DB45-T2708-2023-幼兒園檔案管理規(guī)范-廣西壯族自治區(qū)

ICS01.140.2045CCSA14廣西壯族自治區(qū)地方標準DB45/T2708—2023幼兒園檔案管理規(guī)范Specificationforarchivemanagementofkindergarten廣西壯族自治區(qū)市場監(jiān)督管理局發(fā)布DB45/T2708—2023目次前言.................................................................................II1234范圍...............................................................................1規(guī)范性引用文件.....................................................................1術(shù)語和定義.........................................................................1一般要求...........................................................................14.1管理范圍.......................................................................14.2檔案質(zhì)量.......................................................................14.3檔案室管理.....................................................................256工作職責...........................................................................2檔案分類...........................................................................26.1黨務(wù)檔案.......................................................................26.2園務(wù)檔案.......................................................................26.3教育教學(xué)檔案...................................................................36.4幼兒園保健檔案.................................................................46.5人事檔案.......................................................................46.6其他專項活動檔案...............................................................47檔案保存...........................................................................57.1紙質(zhì)文件.......................................................................57.2電子文件.......................................................................68檔案借閱...........................................................................88.1要求...........................................................................88.2程序...........................................................................89檔案銷毀...........................................................................89.1要求...........................................................................89.2程序...........................................................................8檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)................................................................8參考文獻..............................................................................9IDB45/T2708—2023前言本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導(dǎo)則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本文件由廣西壯族自治區(qū)機關(guān)事務(wù)管理局提出并歸口。本文件起草單位：廣西壯族自治區(qū)直屬機關(guān)第一幼兒園、廣西壯族自治區(qū)標準技術(shù)研究院。本文件主要起草人：黃小川、李廣軍、梁萬山、羅斌、王合義、林麗、潘攀、秦義、林建業(yè)、黃煜淇、何劍、朱立德、李皖華、吳寧忠、梁源、王江、牙思文、農(nóng)麗英、郭靜、駱偉光、黃海烽、陳媛媛、楊潔蓓、嚴婷。IIDB45/T2708—2023幼兒園檔案管理規(guī)范1范圍本文件規(guī)定了幼兒園檔案管理規(guī)范中的一般要求、工作職責、檔案分類、檔案保存、檔案借閱、檔案銷毀和檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)。本文件適用于廣西壯族自治區(qū)行政區(qū)域范圍內(nèi)幼兒園檔案管理。2規(guī)范性引用文件本文件沒有規(guī)范性引用文件。術(shù)語和定義3下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.13.2紙質(zhì)文件paperdocument立檔單位在其職能活動中形成和辦理完畢后作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料。以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。[來源：DA/T1—2000，2.13]邏輯歸檔logicalarchiving將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在邏輯歸檔工作中，電子文件的存儲格式和位置保44.1——幼兒園保健檔案；——其他專項活動檔案。注：這些檔案具體包括的材料見第6章。4.21DB45/T2708—20234.2.14.2.24.2.3檔案資料的手寫內(nèi)容應(yīng)使用黑色墨水筆書寫。檔案資料字跡應(yīng)清晰、工整。每學(xué)期應(yīng)清理規(guī)整檔案不少于1次，每學(xué)年應(yīng)更新檔案目錄不少于1次。4.3檔案室管理4.3.1檔案室應(yīng)保持清潔、干燥，配置防火、防盜、防塵、防潮、防高溫、防鼠害、防有害光線、防污染和碎紙機等設(shè)施設(shè)備，并安裝鐵門、鐵窗。4.3.24.3.3未經(jīng)檔案管理員允許，非檔案室工作人員不應(yīng)進入檔案室的檔案存放區(qū)。檔案室的檔案存放區(qū)內(nèi)不準許拍照、錄音、錄像。5工作職責5.1應(yīng)明確園務(wù)檔案管理部門職責，設(shè)置專（兼）職檔案管理崗位，負責指導(dǎo)各部門各項材料收集、整理，并負責園內(nèi)各項檔案紙質(zhì)文檔和電子文檔的收集、整理、分類保存、借閱、銷毀的相關(guān)工作。各項檔案管理制度條款應(yīng)懸掛在檔案室內(nèi)明顯位置。5.25.35.4園長應(yīng)對園務(wù)檔案管理工作負總責任，分管副園長應(yīng)負責監(jiān)督檢查檔案管理員日常工作。園務(wù)檔案管理部門應(yīng)定期向本單位負責人報告檔案管理情況。園務(wù)檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案工作培訓(xùn)。6檔案分類黨務(wù)檔案6.1——年度黨務(wù)工作計劃、總結(jié)材料；——黨支委做的工作報告、專題講話、黨課講稿和演示材料；——重要黨務(wù)活動的文字材料和照片、錄音和視頻材料；——黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)移的相關(guān)材料和臺賬；——年度民主評議黨員材料；6.2幼兒園開展日常工作產(chǎn)生的材料，包括：——上級部門下達的指導(dǎo)性文件；——幼兒園機構(gòu)設(shè)置及變動材料；——幼兒園規(guī)章制度文件；2DB45/T2708—2023——人員編制、崗位設(shè)置材料；——園務(wù)會議材料；——幼兒園大事記材料。6.3教育教學(xué)檔案6.3.1教師個人業(yè)務(wù)檔案教師個人業(yè)務(wù)檔案，包括：——學(xué)歷證明材料；——職稱證明材料；——繼續(xù)教育材料；——榮譽和獲獎材料；——個人計劃和總結(jié)材料；——著作成果材料；——其他材料。6.3.2教師研修檔案教師研修檔案，包括：——研修計劃和總結(jié)材料；——研修方案材料；——研修通知材料；——研修記錄材料；——研修資料。——活動方案和總結(jié)材料；——活動反思材料；家園共育檔案，包括：3DB45/T2708—2023——家長學(xué)校材料；——家長會記錄材料；——家長開放日活動記錄材料；——班級家園欄材料；——班級家園聯(lián)系材料；——家長進課堂活動材料。6.4幼兒園保健檔案幼兒園保健檔案，包括：——組織管理工作形成的材料；——生活制度材料；——辦園條件材料；——健康檢查材料；——體格鍛煉材料；——膳食營養(yǎng)材料；——疾病控制材料；——傷害預(yù)防材料應(yīng)有保健室（醫(yī)務(wù)室）兒童在園傷害事故登記表單；——健康教育材料；——信息管理材料。6.5人事檔案——自傳材料包括由本人書寫的敘述本人經(jīng)歷、思想變化過程、家庭情況、社會關(guān)系等內(nèi)容的材——任免、工資、出國和退（離）休等材料；——其他類材料。6.64DB45/T2708—2023——其他專項分類檔案。檔案保存77.1紙質(zhì)文件7.1.1歸檔文件歸檔可按如下任一規(guī)定執(zhí)行：——根據(jù)項目具體要求歸檔；——根據(jù)項目完成的時間歸檔；——根據(jù)最小的部門單位歸檔。7.1.2裝訂7.1.2.17.1.2.2檔案應(yīng)采用抽桿或三孔一線的方式裝訂，已成冊不易拆釘?shù)?，可保持原貌不變。文件按件裝訂，應(yīng)符合如下要求：——正文在前，附件在后；——有文件處理單的，放在最前面。7.1.3分類7.1.3.17.1.3.2年。應(yīng)按年度分類：將歸檔文件按其形成的年度進行分類。應(yīng)按保管期限分類：歸檔文件（文書檔案）保管期限分為永久和定期兩種，定期分30年、107.1.4.1檔案裝盒前應(yīng)將歸檔文件按排列順序逐件編號，在文件首面上端的空白位置加蓋歸檔章并添檔案盒封面正面應(yīng)標明檔案名稱。存檔材料應(yīng)有封面、目錄。歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與幼兒園歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避5DB45/T2708—20237.1.5.2歸檔檔案應(yīng)按照檔案分類、編號分類依次上架。7.2電子文件7.2.1一般要求文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期將經(jīng)過鑒定和檢測符合歸檔條件的電子文件移交到檔案管理部門，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。7.2.2鑒定7.2.2.1電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定、歸檔范圍和劃定保管期限。7.2.2.27.2.2.37.2.2.4電子文件應(yīng)包含背景信息和元數(shù)據(jù)。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當與內(nèi)容信息的保管期限一致。應(yīng)在電子文件的機讀目錄上逐件標注保管期限的標識。7.2.3檢測在進行電子文件歸檔工作時，應(yīng)對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進行檢測，檢測內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。7.2.4歸檔7.2.4.1通用要求電子文件的歸檔，按照鑒定標識進行，電子文件的歸檔操作應(yīng)包括邏輯歸檔操作和物理歸應(yīng)把帶有歸檔標識的電子文件集中，復(fù)制至耐久性好的載體上，一式3套，分別用于封存推薦采用的載體，應(yīng)按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫入光盤、磁帶、可擦寫光盤、存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標簽，標簽上應(yīng)注明載體序號、類別號、密級、保管應(yīng)將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，并附上歸檔文件登記表。需要長期保存的電子文件，應(yīng)在每一個電子文件的載體中同時存有相應(yīng)的機讀目錄。電子文件歸檔后，形成部門還應(yīng)至少保存存有歸檔電子文件的載體1年。電子文件應(yīng)按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）或保管期限、年度、機構(gòu)(問題)等分類方案應(yīng)按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體。6DB45/T2708—20237.2.6歸檔電子文件的移交、接收與保管移交、接收與保管要求7.2.6.1對歸檔電子文件應(yīng)按有關(guān)規(guī)定檢驗，并在檢驗合格后將其如期移交至檔案管理部門，集中保管。注：在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，可通過網(wǎng)絡(luò)進行歸檔電子文件的移交和接收工作。7.2.6.2移交、接收檢驗7.2.6.2.1檔案管理部門在接收電子文件之前，均應(yīng)對歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，合格率達到100％時方可進行交接。7.2.6.2.2檢驗項目如下：a)b)c)d)e)f)載體有無劃痕，是否清潔；有無病毒；審核手續(xù)是否完善；資料的真實性，完整性，有效性；登記表、軟件、說明資料等是否齊全；對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否齊全。7.2.6.2.3檔案保管部門應(yīng)按照要求及檢驗項目對歸檔電子文件逐一驗收。對檢驗不合格者，應(yīng)退回形成單位重新制作，并再次對其進行驗收。7.2.6.3移交手續(xù)檔案保管部門驗收合格，填寫歸檔電子文件移交、接受驗收登記表，該表還應(yīng)同時向電子文件形成歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合以下條件：——歸檔載體應(yīng)作防水處理，且避免擦、劃、觸摸記錄涂層；——單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；歸檔電子文件的封存載體不應(yīng)外借。未經(jīng)批準任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。利用時應(yīng)遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時，應(yīng)遵守7DB45/T2708—20238檔案借閱要求8.18.1.18.1.28.1.3檔案借閱履行審批手續(xù)，應(yīng)由指定負責人審批后，方可調(diào)取檔案復(fù)印件。借閱檔案的時間不應(yīng)超過一周，必要時可以續(xù)借，需長期借閱的應(yīng)獲得園長的批準。外借檔案丟失，應(yīng)及時向分管副園長報告并好記錄。8.2程序檔案借閱程序應(yīng)按照如下要求執(zhí)行：a)b)c)應(yīng)填寫檔案借閱登記表；歸還檔案應(yīng)在借閱登記表中填寫歸檔日期