公司文件檔案管理制度

公司文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司運(yùn)營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件檔案由行政部門集中統(tǒng)一管理，確保文件檔案的有序存放和有效利用。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：文件檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保文件檔案的安全，防止文件檔案的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的文件檔案管理體系，便于公司各部門及員工查詢和利用文件檔案。二、文件檔案管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文件檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類文件檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對(duì)公司文件檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保文件檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門文件檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。5.按照國家有關(guān)規(guī)定，及時(shí)向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的文件檔案。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向行政部門移交。2.負(fù)責(zé)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件檔案的管理工作，確保文件檔案的妥善保管和有效利用。3.嚴(yán)格遵守公司文件檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理文件的收發(fā)、傳閱、借閱等手續(xù)。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司文件檔案管理制度，妥善保管個(gè)人在工作中形成的文件材料。2.按照公司規(guī)定及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料移交本部門或行政部門。3.在工作中需要查閱文件檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)，并按時(shí)歸還。三、文件管理（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類通知、決定、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)價(jià)單、技術(shù)文件等。3.人事文件：員工檔案、考勤記錄、績效考核文件、培訓(xùn)記錄等。4.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。（二）文件編號(hào)1.行政文件編號(hào)：[公司簡稱]+[年份]+[文件類別代碼]+[順序號(hào)]，如[公司簡稱]2023XZ001。2.業(yè)務(wù)文件編號(hào)：[公司簡稱]+[年份]+[業(yè)務(wù)類別代碼]+[順序號(hào)]，如[公司簡稱]2023YW002。3.人事文件編號(hào)：[公司簡稱]+[年份]+[人事類別代碼]+[順序號(hào)]，如[公司簡稱]2023RS003。4.財(cái)務(wù)文件編號(hào)：[公司簡稱]+[年份]+[財(cái)務(wù)類別代碼]+[順序號(hào)]，如[公司簡稱]2023CW004。5.其他文件編號(hào)：[公司簡稱]+[年份]+[其他類別代碼]+[順序號(hào)]，如[公司簡稱]2023QT005。（三）文件起草與審核1.文件起草：各部門根據(jù)工作需要負(fù)責(zé)起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，語言表達(dá)準(zhǔn)確、簡潔、清晰。2.文件審核：文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括文件的必要性、準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性等。重要文件還需提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。（四）文件發(fā)布1.經(jīng)審核批準(zhǔn)的文件，由行政部門負(fù)責(zé)編號(hào)、排版、印刷，并加蓋公司公章后發(fā)布。2.文件發(fā)布后，行政部門應(yīng)及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放記錄。（五）文件傳閱1.行政部門收到文件后，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和涉及范圍，確定傳閱對(duì)象，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行傳閱。2.傳閱文件應(yīng)使用專用的傳閱夾，傳閱人應(yīng)在傳閱記錄上簽字，注明傳閱日期和意見。3.傳閱文件應(yīng)及時(shí)歸還行政部門，不得積壓或丟失。（六）文件借閱1.公司員工因工作需要借閱文件檔案時(shí)，應(yīng)填寫《文件檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.行政部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并將文件檔案交借閱人。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、涂改文件內(nèi)容。如需復(fù)印、摘錄、涂改文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)行政部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（七）文件保密1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要文件，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制知悉范圍。2.對(duì)保密文件應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止文件泄露。3.借閱保密文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)公司保密工作負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在保密協(xié)議上簽字。（八）文件清理與銷毀1.行政部門定期對(duì)公司文件檔案進(jìn)行清理，對(duì)已失去保存價(jià)值的文件，應(yīng)填寫《文件檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。2.文件銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保文件信息無法恢復(fù)。3.文件銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等。四、檔案管理（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司行政文件、業(yè)務(wù)文件、人事文件、財(cái)務(wù)文件等各類文書材料。2.科技檔案：公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動(dòng)中形成的各類技術(shù)文件、圖紙、資料等。3.會(huì)計(jì)檔案：公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)資料。4.聲像檔案：公司在各種活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。5.實(shí)物檔案：公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物。（二）檔案立卷1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，定期對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行整理立卷，確保文件材料的齊全、完整。2.立卷應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。3.立卷時(shí)應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類，編制卷內(nèi)文件目錄，填寫卷皮和備考表。（三）檔案歸檔1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度整理立卷的文件檔案移交行政部門。2.行政部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，符合要求的，予以歸檔，并編制檔案目錄。3.歸檔的檔案應(yīng)一式兩份，一份由行政部門保管，一份根據(jù)需要移交公司檔案室或上級(jí)檔案管理部門。（四）檔案保管1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。（五）檔案利用1.公司員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。2.行政部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以辦理查閱手續(xù)，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)行政部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.外單位人員查閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并由公司人員陪同。（六）檔案鑒定與銷毀1.行政部門定期對(duì)公司檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由行政部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員參加，對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值等進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等。五、信息化管理（一）文件檔案數(shù)字化1.行政部門應(yīng)逐步推進(jìn)公司文件檔案的數(shù)字化工作，將重要的文件檔案進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化文件檔案應(yīng)與紙質(zhì)文件檔案具有同等效力，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全。3.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，方便公司員工查詢和利用電子檔案。（二）文件檔案管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立文件檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的在線起草、審核、發(fā)布、傳閱、借閱、歸檔等功能。2.文件檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保文件檔案的安全。3.定期對(duì)文件檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對(duì)公司各部門文件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.將文件檔案管理工作納入公司績效考核體系