固定電話保密管理制度

固定電話保密管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司固定電話的保密管理，確保公司信息安全，防止因固定電話使用不當(dāng)導(dǎo)致公司機(jī)密信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有固定電話的使用、管理及維護(hù)人員。（三）基本原則1.保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定，確保固定電話傳遞的信息不被泄露。2.規(guī)范使用原則：規(guī)范固定電話的使用行為，明確使用范圍和權(quán)限，避免因不當(dāng)使用造成信息安全隱患。3.責(zé)任追究原則：對(duì)違反固定電話保密管理制度的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、固定電話的管理職責(zé)（一）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)公司固定電話的統(tǒng)一規(guī)劃、安裝、調(diào)配及日常維護(hù)管理。2.定期檢查固定電話的使用情況，確保其正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理或通知相關(guān)部門(mén)維修。3.對(duì)固定電話的線路安全進(jìn)行監(jiān)督，防止因線路故障導(dǎo)致信息泄露。（二）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)固定電話的使用管理，指定專人負(fù)責(zé)，并報(bào)行政部門(mén)備案。2.教育本部門(mén)員工遵守固定電話保密管理制度，對(duì)違反制度的行為及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。3.配合行政部門(mén)做好固定電話的相關(guān)管理工作，如線路檢查、故障報(bào)修等。（三）信息安全管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)監(jiān)督固定電話保密管理制度的執(zhí)行情況，對(duì)違反制度的行為進(jìn)行調(diào)查和處理。2.定期組織開(kāi)展固定電話保密知識(shí)培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提高員工的保密意識(shí)。3.對(duì)涉及公司機(jī)密信息的固定電話使用情況進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，確保信息安全。三、固定電話的使用規(guī)范（一）一般使用規(guī)范1.固定電話僅限公司內(nèi)部員工因工作需要使用，嚴(yán)禁將固定電話轉(zhuǎn)接給外部人員或用于私人事務(wù)。2.使用固定電話時(shí)，應(yīng)確保語(yǔ)言文明、簡(jiǎn)潔明了，不得在電話中談?wù)撋婕肮緳C(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息。3.接聽(tīng)電話時(shí)，應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地記錄重要信息，并按照規(guī)定進(jìn)行傳達(dá)和處理。對(duì)于不明來(lái)源的電話或涉及敏感內(nèi)容的電話，應(yīng)謹(jǐn)慎對(duì)待，必要時(shí)及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告。4.不得隨意撥打與工作無(wú)關(guān)的長(zhǎng)途電話、聲訊電話等，確因工作需要撥打的，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）涉及機(jī)密信息的使用規(guī)范1.對(duì)于涉及公司機(jī)密信息的固定電話，應(yīng)嚴(yán)格限制使用人員范圍，并明確專人負(fù)責(zé)。使用人員必須經(jīng)過(guò)公司保密管理部門(mén)的審批和授權(quán)。2.在使用涉及機(jī)密信息的固定電話時(shí)，應(yīng)采取加密措施，如使用加密設(shè)備或加密通信軟件等，確保信息傳輸?shù)陌踩浴?.嚴(yán)禁在涉及機(jī)密信息的固定電話中談?wù)摍C(jī)密信息的具體內(nèi)容，如需傳達(dá)相關(guān)信息，應(yīng)通過(guò)加密郵件、專人送達(dá)等安全方式進(jìn)行。4.涉及機(jī)密信息的固定電話使用完畢后，應(yīng)及時(shí)清理通話記錄，并對(duì)電話進(jìn)行消毒處理，防止信息殘留或泄露。（三）特殊情況的處理規(guī)范1.當(dāng)固定電話出現(xiàn)故障或異常情況時(shí)，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)通知行政部門(mén)進(jìn)行維修。在維修期間，不得使用該固定電話進(jìn)行任何涉及公司信息的通話。2.如遇緊急情況需要使用固定電話傳遞重要信息，但無(wú)法按照正常審批流程進(jìn)行時(shí)，應(yīng)先確保信息安全，事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)，并向相關(guān)部門(mén)報(bào)告。3.對(duì)于離職員工，所在部門(mén)應(yīng)在其離職后及時(shí)通知行政部門(mén)注銷其使用的固定電話權(quán)限，防止因人員變動(dòng)導(dǎo)致信息泄露。四、固定電話的維護(hù)與保養(yǎng)（一）日常維護(hù)1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)固定電話進(jìn)行檢查和維護(hù)，包括線路檢查、設(shè)備清潔、功能測(cè)試等，確保固定電話的正常運(yùn)行。2.使用人員在發(fā)現(xiàn)固定電話出現(xiàn)故障或異常情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)修，并詳細(xì)描述故障現(xiàn)象和發(fā)生時(shí)間。3.行政部門(mén)接到報(bào)修后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修，并記錄維修情況和結(jié)果。對(duì)于因線路故障等原因?qū)е碌男畔踩[患，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行排除。（二）定期保養(yǎng)1.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)固定電話的使用情況和設(shè)備性能，制定定期保養(yǎng)計(jì)劃，對(duì)固定電話進(jìn)行全面保養(yǎng)。2.定期保養(yǎng)內(nèi)容包括設(shè)備硬件檢查、軟件升級(jí)、電池更換、數(shù)據(jù)備份等，確保固定電話的性能穩(wěn)定和信息安全。3.在進(jìn)行定期保養(yǎng)時(shí)，應(yīng)提前通知相關(guān)部門(mén)和使用人員，避免因保養(yǎng)工作影響正常工作秩序。同時(shí)，應(yīng)做好保養(yǎng)記錄，以備查閱。（三）設(shè)備更新與報(bào)廢1.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)對(duì)固定電話進(jìn)行更新，確保其滿足工作需要和信息安全要求。2.對(duì)于已損壞無(wú)法修復(fù)或已達(dá)到報(bào)廢年限的固定電話，行政部門(mén)應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定辦理報(bào)廢手續(xù)，并進(jìn)行妥善處理，防止設(shè)備中的信息泄露。3.在固定電話更新或報(bào)廢過(guò)程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和清理工作，確保公司信息的安全。五、固定電話的保密措施（一）通話記錄管理1.公司固定電話的通話記錄由行政部門(mén)負(fù)責(zé)保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密信息的通話記錄，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并嚴(yán)格限制查閱權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱。3.在保存通話記錄期間，應(yīng)確保記錄的完整性和準(zhǔn)確性，不得擅自修改或刪除。如需查閱通話記錄，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并進(jìn)行登記。（二）線路安全防護(hù)1.行政部門(mén)應(yīng)采取必要的線路安全防護(hù)措施，如安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致固定電話信息泄露。2.定期對(duì)固定電話線路進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除線路故障及安全隱患。對(duì)于存在安全風(fēng)險(xiǎn)的線路，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改或更換。3.加強(qiáng)對(duì)固定電話線路接入點(diǎn)的管理，設(shè)置必要的門(mén)禁和監(jiān)控設(shè)施，防止無(wú)關(guān)人員擅自接入線路。（三）信息加密傳輸1.對(duì)于涉及公司機(jī)密信息的固定電話通信，應(yīng)采用加密技術(shù)進(jìn)行信息傳輸，確保信息在傳輸過(guò)程中的安全性。2.選用符合國(guó)家保密標(biāo)準(zhǔn)的加密設(shè)備和軟件，并定期進(jìn)行更新和維護(hù)，確保其加密性能的有效性。3.在使用加密設(shè)備和軟件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保加密密鑰的安全管理，防止密鑰泄露導(dǎo)致信息解密。（四）人員安全意識(shí)培訓(xùn)1.信息安全管理部門(mén)應(yīng)定期組織開(kāi)展固定電話保密知識(shí)培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提高員工的保密意識(shí)和安全防范能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括固定電話保密管理制度、信息安全法律法規(guī)、保密技術(shù)知識(shí)等，使員工了解固定電話保密工作的重要性和相關(guān)要求。3.通過(guò)案例分析、模擬演練等方式，增強(qiáng)員工在實(shí)際工作中應(yīng)對(duì)信息安全風(fēng)險(xiǎn)的能力，確保固定電話保密管理制度的有效執(zhí)行。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司成立固定電話保密管理監(jiān)督小組，由信息安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括行政部門(mén)、各業(yè)務(wù)部門(mén)相關(guān)人員。2.監(jiān)督小組負(fù)責(zé)定期對(duì)公司固定電話的保密管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。3.設(shè)立固定電話保密管理舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受公司員工對(duì)違反固定電話保密管理制度行為的舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)信息，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并對(duì)舉報(bào)人予以保密。（二）檢查內(nèi)容1.固定電話的使用情況，包括是否存在違規(guī)轉(zhuǎn)接、用于私人事務(wù)等行為。2.通話記錄的管理情況，是否按照規(guī)定進(jìn)行保存、查閱和清理。3.線路安全防護(hù)措施的落實(shí)情況，是否存在安全隱患。4.信息加密傳輸?shù)膱?zhí)行情況，加密設(shè)備和軟件的使用是否符合要求。5.員工對(duì)固定電話保密管理制度的知曉程度和執(zhí)行情況。（三）檢查頻率1.監(jiān)督小組每月至少進(jìn)行一次全面的固定電話保密管理檢查，對(duì)重點(diǎn)部門(mén)和關(guān)鍵崗位進(jìn)行不定期抽查。2.在公司內(nèi)部開(kāi)展重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目期間，應(yīng)增加檢查頻率，確保固定電話保密管理工作的萬(wàn)無(wú)一失。（四）問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)針對(duì)問(wèn)題制定詳細(xì)的整改措施，并認(rèn)真組織實(shí)施，確保問(wèn)題得到徹底解決。3.整改完成后，責(zé)任部門(mén)應(yīng)向監(jiān)督小組提交整改報(bào)告，監(jiān)督小組對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保整改工作達(dá)到預(yù)期效果。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)使用涉及公司機(jī)密信息的固定電話。2.將固定電話轉(zhuǎn)接給外部人員或用于私人事務(wù)。3.在固定電話中談?wù)撋婕肮緳C(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息。4.擅自修改或刪除固定電話通話記錄。5.未按照規(guī)定對(duì)固定電話進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，導(dǎo)致信息安全隱患。6.違反固定電話保密管理制度的其他行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次違反固定電話保密管理制度的員工，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于多次違反或情節(jié)嚴(yán)重的員工，視情節(jié)輕重給予記過(guò)、記大過(guò)、降職、撤職、解除勞動(dòng)合同等處分，并依法追究其法律責(zé)任。3.因違反固定電話保密管理制度給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人員應(yīng)按照公司規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于因管理不善導(dǎo)致固定電話保密管理出現(xiàn)問(wèn)題的部門(mén)負(fù)責(zé)人，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的行政處分。2.對(duì)于違反固定電話保密管理