公司文件公章管理制度

公司文件公章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件和公章的管理，確保公司文件的安全、有效傳遞和公章的規(guī)范使用，維護(hù)公司的正常運(yùn)營秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.確保文件和公章的使用準(zhǔn)確、規(guī)范、安全、高效。3.實(shí)行分級(jí)管理、責(zé)任到人。二、文件管理（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類通知、決定、通報(bào)、報(bào)告等行政性文件。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司業(yè)務(wù)運(yùn)營的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料等。3.人事文件：員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。4.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算文件、報(bào)銷憑證等。（二）文件起草與審核1.起草各部門根據(jù)工作需要負(fù)責(zé)起草相關(guān)文件，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門牽頭起草，并征求相關(guān)部門意見。2.審核文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合規(guī)性和格式規(guī)范性。初審?fù)ㄟ^后，將文件提交至相關(guān)職能部門審核。行政文件由行政部門審核，業(yè)務(wù)文件由業(yè)務(wù)歸口部門審核，人事文件由人力資源部門審核，財(cái)務(wù)文件由財(cái)務(wù)部門審核。審核部門應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，提出修改意見，確保文件質(zhì)量。審核通過后，審核人在文件上簽字確認(rèn)。（三）文件編號(hào)與登記1.編號(hào)行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司各類文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則應(yīng)保持一致性和連貫性。文件編號(hào)應(yīng)包含年份、部門代碼、文件類別代碼和順序號(hào)等信息，例如：20XXXXXXXXX，其中20XX表示年份，XX表示部門代碼，XX表示文件類別代碼，XXX表示順序號(hào)。2.登記行政部設(shè)立文件登記臺(tái)賬，對(duì)每份文件的編號(hào)、名稱、起草部門、起草人、審核人、批準(zhǔn)人、印發(fā)日期、發(fā)放范圍等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。文件登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保文件信息可追溯。（四）文件審批與簽發(fā)1.審批文件審核通過后，根據(jù)文件性質(zhì)和審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般性行政文件由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重要事項(xiàng)、重大決策的文件，需經(jīng)總經(jīng)理審批。業(yè)務(wù)文件根據(jù)業(yè)務(wù)流程和審批權(quán)限，由相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批。人事文件由人力資源部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批。財(cái)務(wù)文件由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.簽發(fā)文件經(jīng)審批通過后，由總經(jīng)理或其授權(quán)人簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，確認(rèn)無誤后在文件上簽字。（五）文件印發(fā)與發(fā)放1.印發(fā)行政部根據(jù)文件簽發(fā)人的意見，對(duì)文件進(jìn)行排版、校對(duì)、印刷。文件印刷應(yīng)保證質(zhì)量，格式規(guī)范，文字清晰。2.發(fā)放行政部按照文件發(fā)放范圍，將文件及時(shí)發(fā)放至相關(guān)部門和人員。文件發(fā)放可采用紙質(zhì)發(fā)放或電子發(fā)放的方式。紙質(zhì)文件發(fā)放時(shí)，應(yīng)進(jìn)行簽收登記；電子文件發(fā)放時(shí)，應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定郵箱發(fā)送，并確保接收人已成功接收。（六）文件歸檔與保管1.歸檔文件辦理完畢后，各部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔，移交至公司檔案室。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，按照文件類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄。2.保管公司檔案室負(fù)責(zé)文件的保管工作，應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，確保文件安全。檔案室應(yīng)建立文件借閱登記制度，對(duì)文件的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。定期對(duì)文件進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保文件無丟失、損壞等情況。（七）文件查閱與借閱1.查閱因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱目的等信息?！段募殚喩暾?qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交至檔案室查閱。查閱文件時(shí)，應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出檔案室。查閱人員不得在文件上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息。《文件借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，交至檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱文件的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄文件內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還文件。（八）文件銷毀1.定期清理檔案室定期對(duì)已超過保管期限或已無保存價(jià)值的文件進(jìn)行清理，列出擬銷毀文件清單。2.審批銷毀擬銷毀文件清單經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。3.銷毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的文件，由行政部指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀文件的名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，記錄由行政部留存?zhèn)浒?。三、公章管理（一）公章種類公司公章包括：公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等。（二）公章刻制1.公司公章的刻制由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司設(shè)立、變更等相關(guān)規(guī)定，辦理刻章手續(xù)。2.刻制公章應(yīng)選擇具有資質(zhì)的正規(guī)刻章單位，確保公章的質(zhì)量和安全性。3.新刻公章啟用前，行政部應(yīng)進(jìn)行登記備案，記錄公章的名稱、規(guī)格、啟用日期等信息。（三）公章保管1.專人保管公司公章由行政部指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。合同專用章由業(yè)務(wù)部門指定專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。2.保管要求公章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，確保公章安全。公章保管人員不得擅自將公章交予他人保管或使用，如有特殊情況需要委托他人代管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（四）公章使用1.使用范圍公司公章用于公司對(duì)外簽訂合同、協(xié)議、出具證明、報(bào)送文件等正式文件的簽署。合同專用章用于公司對(duì)外簽訂各類合同。財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。法定代表人章用于特定的財(cái)務(wù)審批、文件簽署等需要法定代表人簽字的場合。2.使用流程申請(qǐng)：使用公章的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《公章使用申請(qǐng)表》，注明使用公章的事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、使用時(shí)間、使用部門等信息。審核：《公章使用申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重要事項(xiàng)、重大決策的，需經(jīng)總經(jīng)理審批。用印：公章保管人員根據(jù)審批后的《公章使用申請(qǐng)表》，在指定位置加蓋公章，并進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括用印日期、用印文件名稱、文號(hào)、用印部門、用印人等信息。蓋章要求：蓋章應(yīng)清晰、端正，確保公章印記完整、清晰可辨。（五）公章停用與銷毀1.停用因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、公章?lián)p壞等原因，需要停用公章的，由行政部提出申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，辦理公章停用手續(xù)。公章停用后，行政部應(yīng)及時(shí)通知各部門，并將停用公章封存保管。2.銷毀對(duì)于已停用且無保存價(jià)值的公章，由行政部填寫《公章銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀公章應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保公章無法恢復(fù)使用，并對(duì)銷毀過程進(jìn)行記錄，記錄由行政部留存?zhèn)浒?。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部負(fù)責(zé)對(duì)文件和公章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.文件管理方面文件起草、審核、審批、印發(fā)、發(fā)放、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定流程。文件編號(hào)、登記是否準(zhǔn)確、及時(shí)。文件保管是否安全，有無丟失、損壞等情況。2.公章管理方面公章刻制、保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定流程。公章使用審批是否嚴(yán)格，有無未經(jīng)審批擅自使用公章的情況。公章保管是否安全，有無轉(zhuǎn)借他人或違規(guī)使用的情況。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部定期對(duì)文件和公章管理情況進(jìn)行全面檢查，一般每季度進(jìn)行一次。2.不定期抽查：行政部不定期對(duì)各部門文件和公章使用情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（四）違規(guī)處理1.對(duì)于違反文件和公章管理制度的行為，行政部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。2.根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處理措施，包括但不限于批評(píng)教育、責(zé)令改