2025年中國(guó)信息技術(shù)服務(wù)有限公司合同管理規(guī)范

2025年中國(guó)信息技術(shù)服務(wù)有限公司合同管理規(guī)范第一章總則第一條為規(guī)范中國(guó)信息技術(shù)服務(wù)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）的合同管理工作，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本合同管理規(guī)范（以下簡(jiǎn)稱“本規(guī)范”）。第二條本規(guī)范適用于公司及其分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所涉及的所有合同的訂立、履行、變更、解除、終止以及合同檔案的管理工作。第三條合同管理遵循合法性、合規(guī)性、規(guī)范性、風(fēng)險(xiǎn)控制原則，確保合同內(nèi)容合法、程序規(guī)范、責(zé)任明確、風(fēng)險(xiǎn)可控。第二章合同管理的范圍第四條本規(guī)范所稱合同是指公司與其他平等主體（包括自然人、法人或其他組織）之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。第五條合同管理范圍包括但不限于：（一）技術(shù)服務(wù)合同；（二）軟件開發(fā)合同；（三）設(shè)備采購(gòu)合同；（四）銷售合同；（五）合作伙伴框架協(xié)議；（六）其他與公司經(jīng)營(yíng)相關(guān)的合同。第六條公司所有合同均應(yīng)當(dāng)采用書面形式訂立，并由公司統(tǒng)一編號(hào)管理。第三章職責(zé)分工第七條公司設(shè)立合同管理小組，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和協(xié)調(diào)合同管理工作。合同管理小組由公司綜合管理部、法務(wù)審計(jì)部、財(cái)務(wù)部等部門負(fù)責(zé)人組成。第八條綜合管理部負(fù)責(zé)合同管理的組織協(xié)調(diào)工作，包括合同的編號(hào)、歸檔、借閱等。第九條法務(wù)審計(jì)部負(fù)責(zé)合同的合法性審查，參與重大合同的談判，提供法律意見，監(jiān)督合同履行情況。第十條財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核合同中涉及的財(cái)務(wù)條款，包括金額、支付方式、時(shí)間等內(nèi)容。第十一條業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體談判、起草、提交審查，并跟蹤合同履行情況。第四章合同的訂立第十二條合同的訂立應(yīng)當(dāng)遵循平等、自愿、公平、誠(chéng)實(shí)信用的原則，并符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度。第十三條業(yè)務(wù)部門在訂立合應(yīng)當(dāng)充分了解合同對(duì)方的資質(zhì)、信用狀況、履約能力等信息，并提交相關(guān)證明材料。第十四條合同內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括但不限于以下條款：（一）合同雙方的名稱、住所、法定代表人或負(fù)責(zé)人及其聯(lián)絡(luò)方式；（二）合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬；（三）合同履行的時(shí)間、地點(diǎn)、方式；（四）雙方的權(quán)利和義務(wù)；（五）違約責(zé)任；（六）爭(zhēng)議解決方式；（七）其他約定事項(xiàng)。第十五條合同的草擬人應(yīng)當(dāng)確保合同條款清晰、完整、準(zhǔn)確，并符合公司利益。第五章合同的審查與修改第十六條合同草擬完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)將合同送交法務(wù)審計(jì)部進(jìn)行合法性審查。審查內(nèi)容包括：（一）合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定；（二）合同條款是否全面、清晰、無(wú)歧義；（三）合同雙方的權(quán)利義務(wù)是否公平合理；（四）違約責(zé)任是否明確；（五）其他需要審查的內(nèi)容。第十七條法務(wù)審計(jì)部在審查過程中發(fā)現(xiàn)合同存在問題的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門提出修改建議。業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)修改建議對(duì)合同進(jìn)行修改，并提交審查。第十八條重大合同或涉及復(fù)雜法律關(guān)系的合同，法務(wù)審計(jì)部應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，并形成書面意見。第六章合同的審批第十九條合同審查通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照公司內(nèi)部審批流程將合同提交相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。審批流程應(yīng)當(dāng)包括但不限于：（一）業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；（二）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批；（三）法務(wù)審計(jì)部負(fù)責(zé)人審批；（四）公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。第二十條合同審批過程中，審批人應(yīng)當(dāng)對(duì)合同的內(nèi)容、法律風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)利益等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，并簽署明確的意見。第二十一條對(duì)于金額較大或涉及公司重大利益的合同，應(yīng)當(dāng)提交公司總裁辦公會(huì)審議。第七章合同的簽訂第二十二條合同經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)與合同相對(duì)方簽訂合同。簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并由授權(quán)代表簽字。第二十三條合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)確認(rèn)合同對(duì)方的資質(zhì)、印章的真實(shí)性，并保留相關(guān)證明材料。第二十四條合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)將合同文本、審批記錄及相關(guān)材料一并歸檔，并將合同文本副本送交綜合管理部存檔。第八章合同的履行第二十五條合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照合同約定履行合同義務(wù)，并督促合同對(duì)方履行其義務(wù)。第二十六條業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)定期檢查合同履行情況，并形成書面報(bào)告，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向公司管理層報(bào)告。第二十七條合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方存在違約行為，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施維護(hù)公司權(quán)益，并報(bào)法務(wù)審計(jì)部進(jìn)行處理。第二十八條合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)，并將相關(guān)資料歸檔。第九章合同的變更與解除第二十九條在合同履行過程中，如需變更或解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)與合同對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。第三十條變更或解除合同應(yīng)當(dāng)經(jīng)過與原合同相同的審批流程，并報(bào)綜合管理部備案。第三十一條變更或解除合同涉及公司重大利益的，應(yīng)當(dāng)提交公司總裁辦公會(huì)審議。第十章合同的終止第三十二條合同履行完畢或依法解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理合同終止手續(xù)，并將相關(guān)資料歸檔。第三十三條合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)與合同對(duì)方結(jié)清所有費(fèi)用，并收回公司提供的相關(guān)資料。第十一章合同檔案管理第三十四條綜合管理部負(fù)責(zé)合同檔案的管理工作，包括合同的編號(hào)、歸檔、借閱、保存及銷毀。第三十五條所有合同文本及與合同相關(guān)的資料（包括但不限于審批記錄、履行記錄、變更記錄等）均應(yīng)當(dāng)納入檔案管理范圍。第三十六條合同檔案應(yīng)當(dāng)按照公司規(guī)定分類存放，并設(shè)定合理的保存期限。保存期限屆滿后，按照公司檔案管理制度進(jìn)行銷毀。第三十七條合同檔案未經(jīng)批準(zhǔn)不得外借或復(fù)制。如確需借閱或復(fù)制，應(yīng)當(dāng)辦理相關(guān)手續(xù)，并留存借閱記錄。第十二章合同管理的監(jiān)督與責(zé)任追究第三十八條公司法務(wù)審計(jì)部負(fù)責(zé)對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督，定期檢查合同管理情況，并向公司管理層報(bào)告。第三十九條對(duì)于違反本規(guī)范，導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害的，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第四十條對(duì)于在合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門或個(gè)人，公司將給予表彰或獎(jiǎng)