單位采購(gòu)控制管理制度

單位采購(gòu)控制管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)單位采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門(mén)的采購(gòu)活動(dòng)，包括物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家法律法規(guī)和單位內(nèi)部規(guī)章制度的要求。2.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公開(kāi)、公平、公正原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)當(dāng)公開(kāi)透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購(gòu)過(guò)程公正。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)活動(dòng)各方應(yīng)當(dāng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的義務(wù)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)成立采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位高層管理人員組成，負(fù)責(zé)審議采購(gòu)戰(zhàn)略、重大采購(gòu)項(xiàng)目等。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)設(shè)立專門(mén)的采購(gòu)部門(mén)，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。2.尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商。3.組織采購(gòu)談判和合同簽訂。4.跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況。5.處理采購(gòu)過(guò)程中的相關(guān)問(wèn)題。（三）其他相關(guān)部門(mén)職責(zé)1.需求部門(mén)：提出采購(gòu)需求，參與采購(gòu)評(píng)審，負(fù)責(zé)驗(yàn)收采購(gòu)物資或服務(wù)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、支付貨款，監(jiān)督采購(gòu)資金使用情況。3.審計(jì)部門(mén)：對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。三、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門(mén)應(yīng)根據(jù)年度工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，提前編制采購(gòu)預(yù)算草案，明確采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)計(jì)金額等。2.采購(gòu)部門(mén)匯總各需求部門(mén)的采購(gòu)預(yù)算草案，結(jié)合單位整體戰(zhàn)略和財(cái)務(wù)狀況，進(jìn)行綜合平衡和審核，形成年度采購(gòu)預(yù)算方案。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，必須嚴(yán)格執(zhí)行。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照預(yù)算安排組織采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，需求部門(mén)應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因和金額，經(jīng)采購(gòu)部門(mén)審核、財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)簽、采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后執(zhí)行。（三）預(yù)算監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行中的問(wèn)題。2.審計(jì)部門(mén)對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保預(yù)算執(zhí)行的合規(guī)性。四、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)提交給采購(gòu)部門(mén)，對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，還需提交采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審議。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。建立供應(yīng)商信息庫(kù)，記錄供應(yīng)商的基本信息、經(jīng)營(yíng)范圍、聯(lián)系方式、信用狀況等。2.供應(yīng)商篩選與評(píng)估采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的要求，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)等?？刹捎脤?shí)地考察、樣品測(cè)試、查閱供應(yīng)商業(yè)績(jī)和信用記錄等方式進(jìn)行評(píng)估。3.供應(yīng)商確定根據(jù)評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部門(mén)選擇合適的供應(yīng)商，并與其進(jìn)行談判，確定采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。對(duì)于重要采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審，確定最終供應(yīng)商。4.供應(yīng)商管理采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作關(guān)系。如供應(yīng)商出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施，如責(zé)令整改、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。（三）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商達(dá)成一致意見(jiàn)后，起草采購(gòu)合同文本。合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確采購(gòu)項(xiàng)目的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購(gòu)合同文本應(yīng)提交給財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門(mén)審核付款條款，法務(wù)部門(mén)審核合同的合法性和合規(guī)性。3.根據(jù)審核意見(jiàn)，采購(gòu)部門(mén)對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行修改完善，經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)單位法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。4.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)履行各自職責(zé)。（四）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同要求，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。2.供應(yīng)商按照采購(gòu)訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并及時(shí)將發(fā)貨信息通知采購(gòu)部門(mén)。3.采購(gòu)部門(mén)跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購(gòu)任務(wù)。（五）驗(yàn)收1.需求部門(mén)負(fù)責(zé)組織對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢查。2.對(duì)于重要采購(gòu)項(xiàng)目或技術(shù)復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目，可邀請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜覅⑴c驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，簽字確認(rèn)。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、采購(gòu)數(shù)量、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收結(jié)果等內(nèi)容。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格。（六）付款1.采購(gòu)物資或服務(wù)驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)資料，如采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等，提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，審核相關(guān)資料無(wú)誤后，辦理付款手續(xù)。3.對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行支付，并跟蹤預(yù)付款項(xiàng)的使用情況，確保資金安全。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.可采用風(fēng)險(xiǎn)矩陣、頭腦風(fēng)暴等方法進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，確定風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)可分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。2.對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定詳細(xì)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施；對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)控制措施；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，可進(jìn)行持續(xù)監(jiān)測(cè)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)在采購(gòu)合同中明確違約責(zé)任條款，加大對(duì)供應(yīng)商違約行為的約束力度。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)價(jià)和考核，建立供應(yīng)商信用檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和防范供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于重要采購(gòu)項(xiàng)目，可要求供應(yīng)商提供履約保證金或銀行保函。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資質(zhì)量的檢驗(yàn)和驗(yàn)收。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，并對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行抽檢或送檢。建立質(zhì)量反饋機(jī)制，及時(shí)處理采購(gòu)物資質(zhì)量問(wèn)題，如要求供應(yīng)商整改、換貨、退貨等。3.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，定期收集和分析價(jià)格信息，合理確定采購(gòu)價(jià)格。在采購(gòu)合同中約定價(jià)格調(diào)整條款，如根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格指數(shù)、原材料價(jià)格變化等因素調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。采用套期保值等金融工具，規(guī)避價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程簽訂合同，確保合同條款合法、合規(guī)、完整。定期對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審查和清理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題。建立合同糾紛處理機(jī)制，妥善處理合同糾紛，維護(hù)單位合法權(quán)益。六、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)資金使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保資金使用合規(guī)、安全、有效。3.審計(jì)部門(mén)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行定期審計(jì)和專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)審查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)合同的合法性、采購(gòu)資金的使用效益等。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，如財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等。2.主動(dòng)接受社會(huì)監(jiān)督，如供應(yīng)商、客戶等的監(jiān)督，及時(shí)處理投訴和舉報(bào)。七、采購(gòu)信息化管理（一）建立采購(gòu)信息系統(tǒng)1.單位應(yīng)建立采購(gòu)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的信息化管理。采購(gòu)信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋采購(gòu)申請(qǐng)、供應(yīng)商管理、采購(gòu)合同簽訂、采購(gòu)實(shí)施、驗(yàn)收、付款等采購(gòu)全過(guò)程。2.通過(guò)采購(gòu)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)信息的實(shí)時(shí)共享和動(dòng)態(tài)管理，提高采購(gòu)工作效率和透明度。（二）數(shù)據(jù)管理與分析1.采購(gòu)信息系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地記錄采購(gòu)活動(dòng)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，如采購(gòu)項(xiàng)目、供應(yīng)商信