分包費(fèi)用結(jié)算管理制度

分包費(fèi)用結(jié)算管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司分包費(fèi)用結(jié)算管理，規(guī)范結(jié)算流程，確保結(jié)算工作的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和公正性，維護(hù)公司及分包商的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有分包項(xiàng)目的費(fèi)用結(jié)算管理，包括工程分包、勞務(wù)分包、物資采購(gòu)分包等各類分包業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保結(jié)算工作合法合規(guī)。2.公平公正原則：以合同為依據(jù)，按照公平、公正的原則進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，保障雙方權(quán)益。3.準(zhǔn)確及時(shí)原則：結(jié)算數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)算工作應(yīng)及時(shí)完成，避免延誤。4.資料完整原則：結(jié)算過程中所需的各類資料應(yīng)齊全、完整，作為結(jié)算依據(jù)。二、職責(zé)分工（一）項(xiàng)目管理部門1.負(fù)責(zé)組織分包項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，確保分包工程質(zhì)量符合合同要求。2.審核分包商提交的結(jié)算資料，包括工程量清單、質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、變更簽證等，對(duì)資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。3.根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，對(duì)分包費(fèi)用結(jié)算提出初步意見，并提交給財(cái)務(wù)部門。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核分包費(fèi)用結(jié)算的金額計(jì)算、支付方式等財(cái)務(wù)事項(xiàng)，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無(wú)誤，支付符合財(cái)務(wù)規(guī)定。2.對(duì)項(xiàng)目管理部門提交的結(jié)算意見進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，如有異議及時(shí)與項(xiàng)目管理部門溝通協(xié)調(diào)。3.根據(jù)審核通過的結(jié)算結(jié)果，辦理分包費(fèi)用的支付手續(xù)。（三）審計(jì)部門1.對(duì)分包費(fèi)用結(jié)算進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查結(jié)算過程是否合規(guī)，結(jié)算結(jié)果是否合理。2.對(duì)重大分包項(xiàng)目的結(jié)算進(jìn)行重點(diǎn)審計(jì)，提出審計(jì)意見和建議，防范結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)。（四）分包商1.按照合同約定完成分包項(xiàng)目施工任務(wù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交完整、準(zhǔn)確的結(jié)算資料。2.配合公司相關(guān)部門進(jìn)行結(jié)算審核工作，對(duì)審核提出的問題及時(shí)進(jìn)行整改和解釋。三、結(jié)算流程（一）結(jié)算申請(qǐng)1.分包項(xiàng)目完工并通過驗(yàn)收后，分包商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向項(xiàng)目管理部門提交分包費(fèi)用結(jié)算申請(qǐng)。2.結(jié)算申請(qǐng)應(yīng)包括以下內(nèi)容：結(jié)算申請(qǐng)表（格式見附件）；工程量清單及計(jì)算依據(jù)；質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；變更簽證單及相關(guān)證明材料；合同執(zhí)行情況說明；其他需要提供的資料。（二）資料審核1.項(xiàng)目管理部門收到分包商提交的結(jié)算申請(qǐng)后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)結(jié)算資料進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括：資料的完整性：檢查結(jié)算申請(qǐng)所附資料是否齊全，是否符合要求。資料的真實(shí)性：核實(shí)工程量清單、質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、變更簽證等資料的真實(shí)性，是否與實(shí)際情況相符。結(jié)算依據(jù)的合理性：審查結(jié)算金額的計(jì)算依據(jù)是否合理，是否符合合同約定和相關(guān)規(guī)定。3.如發(fā)現(xiàn)資料不完整或存在疑問，項(xiàng)目管理部門應(yīng)及時(shí)通知分包商補(bǔ)充或說明；如發(fā)現(xiàn)資料虛假或結(jié)算依據(jù)不合理，項(xiàng)目管理部門應(yīng)不予認(rèn)可，并要求分包商重新提交結(jié)算申請(qǐng)。（三）初步結(jié)算意見1.項(xiàng)目管理部門在完成結(jié)算資料審核后，應(yīng)根據(jù)審核情況對(duì)分包費(fèi)用結(jié)算提出初步意見。2.初步結(jié)算意見應(yīng)包括以下內(nèi)容：結(jié)算金額：明確分包費(fèi)用的結(jié)算金額，如有調(diào)整應(yīng)說明調(diào)整原因和金額。支付方式：根據(jù)合同約定和公司財(cái)務(wù)規(guī)定，確定分包費(fèi)用的支付方式和時(shí)間。存在問題及處理建議：如發(fā)現(xiàn)結(jié)算過程中存在的問題，提出處理建議和解決方案。3.項(xiàng)目管理部門將初步結(jié)算意見提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。（四）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門收到項(xiàng)目管理部門提交的初步結(jié)算意見后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。2.財(cái)務(wù)審核內(nèi)容包括：結(jié)算金額的準(zhǔn)確性：核對(duì)結(jié)算金額的計(jì)算是否正確，是否與合同約定和財(cái)務(wù)規(guī)定相符。支付方式的合規(guī)性：審查支付方式是否符合公司財(cái)務(wù)制度和合同約定，是否存在風(fēng)險(xiǎn)。相關(guān)費(fèi)用的合理性：檢查與結(jié)算相關(guān)的費(fèi)用，如管理費(fèi)、稅金等是否合理。3.如財(cái)務(wù)審核發(fā)現(xiàn)問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與項(xiàng)目管理部門溝通協(xié)調(diào)，提出修改意見；如雙方無(wú)法達(dá)成一致意見，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)研究決定。（五）結(jié)算審批1.經(jīng)項(xiàng)目管理部門和財(cái)務(wù)部門審核通過的分包費(fèi)用結(jié)算，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審核意見和項(xiàng)目實(shí)際情況，對(duì)結(jié)算進(jìn)行審批。審批通過后，結(jié)算結(jié)果生效；如審批不通過，應(yīng)返回項(xiàng)目管理部門和財(cái)務(wù)部門重新審核處理。（六）費(fèi)用支付1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的結(jié)算結(jié)果，按照合同約定和公司財(cái)務(wù)規(guī)定辦理分包費(fèi)用的支付手續(xù)。2.支付前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)核對(duì)分包商的收款賬戶信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤，確保支付安全。3.支付完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并將支付情況反饋給項(xiàng)目管理部門。四、結(jié)算資料管理（一）資料收集1.項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)在分包項(xiàng)目實(shí)施過程中收集與結(jié)算相關(guān)的資料，包括但不限于施工圖紙、技術(shù)規(guī)范、變更通知、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程量計(jì)量記錄等。2.分包商應(yīng)按照項(xiàng)目管理部門的要求，及時(shí)提供與結(jié)算有關(guān)的資料，并確保資料的真實(shí)性、完整性和有效性。（二）資料整理1.項(xiàng)目管理部門應(yīng)定期對(duì)收集到的結(jié)算資料進(jìn)行整理，分類歸檔，建立完善的結(jié)算資料檔案。2.結(jié)算資料應(yīng)按照項(xiàng)目名稱、分包商名稱、結(jié)算期間等進(jìn)行分類，便于查找和使用。3.對(duì)于重要的結(jié)算資料，應(yīng)進(jìn)行備份保存，防止資料丟失或損壞。（三）資料保管1.結(jié)算資料檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，確保資料的安全和保密。2.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自查閱、復(fù)制、銷毀結(jié)算資料。3.如因工作需要查閱結(jié)算資料，應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)，并在規(guī)定的地點(diǎn)查閱，不得帶出檔案室。（四）資料銷毀1.結(jié)算資料檔案保存期限屆滿后，如需銷毀，應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行審批和處理。2.銷毀結(jié)算資料時(shí)，應(yīng)確保資料內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)，并做好銷毀記錄。五、結(jié)算爭(zhēng)議處理（一）爭(zhēng)議提出1.在分包費(fèi)用結(jié)算過程中，如分包商與公司對(duì)結(jié)算結(jié)果存在爭(zhēng)議，應(yīng)及時(shí)提出書面異議。2.異議應(yīng)明確指出爭(zhēng)議的事項(xiàng)、理由和依據(jù)，并提供相關(guān)證據(jù)材料。（二）爭(zhēng)議協(xié)商1.公司收到分包商的爭(zhēng)議異議后，應(yīng)及時(shí)組織項(xiàng)目管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員與分包商進(jìn)行協(xié)商。2.協(xié)商過程中，雙方應(yīng)充分溝通，客觀公正地分析爭(zhēng)議問題，尋求解決方案。3.協(xié)商達(dá)成一致意見的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，作為結(jié)算依據(jù)；如協(xié)商無(wú)法達(dá)成一致意見，應(yīng)進(jìn)入爭(zhēng)議調(diào)解或仲裁程序。（三）爭(zhēng)議調(diào)解1.如雙方協(xié)商不成，可申請(qǐng)公司內(nèi)部調(diào)解機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解。2.調(diào)解機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)雙方提供的證據(jù)材料和相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行公正、客觀的調(diào)解。3.調(diào)解達(dá)成協(xié)議的，雙方應(yīng)簽訂調(diào)解協(xié)議，作為結(jié)算依據(jù)；如調(diào)解不成，可進(jìn)入仲裁或訴訟程序。（四）爭(zhēng)議仲裁或訴訟1.如雙方無(wú)法通過協(xié)商和調(diào)解解決爭(zhēng)議，可根據(jù)合同約定或相關(guān)法律法規(guī)，申請(qǐng)仲裁或提起訴訟。2.在仲裁或訴訟過程中，雙方應(yīng)積極配合，提供相關(guān)證據(jù)材料，維護(hù)自身合法權(quán)益。3.仲裁或訴訟結(jié)果生效后，雙方應(yīng)按照結(jié)果執(zhí)行。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)分包費(fèi)用結(jié)算管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括結(jié)算流程執(zhí)行情況、資料審核情況、費(fèi)用支付情況等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司建立分包費(fèi)用結(jié)算管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門及人員在結(jié)算管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括結(jié)算準(zhǔn)確性、及時(shí)性、合規(guī)性等方面，具體考核標(biāo)準(zhǔn)見附件。3.考核評(píng)價(jià)結(jié)果與部門及人員的績(jī)效掛鉤，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的