工程合同存檔管理制度

工程合同存檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程合同的規(guī)范化管理，確保工程合同檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于合同的查閱、使用和監(jiān)督，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程合同的存檔管理，包括但不限于建筑工程、安裝工程、裝飾裝修工程、市政工程等各類工程項(xiàng)目所簽訂的合同。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司所有工程合同檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保合同檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則按照工程合同的類別、項(xiàng)目名稱、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類管理，便于查找和使用。3.安全保密原則加強(qiáng)合同檔案的安全保密措施，防止合同信息泄露，確保合同檔案的安全。二、工程合同的簽訂與審核（一）合同簽訂流程1.項(xiàng)目發(fā)起部門根據(jù)項(xiàng)目需求，起草工程合同初稿，并提交至法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。2.法務(wù)部門對(duì)合同初稿進(jìn)行審核，提出修改意見，反饋給項(xiàng)目發(fā)起部門。3.項(xiàng)目發(fā)起部門根據(jù)法務(wù)部門的意見，對(duì)合同初稿進(jìn)行修改完善，再次提交至法務(wù)部門審核。4.法務(wù)部門審核通過后，合同初稿提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由項(xiàng)目發(fā)起部門與合同對(duì)方當(dāng)事人簽訂正式工程合同。（二）合同審核要點(diǎn)1.合法性審核審核合同是否符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在違法違規(guī)條款。2.條款完整性審核審核合同條款是否完整，是否涵蓋了工程范圍、工程價(jià)款、付款方式、工程期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等主要內(nèi)容。3.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估審核對(duì)合同履行過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，提出風(fēng)險(xiǎn)防范措施，確保公司利益不受損失。4.文字準(zhǔn)確性審核審核合同文字表述是否準(zhǔn)確、清晰，避免出現(xiàn)歧義或模糊不清的條款。三、工程合同的編號(hào)與分類（一）合同編號(hào)1.工程合同編號(hào)由公司檔案管理部門統(tǒng)一編制，編號(hào)規(guī)則為：公司簡(jiǎn)稱+年份+項(xiàng)目類別+合同序號(hào)。2.例如：[公司簡(jiǎn)稱]2023GC001，其中“[公司簡(jiǎn)稱]”為公司簡(jiǎn)稱，“2023”為年份，“GC”為工程合同類別代碼，“001”為合同序號(hào)。（二）合同分類1.建筑工程合同包括新建、改建、擴(kuò)建建筑物及附屬設(shè)施的合同。2.安裝工程合同包括電氣安裝、管道安裝、設(shè)備安裝等合同。3.裝飾裝修工程合同包括室內(nèi)外裝飾裝修工程的合同。4.市政工程合同包括城市道路、橋梁、排水、污水處理等市政基礎(chǔ)設(shè)施工程的合同。5.其他工程合同除上述四類工程合同以外的其他工程項(xiàng)目合同。四、工程合同的存檔要求（一）合同原件存檔1.工程合同簽訂后，項(xiàng)目發(fā)起部門應(yīng)及時(shí)將合同原件提交至公司檔案管理部門存檔。2.合同原件應(yīng)包括合同正本、副本及相關(guān)附件，如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等。（二）合同電子文檔存檔1.檔案管理部門應(yīng)將工程合同原件掃描成電子文檔，按照合同編號(hào)進(jìn)行分類存儲(chǔ)。2.電子文檔應(yīng)確保清晰、完整，能夠準(zhǔn)確反映合同原件的內(nèi)容。（三）合同存檔期限工程合同檔案的存檔期限為自合同履行完畢之日起[X]年。法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。五、工程合同的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程合同檔案的，應(yīng)填寫《工程合同查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，對(duì)查閱人員的身份和查閱目的進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)無誤后，方可提供查閱服務(wù)。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《工程合同查閱申請(qǐng)表》，注明查閱合同的編號(hào)、名稱、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行簽字審批。3.查閱人員將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門。4.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，在合同檔案管理系統(tǒng)中查詢相關(guān)合同信息，并將合同原件或復(fù)印件提供給查閱人員。5.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得將合同原件帶出檔案室。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將合同原件或復(fù)印件歸還檔案管理部門，并在《工程合同查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱工程合同檔案的，應(yīng)填寫《工程合同借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，對(duì)借閱人員的身份和借閱目的進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)無誤后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門方可將合同原件或復(fù)印件借給借閱人員。（四）借閱流程1.借閱人員填寫《工程合同借閱申請(qǐng)表》，注明借閱合同的編號(hào)、名稱、借閱目的、借閱期限等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行簽字審批。3.借閱人員將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門。4.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門在合同檔案管理系統(tǒng)中辦理借閱登記手續(xù)，并將合同原件或復(fù)印件借給借閱人員。6.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還合同原件或復(fù)印件，并在《工程合同借閱登記表》上簽字確認(rèn)。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（五）查閱與借閱注意事項(xiàng)1.查閱與借閱人員應(yīng)愛護(hù)合同檔案，不得在合同原件上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換合同內(nèi)容。2.查閱與借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得將合同檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。3.查閱與借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查閱與借閱，不得擅自將合同檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案的查閱與借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。六、工程合同的保管與維護(hù)（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案室應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)合同檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。（二）維護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)合同檔案，應(yīng)定期進(jìn)行整理、裝訂，確保合同檔案的整齊、美觀。2.對(duì)電子合同檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。3.對(duì)合同檔案中的復(fù)印件，應(yīng)與原件進(jìn)行核對(duì)，確保復(fù)印件的內(nèi)容與原件一致。如發(fā)現(xiàn)復(fù)印件有問題，應(yīng)及時(shí)更換。4.對(duì)合同檔案中的附件，如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等，應(yīng)與合同正文進(jìn)行核對(duì)，確保附件的內(nèi)容與合同正文一致。如發(fā)現(xiàn)附件有問題，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。七、工程合同的銷毀（一）銷毀條件1.工程合同檔案已超過存檔期限，且公司不再需要留存的。2.工程合同檔案因保管不善等原因，已失去保存價(jià)值的。（二）銷毀流程1.檔案管理部門根據(jù)合同檔案的存檔期限和保管情況，定期對(duì)已超過存檔期限或已失去保存價(jià)值的合同檔案進(jìn)行清理，編制《工程合同銷毀清單》。2.《工程合同銷毀清單》應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂時(shí)間、合同金額、合同對(duì)方當(dāng)事人等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門將《工程合同銷毀清單》提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門組織相關(guān)人員對(duì)合同檔案進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀人員等信息。5.銷毀完畢后，檔案管理部門應(yīng)在《工程合同銷毀清單》上注明銷毀情況，并將《工程合同銷毀清單》存檔保存。（三）銷毀注意事項(xiàng)1.工程合同檔案的銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保銷毀過程的合法性和合規(guī)性。2.銷毀工程合同檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如粉碎、焚燒等，確保合同檔案的內(nèi)容無法恢復(fù)。3.銷毀工程合同檔案的記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)工程合同檔案的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同檔案的管理符合本制度的要求。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括合同檔案的歸檔情況、查閱與借閱情況、保管與維護(hù)情況、銷毀情況等。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司將工程合同檔案的管理情況納入部門和個(gè)人的績(jī)效考核體系，對(duì)合同檔案管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反本制度