DB22-T3606-2023-黑土地質(zhì)量檔案管理規(guī)范-吉林省

ICS65.020.01CCSB1022吉林省地方標(biāo)準(zhǔn)DB22/T3606—2023黑土地質(zhì)量檔案管理規(guī)范Managementspecificationforblacklandqualityarchives吉林省市場(chǎng)監(jiān)督管理廳發(fā)布DB22/T3606—2023前言本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別這些專利的責(zé)任。本文件由吉林省農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳提出并歸口。本文件起草單位：吉林省土壤肥料總站。本文件主要起草人：付春紅、杜東明、焦曉輝、崔佳慧、楊松、李冠男、劉健、楊曉庭、劉祥輝、趙強(qiáng)、黃梓源。IDB22/T3606—2023黑土地質(zhì)量檔案管理規(guī)范1范圍本文件規(guī)定了黑土地質(zhì)量檔案管理的基本要求、文件材料形成、文件材料收集、文件材料整理、文件材料歸檔、檔案保管、鑒定與銷毀、檔案開發(fā)與利用、檔案統(tǒng)計(jì)與移交、檔案監(jiān)督與指導(dǎo)。本文件適用于耕地中黑土地質(zhì)量檔案的管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T11822—2008GB/T18894—2016科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T22—2015DA/T38—2021檔案級(jí)可錄類光盤CD-R、DVD-R、DVD+R技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范DA/T75—2019歸檔文件整理規(guī)則檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲(chǔ)管理規(guī)范DB22/T3394—2022黑土地質(zhì)量3下列術(shù)語和定義適用于本文件。黑龍江省、吉林省、遼寧省、內(nèi)蒙古自治區(qū)的相關(guān)區(qū)域范圍內(nèi)具有黑色或者暗黑色腐殖質(zhì)表土層，黑土地質(zhì)量文件材料blacklandqualitydocuments在黑土地保護(hù)、利用和相關(guān)治理、修復(fù)活動(dòng)中直接形成的能夠反映黑土地質(zhì)量動(dòng)態(tài)變化的文字、圖表、聲像等不同形式的記錄。41DB22/T3606—2023縣級(jí)以上人民政府農(nóng)業(yè)農(nóng)村主管部門及其他承擔(dān)黑土地質(zhì)量工作的主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域黑土地質(zhì)量檔案管理工作。形成材料的承辦部門按照“首辦負(fù)責(zé)、流程統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)一致”的原則，負(fù)責(zé)黑土地質(zhì)量文件材料的形成、收集、整理、歸檔等，若承辦部門涉及2個(gè)及以上，由主辦部門負(fù)責(zé)；按照“安全保質(zhì)、規(guī)范可用、科學(xué)有效”的原則，負(fù)責(zé)黑土地質(zhì)量檔案的保管、鑒定與銷毀、開發(fā)與利用、統(tǒng)計(jì)與移交、監(jiān)督與指導(dǎo)等，并指定專人負(fù)責(zé)管理。涉及國(guó)家秘密的黑土地質(zhì)量檔案應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》《國(guó)家秘密定密管理暫行規(guī)定》《國(guó)家秘密載體保密管理的規(guī)定》執(zhí)行，并符合本文件要求，單獨(dú)保管。5文件材料形成基本要求5.1.1黑土地質(zhì)量文件材料形成時(shí)，采用紙質(zhì)和電子兩種方式記錄。已配備電子檔案管理系統(tǒng)、具備電子檔案管理技術(shù)要求的立檔單位，應(yīng)采用電子方式記錄、歸檔和管理。5.1.2以照片方式形成的黑土地質(zhì)量文件材料，以電子照片方式記錄，不形成相紙等紙質(zhì)載體形式。記錄方式5.2.1紙質(zhì)文件材料形成時(shí)，宜采用激光打印或黑色水性字跡筆記錄，確保記錄的信息清晰、穩(wěn)固、長(zhǎng)久。5.2.2a)黑土地質(zhì)量電子文件材料記錄方式的種類及要求如下：紙質(zhì)文件材料形成的歸檔電子文件，應(yīng)當(dāng)來源可靠、內(nèi)容準(zhǔn)確、標(biāo)識(shí)完整；數(shù)據(jù)、圖件等專業(yè)類電子文件材料，應(yīng)確保關(guān)聯(lián)信息齊全、程序規(guī)范、要素合規(guī)；錄音、錄像和電子照片等聲像類電子文件材料，應(yīng)客觀、系統(tǒng)、鮮明地反映主題內(nèi)容，聲音、影像和畫面應(yīng)完整、清晰，同時(shí)配備相應(yīng)的文字說明。記錄載體黑土地質(zhì)量文件材料在形成時(shí)，應(yīng)確保記錄載體耐久、可靠，能滿足長(zhǎng)期保存的需求。具體如下：紙質(zhì)文件材料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的印刷紙和書寫紙，避免使用新聞紙、復(fù)寫紙、熱敏紙等易發(fā)生退變的記錄載體；電子文件材料應(yīng)轉(zhuǎn)換或直接使用系統(tǒng)安全的電子計(jì)算機(jī)記錄，同時(shí)應(yīng)備份在一次寫入型光盤或硬磁盤等離線存儲(chǔ)介質(zhì)上。一次寫入型光盤應(yīng)符合DA/T38的要求；硬磁盤應(yīng)符合DA/T75的要求。電子文件材料及電子文件元數(shù)據(jù)在形成時(shí)，格式宜按照GB/T18894—2016中8.3和8.4執(zhí)行。以專有格式存儲(chǔ)的黑土地質(zhì)量電子文件材料不能轉(zhuǎn)換為通用格式時(shí)，應(yīng)同時(shí)存儲(chǔ)專用軟件、技術(shù)材料、操作手冊(cè)等。62DB22/T3606—2023針對(duì)黑土地質(zhì)量調(diào)查、監(jiān)測(cè)、評(píng)價(jià)等工作的意見要求、規(guī)劃方案、制度規(guī)范等材料，以及記錄黑土地質(zhì)量變化情況的基礎(chǔ)材料、總結(jié)、報(bào)告、圖件、數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫(kù)等各類材料均應(yīng)收集歸檔。文件材料收集范圍應(yīng)涵蓋DB22/T3394—2022中4.1的內(nèi)容。黑土地質(zhì)量文件材料歸檔范圍參照表A.1。收集要求6.2.1黑土地質(zhì)量文件材料的收集應(yīng)本著應(yīng)收盡收的原則。紙質(zhì)文件材料在收集時(shí)應(yīng)做到系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確，電子文件材料在收集時(shí)應(yīng)保證真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性。6.2.2反映同一內(nèi)容的黑土地質(zhì)量電子照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的進(jìn)行收集；某一項(xiàng)目、活動(dòng)或會(huì)議等反映同一事由的若干電子照片宜參照DA/T50中照片組的要求進(jìn)行收集。7文件材料整理基本要求7.1.1整理工作應(yīng)遵循黑土地質(zhì)量文件材料的形成規(guī)律、保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，確保整理后的文件材料統(tǒng)一、有序、穩(wěn)定、準(zhǔn)確。7.1.2黑土地質(zhì)量文件材料應(yīng)按照分類、排列、編號(hào)、編目的順序，以“件”為單位逐步開展整理工作。分類7.2.1年度分類年度分類是按黑土地質(zhì)量文件材料形成的年度進(jìn)行分類。本文件中的年度是指文件材料形成的自然年度?？缒甓刃纬傻奈募牧?，應(yīng)歸入文件材料完結(jié)年度。周期性形成的文件材料應(yīng)歸入周期結(jié)束的年度。按照年度—問題，結(jié)合時(shí)間先后和重要程度排列；歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。黑土地質(zhì)量歸檔文件應(yīng)遵循唯一性、穩(wěn)定性、簡(jiǎn)單性、適用性原則編制檔號(hào)，確保指代單一、穩(wěn)恒固定、簡(jiǎn)明易懂、廣泛實(shí)用。應(yīng)依分類方案和排列順序編制檔號(hào)，紙質(zhì)檔案和電子檔案的檔號(hào)構(gòu)成及編制要求應(yīng)保持一致。3DB22/T3606—2023檔號(hào)結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-分類號(hào)·年度·保管期限-件號(hào)。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“·”隔開。a)b)c)d)e)“全宗號(hào)”宜由“專黑土地”的漢語拼音大寫首字母“ZHTD”標(biāo)識(shí)；“分類號(hào)”由代表“質(zhì)量”的漢語拼音大寫“ZL”加上兩位阿拉伯?dāng)?shù)字（參見表A.1）組成；“年度”為文件形成年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2022”；“保管期限”分為永久、30年，分別以代碼“Y”“D30”標(biāo)識(shí)；“件號(hào)”是單件歸檔文件在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)材料的排列順序號(hào)，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0001”。示例：在2021年形成的“黑土地質(zhì)量等級(jí)調(diào)查材料”中第1件永久保存的檔案，檔號(hào)可標(biāo)識(shí)為：ZHTD-ZL12·2021·Y-0001。7.4.4標(biāo)識(shí)方法黑土地質(zhì)量歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端的空白位置加蓋檔號(hào)章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成檔號(hào)章。檔號(hào)章式樣宜按照GB/T11822—2008中圖A.7執(zhí)行。編目7.5.1基本要求黑土地質(zhì)量文件材料應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。7.5.2編制方法參見附錄B。其他紙質(zhì)文件材料的其他整理工作宜按照DA/T22—2015中第6章執(zhí)行；電子文件材料的其他整理工作宜按照GB/T18894—2016中7.2執(zhí)行。8紙質(zhì)文件材料應(yīng)歸檔1份，電子文件材料離線存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)歸檔3套（存儲(chǔ)檔案光盤載體的套號(hào)用大寫英文字母A、B、C標(biāo)識(shí)，A表示封存保管，B表示查閱利用，C表示異地保存）。以年度形成的黑土地質(zhì)量文件材料可于次年6月底之前完成歸檔移交；以周期形成的黑土地質(zhì)量文件材料可于周期結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)完成歸檔移交。黑土地質(zhì)量文件材料歸檔可按照如下程序進(jìn)行：9保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等4DB22/T3606—20239.1.29.1.3檔案盒、檔案柜等檔案裝具應(yīng)符合檔案管理要求。黑土地質(zhì)量檔案保管的方法如下：a)紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔號(hào)順序，在檔案柜（架）內(nèi)，自上而下、從左至右依次排放保管；電子檔案的保管應(yīng)確保載體安全、信息可用：b)1)保存在離線存儲(chǔ)介質(zhì)上的檔案，應(yīng)裝盒遠(yuǎn)離磁場(chǎng)保管。保管應(yīng)符合DA/T38—2021中第9章的要求，硬磁盤介質(zhì)的保管應(yīng)符合DA/T75—2019中第9章的要求；存儲(chǔ)在電子計(jì)算機(jī)上的檔案，其電子計(jì)算機(jī)場(chǎng)地條件宜參照GB/T2887執(zhí)行。2)c)d)對(duì)于重要的或有特殊需求的黑土地質(zhì)量電子檔案可采取異地、異質(zhì)的方式備份保管；宜應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息化管理，電子檔案管理系統(tǒng)功能宜參照GB/T39784。檔案管理應(yīng)列入單位安全工作管理機(jī)制中，開展檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管控。發(fā)現(xiàn)安全隱患的，應(yīng)及時(shí)9.1.4采取補(bǔ)救措施。質(zhì)量管控的內(nèi)容：a)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期檢查保存狀況，出現(xiàn)紙張破損或變質(zhì)情況，宜參照DA/T25的要求，及時(shí)修復(fù)；b)電子檔案應(yīng)定期檢測(cè)存儲(chǔ)介質(zhì)的保管情況、讀取狀況，確保有效、可用，發(fā)生問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)換或更新。鑒定9.2.1應(yīng)按照及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，開展檔案的價(jià)值鑒定，確保鑒定后的檔案存毀得當(dāng)，滿足實(shí)際需求。應(yīng)由從事黑土地質(zhì)量工作和檔案保管工作的相關(guān)人員組成黑土地質(zhì)量檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案9.2.2的鑒定工作。9.2.3應(yīng)按照黑土地質(zhì)量檔案保管期限的設(shè)定，定期對(duì)已達(dá)到保管期限上限的黑土地質(zhì)量檔案進(jìn)行存鑒定后仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要重新劃定保管期限并做出標(biāo)注，鑒定后確無保存紙質(zhì)檔案銷毀的方法可參照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》的相關(guān)要求執(zhí)行；電子檔案銷毀的方法應(yīng)按照應(yīng)適用于黑土地質(zhì)量工作的發(fā)展需要，本著提高利用效力的原則，采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等開發(fā)黑土地質(zhì)量檔案信息資源，可形成黑土地質(zhì)量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)、黑土地質(zhì)量提升技術(shù)指南、黑土地質(zhì)量評(píng)價(jià)專題概況、黑土地質(zhì)量等級(jí)圖冊(cè)等編研成果，為科學(xué)提升黑土地質(zhì)量提供決策依據(jù)。黑土地質(zhì)量檔案的利用應(yīng)參照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》建立健全檔案利用制度，規(guī)范利用手續(xù)。黑土地質(zhì)量電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等效力，可采用更為安全、便捷的電子形式提供利用。電子檔案采用在線方式提供利用時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家信息安全和檔案開放審核的相關(guān)規(guī)定；利用記錄人物影像和在版本保護(hù)期內(nèi)的黑土地質(zhì)量聲像檔案，應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。5DB22/T3606—202311檔案統(tǒng)計(jì)與移交統(tǒng)計(jì)11.1.1應(yīng)按照真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的原則，定期開展黑土地質(zhì)量檔案統(tǒng)計(jì)工作，為總結(jié)黑土地質(zhì)量變化規(guī)律、分析發(fā)展趨勢(shì)提供客觀依據(jù)。11.1.2應(yīng)對(duì)黑土地質(zhì)量檔案的數(shù)量、質(zhì)量等基礎(chǔ)概況和檔案的鑒定、銷毀、利用、移交等管理情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，可根據(jù)需要建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。11.1.3應(yīng)按上級(jí)主管部門或檔案主管部門要求，按時(shí)完成黑土地質(zhì)量檔案的統(tǒng)計(jì)上報(bào)工作。移交11.2.111.2.2應(yīng)按照完整、系統(tǒng)、真實(shí)、安全的原則移交黑土地質(zhì)量檔案，確保移交后的檔案有效、可用。納入國(guó)家檔案館接收范圍的黑土地質(zhì)量檔案，應(yīng)按照移交手續(xù)定期向同級(jí)檔案館移交。電子檔案移交進(jìn)館應(yīng)基于安全、可靠、規(guī)范的軟件平臺(tái)。移交后開放移交進(jìn)館的黑土地質(zhì)量檔案在達(dá)到開放條件后，應(yīng)由立檔單位配合檔案館完成移交檔案的開放審核工作。12檔案監(jiān)督與指導(dǎo)監(jiān)督與指導(dǎo)工作應(yīng)本著公正、嚴(yán)謹(jǐn)、高效的原則，確保檔案管理活動(dòng)科學(xué)規(guī)范、安全有效。應(yīng)在符合安全保密要求的前提下，逐級(jí)開展黑土地質(zhì)量檔案的監(jiān)督和指導(dǎo)工作；對(duì)監(jiān)督與指導(dǎo)中6DB22/T3606—2023附錄A（資料性）黑土地質(zhì)量文件材料歸檔范圍與保管期限表黑土地質(zhì)量文件材料歸檔范圍與保管期限表見表A.1。表A.1黑土地質(zhì)量文件材料歸檔范圍與保管期限表序號(hào)分類號(hào)歸檔范圍保管期限調(diào)查類1黑土地質(zhì)量普查材料1.1ZL11ZL11報(bào)告、總結(jié)等結(jié)論性材料永久1.2方案、基礎(chǔ)信息等階段性、過程性材料黑土地質(zhì)量專項(xiàng)調(diào)查材料30年22.1黑土地質(zhì)量等級(jí)調(diào)查材料2.1.12.1.22.2ZL12ZL12報(bào)告、總結(jié)等結(jié)論性材料永久方案、基礎(chǔ)信息等階段性、過程性材料新增黑土地質(zhì)量調(diào)查材料方案、基礎(chǔ)信息等階段性、過程性材料黑土地質(zhì)量應(yīng)急調(diào)查材料方案、基礎(chǔ)信息等階段性、過程性材料黑土地質(zhì)量監(jiān)測(cè)體系建設(shè)材料方案、基礎(chǔ)信息等階段性、過程性材料7DB22/T3606—2023表A.1黑土地質(zhì)量文件材料歸檔范圍與保管期限表（續(xù)）序號(hào)2分類號(hào)歸檔范圍黑土地質(zhì)量年度監(jiān)測(cè)材料保管期限2.12.23ZL22ZL22報(bào)告、總結(jié)等結(jié)論性材料永久方案、基礎(chǔ)信息等階段性、過程性材料黑土地質(zhì)量專項(xiàng)監(jiān)測(cè)材料30年3.13.2ZL23ZL23報(bào)告、總結(jié)等結(jié)論性材料永久方案、基礎(chǔ)信息等階段性、過程性材料30年評(píng)價(jià)類1黑土地質(zhì)量等級(jí)評(píng)價(jià)材料1.11.22ZL31ZL31報(bào)告、總結(jié)等結(jié)論性材料永久方案、基礎(chǔ)信息等階段性、過程性材料黑土地質(zhì)量監(jiān)測(cè)評(píng)價(jià)材料30年2.12.23ZL32ZL32報(bào)告、總結(jié)等結(jié)論性材料永久ZL33ZL3330年方案、基礎(chǔ)信息等階段性、過程性材料其他類方案、基礎(chǔ)信息等階段性、過程性材料8DB22/T3606—2023附錄B（資料性）黑土地質(zhì)量檔案目錄填寫示例B.1封皮填寫示例B.1.1封皮填寫示例圖黑土地質(zhì)量檔案目錄的封皮填寫示例見圖B.1。黑土地質(zhì)量檔案目錄單位名稱：全宗號(hào)：××××××××××××××××年度：保管期限：起止檔號(hào)：自××××-××××·××××·××-××××至××××-××××·××××·××-××××圖B.1黑土地質(zhì)量檔案目錄封皮填寫示例9DB22/T3606—2023B.2目錄填寫示例B.2.1目錄填寫示例圖黑土地質(zhì)量檔案目錄填寫示例見圖B.2。序號(hào)檔號(hào)文號(hào)責(zé)任者題名日期頁(yè)數(shù)保管期限永久備注ZHTD-ZL12·2021·Y-0001關(guān)于上報(bào)2021年耕地質(zhì)量等級(jí)調(diào)查結(jié)果的報(bào)告吉林省土壤肥料總站1202112028-2345····································································································································----····································注：A4橫版。圖B.2黑土地質(zhì)量檔案目錄填寫示例B.2.2填寫說明檔號(hào)B.2.2.1按照條款7.4.3“檔號(hào)構(gòu)成”中“檔號(hào)”來填寫。填寫文件材料形成單位的全稱。填寫文件材料的全稱。填寫文件材料的形成日期，日期格式為年、月、日信息的8位阿拉伯?dāng)?shù)字組合格式。10DB22/T3606—2023B.3.1備考表填寫示例圖黑土地質(zhì)量檔案?jìng)淇急硖顚懯纠妶DB