學(xué)校物業(yè)檔案管理制度

學(xué)校物業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校物業(yè)管理檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校物業(yè)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校內(nèi)所有物業(yè)管理活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于物業(yè)接管驗(yàn)收資料、設(shè)施設(shè)備管理檔案、環(huán)境衛(wèi)生管理檔案、安全保衛(wèi)管理檔案、客戶服務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校物業(yè)管理檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映物業(yè)管理活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集物業(yè)管理過程中形成的各類文件、資料，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校物業(yè)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)校物業(yè)管理檔案，建立檔案管理臺(tái)賬，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂和保管。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)。5.負(fù)責(zé)檔案的信息化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的信息化水平。6.對(duì)過期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的文件、資料的收集、整理和歸檔，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、保管等。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，并做好記錄。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.負(fù)責(zé)檔案的信息化管理，錄入和維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)接管驗(yàn)收資料：包括物業(yè)竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、接管驗(yàn)收記錄、房屋及附屬設(shè)施設(shè)備清單等。2.設(shè)施設(shè)備管理檔案：設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬、維修保養(yǎng)記錄、運(yùn)行記錄、故障處理記錄、更新改造記錄等。3.環(huán)境衛(wèi)生管理檔案：環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、清潔消毒記錄、垃圾清運(yùn)記錄等。4.安全保衛(wèi)管理檔案：安全保衛(wèi)制度、巡邏記錄、門禁管理記錄、監(jiān)控錄像資料、突發(fā)事件處理記錄等。5.客戶服務(wù)檔案：客戶投訴記錄、維修服務(wù)記錄、回訪記錄、滿意度調(diào)查資料等。6.其他與物業(yè)管理相關(guān)的文件、資料，如合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集應(yīng)做到真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要文件和資料。3.對(duì)收集到的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，去除無(wú)關(guān)的紙張、雜物等，確保檔案的整潔。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為不同的類別，如物業(yè)接管驗(yàn)收類、設(shè)施設(shè)備管理類、環(huán)境衛(wèi)生管理類、安全保衛(wèi)管理類、客戶服務(wù)類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得損壞檔案內(nèi)容。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每月底前將本月形成的檔案資料整理好，移交檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于重大事件、重要項(xiàng)目等形成的檔案資料，應(yīng)在事件結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真審核，確保檔案的質(zhì)量。2.對(duì)審核合格的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，并在檔案管理臺(tái)賬上進(jìn)行登記。3.歸檔的檔案應(yīng)做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)清晰、裝訂整齊、目錄完整。（三）保管期限1.學(xué)校物業(yè)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括：物業(yè)接管驗(yàn)收資料、重要合同協(xié)議、涉及學(xué)校重大權(quán)益的文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括：設(shè)施設(shè)備管理檔案、環(huán)境衛(wèi)生管理檔案、安全保衛(wèi)管理檔案等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括：客戶服務(wù)檔案、一般性文件資料等，保管期限為[X]年。（四）保管方式1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及學(xué)校機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，將申請(qǐng)表提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人陪同查閱人到檔案庫(kù)房查閱檔案。4.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。查閱過程中應(yīng)保持檔案的整潔，不得涂改、損壞檔案內(nèi)容。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）借閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.涉及學(xué)校機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借閱。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，將申請(qǐng)表提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放《檔案借閱登記薄》。4.借閱人應(yīng)在《檔案借閱登記薄》上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取檔案。檔案管理人員應(yīng)將檔案從庫(kù)房中取出，交給借閱人，并提醒借閱人注意檔案的保管和歸還期限。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因工作需要必須復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。6.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。7.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案的保管期限已滿，且已失去保存價(jià)值的。2.檔案內(nèi)容已被新的文件資料所替代，且原檔案已無(wú)參考價(jià)值的。3.檔案內(nèi)容涉及學(xué)校機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私，且已過保密期限，經(jīng)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以銷毀的。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。3.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。4.對(duì)經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀方式1.經(jīng)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。如采用焚燒、粉碎等方式。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立學(xué)校物業(yè)管理檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、查詢和利用，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入：將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建立電子檔案目錄。2.檔案數(shù)據(jù)維護(hù)：定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案檢索查詢：利用信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢，提高檔案利用效率。4.檔案在線借閱：通過信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線借閱申請(qǐng)、審批和歸還