構(gòu)積極形成并發(fā)出的文獻(xiàn)，建設(shè)單位在進(jìn)行組卷時進(jìn)入

“監(jiān)理資料”部分；“施工資料”是在施工過程中，由施工單位形成

并進(jìn)行組卷移交建設(shè)單位的建設(shè)工程文檔資料，資料須通過監(jiān)理的監(jiān)

督和審查程序，這部分資料還需監(jiān)理機(jī)構(gòu)整頓移交監(jiān)理單位存檔。

監(jiān)理機(jī)構(gòu)向建設(shè)單位移交的監(jiān)理資

料

按《建設(shè)工程文獻(xiàn)歸檔整頓規(guī)

范》規(guī)定監(jiān)理機(jī)構(gòu)向建設(shè)單位移交，

并由建設(shè)單位在竣工立案時組卷的

資料見表5-2-E這部分資料同步須

移交監(jiān)理單位歸檔。

建設(shè)工程監(jiān)理文獻(xiàn)歸檔內(nèi)容及保管

期限表5-2-1

保留單位和

序號歸檔文獻(xiàn)

保管期限

城

建監(jiān)

建

設(shè)理

檔

單單

案

位位

館

1監(jiān)理規(guī)劃

長短

(1)監(jiān)理規(guī)劃

期期

長短

(2)監(jiān)理實行細(xì)則V

期期

監(jiān)理部總控制計劃長短

(3)

等期期

監(jiān)理月報中的有關(guān)長長

2

質(zhì)量問題期期

監(jiān)理會議紀(jì)要中時長長

3V

有關(guān)質(zhì)量問題期期

4進(jìn)度控制

工程動工/復(fù)工審長長

(1)

批表期期

工程動工/復(fù)工暫長長

(2)

停令期期

5質(zhì)量控制

長長

(1)不合格項目告知V

期期

質(zhì)量事故匯報及處長長

(2)

理意見期期

6造價控制

(1)預(yù)付款報審與支付短

期

短

(2)月付款報審與支付

期

設(shè)計變更、洽商費長

(3)

用報審與簽認(rèn)期

工程竣工決算審核長

(4)

意見書期

7分包資質(zhì)

長

(1)分包單位資質(zhì)材料

期

長

(2)供貨單位資質(zhì)材料

期

試驗等單位資質(zhì)材長

(3)

料期

8監(jiān)理告知

有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)長長

(1)

理告知期期

有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)長長

(2)

理告知期期

有關(guān)造價控制的1監(jiān)長長

(3)

理告知期期

協(xié)議與其他事項管

9

理

工程延期匯報及審永長

(1)V

批久期

費用索賠匯報及審長長

(2)

批期期

(3)協(xié)議爭議、違約匯永長V

報及處理意見久期

長長

(4)協(xié)議變更材料

期期

10監(jiān)理工作總結(jié)

長短

(1)專題總結(jié)

期期

長短

(2)月報總結(jié)

期期

長長

(3)工程竣工總結(jié)V

期期

長長

(4)質(zhì)量評估匯報

期期

監(jiān)理機(jī)構(gòu)向本監(jiān)理單位移交的監(jiān)理資料

監(jiān)理機(jī)構(gòu)向本監(jiān)理單位移交W、J監(jiān)理資料除表4-2-1規(guī)定日勺外，尚

有表5-2-2時內(nèi)容。這部分資料須由施工單位按“同一事項日勺請示與

批復(fù)、同一文獻(xiàn)的印本與定稿、主體與附件不能分開，并按批復(fù)在前、

請示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后日勺次序排列”

的規(guī)定進(jìn)行組卷。

監(jiān)理機(jī)構(gòu)向本監(jiān)理單位提交的有關(guān)資料

表5-2-2

序號歸檔文獻(xiàn)監(jiān)理單位保留

1施工前期資料

(1)勘察設(shè)計文獻(xiàn)短期

(2)設(shè)計交底與圖紙會審會議紀(jì)要短期

(3)施工招投標(biāo)文獻(xiàn)短期

(4)施工承包協(xié)議短期

(5)工程監(jiān)理招投標(biāo)文獻(xiàn)短期

(6)監(jiān)理委托協(xié)議長期

(7)施工組織設(shè)計（方案）報審表短期

(8)施工組織設(shè)計（方案）短期

工程項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（項目監(jiān)理部）及負(fù)責(zé)

(9)長期

人名單

2工程質(zhì)量檢查資料

(1)檢查批質(zhì)量驗收記錄長期

(2)分面工程質(zhì)量驗收記錄長期

(3)基礎(chǔ)、主體工程驗收記錄長期

(4)幕墻工程驗收記錄長期

(5)分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄長期

(6)工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備H勺質(zhì)量證明文獻(xiàn)長期

(7)測量核驗資料長期

(8)檢查試驗資料長期

(9)隱蔽工程驗收資料長期

3監(jiān)理記

(1)監(jiān)理日志短期

(2)旁站記錄短期

4監(jiān)理工作聯(lián)絡(luò)單短期

5來往函件短期

6索賠文獻(xiàn)資料短期

6動工前形成的監(jiān)理文獻(xiàn)

6.1監(jiān)理規(guī)劃

監(jiān)理規(guī)劃編寫的規(guī)定見《監(jiān)理規(guī)劃書編寫作業(yè)指導(dǎo)書》。

6.2監(jiān)理實行細(xì)則（方案）

監(jiān)理實行細(xì)則（方案）編寫日勺規(guī)定見《監(jiān)理實行細(xì)則作業(yè)指導(dǎo)書》

6.3施工組織設(shè)計（方案）報審文獻(xiàn)

施工組織設(shè)計（方案）報審文獻(xiàn)見《監(jiān)理準(zhǔn)備作業(yè)指導(dǎo)書》。

6.4分包單位資格報審文獻(xiàn)

分包單位資格報審文獻(xiàn)見《監(jiān)理準(zhǔn)備作業(yè)指導(dǎo)書》。

6.5施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄

《施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄》是《建筑工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一

原則》中的A.O.1表，應(yīng)由施工單位按表日勺規(guī)定填寫，總監(jiān)理工程

師（建設(shè)單位項目負(fù)責(zé)人）進(jìn)行逐項檢查，并做出檢查結(jié)論。

《施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄》由施工單位組卷向建設(shè)單位移

交。監(jiān)理機(jī)構(gòu)組卷交本監(jiān)理單位作為短期存檔。

6.6工程動工報審文獻(xiàn)

“工程動工報審表”不一樣于建設(shè)單位的動工匯報，它是在獲得

施工許可證后，施工現(xiàn)場完全具有了施工條件施工單位動工前的一項

手續(xù)J'T程動T報審表”施T單位組卷向建設(shè)單位移交口監(jiān)理機(jī)構(gòu)

組卷交本監(jiān)理單位作為短期存檔。

7.施工過程的過程控制文獻(xiàn)

7.1質(zhì)量控制文獻(xiàn)

工程材料/構(gòu)件報審資料

（1）文獻(xiàn)內(nèi)容及格式

工程材料/構(gòu)件報審采用《工程材料進(jìn)場報驗表》，由施工單位填

報，并附對應(yīng)KJ材料產(chǎn)品資料和規(guī)范規(guī)定出J檢查資料?？⒐ず蟊O(jiān)理

機(jī)構(gòu)將《工程材料進(jìn)場報驗表》組卷交本監(jiān)理單位作為短期存檔。

測量放線驗核資料

測量放線驗核資料由《施工測量放線報驗表》及其附件構(gòu)成C承

包單位填寫過程部位及測量放線內(nèi)容，并闡明附件的名稱和數(shù)量；監(jiān)

理單位填寫查驗成果和查驗結(jié)論，“查驗成果”欄應(yīng)由負(fù)責(zé)查驗的

監(jiān)理工程師填寫，填寫內(nèi)容為：

1）放線的根據(jù)材料與否對的。

2）實際驗線成果與否對的，填寫“查驗結(jié)論”，并簽字。

3）當(dāng)“查驗結(jié)論”為合格時，監(jiān)理工程師應(yīng)在有關(guān)口勺所附記錄

簽字欄內(nèi)簽字。

4）沉降觀測記錄也采用《施工測量放線報驗表》報驗。“查驗

成果”欄中填寫“該觀測點和觀測時間與否符合圖紙規(guī)定”，不需填

寫“查驗結(jié)論”，僅作為監(jiān)理單位存檔立案之用°

竣工后監(jiān)理機(jī)構(gòu)將《施工測量放線報驗表》及其附件組卷交本監(jiān)

理單位作為短期存檔。

試驗、檢查資料

試驗、檢查資料按所屬分項工程進(jìn)入對應(yīng)的質(zhì)量驗收記錄資料。

檢查批驗收資料

檢查批驗收資料包括《XXXX檢查批質(zhì)量驗收登記表》，檢查

批的質(zhì)量驗收記錄由施工專業(yè)質(zhì)量檢查員填寫，監(jiān)理工程師（建設(shè)單

位專業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人）組織項目專業(yè)質(zhì)量檢查員等進(jìn)行驗收，并按表記

錄?！禭XXX檢查批質(zhì)量驗收登記表》采用合肥市建管處監(jiān)制的表

格，由表頭、施工質(zhì)量驗收規(guī)范的規(guī)定、施工單位檢查評估成果和監(jiān)

理（建設(shè)）單位驗收結(jié)論四部分構(gòu)成。施工質(zhì)量驗收規(guī)范日勺規(guī)定欄包括

主控項目和一般項目的質(zhì)量原則及合用規(guī)范條文。

經(jīng)監(jiān)理組織驗收合格，竣工后監(jiān)理機(jī)構(gòu)將《檢查批質(zhì)量驗收登記

表》組卷交企業(yè)作為長期存檔。

分項、分部工程報驗資料

經(jīng)監(jiān)理組織驗收合格，竣工后監(jiān)理機(jī)構(gòu)將《分項工程質(zhì)量驗收登

記表》和《分部（子分部）工程施工質(zhì)量驗收登記表》組卷交本監(jiān)理單

位作為長期存檔。

不合格項處理記錄

竣工后監(jiān)理機(jī)構(gòu)將《不合格項處理記錄》組卷交本監(jiān)理單位作為

短期存檔C

質(zhì)量事故處理資料

質(zhì)量事故處理資料在竣工后監(jiān)理機(jī)構(gòu)組卷交本監(jiān)理單位作為長

期存檔。

7.2進(jìn)度控制文獻(xiàn)

進(jìn)度計劃文獻(xiàn)

《施工進(jìn)度計劃》連同《施工進(jìn)度計劃報審表》，竣工后監(jiān)理機(jī)構(gòu)組

卷交本監(jiān)理單位作為短期存檔；施工單位組卷作為短期存檔。

工程停工和復(fù)工資料

工程停工和復(fù)工資料?，在竣工后監(jiān)理機(jī)構(gòu)組卷交本監(jiān)理單位作為

長期存檔，并向建設(shè)單位移交。

工程延期審核資料

工程延期審核資料，在竣工后監(jiān)理機(jī)構(gòu)組卷交本監(jiān)理單位作為長

期存檔，并向建設(shè)單位移交。

7.3造價控制文獻(xiàn)

承包商報價資料

承包商報價資料在竣工后監(jiān)理機(jī)構(gòu)組卷交本監(jiān)理單位作為短期

存檔，并向建設(shè)單位移交。

工程付款報審資料

工程付款報審資料在竣工后監(jiān)理機(jī)構(gòu)組卷交本監(jiān)理單位作為短

期存檔，并向建設(shè)單位移交。

索賠處理資料

竣工后監(jiān)理機(jī)構(gòu)組卷交本監(jiān)理單位作為短期存檔。

工程變更費用資料

竣工后監(jiān)理機(jī)構(gòu)組卷交本監(jiān)理單位作為短期存檔。

7.4安全監(jiān)理文獻(xiàn)

安全監(jiān)理文獻(xiàn)有《安全監(jiān)理細(xì)則》以及有關(guān)安全面的監(jiān)理告知和

指令，安全事故的處理文獻(xiàn)，安全監(jiān)理文獻(xiàn)在竣工后，監(jiān)理機(jī)構(gòu)組卷

交本監(jiān)理單位作為短期存檔。

7.5綜合管理文獻(xiàn)

監(jiān)理告知

《監(jiān)理告知》是重要用表，是項目監(jiān)理部針對施工中出現(xiàn)的多種

問題而發(fā)給承包單位規(guī)定其進(jìn)行整改的指令性文獻(xiàn)。

1.“監(jiān)理告知”的分類規(guī)定

“監(jiān)理告知”根據(jù)“事由”的不一樣，分為：

(1)有關(guān)質(zhì)量方面的“監(jiān)理告知”；

(2)有關(guān)進(jìn)度控制的“監(jiān)理告知”；

(3)有關(guān)投資控制的“監(jiān)理告知”；

(4)有關(guān)施工安全的“監(jiān)理告知”；

(5)其他方面的“監(jiān)理告知二

2.“監(jiān)理告知”的填寫規(guī)定

(1)“監(jiān)理告知”按五個“事由”分類編碼，并在編碼前加“質(zhì)量”

“進(jìn)度”“投資”“安全”“其他”字樣C

(2)在“事由”欄應(yīng)填寫告知內(nèi)容的主題詞，可包括簡樸的原因，

如“有關(guān)回填土的質(zhì)量問題”、“有關(guān)鋼筋向質(zhì)量問題”、“有關(guān)施工方

案報審的問題”等

(3)內(nèi)容：應(yīng)寫明發(fā)生問題的詳細(xì)部位和詳細(xì)內(nèi)容，并寫明監(jiān)理工

程師日勺規(guī)定以及根據(jù)。

(4)監(jiān)理告知在發(fā)出前必須經(jīng)總監(jiān)理工程師同意，當(dāng)總監(jiān)理工程師

認(rèn)為必要時應(yīng)簽字。

3.當(dāng)發(fā)現(xiàn)事由向題將會到達(dá)需下達(dá)工程暫停令H勺程度時,應(yīng)改用

“工程暫停令”，進(jìn)行停工整改。

4.當(dāng)已經(jīng)形成不合格品時，也以《監(jiān)理告知》單的形式公布不合

格品告知。

5.文獻(xiàn)搜集、整頓、歸檔?！侗O(jiān)理告知》在竣工后監(jiān)理機(jī)構(gòu)組卷交

本監(jiān)理單位作為長期存檔，并向建設(shè)單位移交。

設(shè)計變更文獻(xiàn)

設(shè)計變更文獻(xiàn)在竣工后監(jiān)理機(jī)構(gòu)組卷交本監(jiān)理單位作為短期存

檔。

監(jiān)理記錄

監(jiān)理記錄包括：監(jiān)理臺帳、監(jiān)理日志、旁站記錄、會議記錄和

會議記要、

由監(jiān)理機(jī)構(gòu)整頓組卷移交本監(jiān)理單位作短期存檔。

監(jiān)理月報

監(jiān)理月報編制的規(guī)定見《監(jiān)理月報口勺編寫作業(yè)指導(dǎo)書》

監(jiān)理月報在竣工后由監(jiān)理機(jī)構(gòu)整頓組卷移交本監(jiān)理單位長期存

檔。

建設(shè)各方與監(jiān)理的來往函件

1.監(jiān)理過程中，除專業(yè)上日勺多種資料外，參建各方還會發(fā)生某

些往來函件，按發(fā)函單位分，有建設(shè)單位函件、施工單位函件、監(jiān)理

單位函件等，這些函件也是監(jiān)理資料的重要構(gòu)成部分。

2.建設(shè)各方與監(jiān)理W、J來往函件，竣工驗收后，監(jiān)理機(jī)構(gòu)根據(jù)函件

日勺重要程度整頓，部分波及協(xié)議履行的重要內(nèi)容作長期存檔，一般函

件作短期存檔。

8.竣工驗收過程的監(jiān)理文獻(xiàn)

8.1竣工預(yù)驗收資料

1.竣工預(yù)驗收是指協(xié)議內(nèi)容完畢時，施工單位進(jìn)行自檢后向監(jiān)理

提出進(jìn)行過程竣工驗收的祈求，填報《單位工程竣工預(yù)驗收報驗表》,

承包單位申報欄由項目經(jīng)理簽字，監(jiān)理單位審查意見欄由總經(jīng)理工程

師簽字?？偨?jīng)理工程師先行組織施工單位進(jìn)行提交正式驗收前的驗收

工作?？⒐ゎA(yù)驗收階段會發(fā)生預(yù)驗收記錄和完善整改意見，施工單位

進(jìn)行了完善整改后的檢查記錄。這些記錄和文獻(xiàn)作為正式驗收的基

礎(chǔ)。

2.對預(yù)驗收資料，竣工驗收后由監(jiān)理機(jī)構(gòu)組卷進(jìn)入竣工驗收資

料C

8.2專題驗收資料

1.工程正式竣工驗收前，須完畢規(guī)范和建設(shè)主管部門規(guī)定的專業(yè)

性驗收。包括設(shè)備安裝驗收、工程構(gòu)造驗收資料、消防驗收、人防驗

收、環(huán)境驗收等。專題驗收資料格式按建設(shè)主管部門規(guī)定的格式編寫。

2,專題驗收資料進(jìn)入竣工驗收資料并構(gòu)成竣工驗收資料的重要

構(gòu)成部分。

8.3單位工程竣工資料

單位工程竣工資料包括：《單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記

錄》、《單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄》、《單位（子單位）

工程安全和功能檢查資料核查及重要功能抽查登記表》、《單位（子單

位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄》《竣工驗收匯報》、《竣工驗收立案表》等。

單位工程竣工驗收資料最終由建設(shè)單位組卷作為永久檔案。施工

單位和監(jiān)理單位各自按規(guī)定組卷作為長期哨案。

8.4監(jiān)理質(zhì)量評估匯報

1.工程質(zhì)量評估匯報是由監(jiān)理機(jī)構(gòu)在工程竣工預(yù)驗收后、正式

驗收前形成的監(jiān)理對工程質(zhì)量的評價文獻(xiàn)、工程基本狀況和對工程質(zhì)

量的綜合評估意見及評估單位簽名蓋章構(gòu)成。

2.質(zhì)量評估匯報在竣工后，由監(jiān)理機(jī)構(gòu)組卷移交監(jiān)理單位和建設(shè)

單位作為長期存檔。

8.5監(jiān)理匯報及總結(jié)

1.監(jiān)理T作總結(jié)由項目總監(jiān)理T程師負(fù)責(zé)組織項R監(jiān)理人員編

寫，并由項目總監(jiān)理工程師審核簽字。

2.監(jiān)理工作總結(jié)應(yīng)在工程竣工移交證書簽發(fā)之日起一種月內(nèi)編

寫完畢，一式叁份，一份交建設(shè)單位，兩份隨監(jiān)理資料一并交予監(jiān)理

單位檔案資料管理部門。

9.項目檔案的編制

9.1檔案必須真實、精確地反應(yīng)工程建設(shè)過程中監(jiān)理工作的實際狀

況，并按監(jiān)理工作程序進(jìn)行分類、整頓和編目，規(guī)定做到完整、精確

和責(zé)任各方簽證完備；

9.2檔案應(yīng)字跡清晰、圖樣清晰、圖表整潔和簽字蓋章手續(xù)完備；

9.3檔案應(yīng)使用原件，并且應(yīng)按監(jiān)理部受控文獻(xiàn)的規(guī)定經(jīng)檢查為合格

的文獻(xiàn)資料。如確需使用復(fù)印件的應(yīng)加蓋項目部章，并注明原件寄存

處。

9.4文獻(xiàn)資料的排列與組卷

(1)按先批復(fù)后請示，先報審后文獻(xiàn)，先正文后附件，先文字材料

后附圖的規(guī)定組卷；

(2)監(jiān)理工作管理性文獻(xiàn)資料準(zhǔn)時間次序組卷；

(3)監(jiān)理工作過程性文獻(xiàn)資料按編號次序組卷，復(fù)雜大型工程可按

單位T程分別組卷；

(4)監(jiān)理工作總結(jié)性文獻(xiàn)資料準(zhǔn)時間次序組卷。

9.5文獻(xiàn)資料的規(guī)格尺寸

文獻(xiàn)資料口勺幅面規(guī)格尺寸為16開或4號圖紙(297'210mm),

同一卷內(nèi)規(guī)定同樣規(guī)格；紙張應(yīng)采用可以長期保留的韌力在、耐久性

強(qiáng)的紙張。文獻(xiàn)左邊與上邊靠齊，文獻(xiàn)的左邊應(yīng)留有2.5厘米日勺裝訂

距離。

9.6文獻(xiàn)資料日勺立卷及裝訂

（1）文獻(xiàn)資料立卷厚度不得超過40nlm,立卷時要標(biāo)明頁號（正面標(biāo)

在右下角，背面標(biāo)在左上角，案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表和空

白頁不標(biāo)頁號）。每卷單獨編號，頁號從“1”開始；

（2）文獻(xiàn)資料必須用線裝訂（卷面的上邊與左側(cè)為齊整部位），裝

訂時應(yīng)清除金屬物，并裝入檔案盒；

（3）裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整潔、牢固、便于保管和

運(yùn)用。

（4）案卷、案卷號、編制闡明以及索引目錄H勺編寫規(guī)定（所有內(nèi)容

的填寫均使用黑色碳素墨水筆）

（5）每個案卷必須按原則化、規(guī)范化口勺規(guī)定填寫卷內(nèi)目錄、案卷封

面、備考表及檔案盒封面；

（6）案卷號（檔案號）由檔案分類代碼、歸檔年度、項目編碼代號、

歸檔類別代號和案卷次序號構(gòu)成，詳細(xì)闡明如下：

XX——XX—XX—XXX——XX

--------案卷次序號

一歸檔項目次序代號

-----項目編碼代號

—1Mm—

---------檔案分類代碼

1案卷分類代碼：第一位為L代表監(jiān)理檔案；X代表聲像檔案；D代

表電子文獻(xiàn)檔案，第二位為1代表縱向檔案。

2歸檔年度：取歸檔年份的最終二位數(shù)字。

3編碼代號：第一位為L代表監(jiān)理征詢部，第二位為項經(jīng)部代碼，1飛

代表第一至第五項經(jīng)部和市政項經(jīng)部。

4歸檔項目次序代號：為至001開始的流水次序號。

5.案卷次序號：為至01開始的流水次序號。

9.7檔案編制闡明的內(nèi)容

編制闡明的內(nèi)容包括監(jiān)理工作檔案H勺暇況、案卷號和工程項目的

簡要闡明，以及其他需要闡明的內(nèi)容。

9.8索引目錄卷的編制

檔案需編制索引目錄卷為零零卷，不列入總卷數(shù)內(nèi)，索引目錄卷

由編制闡明、案卷目錄及各卷卷內(nèi)目錄構(gòu)成。

9.9聲像檔案的編制

重大T程及建筑面積不小于3000平方米R勺建設(shè)T程的監(jiān)理項目應(yīng)