品質(zhì)文件發(fā)放管理制度

品質(zhì)文件發(fā)放管理制度一、總則（一）目的為加強公司品質(zhì)文件的管理，確保品質(zhì)文件的有效發(fā)放、使用和控制，保證公司各項工作按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有品質(zhì)文件的發(fā)放管理，包括但不限于質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗規(guī)范、記錄表格等。（三）職責(zé)1.品質(zhì)管理部門負責(zé)品質(zhì)文件的歸口管理，制定和修訂品質(zhì)文件發(fā)放管理制度。負責(zé)品質(zhì)文件的審核、批準(zhǔn)、編號、印刷、發(fā)放、回收、歸檔等工作。定期對品質(zhì)文件的有效性進行評審，確保文件的適用性和符合性。2.文件使用部門負責(zé)本部門品質(zhì)文件的簽收、保管、使用和歸還工作。對本部門使用的品質(zhì)文件進行定期檢查，確保文件的完整性和有效性。及時向品質(zhì)管理部門反饋品質(zhì)文件在使用過程中存在的問題，提出改進建議。3.其他相關(guān)部門協(xié)助品質(zhì)管理部門做好品質(zhì)文件的發(fā)放管理工作。在工作中嚴(yán)格按照品質(zhì)文件的要求執(zhí)行，確保工作質(zhì)量。二、品質(zhì)文件的分類與編號（一）分類品質(zhì)文件分為以下幾類：1.質(zhì)量手冊：闡述公司質(zhì)量管理體系的總體要求和基本框架，是公司質(zhì)量管理的綱領(lǐng)性文件。2.程序文件：規(guī)定公司各項質(zhì)量管理活動的流程和方法，是質(zhì)量手冊的支持性文件。3.作業(yè)指導(dǎo)書：詳細描述公司各項工作的具體操作步驟和要求，是程序文件的細化和補充。4.檢驗規(guī)范：規(guī)定產(chǎn)品或過程的檢驗標(biāo)準(zhǔn)、檢驗方法和檢驗流程，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。5.記錄表格：用于記錄公司各項質(zhì)量管理活動的相關(guān)信息，是質(zhì)量管理體系運行的證據(jù)。（二）編號品質(zhì)文件采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，編號格式如下：[文件類別代碼][年份][順序號]其中：文件類別代碼：用大寫字母表示，如“QS”表示質(zhì)量手冊，“CX”表示程序文件，“ZY”表示作業(yè)指導(dǎo)書，“JG”表示檢驗規(guī)范，“JL”表示記錄表格。年份：用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示，如“22”表示2022年。順序號：用三位數(shù)字表示，從001開始依次編號。例如：QS22001表示2022年發(fā)布的第1版質(zhì)量手冊。三、品質(zhì)文件的編制與審批（一）編制1.品質(zhì)文件由相關(guān)部門或人員負責(zé)編制，編制人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和工作經(jīng)驗，熟悉公司的業(yè)務(wù)流程和質(zhì)量管理要求。2.編制品質(zhì)文件應(yīng)遵循以下原則：符合國家法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。與公司的質(zhì)量管理體系相適應(yīng)，體現(xiàn)公司的質(zhì)量管理理念和方針。內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰、易懂，具有可操作性。能夠有效指導(dǎo)公司的各項工作，確保工作質(zhì)量和效率。（二）審批1.品質(zhì)文件編制完成后，應(yīng)提交品質(zhì)管理部門進行審核。審核內(nèi)容包括文件的完整性、準(zhǔn)確性、適用性、符合性等方面。2.品質(zhì)管理部門審核通過后，報公司管理層進行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的品質(zhì)文件方可發(fā)布實施。3.對于重要的品質(zhì)文件，如質(zhì)量手冊、程序文件等，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進行會審，確保文件的科學(xué)性和合理性。四、品質(zhì)文件的發(fā)放（一）發(fā)放范圍品質(zhì)文件的發(fā)放范圍根據(jù)文件的性質(zhì)和使用要求確定，一般包括以下人員和部門：1.公司管理層。2.品質(zhì)管理部門及相關(guān)人員。3.文件使用部門的負責(zé)人和相關(guān)工作人員。4.其他需要使用品質(zhì)文件的人員。（二）發(fā)放方式品質(zhì)文件的發(fā)放方式分為紙質(zhì)文件發(fā)放和電子文件發(fā)放兩種。1.紙質(zhì)文件發(fā)放品質(zhì)管理部門根據(jù)文件的發(fā)放范圍，填寫《品質(zhì)文件發(fā)放登記表》，詳細記錄文件的名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放日期、簽收人等信息。將紙質(zhì)文件發(fā)放給各部門或人員，并要求簽收。簽收人應(yīng)在《品質(zhì)文件發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。對于重要的品質(zhì)文件，應(yīng)采用專人送達或特快專遞等方式進行發(fā)放，確保文件的安全和及時送達。2.電子文件發(fā)放品質(zhì)管理部門將電子文件存儲在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的指定文件夾中，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。通過公司內(nèi)部郵件或即時通訊工具等方式，通知文件使用部門或人員登錄指定文件夾下載文件。文件使用部門或人員應(yīng)及時下載電子文件，并妥善保管。在使用電子文件時，應(yīng)確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。（三）發(fā)放數(shù)量品質(zhì)文件的發(fā)放數(shù)量應(yīng)根據(jù)實際需要確定，一般以滿足工作需要為原則。對于重要的品質(zhì)文件，可適當(dāng)增加發(fā)放數(shù)量，以便于文件的查閱和使用。（四）發(fā)放記錄品質(zhì)管理部門應(yīng)建立品質(zhì)文件發(fā)放記錄檔案，對每次文件的發(fā)放情況進行詳細記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括文件名稱、編號、發(fā)放日期、發(fā)放部門、發(fā)放數(shù)量、簽收人等信息，以便于查詢和追溯。五、品質(zhì)文件的使用與保管（一）使用1.文件使用部門或人員應(yīng)按照品質(zhì)文件的要求進行工作，確保工作質(zhì)量和效率。2.在使用品質(zhì)文件過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或與實際工作不符，應(yīng)及時向品質(zhì)管理部門反饋，由品質(zhì)管理部門進行修訂和完善。3.嚴(yán)禁擅自修改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借品質(zhì)文件，如需復(fù)印或轉(zhuǎn)借，應(yīng)經(jīng)品質(zhì)管理部門批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）保管1.文件使用部門應(yīng)指定專人負責(zé)品質(zhì)文件的保管，確保文件的安全和完整。2.品質(zhì)文件應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的地方，避免文件受潮、發(fā)霉、損壞或丟失。3.對于電子文件，應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份文件應(yīng)存放在不同的存儲介質(zhì)上，并分別保管。4.文件保管人員應(yīng)定期對品質(zhì)文件進行清查和整理，確保文件的分類存放和便于查閱。六、品質(zhì)文件的修訂與廢止（一）修訂1.品質(zhì)文件在使用過程中，如因法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、公司業(yè)務(wù)流程、質(zhì)量管理體系等發(fā)生變化，或發(fā)現(xiàn)文件存在問題需要修訂時，由品質(zhì)管理部門提出修訂申請。2.修訂申請應(yīng)說明修訂的原因、內(nèi)容和要求，經(jīng)品質(zhì)管理部門負責(zé)人審核后，報公司管理層批準(zhǔn)。3.品質(zhì)文件修訂后，應(yīng)按照本制度的規(guī)定進行審核、批準(zhǔn)和發(fā)放。修訂后的文件應(yīng)注明修訂日期和版本號，同時收回并作廢原文件。（二）廢止1.品質(zhì)文件因以下原因需要廢止時，由品質(zhì)管理部門提出廢止申請：文件所涉及的業(yè)務(wù)活動已停止或不再適用。文件已被新的文件所替代。文件存在嚴(yán)重問題，無法繼續(xù)使用。2.廢止申請應(yīng)說明廢止的原因和文件名稱、編號等信息，經(jīng)品質(zhì)管理部門負責(zé)人審核后，報公司管理層批準(zhǔn)。3.品質(zhì)文件廢止后，應(yīng)在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)場所進行公告，同時收回并銷毀所有紙質(zhì)文件和電子文件。七、品質(zhì)文件的借閱與歸還（一）借閱1.因工作需要借閱品質(zhì)文件時，應(yīng)填寫《品質(zhì)文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息。2.《品質(zhì)文件借閱申請表》經(jīng)文件使用部門負責(zé)人簽字同意后，報品質(zhì)管理部門批準(zhǔn)。3.品質(zhì)管理部門批準(zhǔn)后，將借閱的文件提供給借閱人，并在《品質(zhì)文件借閱登記表》上記錄借閱情況。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）歸還1.借閱人歸還品質(zhì)文件時，應(yīng)確保文件的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)照價賠償。2.品質(zhì)管理部門在收到歸還的文件后，應(yīng)在《品質(zhì)文件借閱登記表》上記錄歸還日期，并對文件進行檢查。如文件無問題，應(yīng)在“歸還情況”欄注明“已歸還，文件完好”；如發(fā)現(xiàn)文件有問題，應(yīng)及時與借閱人聯(lián)系，查明原因并進行處理。八、品質(zhì)文件的保密管理（一）保密范圍品質(zhì)文件涉及公司的質(zhì)量管理體系、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)秘密、客戶信息等重要內(nèi)容，屬于公司的機密文件，應(yīng)嚴(yán)格保密。（二）保密措施1.品質(zhì)管理部門應(yīng)建立品質(zhì)文件保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.對涉及機密的品質(zhì)文件，應(yīng)在文件上加蓋“機密”印章，并嚴(yán)格控制發(fā)放范圍。3.文件使用部門和人員應(yīng)妥善保管品質(zhì)文件，不得將文件泄露給無關(guān)人員。如需對外提供文件，應(yīng)經(jīng)公司管理