外賬公司發(fā)票管理制度

外賬公司發(fā)票管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)外賬公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開(kāi)具、取得、保管及使用行為，防范稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于外賬公司全體員工。3.基本原則發(fā)票管理應(yīng)遵循合法、合規(guī)、準(zhǔn)確、及時(shí)的原則，確保發(fā)票使用符合國(guó)家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。二、發(fā)票的種類及適用范圍1.增值稅專用發(fā)票適用于外賬公司與一般納稅人之間的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)，購(gòu)買方可以憑此發(fā)票抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。2.增值稅普通發(fā)票用于外賬公司與小規(guī)模納稅人、個(gè)人或其他不需要抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的單位之間的交易。3.其他發(fā)票如機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票、農(nóng)產(chǎn)品收購(gòu)發(fā)票等，根據(jù)具體業(yè)務(wù)類型適用。三、發(fā)票的開(kāi)具1.開(kāi)具要求必須在發(fā)生經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)確認(rèn)營(yíng)業(yè)收入時(shí)開(kāi)具發(fā)票。未發(fā)生經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)一律不準(zhǔn)開(kāi)具發(fā)票。開(kāi)具發(fā)票應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開(kāi)具，并加蓋發(fā)票專用章。填寫(xiě)發(fā)票時(shí)，項(xiàng)目齊全，內(nèi)容真實(shí)，字跡清楚，全部聯(lián)次一次打印，內(nèi)容完全一致。2.開(kāi)具流程業(yè)務(wù)部門在與客戶達(dá)成交易后，應(yīng)及時(shí)將開(kāi)票信息傳遞給財(cái)務(wù)部門。開(kāi)票信息包括客戶名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。財(cái)務(wù)部門收到開(kāi)票信息后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)信息有誤，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通更正。根據(jù)核對(duì)無(wú)誤的開(kāi)票信息，財(cái)務(wù)人員通過(guò)開(kāi)票軟件開(kāi)具發(fā)票。開(kāi)具完成后，應(yīng)再次核對(duì)發(fā)票內(nèi)容，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交給業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)傳遞給客戶。記賬聯(lián)由財(cái)務(wù)部門留存，作為記賬憑證。3.特殊情況開(kāi)具因開(kāi)票有誤等原因尚未將專用發(fā)票交付購(gòu)買方的，銷售方須在開(kāi)具有誤專用發(fā)票的次月內(nèi)向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)填報(bào)《開(kāi)具紅字增值稅專用發(fā)票申請(qǐng)單》，并在申請(qǐng)單上填寫(xiě)具體原因以及相對(duì)應(yīng)藍(lán)字專用發(fā)票的信息，同時(shí)提供由銷售方出具的寫(xiě)明具體理由、錯(cuò)誤具體項(xiàng)目以及正確內(nèi)容的書(shū)面材料，主管稅務(wù)機(jī)關(guān)審核確認(rèn)后出具《開(kāi)具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》。銷售方憑通知單開(kāi)具紅字專用發(fā)票。因開(kāi)票有誤購(gòu)買方拒收專用發(fā)票的，銷售方須在專用發(fā)票認(rèn)證期限內(nèi)向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)填報(bào)申請(qǐng)單，并在申請(qǐng)單上填寫(xiě)具體原因以及相對(duì)應(yīng)藍(lán)字專用發(fā)票的信息，同時(shí)提供由購(gòu)買方出具的寫(xiě)明拒收理由、錯(cuò)誤具體項(xiàng)目以及正確內(nèi)容的書(shū)面材料，主管稅務(wù)機(jī)關(guān)審核確認(rèn)后出具通知單。銷售方憑通知單開(kāi)具紅字專用發(fā)票。四、發(fā)票的取得1.取得要求外賬公司在購(gòu)買商品、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)支付款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)向收款方取得發(fā)票。取得發(fā)票時(shí)，不得要求變更品名和金額。應(yīng)取得合法有效的發(fā)票，發(fā)票的形式和內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定。發(fā)票應(yīng)具備發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)（適用于增值稅專用發(fā)票），并加蓋發(fā)票專用章。對(duì)于不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證，任何單位和個(gè)人有權(quán)拒收。2.取得流程業(yè)務(wù)部門在發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)主動(dòng)向收款方索取發(fā)票。取得發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)票傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門收到發(fā)票后，應(yīng)認(rèn)真審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性。審核內(nèi)容包括發(fā)票的開(kāi)具日期、發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票專用章、開(kāi)票內(nèi)容、金額等。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，要求收款方重新開(kāi)具發(fā)票或進(jìn)行更正。對(duì)于無(wú)法取得合法有效發(fā)票的情況，應(yīng)及時(shí)向公司管理層匯報(bào)，并采取相應(yīng)的措施。3.特殊情況取得從境外單位或者個(gè)人購(gòu)進(jìn)服務(wù)、無(wú)形資產(chǎn)或者不動(dòng)產(chǎn)，自稅務(wù)機(jī)關(guān)或者扣繳義務(wù)人取得的解繳稅款的完稅憑證上注明的增值稅額可以作為進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣。購(gòu)進(jìn)農(nóng)產(chǎn)品，除取得增值稅專用發(fā)票或者海關(guān)進(jìn)口增值稅專用繳款書(shū)外，按照農(nóng)產(chǎn)品收購(gòu)發(fā)票或者銷售發(fā)票上注明的農(nóng)產(chǎn)品買價(jià)和13%的扣除率計(jì)算的進(jìn)項(xiàng)稅額。計(jì)算公式為：進(jìn)項(xiàng)稅額=買價(jià)×扣除率。買價(jià)，是指納稅人購(gòu)進(jìn)農(nóng)產(chǎn)品在農(nóng)產(chǎn)品收購(gòu)發(fā)票或者銷售發(fā)票上注明的價(jià)款和按照規(guī)定繳納的煙葉稅。五、發(fā)票的保管1.保管責(zé)任發(fā)票保管實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，確保發(fā)票的安全完整。2.保管要求應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票存放場(chǎng)所，確保發(fā)票存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)，防止發(fā)票被盜、丟失、損毀。發(fā)票應(yīng)按照種類、號(hào)碼順序存放，便于查找和核對(duì)。同時(shí)，應(yīng)建立發(fā)票登記簿，詳細(xì)記錄發(fā)票的購(gòu)入、開(kāi)具、使用、作廢、結(jié)存等情況。已開(kāi)具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存5年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。3.安全防范措施安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施，確保發(fā)票存放場(chǎng)所的安全。定期對(duì)發(fā)票存放場(chǎng)所進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。加強(qiáng)對(duì)保管人員的安全教育，提高其安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致發(fā)票丟失或損壞。六、發(fā)票的使用1.使用范圍外賬公司發(fā)票僅限于本公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開(kāi)發(fā)票，不得自行擴(kuò)大專業(yè)發(fā)票使用范圍。2.使用登記財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立發(fā)票使用登記制度，對(duì)發(fā)票的領(lǐng)用、開(kāi)具、作廢等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。領(lǐng)用發(fā)票時(shí)，領(lǐng)用人應(yīng)簽字確認(rèn)；開(kāi)具發(fā)票時(shí)，應(yīng)注明發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)具日期、購(gòu)貨單位、金額等信息；作廢發(fā)票時(shí)，應(yīng)注明作廢原因，并將作廢發(fā)票全聯(lián)次留存。3.作廢處理開(kāi)具發(fā)票后，如發(fā)生銷貨退回需開(kāi)紅字發(fā)票的，必須收回原發(fā)票并注明“作廢”字樣或取得對(duì)方有效證明。開(kāi)具發(fā)票后，如發(fā)生銷售折讓的，必須在收回原發(fā)票并注明“作廢”字樣后重新開(kāi)具銷售發(fā)票或取得對(duì)方有效證明后開(kāi)具紅字發(fā)票。作廢發(fā)票應(yīng)全聯(lián)次留存，并在發(fā)票登記簿上注明作廢日期、作廢原因等信息。七、發(fā)票的檢查1.內(nèi)部檢查財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)發(fā)票的管理情況進(jìn)行自查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票的開(kāi)具、取得、保管、使用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。自查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況記錄在案。2.稅務(wù)檢查配合積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)的發(fā)票檢查工作，如實(shí)提供發(fā)票的相關(guān)資料。對(duì)于稅務(wù)機(jī)關(guān)提出的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并按照要求報(bào)送整改情況報(bào)告。3.問(wèn)題處理對(duì)于檢查發(fā)現(xiàn)的發(fā)票問(wèn)題，應(yīng)根據(jù)問(wèn)題的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)的處理措施。如屬于一般性問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改；如屬于重大問(wèn)題，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并及時(shí)向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告。八、稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)發(fā)票管理過(guò)程中的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，如發(fā)票開(kāi)具不規(guī)范、取得虛假發(fā)票、發(fā)票保管不善等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)識(shí)別出的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)發(fā)票管理培訓(xùn)，提高員工的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和發(fā)票管理水平。建立健全發(fā)票管理制度，完善發(fā)票管理流程，加強(qiáng)對(duì)發(fā)票各個(gè)環(huán)節(jié)的控制。定期與稅務(wù)機(jī)關(guān)溝通，及時(shí)了解稅收政策變化，確保公司發(fā)票管理符合最新規(guī)定。九、責(zé)任追究1.違規(guī)行為界定違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，屬于違規(guī)行為：未按規(guī)定開(kāi)具發(fā)票；未按規(guī)定取得發(fā)票；轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開(kāi)發(fā)票；自行擴(kuò)大專業(yè)發(fā)票使用范圍；未按規(guī)定保管發(fā)票；未按規(guī)定進(jìn)行發(fā)票檢查等。2.責(zé)任追究方式對(duì)于違