公司文件公章管理制度

公司文件公章管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件和公章的管理，確保公司文件的安全、有效傳遞和公章的規(guī)范使用，維護公司的正常運營秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度。2.確保文件和公章的使用準確、規(guī)范、安全、高效。3.實行分級管理、責任到人。二、文件管理（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類通知、決定、通報、報告等行政性文件。2.業(yè)務文件：涉及公司業(yè)務運營的合同、協(xié)議、項目文檔、技術資料等。3.人事文件：員工檔案、招聘文件、培訓記錄、績效考核資料等。4.財務文件：財務報表、預算文件、報銷憑證等。（二）文件起草與審核1.起草各部門根據工作需要負責起草相關文件，確保內容準確、表述清晰、邏輯嚴謹。涉及多個部門的文件，由主辦部門牽頭起草，并征求相關部門意見。2.審核文件起草完成后，由起草部門負責人進行初審，重點審核文件內容的準確性、合規(guī)性和格式規(guī)范性。初審通過后，將文件提交至相關職能部門審核。行政文件由行政部門審核，業(yè)務文件由業(yè)務歸口部門審核，人事文件由人力資源部門審核，財務文件由財務部門審核。審核部門應認真審查文件內容，提出修改意見，確保文件質量。審核通過后，審核人在文件上簽字確認。（三）文件編號與登記1.編號行政部負責對公司各類文件進行統(tǒng)一編號，編號規(guī)則應保持一致性和連貫性。文件編號應包含年份、部門代碼、文件類別代碼和順序號等信息，例如：20XXXXXXXXX，其中20XX表示年份，XX表示部門代碼，XX表示文件類別代碼，XXX表示順序號。2.登記行政部設立文件登記臺賬，對每份文件的編號、名稱、起草部門、起草人、審核人、批準人、印發(fā)日期、發(fā)放范圍等信息進行詳細登記。文件登記應及時、準確，確保文件信息可追溯。（四）文件審批與簽發(fā)1.審批文件審核通過后，根據文件性質和審批權限進行審批。一般性行政文件由分管領導審批；涉及重要事項、重大決策的文件，需經總經理審批。業(yè)務文件根據業(yè)務流程和審批權限，由相關業(yè)務負責人和分管領導審批。人事文件由人力資源部門負責人和分管領導審批。財務文件由財務部門負責人和分管領導審批。2.簽發(fā)文件經審批通過后，由總經理或其授權人簽發(fā)。簽發(fā)人應認真審閱文件內容，確認無誤后在文件上簽字。（五）文件印發(fā)與發(fā)放1.印發(fā)行政部根據文件簽發(fā)人的意見，對文件進行排版、校對、印刷。文件印刷應保證質量，格式規(guī)范，文字清晰。2.發(fā)放行政部按照文件發(fā)放范圍，將文件及時發(fā)放至相關部門和人員。文件發(fā)放可采用紙質發(fā)放或電子發(fā)放的方式。紙質文件發(fā)放時，應進行簽收登記；電子文件發(fā)放時，應通過公司內部辦公系統(tǒng)或指定郵箱發(fā)送，并確保接收人已成功接收。（六）文件歸檔與保管1.歸檔文件辦理完畢后，各部門應及時將文件整理歸檔，移交至公司檔案室。歸檔文件應齊全、完整、準確，按照文件類別和時間順序進行分類整理，編制歸檔目錄。2.保管公司檔案室負責文件的保管工作，應配備必要的保管設備，確保文件安全。檔案室應建立文件借閱登記制度，對文件的借閱情況進行詳細記錄。定期對文件進行清查、盤點，確保文件無丟失、損壞等情況。（七）文件查閱與借閱1.查閱因工作需要查閱文件的，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等信息?！段募殚喩暾埍怼方浰诓块T負責人簽字同意后，交至檔案室查閱。查閱文件時，應在檔案室指定地點進行，不得擅自將文件帶出檔案室。查閱人員不得在文件上涂改、標記、污損。2.借閱因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱期限、借閱用途等信息?！段募栝喩暾埍怼方浰诓块T負責人和分管領導簽字同意后，交至檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱文件的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄文件內容。借閱期滿后，應及時歸還文件。（八）文件銷毀1.定期清理檔案室定期對已超過保管期限或已無保存價值的文件進行清理，列出擬銷毀文件清單。2.審批銷毀擬銷毀文件清單經行政部負責人審核后，報總經理審批。3.銷毀實施經批準銷毀的文件，由行政部指定專人負責銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀文件的名稱、文號、數量、銷毀時間、銷毀方式等信息，記錄由行政部留存?zhèn)浒?。三、公章管理（一）公章種類公司公章包括：公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等。（二）公章刻制1.公司公章的刻制由行政部統(tǒng)一負責，根據公司設立、變更等相關規(guī)定，辦理刻章手續(xù)。2.刻制公章應選擇具有資質的正規(guī)刻章單位，確保公章的質量和安全性。3.新刻公章啟用前，行政部應進行登記備案，記錄公章的名稱、規(guī)格、啟用日期等信息。（三）公章保管1.專人保管公司公章由行政部指定專人負責保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識。合同專用章由業(yè)務部門指定專人保管，財務專用章由財務部門指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權人保管。2.保管要求公章應存放在安全可靠的地方，如保險柜等，確保公章安全。公章保管人員不得擅自將公章交予他人保管或使用，如有特殊情況需要委托他人代管，應經總經理批準，并辦理相關交接手續(xù)。（四）公章使用1.使用范圍公司公章用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、出具證明、報送文件等正式文件的簽署。合同專用章用于公司對外簽訂各類合同。財務專用章用于公司財務結算、票據開具等相關財務業(yè)務。法定代表人章用于特定的財務審批、文件簽署等需要法定代表人簽字的場合。2.使用流程申請：使用公章的部門或個人應填寫《公章使用申請表》，注明使用公章的事項、文件名稱、文號、使用時間、使用部門等信息。審核：《公章使用申請表》經所在部門負責人審核后，報分管領導審批。涉及重要事項、重大決策的，需經總經理審批。用?。汗卤９苋藛T根據審批后的《公章使用申請表》，在指定位置加蓋公章，并進行登記。登記內容包括用印日期、用印文件名稱、文號、用印部門、用印人等信息。蓋章要求：蓋章應清晰、端正，確保公章印記完整、清晰可辨。（五）公章停用與銷毀1.停用因公司名稱變更、機構調整、公章?lián)p壞等原因，需要停用公章的，由行政部提出申請，經總經理批準后，辦理公章停用手續(xù)。公章停用后，行政部應及時通知各部門，并將停用公章封存保管。2.銷毀對于已停用且無保存價值的公章，由行政部填寫《公章銷毀申請表》，經總經理審批后，指定專人負責銷毀。銷毀公章應采用適當的方式，確保公章無法恢復使用，并對銷毀過程進行記錄，記錄由行政部留存?zhèn)浒?。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部負責對文件和公章管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.文件管理方面文件起草、審核、審批、印發(fā)、發(fā)放、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定流程。文件編號、登記是否準確、及時。文件保管是否安全，有無丟失、損壞等情況。2.公章管理方面公章刻制、保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定流程。公章使用審批是否嚴格，有無未經審批擅自使用公章的情況。公章保管是否安全，有無轉借他人或違規(guī)使用的情況。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部定期對文件和公章管理情況進行全面檢查，一般每季度進行一次。2.不定期抽查：行政部不定期對各部門文件和公章使用情況進行抽查，及時發(fā)現問題并督促整改。（四）違規(guī)處理1.對于違反文件和公章管理制度的行為，行政部應及時進行調查核實。2.根據違規(guī)情節(jié)輕重，給予相應的處理措施，包括但不限于批評教育、責令改