獨(dú)立學(xué)院行政秘書工作芻議

獨(dú)立學(xué)院行政秘書工作芻議〔作者:___________單位:___________:___________〕

【摘要】獨(dú)立學(xué)院是我國(guó)高等教育改革過(guò)程中出現(xiàn)的一種新型辦學(xué)模式，其特殊的管理體制和運(yùn)行機(jī)制在一定程度上決定了行政秘書工作也帶有一定的獨(dú)立學(xué)院特點(diǎn)。本文試圖通過(guò)對(duì)獨(dú)立學(xué)院行政秘書的角色定位、素質(zhì)要求及能力要求進(jìn)行初步的探討，希望對(duì)獨(dú)立學(xué)院秘書應(yīng)該怎樣履行自己的工作職責(zé)能有所啟發(fā)，并為獨(dú)立學(xué)院的開展奉獻(xiàn)一份自己的力量。

【關(guān)鍵詞】獨(dú)立學(xué)院秘書工作

一獨(dú)立學(xué)院的概念及管理特殊性

獨(dú)立學(xué)院，是指實(shí)施本科以上學(xué)歷教育的普通高等學(xué)校與國(guó)家機(jī)構(gòu)以外的社會(huì)組織或者個(gè)人合作，利用非國(guó)家財(cái)政性經(jīng)費(fèi)舉辦的實(shí)施本科學(xué)歷教育的高等學(xué)校。獨(dú)立學(xué)院是我國(guó)高等教育改革過(guò)程中出現(xiàn)的一種新型辦學(xué)模式，是民辦高等教育的重要組成局部，屬于公益性事業(yè)，其管理體制和運(yùn)行機(jī)制，反映了其與母體學(xué)校及投資者之間相互聯(lián)系、相互作用的性質(zhì)、職能及其運(yùn)行狀態(tài)，由此決定了它不僅與母體高校有著不同的辦學(xué)模式，也有著不同的運(yùn)行管理機(jī)制。獨(dú)立學(xué)院一般以董事會(huì)為最高決策機(jī)構(gòu)，實(shí)行董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下的院長(zhǎng)負(fù)責(zé)制。由于獨(dú)立學(xué)院與母體學(xué)校、投資方等存在多重交叉關(guān)系，需要合理協(xié)調(diào)各方的利益關(guān)系，在客觀上決定了獨(dú)立學(xué)院在日常的管理中不能完成按照公辦高校的管理模式或企業(yè)的運(yùn)作模式。作為獨(dú)立學(xué)院的行政秘書，在履行崗位職責(zé)時(shí)更要遵循獨(dú)立學(xué)院這種獨(dú)特的管理機(jī)制及管理程序，從而帶有一定的獨(dú)立學(xué)院特點(diǎn)。

二獨(dú)立學(xué)院行政秘書的角色定位

獨(dú)立學(xué)院行政秘書作為高等學(xué)校行政秘書的一局部，其在獨(dú)立學(xué)院的行政管理、教學(xué)管理等工作中起著非常重要的作用。合理的角色定位是做好行政秘書工作的關(guān)鍵。行政秘書是獨(dú)立學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，又是獨(dú)立學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與師生員工的橋梁和紐帶，其效勞于整個(gè)獨(dú)立學(xué)院的日常管理，對(duì)獨(dú)立學(xué)院的管理具有重大作用。行政秘書要真正發(fā)揮好助手和參謀作用，就必須與時(shí)俱進(jìn)，素質(zhì)與形象并列；必須熟悉國(guó)家對(duì)獨(dú)立學(xué)院的相關(guān)政策法規(guī)，熟悉母體學(xué)校及投資方的相關(guān)管理制度，以及整個(gè)學(xué)院的行政管理、教學(xué)管理及學(xué)生管理的規(guī)那么和程序，具備一定的管理能力。

為領(lǐng)導(dǎo)效勞是任何一個(gè)秘書的根本職能，獨(dú)立學(xué)院的行政秘書也不例外。秘書的工作性質(zhì)始終帶有輔助性、參與性與支持性的性質(zhì)，秘書必須做到領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，積極主動(dòng)地執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的任何安排，保證做到不越位、不錯(cuò)位、不出位。同時(shí)獨(dú)立學(xué)院雖然屬于民辦性質(zhì)，但是在工作上行政秘書要淡化自己與學(xué)院的雇傭關(guān)系，增進(jìn)主人翁意識(shí)和責(zé)任感，這樣才能在日常工作中真正融入自己的角色，為學(xué)院的開展考慮，輔助領(lǐng)導(dǎo)做好學(xué)院的管理工作，為獨(dú)立學(xué)院的科學(xué)管理及開展奉獻(xiàn)自己的一份力量。

三獨(dú)立學(xué)院行政秘書的素質(zhì)要求

1．思想政治素質(zhì)

高等教育行政管理工作是為一定的政治效勞的，具有一定的方向性，必須堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，較好地貫徹黨的路線、方針、政策，遵循高校的規(guī)章制度。獨(dú)立學(xué)院作為具有民辦性質(zhì)的高等教育院校，涉及多方面的利益關(guān)系，相對(duì)公立的母體學(xué)校其社會(huì)成分更復(fù)雜，加強(qiáng)政治思想的教育與管理是其性質(zhì)的客觀要求。作為獨(dú)立學(xué)院的行政秘書更要加強(qiáng)對(duì)馬列

主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表〞重要思想的學(xué)習(xí)，同時(shí)認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的政策方針，遵循國(guó)家高等教育開展規(guī)律。只有具備較高的政策理論水平，才能正確理解黨和國(guó)家的各項(xiàng)政策方針，并把它們貫徹落實(shí)到各項(xiàng)具體的工作實(shí)踐中，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供政策上的依據(jù)，才能真正成為合格的行政秘書。另外，行政秘書工作雜、多、累，這就要求行政秘書要有一定的無(wú)私奉獻(xiàn)精神，有甘于為他人作嫁衣的心態(tài)。要做好本職工作，更需要具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的工作責(zé)任感，作風(fēng)正派，為人正直，忠于職守，擁有良好的精神風(fēng)貌和思想境界。

2．文化知識(shí)素質(zhì)

行政管理是一門科學(xué)，也是一門藝術(shù)。獨(dú)立學(xué)院行政秘書應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)各種文化知識(shí)，努力提高自身的綜合素質(zhì)?！?〕獨(dú)立學(xué)院行政秘書工作與高等教育教學(xué)緊密相關(guān)，因此，獨(dú)立學(xué)院行政秘書同時(shí)還要學(xué)習(xí)教育學(xué)、心理學(xué)的知識(shí)，掌握較高的教育教學(xué)理論，很好地理解本獨(dú)立學(xué)院的辦學(xué)定位和人才培養(yǎng)模式，從而保證自身工作質(zhì)量，提高工作效率；〔2〕行政秘書工作是輔助管理性質(zhì)的工作，只有掌握現(xiàn)代管理學(xué)知識(shí)，不斷更新管理理念，才能自覺運(yùn)用管理工作的規(guī)律，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施管理，提高管理效率；〔3〕行政秘書工作在許多方面帶有公關(guān)性質(zhì)，如代表領(lǐng)導(dǎo)接待客人、參與談判、對(duì)外發(fā)布信息等都涉及公共性質(zhì)。掌握公關(guān)知識(shí)，有助于行政秘書運(yùn)用公關(guān)這一手段塑造良好的組織形象。

3．心理素質(zhì)

心理素質(zhì)的好壞直接影響著行政秘書的輔助行為、人際關(guān)系和自我修養(yǎng)，對(duì)行政秘書工作的效能也發(fā)揮著重要作用。面對(duì)錯(cuò)綜復(fù)雜的人際關(guān)系、繁雜瑣碎的工作事務(wù)，獨(dú)立學(xué)院的行政秘書必須具備良好的心理素質(zhì)。善于調(diào)節(jié)和控制自己的情緒和行為，是獨(dú)立學(xué)院行政秘書具有良好心理素質(zhì)的表現(xiàn)。行政秘書要掌控情緒，做情緒的真正主人，并不是一件容易的事?！?〕行政秘書要有樂觀、積極的人生態(tài)度，這樣才能在日常工作和生活中坦然面對(duì)種種失意和挫折，并一直保持良好的精神狀態(tài)。〔2〕行政秘書還要不斷提高自我情感修養(yǎng)，學(xué)習(xí)各種適合自己的自我調(diào)節(jié)的方法，結(jié)合自己日常生活經(jīng)驗(yàn)來(lái)調(diào)節(jié)，到達(dá)不良情緒轉(zhuǎn)移或消除的目的。

四獨(dú)立學(xué)院行政秘書的能力要求

1．溝通協(xié)調(diào)能力要求

獨(dú)立學(xué)院是公立高校與投資方共同合作設(shè)立的，它具有一定的公立高校的管理模式，同時(shí)又帶有企業(yè)的色彩。其管理模式和運(yùn)行機(jī)制相對(duì)復(fù)雜，要想充分協(xié)調(diào)好各方面的利益需要，這就要求行政秘書在學(xué)院與母體學(xué)校、投資方之間，領(lǐng)導(dǎo)和師生員工之間充分發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，理順工作通道，解決分歧，凝聚人心，形成合力的紐帶作用。而且，獨(dú)立學(xué)院是新型高等院校，大局部都只有幾年的開展歷史，校內(nèi)部門工作往往造成職責(zé)不明確，相關(guān)職能部門工作中互相扯皮推諉的現(xiàn)象，這就要求獨(dú)立學(xué)院行政秘書要有良好的溝通協(xié)調(diào)能力。

行政秘書在協(xié)調(diào)溝通各方關(guān)系時(shí)，要采取有效的溝通方式和協(xié)調(diào)藝術(shù)，針對(duì)不同的溝通對(duì)象，把握好溝通的方式、方法，領(lǐng)會(huì)協(xié)調(diào)的藝術(shù)、技巧，從而提高溝通的實(shí)效。〔1〕要建立良好的人際關(guān)系，利用崗位的優(yōu)勢(shì)在不違背工作的原那么下充分團(tuán)結(jié)同事，對(duì)人熱情友好。〔2〕要顧全大局。工作中遇到一些沖突要及時(shí)化解，解除阻力，積極推進(jìn)相關(guān)工作進(jìn)度?！?〕要把堅(jiān)持原那么的堅(jiān)決性和策略方法的靈活性統(tǒng)一起來(lái)，遇事多溝通、多采用換位思考，努力提高協(xié)調(diào)溝通和把握全局的能力，積極促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展。

2．信息能力要求

信息能力是人們獲取信息、處理信息、利用信息的能力。信息能力的上下取決于人的綜合素質(zhì)的上下，反之，行政秘書信息能力的提高也能夠促進(jìn)行政秘書綜合素質(zhì)的提高，能促使行政秘書快捷、準(zhǔn)確、有效地開發(fā)和利用信息資源。在當(dāng)今信息社會(huì)，獨(dú)立學(xué)院行政秘書工作，已不僅僅停留在打字、接、整理文件等根本工作上，還應(yīng)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“外腦〞，輔助領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策。同時(shí)，信息技術(shù)和網(wǎng)路技術(shù)的迅猛開展，也決定了行政秘書只有不斷學(xué)習(xí)信息科學(xué)知識(shí)，不斷提高計(jì)算機(jī)操作水平和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力，才能在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間把適當(dāng)?shù)男畔⑻峁?yīng)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)的可能性。具有良好信息能力的獨(dú)立學(xué)院行政秘書，可以充分利用上級(jí)相關(guān)文件、日常工作和其他部門的接觸，同時(shí)通過(guò)利用現(xiàn)代信息設(shè)備，開掘、分析、過(guò)濾有價(jià)值的信息，對(duì)獲取的粗糙、雜亂的信息進(jìn)行深加工，整理成有條理、有價(jià)值的信息，提供應(yīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和組織作參考，使信息真正成為領(lǐng)導(dǎo)管理和決策的重要參考依據(jù)。

3．自主學(xué)習(xí)能力要求

獨(dú)立學(xué)院行政秘書作為存在于學(xué)校管理活動(dòng)中的一個(gè)特殊角色，發(fā)揮著重要的樞紐作用。隨著我國(guó)教育改革的不斷深化與拓展，特別是獨(dú)立學(xué)院作為新型的高等教育模式，其管理體制和運(yùn)行機(jī)制仍需要不停地探索和創(chuàng)新。因此，獨(dú)立學(xué)院行政秘書更需要堅(jiān)持自主學(xué)習(xí)，不斷“充電〞。

在日常工作中，獨(dú)立學(xué)院秘書要主動(dòng)學(xué)習(xí)各種新的政策和理論，從全局出發(fā)，改革舊的、不合時(shí)宜的工作模式和管理方法，努力學(xué)習(xí)新的管理理論和方法；積極吸取其他高等院校，特別是取得一定成就的獨(dú)立學(xué)院的相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)，積極探索獨(dú)立學(xué)院教育教學(xué)的理論與實(shí)踐，在實(shí)事求是的根底上不斷追求創(chuàng)新；不但要主動(dòng)提高自己的業(yè)務(wù)水平，更要逐步培養(yǎng)和提高自己的綜合全面的能力。只有這樣，才能成為一名合格的、優(yōu)秀的獨(dú)立學(xué)院行政秘書，也才能擁有更大、更廣闊的開展空間。

五結(jié)束語(yǔ)

獨(dú)立學(xué)院在管理體制和運(yùn)行機(jī)制上的實(shí)踐，離不開行政秘書的參與管理。作為獨(dú)立學(xué)院的行政秘書，只有遵循獨(dú)立學(xué)院與生俱來(lái)的、不同于公立高等院校的特點(diǎn)，才能真正把握自己的工作特性，理解實(shí)際工作的需要，恰當(dāng)?shù)刈龊媒巧ㄎ唬晟谱陨淼乃刭|(zhì)修養(yǎng)，有針對(duì)性地培養(yǎng)各方面的能力，從而很好地履行行政秘書的職責(zé)，在自己的工作崗位上為獨(dú)立學(xué)院的開展奉獻(xiàn)一份力量。

參考文獻(xiàn)

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