安全資料檔案管理制度

安全資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司安全資料檔案管理，確保安全資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為公司安全生產(chǎn)決策提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項(xiàng)目在安全生產(chǎn)活動中形成的各類安全資料檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司安全資料檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保資料的完整性和可追溯性。2.分類歸檔原則：按照安全資料的類別、性質(zhì)進(jìn)行分類歸檔，便于查找和使用。3.及時更新原則：安全資料檔案應(yīng)及時反映公司安全生產(chǎn)的最新情況，確保資料的時效性。4.保密原則：對涉及公司機(jī)密的安全資料檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、安全資料檔案的分類與編號（一）分類1.安全生產(chǎn)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類：包括國家、地方有關(guān)安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策文件等。2.安全管理制度類：公司制定的各項(xiàng)安全管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。3.安全檢查與隱患排查類：安全檢查記錄、隱患排查報告、整改措施及整改情況等。4.安全教育培訓(xùn)類：員工安全教育培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、考核成績等。5.安全事故管理類：安全事故報告、調(diào)查處理報告、事故統(tǒng)計分析等。6.安全投入類：安全設(shè)施建設(shè)、維護(hù)費(fèi)用清單，勞動保護(hù)用品采購、發(fā)放記錄等。7.特種設(shè)備管理類：特種設(shè)備臺賬、檢驗(yàn)報告、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。8.職業(yè)健康管理類：職業(yè)健康體檢報告、職業(yè)病防治措施等。9.其他安全資料類：與安全生產(chǎn)相關(guān)的其他文件、資料、圖片、影像等。（二）編號1.安全資料檔案編號采用“年份+類別代碼+順序號”的方式編制。例如，2023年第1份安全生產(chǎn)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類資料編號為：2023A001。2.類別代碼按照上述分類順序依次用大寫字母A、B、C、D、E、F、G、H、I表示。3.順序號為每類資料的流水號，從001開始依次編號。三、安全資料檔案的收集與整理（一）收集1.各部門、各項(xiàng)目應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)安全資料的收集工作，確保安全資料及時、準(zhǔn)確、完整。2.安全資料的收集范圍包括但不限于本部門、本項(xiàng)目在安全生產(chǎn)活動中形成的各類文件、記錄、報表、報告等。3.對于外來的與安全生產(chǎn)相關(guān)的文件、資料，如法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、上級文件等，應(yīng)及時收集并交安全資料檔案管理人員進(jìn)行登記。（二）整理1.安全資料檔案管理人員應(yīng)對收集到的安全資料進(jìn)行整理，按照分類要求進(jìn)行分類、排序。2.對每份安全資料應(yīng)進(jìn)行編號，并編制目錄，注明資料名稱、編號、日期、來源等信息，以便于查找和使用。3.對于破損、褪色的安全資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保資料的完整性。4.電子安全資料應(yīng)按照分類要求進(jìn)行存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索。四、安全資料檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的安全資料應(yīng)及時歸檔，歸檔時應(yīng)填寫《安全資料檔案歸檔登記表》，注明資料名稱、編號、日期、歸檔人等信息。2.安全資料檔案應(yīng)按照年度進(jìn)行歸檔，不同年度的資料應(yīng)分別存放。3.對于跨年度的安全資料，應(yīng)在相關(guān)年度分別歸檔，并在檔案中注明相關(guān)聯(lián)的年度及資料。（二）保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的安全資料檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保安全資料檔案的安全保管。2.安全資料檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。3.對于重要的安全資料檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，備份資料應(yīng)與原件分開存放，并定期進(jìn)行核對，確保備份資料的完整性和準(zhǔn)確性。4.安全資料檔案的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為短期、中期和長期。短期保管期限為15年，中期保管期限為510年，長期保管期限為10年以上。具體保管期限如下：安全生產(chǎn)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類：長期保管。安全管理制度類：長期保管。安全檢查與隱患排查類：短期保管3年，整改完成后復(fù)查合格的可轉(zhuǎn)為中期保管5年，重大隱患排查治理資料長期保管。安全教育培訓(xùn)類：短期保管3年，涉及員工職業(yè)資格證書等重要培訓(xùn)資料可轉(zhuǎn)為中期保管5年。安全事故管理類：長期保管。安全投入類：中期保管5年。特種設(shè)備管理類：長期保管。職業(yè)健康管理類：長期保管。其他安全資料類：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。5.超過保管期限的安全資料檔案，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度進(jìn)行銷毀。銷毀前應(yīng)編制《安全資料檔案銷毀清單》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀，并在清單上簽字確認(rèn)。五、安全資料檔案的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱安全資料檔案的，查閱人應(yīng)填寫《安全資料檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.安全資料檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人按照規(guī)定查閱，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借或損壞檔案資料。3.查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《安全資料檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因工作需要借閱安全資料檔案的，借閱人應(yīng)填寫《安全資料檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意，公司分管安全領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.安全資料檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請表提供相應(yīng)的資料，并辦理借閱手續(xù)，填寫《安全資料檔案借閱登記表》，注明借閱人姓名、部門、借閱資料名稱、編號、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的安全資料檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在復(fù)印件上注明用途。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還借閱的安全資料檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。如逾期未還，檔案管理人員應(yīng)及時催還，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、安全資料檔案的信息化管理（一）建立安全資料檔案管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立安全資料檔案管理信息系統(tǒng)，將各類安全資料檔案進(jìn)行電子化管理，實(shí)現(xiàn)檔案資料的快速檢索、查詢、統(tǒng)計分析等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.安全資料檔案管理人員應(yīng)及時將整理好的安全資料檔案錄入管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案資料的相關(guān)信息，如資料的修訂、補(bǔ)充、刪除等，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案資料一致。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)安全資料檔案管理信息系統(tǒng)的信息安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。2.定期對管理信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，采取必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、殺毒軟件等，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。七、安全資料檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司安全管理部門應(yīng)定期對各部門、各項(xiàng)目的安全資料檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查應(yīng)形成記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤復(fù)查整改情況。（二）考核評價1.將安全資料檔案管理工作納入公司安全生產(chǎn)績效考核體系，對各部門、各項(xiàng)目的安全資料檔案管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、及時性等方面，具體考核標(biāo)準(zhǔn)由公司安全管理部門制定。3.對