單位采購控制管理制度

單位采購控制管理制度一、總則（一）目的為了加強單位采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，防范采購風(fēng)險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門的采購活動，包括物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動應(yīng)當(dāng)符合國家法律法規(guī)和單位內(nèi)部規(guī)章制度的要求。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購活動應(yīng)當(dāng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購過程公正。4.誠實守信原則：采購活動各方應(yīng)當(dāng)誠實守信，履行各自的義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)成立采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位高層管理人員組成，負責(zé)審議采購戰(zhàn)略、重大采購項目等。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立專門的采購部門，負責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購計劃和預(yù)算。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商。3.組織采購談判和合同簽訂。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況。5.處理采購過程中的相關(guān)問題。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：提出采購需求，參與采購評審，負責(zé)驗收采購物資或服務(wù)。2.財務(wù)部門：負責(zé)審核采購預(yù)算、支付貨款，監(jiān)督采購資金使用情況。3.審計部門：對采購活動進行審計監(jiān)督。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)年度工作計劃和業(yè)務(wù)需求，提前編制采購預(yù)算草案，明確采購項目、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)計金額等。2.采購部門匯總各需求部門的采購預(yù)算草案，結(jié)合單位整體戰(zhàn)略和財務(wù)狀況，進行綜合平衡和審核，形成年度采購預(yù)算方案。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購預(yù)算一經(jīng)批準，必須嚴格執(zhí)行。采購部門應(yīng)按照預(yù)算安排組織采購活動，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，需求部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因和金額，經(jīng)采購部門審核、財務(wù)部門會簽、采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準后執(zhí)行。（三）預(yù)算監(jiān)督1.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行中的問題。2.審計部門對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，確保預(yù)算執(zhí)行的合規(guī)性。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)實際需要填寫采購申請表，詳細說明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認。2.采購申請表應(yīng)提交給采購部門，對于重大采購項目，還需提交采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。建立供應(yīng)商信息庫，記錄供應(yīng)商的基本信息、經(jīng)營范圍、聯(lián)系方式、信用狀況等。2.供應(yīng)商篩選與評估采購部門根據(jù)采購項目的要求，對潛在供應(yīng)商進行篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。對入圍供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)、信譽等。可采用實地考察、樣品測試、查閱供應(yīng)商業(yè)績和信用記錄等方式進行評估。3.供應(yīng)商確定根據(jù)評估結(jié)果，采購部門選擇合適的供應(yīng)商，并與其進行談判，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。對于重要采購項目，應(yīng)組織相關(guān)部門進行聯(lián)合評審，確定最終供應(yīng)商。4.供應(yīng)商管理采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。定期對供應(yīng)商進行評價和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作關(guān)系。如供應(yīng)商出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲等情況，應(yīng)及時采取措施，如責(zé)令整改、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。（三）采購合同簽訂1.采購部門與供應(yīng)商達成一致意見后，起草采購合同文本。合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確采購項目的詳細規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同文本應(yīng)提交給財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核。財務(wù)部門審核付款條款，法務(wù)部門審核合同的合法性和合規(guī)性。3.根據(jù)審核意見，采購部門對采購合同進行修改完善，經(jīng)采購部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人、法務(wù)部門負責(zé)人簽字后，報單位法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。4.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門履行各自職責(zé)。（四）采購實施1.采購部門根據(jù)采購合同要求，向供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容。2.供應(yīng)商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并及時將發(fā)貨信息通知采購部門。3.采購部門跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決可能出現(xiàn)的問題，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。（五）驗收1.需求部門負責(zé)組織對采購物資或服務(wù)進行驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行檢查。2.對于重要采購項目或技術(shù)復(fù)雜的采購項目，可邀請專業(yè)機構(gòu)或?qū)＜覅⑴c驗收。3.驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫驗收報告，簽字確認。驗收報告應(yīng)包括采購項目名稱、供應(yīng)商名稱、采購數(shù)量、驗收標準、驗收結(jié)果等內(nèi)容。如驗收不合格，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格。（六）付款1.采購物資或服務(wù)驗收合格后，采購部門應(yīng)及時整理相關(guān)資料，如采購合同、驗收報告、發(fā)票等，提交給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時間，審核相關(guān)資料無誤后，辦理付款手續(xù)。3.對于預(yù)付款項，財務(wù)部門應(yīng)嚴格按照合同約定進行支付，并跟蹤預(yù)付款項的使用情況，確保資金安全。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.可采用風(fēng)險矩陣、頭腦風(fēng)暴等方法進行風(fēng)險識別，確定風(fēng)險的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險評估1.根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險等級。風(fēng)險等級可分為高、中、低三個等級。2.對于高風(fēng)險等級的風(fēng)險，應(yīng)制定詳細的風(fēng)險應(yīng)對措施；對于中風(fēng)險等級的風(fēng)險，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險控制措施；對于低風(fēng)險等級的風(fēng)險，可進行持續(xù)監(jiān)測。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.供應(yīng)商違約風(fēng)險應(yīng)對在采購合同中明確違約責(zé)任條款，加大對供應(yīng)商違約行為的約束力度。對供應(yīng)商進行定期評價和考核，建立供應(yīng)商信用檔案，及時發(fā)現(xiàn)和防范供應(yīng)商違約風(fēng)險。對于重要采購項目，可要求供應(yīng)商提供履約保證金或銀行保函。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強對采購物資質(zhì)量的檢驗和驗收。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，并對采購物資進行抽檢或送檢。建立質(zhì)量反饋機制，及時處理采購物資質(zhì)量問題，如要求供應(yīng)商整改、換貨、退貨等。3.價格波動風(fēng)險應(yīng)對關(guān)注市場價格動態(tài)，定期收集和分析價格信息，合理確定采購價格。在采購合同中約定價格調(diào)整條款，如根據(jù)市場價格指數(shù)、原材料價格變化等因素調(diào)整采購價格。采用套期保值等金融工具，規(guī)避價格波動風(fēng)險。4.合同風(fēng)險應(yīng)對加強采購合同管理，嚴格按照合同簽訂流程簽訂合同，確保合同條款合法、合規(guī)、完整。定期對采購合同進行審查和清理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中存在的問題。建立合同糾紛處理機制，妥善處理合同糾紛，維護單位合法權(quán)益。六、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對采購活動進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.財務(wù)部門對采購資金使用情況進行監(jiān)督，確保資金使用合規(guī)、安全、有效。3.審計部門對采購活動進行定期審計和專項審計，重點審查采購程序的合規(guī)性、采購合同的合法性、采購資金的使用效益等。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如財政部門、審計部門等。2.主動接受社會監(jiān)督，如供應(yīng)商、客戶等的監(jiān)督，及時處理投訴和舉報。七、采購信息化管理（一）建立采購信息系統(tǒng)1.單位應(yīng)建立采購信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的信息化管理。采購信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋采購申請、供應(yīng)商管理、采購合同簽訂、采購實施、驗收、付款等采購全過程。2.通過采購信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購信息的實時共享和動態(tài)管理，提高采購工作效率和透明度。（二）數(shù)據(jù)管理與分析1.采購信息系統(tǒng)應(yīng)及時準確地記錄采購活動中的各項數(shù)據(jù)，如采購項目、供應(yīng)商信