財經(jīng)應(yīng)用文寫作課件：公務(wù)應(yīng)用文

?公務(wù)應(yīng)用文第一節(jié)通知第二節(jié)通報第三節(jié)通告第四節(jié)報告第五節(jié)請示、批復(fù)第六節(jié)函第七節(jié)紀要第一節(jié)?通知學(xué)習(xí)目標了解通知的含義、特點理解通知的類型掌握通知的結(jié)構(gòu)與寫作方法,能夠擬寫事項通知、會議通知一、通知文體概述(一)通知的文體含義通知使用范圍廣泛,是各級黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位在公務(wù)活動中最常使用的一種文書。通知是用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項,在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文時使用的一種公文。(二)通知的特點１應(yīng)用廣泛,使用頻率高通知不受發(fā)文單位級別、性質(zhì)的限制,不論是國家最高領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)還是基層企事業(yè)單位,不論是國家大事還是單位內(nèi)部的具體事務(wù),都可以使用通知行文。通知也不受內(nèi)容繁簡的制約,可用于傳達重要指示、布置工作,也可用于通知一般事項,寫作比較靈活,使用方便。一、通知文體概述(二)通知的特點２帶有明顯的時效性通知所涉及的事項一般不容拖延,要求立即辦理或執(zhí)行。有些通知還指定有效期,即在指定的一段時間內(nèi)有效。３多具有指導(dǎo)性通知大多屬于下行文,明顯體現(xiàn)出指導(dǎo)性.上級機關(guān)單位向下級機關(guān)單位用通知行文,尤其是布置工作、批轉(zhuǎn)文件等的通知,都要明確指出處理某些問題的原則和方法,說明需要做什么、怎樣做、達到什么要求等,這些通知對下級機關(guān)單位的工作起指揮、指導(dǎo)作用,對有關(guān)人員有較強的約束力。二、通知的類型(一)事項通知事項通知用于上級機關(guān)單位要求下級機關(guān)單位辦理某些事項,除交代任務(wù)外,通常還會提出工作原則和要求讓受文單位貫徹執(zhí)行,具有強制性和行政約束力。(二)知照通知知照性通知是用于告知有關(guān)單位或有關(guān)人員某些事項或某些信息的通知,如成立或撤銷機構(gòu)、調(diào)整辦公時間、更改電話,更正文件差錯、告知放假時間等均使用知照性通知。(三)會議通知會議通知是告知有關(guān)單位或個人參加會議的通知。(四)批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)通知批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)通知用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬機關(guān)的公文,這類通知是由通知本身和被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)(頒發(fā)、發(fā)布)的文件組合而成.一般有三種形式:◆批轉(zhuǎn)通知。◆轉(zhuǎn)發(fā)通知?！粲“l(fā)通知。三、通知的結(jié)構(gòu)與寫作方法(二)主送機關(guān)主送機關(guān)是文件送達的機關(guān),主送機關(guān)往往負責(zé)辦理和執(zhí)行文件要求。主送機關(guān)可以是一個或多個.當主送機關(guān)數(shù)量比較少時,應(yīng)當采用機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱,如果主送機關(guān)數(shù)量比較多則可以采用同類型機關(guān)統(tǒng)稱。普發(fā)性下行文的主送機關(guān)還可以省略。通知的主送機關(guān)往往是下級單位,多采用統(tǒng)稱,后加冒號,例如“各部門:”或“各單位:”。(三)正文通知的正文包括緣由、事項、要求三部分,其中事項是主體部分.不同種類的通知,其正文的寫法也不盡相同.１事項通知的正文事項性通知一般用于傳達、安排事務(wù)性工作,要使受文單位了解通知的內(nèi)容(即事項),以及做什么、怎樣做、具體要求等,所以這類通知的正文一般包括三部分。三、通知的結(jié)構(gòu)與寫作方法(三)正文１事項通知的正文(１)開頭部分:說明下發(fā)通知的背景、根據(jù)或目的應(yīng)簡明扼要,讓受文單位清楚該項工作的意義。(２)事項部分:較為詳細地提出事項安排或要求.如果內(nèi)容較多,則要分條列項來寫,將通知的具體內(nèi)容一項一項列出,把布置的工作闡述清楚,并講清要求、措施、辦法等。(３)結(jié)尾部分:多提出貫徹執(zhí)行要求,用“請遵照執(zhí)行”“請貫徹執(zhí)行”等習(xí)慣用語,但也有的不寫慣用語。２知照通知的正文知照性通知的正文,格式多樣,寫法比較靈活.根據(jù)通知的內(nèi)容交代清楚行文的依據(jù)、目的和事項即可,要求文字簡練、明晰。三、通知的結(jié)構(gòu)與寫作方法(三)正文３會議通知的正文會議通知由于類型不同,其正文的寫法也不盡相同。(１)小型會議或內(nèi)部會議通知:本機關(guān)單位內(nèi)部使用的會議通知,內(nèi)容比較簡單,在通知事項中只需說明會議內(nèi)容、具體時間和地點、出席人員、需準備的材料等,語言力求簡短明白.(２)大型會議通知:通過文件傳遞渠道發(fā)出的會議通知通常比較復(fù)雜,與會方一般分屬不同的機關(guān)單位,此時會議通知的要素應(yīng)力求全面,表述應(yīng)準確清楚,避免產(chǎn)生歧義。

一般應(yīng)寫明會議名稱、召開會議的原因和目的、主要議題、與會人員、報到及會議時間地點、乘車路線、需要的材料等,有時還要寫明會務(wù)經(jīng)費、食宿標準、是否有回執(zhí)、會議聯(lián)系人、聯(lián)系電話等內(nèi)容.為保證條理清晰,這類會議通知通常采用條文式寫法。三、通知的結(jié)構(gòu)與寫作方法(三)正文4批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)通知這類通知的正文比較簡短,通常包括批轉(zhuǎn)語(轉(zhuǎn)發(fā)語)和執(zhí)行要求兩項內(nèi)容。批轉(zhuǎn)通知的批轉(zhuǎn)語是上級對下級的文件批示“同意”,如“總公司同意人力資源部制定的?員工考核辦法?,現(xiàn)發(fā)給你們”,接著提出執(zhí)行要求,如“請認真貫徹執(zhí)行”。

轉(zhuǎn)發(fā)通知的轉(zhuǎn)發(fā)語有兩種情況:如果發(fā)文單位轉(zhuǎn)發(fā)的文件來自不相隸屬單位,發(fā)文單位必須說明已經(jīng)上級同意,如國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)水利部的有關(guān)文件,其轉(zhuǎn)發(fā)語是“水利部?關(guān)于加強嫩江松花江近期防洪建設(shè)的若干意見?已經(jīng)國務(wù)院同意,現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們”;如果文件來自上級單位,則可直接表述“現(xiàn)將????轉(zhuǎn)發(fā)給你們,請認真貫徹執(zhí)行”。三、通知的結(jié)構(gòu)與寫作方法(三)正文4批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)通知印發(fā)通知的前言通常是“現(xiàn)將?××××?印發(fā)給你們”。也可簡單說明發(fā)文依據(jù)或緣由,如“根據(jù)……現(xiàn)將?××××?印發(fā)給你們”,或“為了……現(xiàn)將?××××?印發(fā)給你們”。被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)文件的標題需按公文格式的要求以附件形式標注在正文與發(fā)文機關(guān)名稱之間.被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)文件的全文應(yīng)當排印在成文日期下方,或另起一頁排印。四、通知例文評析思考與練習(xí)根據(jù)以下材料擬寫一份通知,要求格式規(guī)范,內(nèi)容明確,通知事項具體、切實可行,字數(shù)為200~300字。公司存在工作人員上班時間飲酒的不良現(xiàn)象,影響了員工及單位的形象,耽誤了正常工作,個別嚴重的還造成了經(jīng)濟損失.為杜絕該現(xiàn)象,公司決定向所屬各單位下發(fā)一份關(guān)于禁止工作人員上班時間飲酒的通知。第二節(jié)?通報學(xué)習(xí)目標了解通報的含義、特點理解通報的類型掌握通報的結(jié)構(gòu)和寫作方法,能夠擬寫表揚通報和批評通報一、通報文體概述(一)通報的文體含義通報是用來表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況的公文.通報作為一種宣傳教育、通報信息的工具,有著表彰、懲戒、知照等作用,這一文體肩負著特殊的使命,具有其他文種不可替代的功用.(二)通報的特點１真實性通報的任何事實、情況都必須是真實、準確的,不能有差錯,更不能編造虛假情況.對先進事跡的通報表彰,要實事求是,對先進人物不能任意拔高,更不能借貶低他人來提高先進的形象;批評錯誤,對反面典型予以揭露,也要對有關(guān)事實核實清楚,做到準確無誤,沒有水分;真實性對情況通報而言,其重要性更是不言而喻。一、通報文體概述(二)通報的特點２教育性表彰通報在一定范圍內(nèi)表揚好人好事,其價值體現(xiàn)在對被表彰的單位和個人是一種鼓舞和激勵,對其他單位和個人是一種教育,對后進單位則是一種鞭策.批評性通報的目的是讓有關(guān)當事人吸取教訓(xùn)、改正錯誤、引以為戒,對其他單位和個人提供反面典型以供借鑒.情況通報是以指導(dǎo)工作為目的的,使有關(guān)單位或組織了解工作進程、工作重點,從而樹立整體觀念,妥善安排和部署自己的工作。３及時性不論是先進事跡、典型經(jīng)驗、重要情況還是壞人壞事、反面典型,都必須及時通報、及時制發(fā),才能達到行文目的,發(fā)揮通報的作用。二、通報的類型(一)表彰通報表彰通報用于在一定范圍內(nèi)表揚好人好事,通過表彰先進,樹立典型,弘揚正氣,促使有關(guān)單位和人員學(xué)習(xí)先進,更好地完成本職工作。(二)批評通報批評通報用于在一定范圍內(nèi)批評錯誤,糾正不良傾向,通過批評后進,起到告誡和教育作用,促使有關(guān)單位和人員引以為戒,盡量避免類似問題的再次發(fā)生。(三)情況通報情況通報用于在一定范圍內(nèi)傳達重要情況和動向,即向有關(guān)方面知照應(yīng)該掌握和了解的信息、動態(tài),以指導(dǎo)工作為目的。三、通報的結(jié)構(gòu)與寫作方法(一)標題通報的標題通常由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三要素構(gòu)成,即完整式標題.標題要準確、簡明地概括事由。有時也使用省略式標題,即標題中省略發(fā)文機關(guān)。內(nèi)部非正式行文也可以只寫“通報”二字。(二)主送機關(guān)通報的主送機關(guān)往往是下級單位,一般不能省略.主送機關(guān)數(shù)量比較多時,可以采用統(tǒng)稱,后加冒號,如“各部門:”或“各單位:”。(三)正文１表彰通報(１)概述先進事跡:包括時間、地點、人物、事跡、結(jié)果等,內(nèi)容既要清楚完整又要中心突出,作為制發(fā)本通報的依據(jù).概括事跡之后,可以對其進行分析與評價,或指出其典型意義,或概括其主要經(jīng)驗,內(nèi)容要客觀中肯、實事求是。三、通報的結(jié)構(gòu)與寫作方法(三)正文１表彰通報(２)表彰決定:對先進人物或先進單位給予表彰,一般是精神獎勵或物質(zhì)鼓勵,也可二者均有。(３)希望和要求:通報正文的最后內(nèi)容應(yīng)當提出希望和要求,這是通報教育性的集中體現(xiàn).可以首先對受表彰者提出希望,例如“望受表彰單位和個人戒驕戒躁,繼續(xù)發(fā)揚優(yōu)良作風(fēng),力爭取得更大成績”.然后可以對其他單位和人員提出要求,號召大家向先進學(xué)習(xí)。２批評通報(１)概述消極事實:將事故或錯誤事實的經(jīng)過、時間、地點、事故、后果等交代清楚.如果是對個別人員的錯誤進行通報,則首先要交代清楚其姓名、工作單位、所任職務(wù)等個人信息。(２)分析評議與定性:分析事故發(fā)生的原因,指出事故的性質(zhì)及其危害,這是嚴肅處理的關(guān)鍵所在。三、通報的結(jié)構(gòu)與寫作方法(三)正文２批評通報(３)處理決定:根據(jù)評議結(jié)果和處理依據(jù),提出相應(yīng)的處分決定:輕者一般只給“通報批評”;重者對個人給予相應(yīng)的處分,對單位則要寫明糾正錯誤的具體措施。(４)改進措施與要求:寫明防止此類事故或錯誤再次發(fā)生的措施,要對癥下藥,對人們提出告誡,或重申某一方面的紀律,避免重犯類似錯誤。３情況通報

情況通報正文的撰寫,關(guān)鍵在于對情況的掌握要真實全面.首先要客觀敘述有關(guān)情況;在此基礎(chǔ)上,再進行深入分析,或闡明意義,或預(yù)測其發(fā)展趨勢;最后結(jié)合通報情況,對今后工作提出前瞻性要求.(四)附件根據(jù)需要,通報可以帶有附件.表彰通報,當表彰對象數(shù)量較多時,一般不在正文中注明,而是使用附件將表彰對象列明.四、通報例文評析思考與練習(xí)１討論思考以下事務(wù)是否可以采用通報行文,分別適用哪種類型的通報。(１)本單位發(fā)生的拾金不昧、勇斗歹徒、冒險搶救公共財物、取得突出業(yè)績等事情。(２)本單位出現(xiàn)的遲到、早退、曠工、浪費、貪污等行為。(３)本單位進行的某項活動、建設(shè)進展情況、安全檢查、競賽或評比等。２請根據(jù)下列材料,以××物業(yè)管理公司的名義擬寫一份批評性通報,下發(fā)所屬各項目中心。2014年1月,××物業(yè)管理公司下屬的第二項目中心受××小區(qū)開發(fā)建設(shè)單位委托,負責(zé)該小區(qū)前期物業(yè)管理.從2015年1月4日起,第二項目中心擅自停止對該小區(qū)的物業(yè)管理服務(wù),導(dǎo)致該小區(qū)居民生活受到極大影響.××物業(yè)管理公司經(jīng)過研究決定,給予第二項目中心以下處分:限期３個月的整頓,將項目中心的違規(guī)行為記入公司警示檔案,扣發(fā)中心經(jīng)理李×３個月津貼。第三節(jié)?通告學(xué)習(xí)目標了解通告的文體含義、特點理解通告的類型掌握通告的結(jié)構(gòu)、寫作方法與要求,能夠撰寫告知性通告一、通告文體概述(一)通告的文體含義通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或者周知的事項.通告是各級機關(guān)、企事業(yè)單位和社會團體經(jīng)常使用的周知性公文,其作用有兩個,一是向一定范圍的對象告知有關(guān)事項,使其知曉;二是明確某一方面的規(guī)定,使有關(guān)對象遵照執(zhí)行。(二)通告的特點１語言通俗易懂通告是周知性的文體,讀者范圍很廣,往往以群眾居多,因此擬寫時要注意采用通俗易懂的語言。２政策性強規(guī)定性通告往往是對某一事項的強制性要求,因此必須有法律依據(jù),符合法律法規(guī)或相關(guān)政策。二、通告的類型(一)告知性通告告知性通告主要用于公布某一事項或告知有關(guān)單位、人員需要知道的事項。

這類通告僅供人們知曉,不具行政約束力。(二)規(guī)定性通告規(guī)定性通告主要用于政府職能部門依法公布有關(guān)規(guī)定,要求相關(guān)范圍內(nèi)的單位、部門和人員予以遵守、執(zhí)行。這類通告往往帶有強制的行政約束力。有的通告甚至具有類似于法律法規(guī)的效力。三、通告的結(jié)構(gòu)與寫作方法(一)標題１完整式標題完整式標題通常由發(fā)文單位、事由、文種構(gòu)成,一般規(guī)定性的通告常采用這種標題。若使用文件頭,則可以省略發(fā)文單位。三、通告的結(jié)構(gòu)與寫作方法(一)標題２省略式標題省略式標題通常采用“發(fā)文單位＋文種”的模式,一般對外張貼、發(fā)布的通告常使用這種形式的標題。也可以將發(fā)文單位和事由都省略,僅注明“通告”二字,在本單位、本部門內(nèi)部發(fā)放的通告可采用這種形式。(二)主送機關(guān)通告一般面向的對象比較廣泛,主送機關(guān)往往省略.如果需要注明,則采用泛稱或統(tǒng)稱的方式,如“各相關(guān)單位”“××用戶”等.(三)正文１發(fā)文背景、緣由發(fā)文背景、緣由說明通告發(fā)文的背景、目的、依據(jù)等,通常用“為了……”“根據(jù)……”引出緣由,再用“現(xiàn)將有關(guān)事項通告如下”等語句過渡到下面內(nèi)容。三、通告的結(jié)構(gòu)與寫作方法(三)正文２通告事項通告事項是通告的核心部分,是相關(guān)單位和個人應(yīng)該周知或遵守的事項,要求具體明確,不能產(chǎn)生歧義。如果內(nèi)容較復(fù)雜,可采用條款的形式分別表述。

通告的主要事項寫完后,也可以簡要地提出希望和要求。３結(jié)束語一般用“特此通告”這一習(xí)慣用語結(jié)尾,也可不寫專門的結(jié)束語,事項講完即自然結(jié)束。四、通告例文評析思考與練習(xí)１思考討論下列事務(wù)中哪些可以采用通告行文。(１)對某一個區(qū)域采取交通管制措施,限制車輛和行人的通行路線、時間等。(２)在某一區(qū)域進行拆遷、建設(shè)等工作。(３)公安機關(guān)敦促犯罪分子自首。(４)企業(yè)經(jīng)營的某項業(yè)務(wù)發(fā)生調(diào)整而向用戶說明情況。２根據(jù)以下材料介紹,撰寫通告。某銀行的一個營業(yè)部根據(jù)上級的部署,自20××年7月1日起為所有本行的網(wǎng)絡(luò)銀行用戶免費提供一個安全U盾。新開戶客戶在開戶時領(lǐng)取,老客戶需要攜帶本人身份證件和銀行卡在工作時間領(lǐng)取。第四節(jié)?報告學(xué)習(xí)目標了解報告的含義、特點理解報告的類型掌握報告的結(jié)構(gòu)與寫作方法,能夠擬寫報告一、報告文體概述(一)報告的文體含義報告是下級向上級匯報工作、反映情況及回復(fù)上級機關(guān)的詢問時所使用的一種文體。報告是下級與上級之間進行直接溝通交流的重要工具,有助于上級了解下級的工作情況以便進行指導(dǎo),同時也是下級向上級反映情況的載體.報告一般不需要上級給予答復(fù),是典型的上行文。“報告”一詞也經(jīng)常用于不同行業(yè)的應(yīng)用文標題之中,如證券行業(yè)的“投資報告”、營銷行業(yè)的“銷售報告”、審計部門的“審計報告”、司法部門的“立案報告”、科研部門的“研究報告”等.這些文種屬于行業(yè)專業(yè)公文,具有特定的格式和寫作規(guī)范,與這里談的作為通用公文的報告有所不同。一、報告文體概述(二)報告的特點１概述性報告所表達的內(nèi)容和使用的語言都是概括陳述性的,多用敘述和說明的表達方式,不必詳述過程,不要求介紹細節(jié)。２單向性下級單位向上級發(fā)出報告一般是單方面的行為,主要目的是向上級反映某一情況。上級如何認識這一情況以及做出何種反應(yīng),都完全取決于上級。因此,報告中不能要求上級給予答復(fù)。３既成性工作中有“事前請示、事后報告”的慣例。只有做過的工作或已經(jīng)發(fā)生的情況,才能寫進報告,沒有做過的工作或未曾發(fā)生的情況一般不能作為報告的內(nèi)容。二、報告的類型(一)工作報告工作報告用于下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作,側(cè)重于陳述工作的開展情況及主要做法,便于上級機關(guān)全面指導(dǎo)工作.比如,匯報某一階段工作的進展情況、存在的問題,匯報上級交辦事項的辦理結(jié)果,匯報對上級某一指示傳達貫徹的情況等。(二)情況報告情況報告指向上級機關(guān)反映情況及動態(tài)的報告.下級單位在工作中出現(xiàn)了重大事件或重大問題,應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)反映,便于上級機關(guān)了解事實真相,采取合理措施,控制或引導(dǎo)事態(tài)發(fā)展,使相關(guān)事件或問題得以順利處理或解決。

(三)答復(fù)報告答復(fù)報告是指答復(fù)上級機關(guān)詢問事宜的報告.上級機關(guān)對文件材料中反映的問題批示下級機關(guān)查辦;或上級機關(guān)向下級機關(guān)詢問有關(guān)情況,下級機關(guān)辦理完畢,需用書面形式答復(fù)上級機關(guān)。三、報告的結(jié)構(gòu)與寫作方法(一)標題報告的標題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三要素組成;有時根據(jù)需要可省略發(fā)文機關(guān),此時則為省略式標題,但事由和文種一般不能省略?？梢愿鶕?jù)實際需要,在“報告”之前標注“緊急”或“答復(fù)”等字樣。(二)主送機關(guān)報告的主送機關(guān)不能省略,為發(fā)出報告的下級單位的直接領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)。同時需要特別注意的是,報告的主送機關(guān)只能有一個,如果寫兩個或兩個以上的主送機關(guān),就會出現(xiàn)“多頭主送”的錯誤,撰寫報告必須避免這種情況。三、報告的結(jié)構(gòu)與寫作方法(三)正文正文是報告的中心內(nèi)容,但不同類型的報告,其正文的結(jié)構(gòu)和寫作方法不完全相同。１工作報告其正文內(nèi)容一般分三部分來寫。第一部分概述工作的基本情況,可簡要介紹時間、背景、總體情況等;第二部分寫工作的具體情況,主要包括工作過程、具體內(nèi)容、主要成績、存在問題、經(jīng)驗教訓(xùn)等;第三部分寫今后改進工作的意見或提出開展工作的建議,或今后的工作計劃、設(shè)想.前兩部分需要詳細介紹,第三部分需要略寫。工作報告一般篇幅較長,根據(jù)內(nèi)容要恰當安排其層次結(jié)構(gòu),可分條列項陳述,也可列小標題或分成幾部分來寫。２情況報告情況報告的寫法總的要求是必須把情況和問題介紹清楚,把事情的經(jīng)過、原委、結(jié)果、性質(zhì)寫明白,便于上級機關(guān)掌握和處理。針對原因,還可以提出處理意見和建議,要寫得具體、明確、簡要。三、報告的結(jié)構(gòu)與寫作方法(三)正文３答復(fù)報告答復(fù)報告的正文包括答復(fù)依據(jù)和答復(fù)事項兩部分內(nèi)容.答復(fù)依據(jù)指上級要求回答的問題,要寫得簡要.答復(fù)事項指針對上級所提問題的答復(fù)意見或處理結(jié)果,要實事求是,表述周全,避免答非所問。答復(fù)報告的內(nèi)容要體現(xiàn)針對性,做到答其所問、有問必答,語言要準確得體,態(tài)度要明晰,表述要準確,不可含糊其辭、模棱兩可。(四)結(jié)尾在報告的結(jié)尾經(jīng)常使用一些慣用語,如“特此報告”“專此報告”“請審閱”等。報告結(jié)尾使用的慣用語不是必需的,正文結(jié)束可以自然結(jié)尾.(五)發(fā)文機關(guān)和成文日期發(fā)文機關(guān)名稱要采用全稱或規(guī)范簡稱.成文日期在發(fā)文機關(guān)名稱下一行,用阿拉伯數(shù)字注明,要求年、月、日齊全。四、報告例文評析思考與練習(xí)１思考以下哪些情況可以采用報告行文。(１)定期或不定期地向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)匯報本單位的工作進展情況。(２)本單位、本地區(qū)出現(xiàn)異常情況或新情況。(３)上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)就某個問題詢問下級部門,下級部門需要針對詢問做出書面答復(fù)。２根據(jù)以下材料撰寫一份報告?！痢粱S第一車間20××年10月20日晚發(fā)生一起火災(zāi),燒毀機器設(shè)備１臺,嚴重損毀設(shè)備２臺,造成直接經(jīng)濟損失約８萬元,沒有人員傷亡。消防部門調(diào)查表明,火災(zāi)系人為原因造成,當晚值班員李某在車間抽煙后將煙蒂遺落在易燃物上引發(fā)火災(zāi)。事后,工廠方面向警方報警,李某被警方控制。

工廠為防止此類事故再次發(fā)生,采取了一系列措施,組建了消防安全領(lǐng)導(dǎo)小組,設(shè)立了專職消防巡查員,重新篩選了夜間值班員,增加了消防器材和設(shè)備.當?shù)匕踩a(chǎn)監(jiān)督管理局得知該事故后,專門向該廠了解情況,并責(zé)成其將事故情況、處置工作以及改進措施以書面形式匯報。第五節(jié)請示、批復(fù)學(xué)習(xí)目標了解請示與批復(fù)的含義、特點理解請示與批復(fù)的類型掌握請示的結(jié)構(gòu)和寫作方法,能夠擬寫請示一、請示、批復(fù)文體概述(一)請示、批復(fù)的文體含義請示是下級向直屬上級或業(yè)務(wù)主管部門請求指示、批準用的公文。

請示和報告均為典型的上行文,二者行文方向相同,作用具有某些相似性,因而經(jīng)常被混淆或誤用。請示和報告是兩種相互獨立的文種,二者最大的區(qū)別在于行文目的不同:請示的發(fā)文目的是為了獲取上級機關(guān)明確的答復(fù),報告僅為匯報情況而不需要答復(fù)。這一區(qū)別也可理解為單雙向的差異,即請示為雙向性的文種,而報告為單向性的文種。批復(fù)是用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項的公文,即由上級機關(guān)對下級機關(guān)的請示做出明確具體的批示和答復(fù)。

(二)請示、批復(fù)的特點１請示的特點(１)一文一事。一份請示只能圍繞一項事務(wù),內(nèi)容單一,篇幅較短。(２)事前請示。請示必須在事前行文,待得到上級肯定批復(fù)方可行事,不能邊辦理邊請示或“先斬后奏”。(３)主送機關(guān)唯一。請示只能有一個主送機關(guān),由該主送機關(guān)負責(zé)審批;同一份請示,不能同時主送給兩個或兩個以上領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或主管部門。(４)不得越級。請示主送的機關(guān)是直接上級單位或主管部門,一般不越級向更高的上級機關(guān)行文。２批復(fù)的特點(１)被動性。先有請示后有批復(fù),批復(fù)必須針對請示而行文。(２)針對性。批復(fù)的內(nèi)容是由請示的內(nèi)容決定的,下級請示什么事項,上級就批復(fù)什么事項。批復(fù)的主送機關(guān)只能是請示的下級機關(guān),誰請示給誰批復(fù)。(３)指示性。批復(fù)是上級意圖和領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威的體現(xiàn),提出的處理意見和辦法是下級開展工作的依據(jù)。三、批復(fù)的類型(一)審批性批復(fù)這類批復(fù)主要是針對下級機關(guān)請求批準、請求審批的請示所做的答復(fù),是對下級機關(guān)所請示的事項所做的批準與否、審批與否的明確表態(tài)。(二)指示性批復(fù)針對下級機關(guān)涉及政策上、認識上的問題所做的批復(fù),一般屬指示性批復(fù),這類批復(fù)是針對請求指示的請示所做的答復(fù)。四、請示的結(jié)構(gòu)與寫作方法(一)標題請示的標題一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三要素組成.請示標題應(yīng)將主要事由(即請求的具體內(nèi)容)概括清楚。四、請示的結(jié)構(gòu)與寫作方法(一)標題要注意的是,“請示”本身已含有請求的意思,所以標題中應(yīng)盡量避免再使用“請求”二字,否則就有重復(fù)之感。請示標題最容易出現(xiàn)的問題是將“請示”和“報告”并列,形成“關(guān)于××××的請示報告”這樣的典型錯誤。請示和報告是相互獨立的兩個文種,不可同時作為一篇文件的文種類型。(二)主送機關(guān)根據(jù)行文規(guī)則,請示的主送機關(guān)只能有一個,應(yīng)當杜絕多個主送機關(guān)的現(xiàn)象。可以根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān),不抄送下級機關(guān)。四、請示的結(jié)構(gòu)與寫作方法(三)正文１請示緣由正文開頭是請示緣由,即提出請示的背景、理由及原因,這部分內(nèi)容既要條理清楚、開門見山,又要實事求是、有理有據(jù)、說明充分。緣由是寫作請示的關(guān)鍵所在,因為緣由直接關(guān)系到請示的事項能否成立,關(guān)系到上級機關(guān)的審批態(tài)度,關(guān)系到請示的要求能否被批準。２請示事項請示事項是指請求上級機關(guān)批準、幫助或解答的具體事項。請示事項必須寫的具體、明確,如果請示事項的內(nèi)容比較復(fù)雜,則要分清主次,分條列項來寫。請示事項如果不明確、不具體,容易使上級機關(guān)不得要領(lǐng),進而影響其審批態(tài)度.當然,也不能把緣由、事項混在一起,必須分開來寫。有的請示行文中,可能還會提出處理意見,甚至幾種意見,即列舉出幾種方案供上級參考,同時表明自己的傾向性意見。四、請示的結(jié)構(gòu)與寫作方法(三)正文２請示事項如果請示后有附件,正文的請示事項只需針對作為整體的附件文本而提出,可以表述為“現(xiàn)將?××××方案?報上,請審批”,不必具體表述方案的各項內(nèi)容。３結(jié)束語常用的寫法有:“以上請示,請批復(fù)”“以上意見當否,請指示”“以上請示,請審批”“特此請示,請予批準”“妥否,請批復(fù)”“請批準”“請審批”“請指示”等慣用語。４附件如果請示的事項較為復(fù)雜,下級機關(guān)已經(jīng)擬訂了完整的方案或計劃,可以將該方案或計劃獨立形成文件,作為附件標注于請示正文之下。五、批復(fù)的結(jié)構(gòu)與寫作方法(一)標題１標準式標題標準式標題由黨政公文標題的標準要素(發(fā)文機關(guān)、事由、文種)構(gòu)成,如“××省農(nóng)業(yè)廳關(guān)于成立農(nóng)業(yè)聯(lián)營合作公司的批復(fù)”。２態(tài)度式標題批復(fù)的標題中直接表明了上級機關(guān)態(tài)度,如“××集團關(guān)于同意第二分公司新建辦公大樓的批復(fù)”。３引文式標題批復(fù)的標題中引入請示的標題,如“××市人民政府對關(guān)于裁決大學(xué)西道17號住宅樓產(chǎn)權(quán)爭議的請示的批復(fù)”“××市人民政府對關(guān)于處理××大街26號商貿(mào)大樓失火事故的請示的批復(fù)”。五、批復(fù)的結(jié)構(gòu)與寫作方法(二)主送機關(guān)批復(fù)是有針對性的,所以不可缺少主送單位,批復(fù)的主送機關(guān)即請示的發(fā)文機關(guān)。(三)正文１批復(fù)引語批復(fù)的開頭一般需要引敘來文,即說明收到下級請示這一緣由。引用公文,應(yīng)當先引標題,后引發(fā)文字號,發(fā)文字號應(yīng)加圓括號。如:“你局?關(guān)于……的請示?(×發(fā)﹝20××﹞××號)收悉”。通過引語說明批復(fù)根據(jù)、點出批復(fù)對象。引語之后,經(jīng)常使用過渡句“……現(xiàn)批復(fù)如下”“現(xiàn)就……問題答復(fù)如下”等提領(lǐng)下文。五、批復(fù)的結(jié)構(gòu)與寫作方法(三)正文２批復(fù)內(nèi)容批復(fù)內(nèi)容即批復(fù)的事項,這是批復(fù)的關(guān)鍵部分,要針對請示的具體內(nèi)容給予明確的答復(fù)或具體的指示。根據(jù)上級單位的批復(fù)態(tài)度,分為三種情況。

如果完全同意,就寫上肯定性意見,但不能只籠統(tǒng)地寫上“同意你們的意見”,而是要復(fù)述原請示主要內(nèi)容后再表態(tài)。

如果不同意請示事項,即不予批準、對下級機關(guān)要求的支持或幫助難以滿足,要在批復(fù)中明確表明不同意的態(tài)度,如果有必要還要寫明否定的理由,這樣做便于對方接受,利于下級單位相關(guān)工作的安排部署。

如果僅同意請示中的部分事項而否定其他事項,則應(yīng)當明確表達這兩種態(tài)度所分別。針對的事項.對于否定的事項,可以簡要闡述理由。五、批復(fù)的結(jié)構(gòu)與寫作方法(三)正文３結(jié)束語結(jié)束語往往采用“特此批復(fù)”“此復(fù)”“專此批復(fù)”等語句.如果請示的事項比較重要,上級機關(guān)做出批復(fù)后,還可以提出原則性要求作為結(jié)束語,給執(zhí)行請求事項的機關(guān)指明方向.也可以根據(jù)需要省略結(jié)束語,即請示事項答復(fù)完畢批復(fù)就告結(jié)束。六、請示、批復(fù)例文評析思考與練習(xí)１工作中如果出現(xiàn)了以下情況,是否可以使用請示行文?(１)對有關(guān)政策、法規(guī)、規(guī)章不夠明確或有不同理解,需要上級給予明確解釋或答復(fù)。(２)工作中遇到新情況、新問題,解決時無章可循、無法可依,需要上級作出指示方可辦理。(３)本地區(qū)、本單位的某一困難需要上級幫助解決。(４)按規(guī)定不得擅自解決、須經(jīng)上級批準方可處理的問題。(５)因特殊情況,難以執(zhí)行原規(guī)定,需要變通時,有待上級作出指示的。(６)遇到超出本單位職權(quán)范圍的事項。(７)工作中出現(xiàn)的涉及面廣、本單位或本部門無法協(xié)調(diào)或單獨解決的問題,需要依靠上級協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌安排。思考與練習(xí)２根據(jù)以下情況介紹,撰寫一篇請示?！痢潦猩藤Q(mào)集團第五分公司所經(jīng)銷的產(chǎn)品在市場上銷路暢通,與周邊地區(qū)多個養(yǎng)殖場、魚塘等實行聯(lián)營,新鮮貨源充足,鮮肉、鮮蛋、魚蝦等副食品大量增加,原有的冷庫已不能滿足需要,制約了業(yè)務(wù)的拓展。第五分公司擬在附近的××地區(qū)新建一個冷庫,主要用于儲存上述冷鮮貨物.該冷庫所需資金預(yù)算約500萬元,已自籌資金100萬,請求總公司撥款400萬元。３針對上題所撰寫的請示,代表上級單位擬訂一份批復(fù)。第六節(jié)函學(xué)習(xí)目標了解函的含義、特點理解函的類型掌握函的結(jié)構(gòu)和寫作方法,能夠擬寫函一、函文體概述(一)函的文體含義函是用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項的公文?！安幌嚯`屬”就是指沒有直接的上下級關(guān)系,所以函是平行文。實際工作比較復(fù)雜,可能遇到一些問題和困難,自己單位獨立解決有一定的障礙,需要與不相隸屬的機關(guān)或平級機關(guān)進行聯(lián)系,請求他們協(xié)助才能完成和解決;或業(yè)務(wù)主管部門答復(fù)或?qū)徟鸁o隸屬關(guān)系的機關(guān)請示批準的事項等,在這些情況下,都要使用函這一文種。(二)函的特點１使用范圍廣泛函的使用靈活方便,不受機關(guān)級別高低、單位大小的限制,上至國家機關(guān),下至基層組織、企事業(yè)單位、社會團體等都廣泛使用函。２一事一函函一般內(nèi)容單一,語言簡潔明了,從篇幅上看,短小精悍,有的函甚至只有三言兩語。３用語謙敬函的用語注重謙恭有禮,尊重對方,以求得到對方更多的支持和理解。二、函的類型(一)商洽函商洽函是指平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、聯(lián)系有關(guān)事宜、請求解決或辦理某一問題時使用的函,多用于商調(diào)干部、洽談業(yè)務(wù)或聯(lián)系活動等。

(二)詢問函詢問函是指不相隸屬機關(guān)之間互相詢問情況、問題或征詢意見時使用的。(三)答復(fù)函有關(guān)主管部門對不相隸屬的機關(guān)單位批準某些業(yè)務(wù)事項,如經(jīng)費撥付,要使用答復(fù)函,此時答復(fù)函與批復(fù)有相同功效。答復(fù)是主管部門對某些業(yè)務(wù)事項的態(tài)度,既可表示同意,也可表示不同意;或者是不相隸屬機關(guān)之間針對詢問函進行回復(fù),此時也要使用答復(fù)函。二、函的類型(四)申請函有關(guān)機關(guān)、單位,對于某些事項,需要向不相隸屬的業(yè)務(wù)主管部門請求批準,此時不宜用請示行文,而應(yīng)該用申請函.申請函指向不相隸屬的業(yè)務(wù)主管部門制發(fā)的請求批準事項的函。(五)告知函告知函是指平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間相互告知有關(guān)工作或活動情況時使用的函。三、函的結(jié)構(gòu)與寫作方法(一)標題一般按照公文標題的規(guī)范擬制,復(fù)函的標題可在文種上寫明“復(fù)函”二字。(二)正文１發(fā)文緣由去函一般說明發(fā)函的目的、原因、意義、背景等。復(fù)函一般是引述對方來函的標題、發(fā)文字號,表示收悉。三、函的結(jié)構(gòu)與寫作方法(二)正文２事項去函主要是說明所商洽、詢問或請求解決的具體事項,復(fù)函主要針對來函內(nèi)容予以答復(fù).如內(nèi)容復(fù)雜,可考慮采用條款式.３結(jié)束語一般使用禮節(jié)性用詞,如“特此函達”“敬請復(fù)函”“特此函復(fù)”“以上意見請參考”“望予以協(xié)助”等。函在行文時,務(wù)必要尊重對方。其語言要規(guī)范得體,必須禮貌、謙和、態(tài)度誠懇,不能使用生硬甚至是命令性的語言,如“必須”“應(yīng)該”等.對上應(yīng)尊重謙敬,但不逢迎;對下應(yīng)嚴肅寬厚,但不傲訓(xùn);對平級單位、不相隸屬的單位,也應(yīng)以禮相待,不盛氣凌人。四、函例文評析思考與練習(xí)１××職業(yè)學(xué)院經(jīng)管系為了培養(yǎng)學(xué)生的實踐能力,與某超市聯(lián)系,希望安排營銷專業(yè)學(xué)生去超市實習(xí)。請根據(jù)該介紹代替學(xué)校方面撰寫一份函,缺失信息可自行補充,要求緣由充分、事項明確、語氣得體、結(jié)構(gòu)完整。２根據(jù)以下材料分別撰寫一篇去函和復(fù)函。易泰公司是一個新成立的企業(yè),為迅速提高員工的業(yè)務(wù)水平和工作能力,公司計劃對部分員工開展專業(yè)培訓(xùn),主要內(nèi)容是行政管理知識、計算機操作技能和外語口語。易泰公司通過調(diào)查得知,××大學(xué)在社會培訓(xùn)方面口碑不錯,教學(xué)質(zhì)量較高,于是與該大學(xué)聯(lián)系,希望能指派三名人員入學(xué)學(xué)習(xí),時間為一年,有關(guān)培訓(xùn)費用按學(xué)校要求支付。××大學(xué)接到易泰公司的商洽函后,回函表示同意接受人員培訓(xùn),培訓(xùn)費用按國家統(tǒng)一標準執(zhí)行,隨函還寄去三張“進修人員登記表”,并告知具體要求及進修人員來校報到的時間、具體負責(zé)此項工作的部門等。第七節(jié)紀要學(xué)習(xí)目標了解紀要的含義、特點理解紀要的類型掌握紀要的結(jié)構(gòu)和寫作方法,能夠擬寫紀要一、紀要文體概述(一)紀要的文體含義紀要是記載會議主要情況和議定事項的應(yīng)用文。紀要根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成,通過記載會議主要情況、傳達會議議定事項,概括反映會議精神,統(tǒng)一與會者的認識,便于指導(dǎo)相關(guān)工作的開展。紀要所記載的議定事項通常要求有關(guān)單位據(jù)此遵守或執(zhí)行,是有關(guān)單位落實、執(zhí)行會議精神的依據(jù),對有關(guān)單位和人員具有一定的約束性,是開展工作的重要依據(jù)。

紀要不同于會議記錄。會議記錄側(cè)重于如實記載會議進行過程中的情況;紀要則是根據(jù)會議的宗旨,用準確而精練的語言綜合記敘議事要點和決定事項,它是在會議記錄的基礎(chǔ)上經(jīng)過進一步分析、綜合、提煉而成的文件。此外,會議記錄一般不對外行文,不向下級單位發(fā)放,而紀要可以對外行文,可以向下級單位發(fā)放,下級單位在工作中應(yīng)當貫徹執(zhí)行會議紀要中的議定事項和要求。一、紀要文體概述(二)紀要的特點１紀實性紀要必須忠于會議精神,如實反映會議的真實情況,僅限于會議議及的內(nèi)容,不能把沒有經(jīng)過會議討論的問題、未經(jīng)與會各方共同確認的結(jié)論性意見寫進會議紀要中去。２簡明性紀要不同于會議記錄.會議記錄是會議內(nèi)容的原始記錄,要把會議進行情況、研究的問題、會上發(fā)言與報告的主要內(nèi)容、議定的有關(guān)事項等如實簡要地記錄下來.紀要是會議的要點,是對會議內(nèi)容的概括,體現(xiàn)會議的主要精神,具有簡明性特點。３約束性會議紀要對與會單位和人員有一定的約束力,要求與會單位和有關(guān)人員共同遵照執(zhí)行。二、紀要的類型根據(jù)撰寫方法的不同,紀要分為條項式、綜合式和摘要式三種類型。根據(jù)會議性質(zhì)的不同,紀要分為辦公會議紀要和其他會議紀要兩類。其他會議紀要包括專題討論會議紀要、座談會議紀要、學(xué)術(shù)研究會議紀要等。三、紀要的結(jié)構(gòu)與寫作方法(一)標題與成文日期紀要的標題通常有兩種寫法。一種由會議名稱和文種構(gòu)成,如“打擊發(fā)票違法犯罪活動工作會議紀要”。也可以采用正副標題式,正標題反映會議的主要內(nèi)容,副標題則寫會議名稱和文種,如“探索電子商務(wù)發(fā)展之路———××省電子商務(wù)研究會第六次學(xué)術(shù)年會紀要”等。紀要的成文日期即會議通過的時間或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的時間,一般在標題下居中位置用小括號注明年、月、日,也可把成文日期寫在尾部。三、紀要的結(jié)構(gòu)與寫作方法(二)正文１導(dǎo)言導(dǎo)言,即紀要的開頭部分,主要概括會議的基本情況,使閱讀者對會議有一個總的了解.導(dǎo)言的具體內(nèi)容包括會議的名稱、目的、重要性、必要性、會議內(nèi)容、時間、地點、參加人員、主要議題、會議成果以及對會議的評價等.雖然包括內(nèi)容較多,但從篇幅來講,不能寫得過長,必須簡明扼要.２主體主體,即會議內(nèi)容,是紀要的核心部分。這部分內(nèi)容寫會議研究、討論的問題及事項,對工作的評價,會議報告的內(nèi)容要點,貫徹