2025年境外辦事處合同管理細(xì)則

2025年境外辦事處合同管理細(xì)則第一章總則第一條目的與適用范圍為規(guī)范本單位境外辦事處的合同管理，保障辦事處的合法運(yùn)營(yíng)，維護(hù)本單位與合作方的權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及本單位規(guī)章制度，特制定本細(xì)則。本細(xì)則適用于本單位在境外設(shè)立的辦事處（以下簡(jiǎn)稱“辦事處”）在其管轄范圍內(nèi)簽訂、履行、變更、解除及終止的所有合同行為。第二條管理原則辦事處合同管理應(yīng)當(dāng)遵循合法性、規(guī)范性、效率性和風(fēng)險(xiǎn)可控性原則，確保合同內(nèi)容符合當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)及本單位內(nèi)部管理要求，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，保障辦事處的合法權(quán)益。第三條管理職責(zé)分工辦事處合同管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、分工負(fù)責(zé)的原則。辦事處負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)合同管理工作，指定專(zhuān)人（以下簡(jiǎn)稱“合同管理員”）具體負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂、履行、歸檔等事宜。本單位總部相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)辦事處合同管理進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第二章合同的分類(lèi)與編號(hào)第四條合同分類(lèi)辦事處的合同按照性質(zhì)和用途分為以下幾類(lèi)：日常運(yùn)營(yíng)合同：包括場(chǎng)地租賃、物業(yè)服務(wù)、辦公用品采購(gòu)等；采購(gòu)與服務(wù)合同：包括專(zhuān)業(yè)服務(wù)（如法律、財(cái)務(wù)咨詢等）、技術(shù)合作、設(shè)備采購(gòu)等；服務(wù)合作合同：包括與其他機(jī)構(gòu)或個(gè)人的合作協(xié)議；員工相關(guān)合同：包括員工聘用合同、勞務(wù)派遣協(xié)議等；重大項(xiàng)目合同：包括對(duì)外投資、合資合作、重大采購(gòu)等影響辦事處整體運(yùn)營(yíng)的合同。第五條合同編號(hào)規(guī)則合同應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一編號(hào)管理，編號(hào)規(guī)則如下：編號(hào)由年份、辦事處代碼、合同類(lèi)別代碼、順序號(hào)四部分組成；年份為合同簽訂年份的后兩位數(shù)字；辦事處代碼由本單位統(tǒng)一制定；合同類(lèi)別代碼由本單位統(tǒng)一制定，分為字母代碼，如：A：日常運(yùn)營(yíng)合同B：采購(gòu)與服務(wù)合同C：服務(wù)合作合同D：?jiǎn)T工相關(guān)合同E：重大項(xiàng)目合同順序號(hào)為自然數(shù)，按年度遞增。第三章合同的簽訂與履行第六條合同簽訂主體辦事處合同的簽訂應(yīng)當(dāng)以辦事處名義進(jìn)行，由辦事處負(fù)責(zé)人或其授權(quán)代表簽字并加蓋辦事處公章或合同專(zhuān)用章。未經(jīng)授權(quán)，任何人員不得以辦事處名義簽訂合同。第七條合同簽訂程序合同起草：合同由辦事處相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)起草，內(nèi)容應(yīng)當(dāng)明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)、履行期限、付款方式、違約責(zé)任等事項(xiàng)。合法性審查：合同起草后，應(yīng)當(dāng)提交合同管理員進(jìn)行合法性審查。合同管理員應(yīng)當(dāng)對(duì)合同內(nèi)容是否符合當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)、是否損害本單位利益等進(jìn)行審查，并提出修改意見(jiàn)。審批流程：經(jīng)過(guò)合法性審查的合同，應(yīng)當(dāng)按照辦事處內(nèi)部審批權(quán)限提交相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后方可簽署。簽署與送達(dá)：合同簽署后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)送達(dá)合同相對(duì)方，并留存簽署完整的合同文本。第八條合同履行管理合同履行監(jiān)督：合同管理員應(yīng)當(dāng)跟蹤合同履行情況，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)履行中的問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告辦事處負(fù)責(zé)人，并提出解決方案。變更與解除：在合同履行過(guò)程中，如需對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行變更或解除，應(yīng)當(dāng)按照合同約定的程序進(jìn)行，并經(jīng)合同相對(duì)方同意，簽署書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議或解除協(xié)議。檔案管理：合同履行完畢后，合同管理員應(yīng)當(dāng)將合同文本及相關(guān)履行記錄（如簽證、函件、驗(yàn)收單等）整理歸檔，確保檔案完整、安全。第四章合同檔案管理第九條檔案管理要求歸檔范圍：所有簽署的合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、解除協(xié)議及相關(guān)履行記錄均應(yīng)當(dāng)歸檔。歸檔標(biāo)準(zhǔn)：合同檔案應(yīng)當(dāng)按類(lèi)別、編號(hào)有序存放，便于檢索和查閱。保存期限：合同檔案的保存期限不得少于合同履行完畢后五年，法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。第十條電子檔案管理辦事處應(yīng)當(dāng)建立合同管理信息系統(tǒng)，對(duì)合同的簽訂、履行、歸檔等過(guò)程實(shí)行電子化管理，確保合同信息的真實(shí)性、完整性和安全性。第五章?tīng)?zhēng)議解決與法律支持第十一條爭(zhēng)議解決機(jī)制在合同履行過(guò)程中發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，辦事處應(yīng)當(dāng)積極與合同相對(duì)方協(xié)商解決。協(xié)商不成的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式，通過(guò)調(diào)解、仲裁或訴訟等途徑解決。第十二條法律支持辦事處在處理合同爭(zhēng)議時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向本單位法律部門(mén)或外部法律顧問(wèn)尋求專(zhuān)業(yè)支持，確保爭(zhēng)議處理合法、合規(guī)。第六章附則第十三條解釋權(quán)本細(xì)則由（辦事處名稱）負(fù)責(zé)解釋。第十四條生效日期本細(xì)則自年月日起施行。第十五條其他辦事處在簽訂合同前，應(yīng)當(dāng)對(duì)合同相對(duì)方的資質(zhì)、信用狀況等進(jìn)行盡職調(diào)查，確保合同相對(duì)方具備履約能力。對(duì)于重大合同，辦事處應(yīng)當(dāng)組織專(zhuān)項(xiàng)評(píng)審會(huì)議，必要時(shí)邀請(qǐng)法律顧問(wèn)或相關(guān)專(zhuān)家參與評(píng)估。（辦事處地址）（辦事處地址）辦事處負(fù)責(zé)人：聯(lián)絡(luò)方式：（電子郵箱）/（方式）合同管理員：聯(lián)絡(luò)方式：（電子