公用物品使用管理制度

公用物品使用管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司公用物品的使用與管理，確保公用物品的合理配置、有效使用和妥善維護(hù)，提高資源利用效率，降低公司運(yùn)營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及在公司范圍內(nèi)使用公用物品的外來人員。（三）基本原則1.按需配置原則：根據(jù)工作實(shí)際需求，合理配置公用物品，避免資源浪費(fèi)。2.誰使用誰負(fù)責(zé)原則：公用物品的使用人對其使用期間的物品安全、完整負(fù)責(zé)。3.節(jié)約使用原則：鼓勵(lì)員工節(jié)約使用公用物品，延長物品使用壽命。4.規(guī)范管理原則：對公用物品的采購、領(lǐng)用、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理。二、公用物品分類及管理職責(zé)（一）公用物品分類1.辦公設(shè)備：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀等。2.辦公家具：辦公桌、辦公椅、文件柜、會(huì)議桌椅等。3.通訊設(shè)備：固定電話、移動(dòng)電話等。4.交通工具：公司車輛等。5.其他公用物品：飲水機(jī)、空調(diào)、照明設(shè)備、消防器材等。（二）管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)公用物品的采購、驗(yàn)收、入庫、登記、發(fā)放、調(diào)配、維修、報(bào)廢等日常管理工作。制定公用物品的配備標(biāo)準(zhǔn)和使用規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。定期對公用物品進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬物相符。2.使用部門負(fù)責(zé)本部門公用物品的領(lǐng)用、保管、使用和維護(hù)，并指定專人負(fù)責(zé)管理。配合行政部門做好公用物品的清查盤點(diǎn)工作，及時(shí)反饋公用物品的使用情況和問題。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)公用物品采購費(fèi)用的審核和報(bào)銷。對公用物品的成本核算和預(yù)算控制進(jìn)行監(jiān)督。4.員工個(gè)人按照規(guī)定領(lǐng)用和使用公用物品，妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或損壞。發(fā)現(xiàn)公用物品損壞或丟失時(shí)，及時(shí)向所在部門報(bào)告。三、公用物品采購與配置（一）采購計(jì)劃1.各部門根據(jù)工作需要，提前填寫《公用物品采購申請表》，詳細(xì)注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。2.行政部門匯總各部門的采購申請，結(jié)合公用物品的庫存情況和使用狀況，制定年度、季度和月度采購計(jì)劃。3.采購計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，對于預(yù)算金額較大的采購項(xiàng)目，需按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)或詢價(jià)采購。（二）采購實(shí)施1.行政部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，按照公司采購管理規(guī)定選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購物品的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等符合要求。3.對于采購的公用物品，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫《公用物品入庫單》，詳細(xì)記錄物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。（三）配置標(biāo)準(zhǔn)1.行政部門根據(jù)不同崗位和工作需求，制定公用物品的配置標(biāo)準(zhǔn)，明確各類人員可領(lǐng)用的公用物品種類、數(shù)量和規(guī)格。2.新員工入職時(shí)，由行政部門按照配置標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放公用物品；員工崗位變動(dòng)時(shí)，行政部門根據(jù)新崗位的配置標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整其公用物品配備。四、公用物品領(lǐng)用與發(fā)放（一）領(lǐng)用流程1.員工因工作需要領(lǐng)用公用物品時(shí)，應(yīng)填寫《公用物品領(lǐng)用申請表》，注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門領(lǐng)取。2.行政部門根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請，核實(shí)庫存情況，如庫存充足，予以發(fā)放，并在《公用物品領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。3.如庫存不足，行政部門應(yīng)及時(shí)告知領(lǐng)用人，并說明預(yù)計(jì)到貨時(shí)間，待物品到貨后再行發(fā)放。（二）發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)1.行政部門按照公用物品的配置標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放，不得超標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放。2.對于價(jià)值較高或使用年限較長的公用物品，如電腦、打印機(jī)等，實(shí)行交舊領(lǐng)新制度。員工在領(lǐng)用新物品時(shí)，應(yīng)將舊物品交回行政部門，經(jīng)檢驗(yàn)可繼續(xù)使用的，由行政部門進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配；無法繼續(xù)使用的，按照報(bào)廢程序處理。五、公用物品使用與維護(hù)（一）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照公用物品的使用說明書和操作規(guī)程正確使用，不得擅自更改或拆卸。2.公用物品僅限在公司內(nèi)部使用，未經(jīng)行政部門批準(zhǔn)，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用給其他單位或個(gè)人。3.使用過程中如發(fā)現(xiàn)公用物品損壞或故障，應(yīng)及時(shí)停止使用，并向所在部門報(bào)告，由部門負(fù)責(zé)人通知行政部門進(jìn)行維修。4.嚴(yán)禁在公用物品上亂涂亂畫、張貼無關(guān)標(biāo)識或進(jìn)行其他損壞行為。（二）維護(hù)保養(yǎng)1.行政部門應(yīng)制定公用物品的維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期對公用物品進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。2.對于辦公設(shè)備、通訊設(shè)備等，應(yīng)按照設(shè)備供應(yīng)商提供的維護(hù)保養(yǎng)要求進(jìn)行操作，定期進(jìn)行清潔、保養(yǎng)、調(diào)試和軟件升級等工作。3.辦公家具等公用物品應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)損壞及時(shí)維修或更換，保持良好的使用狀態(tài)。4.使用部門和員工應(yīng)積極配合行政部門做好公用物品的維護(hù)保養(yǎng)工作，提供必要的協(xié)助和信息。六、公用物品盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)周期1.行政部門每年至少組織一次全面的公用物品盤點(diǎn)工作，對公司所有公用物品進(jìn)行清查核對。2.根據(jù)實(shí)際情況，可在季度末或年末進(jìn)行局部盤點(diǎn)，重點(diǎn)對價(jià)值較高、使用頻繁的公用物品進(jìn)行清查。（二）盤點(diǎn)方法1.采用實(shí)地盤點(diǎn)與賬面核對相結(jié)合的方法，對公用物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、狀態(tài)等進(jìn)行逐一核實(shí)。2.盤點(diǎn)過程中，應(yīng)填寫《公用物品盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果，并由盤點(diǎn)人員簽字確認(rèn)。（三）差異處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)賬物不符，行政部門應(yīng)及時(shí)查明原因，區(qū)分盤盈、盤虧情況，并填寫《公用物品盤盈盤虧報(bào)告表》。2.對于盤盈的公用物品，應(yīng)查明來源，核實(shí)情況后進(jìn)行相應(yīng)處理；對于盤虧的公用物品，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償或核銷。3.行政部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果調(diào)整公用物品臺賬，確保賬物相符，并將盤點(diǎn)情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。七、公用物品報(bào)廢與處置（一）報(bào)廢條件1.公用物品已超過規(guī)定使用年限，且無法正常使用或維修成本過高的。2.因技術(shù)進(jìn)步、產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因，原公用物品已被淘汰，不再適用的。3.因自然災(zāi)害、意外事故等不可抗力因素導(dǎo)致公用物品損壞，無法修復(fù)的。（二）報(bào)廢申請1.使用部門或保管人員發(fā)現(xiàn)公用物品符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫《公用物品報(bào)廢申請表》，詳細(xì)說明報(bào)廢原因、物品名稱、規(guī)格型號、購置時(shí)間、使用情況等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。2.行政部門收到報(bào)廢申請后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。對于價(jià)值較高的公用物品，必要時(shí)可邀請專業(yè)機(jī)構(gòu)或人員進(jìn)行評估。（三）報(bào)廢審批1.經(jīng)鑒定符合報(bào)廢條件的公用物品，行政部門應(yīng)填寫《公用物品報(bào)廢審批表》，連同報(bào)廢申請及相關(guān)鑒定資料一并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后由行政部門負(fù)責(zé)辦理報(bào)廢手續(xù)。（四）報(bào)廢處置1.行政部門對批準(zhǔn)報(bào)廢的公用物品進(jìn)行統(tǒng)一處置，可采用變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢回收等方式，確保資產(chǎn)得到合理利用和妥善處理。2.變賣報(bào)廢公用物品時(shí)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行公開拍賣或詢價(jià)處理，確保處置價(jià)格合理、公正。3.報(bào)廢處置過程中，行政部門應(yīng)做好記錄，填寫《公用物品報(bào)廢處置登記表》，詳細(xì)記錄報(bào)廢物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、處置方式、處置價(jià)格、收入等信息，并將處置收入及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。八、違規(guī)處理（一）對于違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自領(lǐng)用、轉(zhuǎn)借、挪用公用物品的。2.因保管不善導(dǎo)致公用物品丟失、損壞的。3.擅自更改或拆卸公用物品，影響其正常使用的。4.在公用物品上亂涂亂畫