公司離職談話管理制度

公司離職談話管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司離職談話管理流程，確保離職員工能夠順利完成離職手續(xù)，同時維護公司與離職員工之間的良好關(guān)系，了解員工離職原因，收集員工對公司的意見和建議，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有主動或被動離職的員工，包括試用期內(nèi)離職和正式員工離職。（三）基本原則1.尊重原則：在離職談話過程中，充分尊重離職員工的人格和權(quán)益，以平等、友善的態(tài)度進行溝通。2.客觀公正原則：談話內(nèi)容應(yīng)基于事實，客觀公正地記錄離職員工的反饋和意見，不偏袒、不歧視。3.保密原則：對離職員工提供的個人隱私信息和涉及公司商業(yè)機密的信息嚴(yán)格保密，不得泄露。4.反饋改進原則：及時將離職員工的意見和建議反饋給相關(guān)部門，并推動公司進行改進，以提升公司管理水平和員工滿意度。二、離職談話流程（一）離職申請受理1.員工提出離職申請后，所在部門負責(zé)人應(yīng)及時與員工進行初步溝通，了解離職原因，并在[X]個工作日內(nèi)將離職申請?zhí)峤恢寥肆Y源部。2.人力資源部收到離職申請后，對申請信息進行審核，確認離職員工的離職手續(xù)是否齊全，如工作交接情況、財務(wù)結(jié)算情況等。（二）確定談話人員1.根據(jù)離職員工的崗位性質(zhì)和層級，確定離職談話的人員。一般情況下，離職談話由人力資源部主導(dǎo)，涉及重要崗位或高層管理人員離職的，可邀請公司高層領(lǐng)導(dǎo)參與。2.對于普通員工離職，談話人員包括人力資源部工作人員和離職員工所在部門負責(zé)人；對于部門主管級及以上員工離職，談話人員包括人力資源部負責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)及以上領(lǐng)導(dǎo)。（三）談話準(zhǔn)備1.談話人員提前了解離職員工的基本信息、工作表現(xiàn)、離職原因等情況，查閱員工的人事檔案和績效考核記錄，以便在談話過程中有針對性地進行溝通。2.準(zhǔn)備好離職談話提綱，提綱內(nèi)容應(yīng)涵蓋離職原因、工作評價、對公司的意見和建議、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等方面。3.確定談話時間和地點，確保談話環(huán)境安靜、舒適，不受干擾。談話時間一般控制在[X]分鐘左右，根據(jù)實際情況可適當(dāng)延長。（四）離職談話實施1.談話開始時，談話人員向離職員工介紹談話的目的和流程，營造輕松、和諧的談話氛圍。2.按照談話提綱，依次詢問離職員工的離職原因、對工作的感受、對公司管理和團隊協(xié)作的看法等問題，鼓勵離職員工暢所欲言，表達真實想法。3.認真傾聽離職員工的反饋和意見，對于離職員工提出的問題和困難，能夠當(dāng)場解答的及時給予答復(fù)；不能當(dāng)場解答的，記錄下來并承諾在規(guī)定時間內(nèi)給予反饋。4.對離職員工的工作表現(xiàn)進行客觀評價，肯定其工作成績和貢獻，同時指出存在的不足之處，并提出改進建議。5.詢問離職員工對公司未來發(fā)展的期望和建議，了解其對公司文化、制度、管理等方面的看法，以便公司不斷完善和優(yōu)化。（五）談話記錄1.在談話過程中，安排專人負責(zé)記錄談話內(nèi)容，記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、客觀，包括談話時間、地點、談話人員、離職員工姓名、離職原因、談話要點等信息。2.談話記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式，記錄完成后由談話人員簽字確認。紙質(zhì)記錄應(yīng)妥善保存，電子記錄應(yīng)備份保存，保存期限為[X]年。（六）反饋與溝通1.談話結(jié)束后，談話人員及時整理談話記錄，將離職員工的意見和建議進行分類匯總，并形成書面報告。2.將書面報告提交給相關(guān)部門負責(zé)人，由相關(guān)部門負責(zé)人針對離職員工提出的問題和建議進行分析研究，提出改進措施和落實計劃。3.相關(guān)部門負責(zé)人將改進措施和落實計劃反饋給人力資源部，人力資源部跟蹤監(jiān)督改進措施的執(zhí)行情況，并定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。4.對于離職員工提出的合理訴求，如未結(jié)清的工資、獎金、福利等，人力資源部協(xié)調(diào)相關(guān)部門及時處理，確保離職員工的合法權(quán)益得到保障。（七）離職手續(xù)辦理1.離職員工在完成離職談話后，按照公司規(guī)定的離職手續(xù)辦理流程，依次到各相關(guān)部門辦理工作交接、財務(wù)結(jié)算、物品歸還等手續(xù)。2.各相關(guān)部門在收到離職員工的手續(xù)辦理申請后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核和辦理工作，并在離職手續(xù)辦理清單上簽字確認。3.人力資源部在離職員工完成所有離職手續(xù)后，為其辦理離職證明，并按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定支付離職員工的經(jīng)濟補償（如有）。三、談話內(nèi)容要點（一）離職原因1.了解離職員工是主動離職還是被動離職，主動離職的原因是個人發(fā)展、家庭因素、薪資待遇等；被動離職的原因是績效考核不達標(biāo)、違反公司規(guī)章制度等。2.對于主動離職的員工，詢問其對公司整體環(huán)境、職業(yè)發(fā)展機會、工作氛圍等方面的看法，是否存在公司無法滿足其職業(yè)發(fā)展需求的情況。3.對于被動離職的員工，客觀公正地向其說明離職原因，聽取其對公司管理和考核標(biāo)準(zhǔn)的意見和建議，是否認為考核結(jié)果存在不合理之處。（二）工作評價1.請離職員工對自己在公司的工作表現(xiàn)進行自我評價，包括工作能力、工作態(tài)度、團隊協(xié)作等方面。2.談話人員結(jié)合離職員工的日常工作表現(xiàn)和績效考核結(jié)果，對其工作進行客觀評價，肯定其優(yōu)點和成績，同時指出存在的不足之處，并提出改進建議。3.詢問離職員工在工作中遇到的最大困難和挑戰(zhàn)是什么，公司在哪些方面給予了支持和幫助，哪些方面還需要進一步改進。（三）對公司的意見和建議1.鼓勵離職員工對公司的管理、文化、制度、流程等方面提出意見和建議，如公司組織架構(gòu)是否合理、工作流程是否繁瑣、企業(yè)文化是否得到有效貫徹等。2.詢問離職員工對公司培訓(xùn)體系的看法，是否認為培訓(xùn)內(nèi)容和方式能夠滿足員工的職業(yè)發(fā)展需求，是否有針對性的培訓(xùn)需求未得到滿足。3.了解離職員工對公司薪酬福利體系的滿意度，是否認為薪酬水平具有競爭力，福利待遇是否完善，是否存在需要調(diào)整或改進的地方。（四）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.詢問離職員工未來的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，是否有明確的職業(yè)目標(biāo)和發(fā)展方向，公司在其職業(yè)發(fā)展過程中起到了怎樣的作用。2.對于有潛力的離職員工，了解其對公司未來發(fā)展的看法和建議，是否愿意繼續(xù)與公司保持聯(lián)系或合作，為公司的發(fā)展提供支持。四、談話人員職責(zé)（一）人力資源部工作人員職責(zé)1.主導(dǎo)離職談話流程，確保談話按照規(guī)定的程序和要求進行。2.負責(zé)記錄談話內(nèi)容，整理談話報告，及時反饋給相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。3.協(xié)調(diào)各相關(guān)部門辦理離職員工的手續(xù)，確保離職手續(xù)辦理的順利進行。4.跟蹤監(jiān)督離職員工意見和建議的改進落實情況，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。（二）離職員工所在部門負責(zé)人職責(zé)1.參與離職談話，對離職員工的工作表現(xiàn)進行評價，提供客觀的反饋和建議。2.協(xié)助人力資源部了解離職員工的離職原因，分析部門管理中存在的問題，提出改進措施。3.負責(zé)安排離職員工的工作交接事宜，確保工作交接的順利進行，避免因人員離職對工作造成影響。（三）公司高層領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.對于重要崗位或高層管理人員離職，參與離職談話，表達公司對離職員工的感謝和期望。2.聽取離職員工對公司整體發(fā)展的意見和建議，從戰(zhàn)略層面審視公司存在的問題，為公司的決策提供參考。五、保密規(guī)定1.參與離職談話的所有人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對離職員工提供的個人隱私信息和涉及公司商業(yè)機密的信息予以保密。2.個人隱私信息包括離職員工的身份證號碼、家庭住址、聯(lián)系方式、薪資待遇、健康狀況等；商業(yè)機密信息包括公司的產(chǎn)品研發(fā)資料、客戶信息、市場策略、財務(wù)數(shù)據(jù)等。3.未經(jīng)離職員工書面同意，任何人不得將離職談話中涉及的保密信息泄露給第三方，否則將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。六、監(jiān)督與考核1.人力資源部負責(zé)對離職談話管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，定期對離職談話記錄和報告進行審查，確保談話內(nèi)容真實、完整，反饋意見得到及時處理。2.將離職談話管理工作納入相關(guān)部門和人