學校電子辦公管理制度

學校電子辦公管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范學校電子辦公行為，提高辦公效率，促進信息資源共享，實現(xiàn)學校管理的信息化、規(guī)范化和科學化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校全體教職員工。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關政策要求，確保電子辦公活動合法、合規(guī)。2.安全保密原則：加強電子信息安全管理，防止信息泄露、丟失和被篡改，保障學校和師生的信息安全。3.高效便捷原則：充分利用電子辦公手段，簡化工作流程，提高工作效率，為學校各項工作提供便捷支持。4.統(tǒng)一規(guī)范原則：對電子辦公的流程、標準、系統(tǒng)等進行統(tǒng)一規(guī)范，確保全校電子辦公的一致性和協(xié)調性。二、電子辦公設備管理（一）設備配備1.學校根據(jù)工作需要，為教職員工配備必要的電子辦公設備，如電腦、打印機、復印機、掃描儀等。2.設備采購應遵循學校相關采購規(guī)定，優(yōu)先選擇性能穩(wěn)定、質量可靠、節(jié)能環(huán)保的產(chǎn)品。（二）設備使用1.教職員工應正確使用電子辦公設備，按照操作規(guī)程進行操作，不得擅自拆卸、改裝設備。2.設備出現(xiàn)故障時，應及時向學校信息技術部門報修，不得自行維修，以免造成更大損失。3.教職員工離職或崗位變動時，應將所使用的電子辦公設備完好歸還學校，并辦理交接手續(xù)。（三）設備維護1.學校信息技術部門負責定期對電子辦公設備進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行。2.建立設備維護檔案，記錄設備的維修、保養(yǎng)情況，以便跟蹤設備狀態(tài)。三、電子辦公軟件管理（一）軟件安裝1.學校統(tǒng)一安裝和配置常用的電子辦公軟件，如辦公自動化系統(tǒng)（OA）、電子郵件系統(tǒng)、文檔處理軟件等。2.未經(jīng)學校信息技術部門批準，教職員工不得擅自安裝其他軟件，以免影響系統(tǒng)兼容性和安全性。（二）軟件使用1.教職員工應熟練掌握學校統(tǒng)一安裝軟件的使用方法，按照軟件功能和操作流程進行工作。2.合理使用軟件資源，不得利用軟件進行與工作無關的活動，如玩游戲、觀看視頻等。（三）軟件升級1.學校信息技術部門負責及時對電子辦公軟件進行升級，以修復漏洞、提升性能和增加功能。2.教職員工應積極配合軟件升級工作，在升級前備份重要數(shù)據(jù)，升級過程中按照提示進行操作，確保升級成功。四、電子文件管理（一）文件創(chuàng)建與編輯1.教職員工應使用學校統(tǒng)一規(guī)定的電子文檔格式（如.docx、.xlsx、.pptx等）創(chuàng)建和編輯文件，確保文件格式規(guī)范、易于共享和保存。2.文件內(nèi)容應準確、完整、清晰，語言表達規(guī)范，邏輯嚴謹。（二）文件命名1.文件命名應遵循簡潔明了、準確反映文件內(nèi)容的原則，一般采用“主題+日期+作者”的格式。2.避免使用模糊、易混淆的文件名，確保文件在存儲和檢索時能夠快速定位。（三）文件存儲1.教職員工應將電子文件存儲在學校指定的存儲區(qū)域，如共享文件夾、服務器等，不得私自存儲在個人移動存儲設備或其他未經(jīng)授權的位置。2.根據(jù)文件的性質和用途，合理分類存儲文件，建立清晰的文件夾結構，便于查找和管理。（四）文件共享1.對于需要共享的文件，教職員工應按照學校規(guī)定的權限設置，將文件共享給相關人員，并確保共享范圍合理、安全。2.在共享文件時，應明確文件的使用權限和注意事項，避免文件被濫用或泄露。（五）文件備份1.定期對重要電子文件進行備份，備份方式可采用本地備份和異地備份相結合，確保文件數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.備份周期可根據(jù)文件的重要程度和更新頻率確定，一般重要文件每周備份一次，關鍵文件每天備份一次。（六）文件銷毀1.對于已不再需要的電子文件，應按照學校規(guī)定的程序進行銷毀，確保文件信息徹底清除，防止信息泄露。2.文件銷毀前，應進行嚴格的審批，審批通過后采用安全可靠的方式進行銷毀，如刪除存儲介質、格式化存儲設備等，并做好銷毀記錄。五、電子郵件管理（一）郵箱使用1.學校為教職員工分配專用的電子郵件賬號，教職員工應妥善保管賬號和密碼，不得泄露給他人。2.使用電子郵件進行工作溝通時，應注意語言文明、禮貌，主題明確，內(nèi)容簡潔明了，避免使用不當言辭或發(fā)送無關郵件。（二）郵件發(fā)送1.發(fā)送郵件時，應準確填寫收件人、抄送人和密送人地址，確保郵件發(fā)送給正確的人員。2.對于重要郵件，應在發(fā)送前仔細核對內(nèi)容，確認無誤后再發(fā)送，并可要求對方收到郵件后進行確認回復。（三）郵件接收與處理1.教職員工應定期查看電子郵件，及時處理收到的郵件，對于緊急郵件應優(yōu)先處理，避免延誤工作。2.對于需要回復的郵件，應在規(guī)定時間內(nèi)給予答復，如遇特殊情況無法及時回復，應向發(fā)件人說明原因。（四）郵件歸檔1.定期對電子郵件進行歸檔，可按照郵件主題、時間、發(fā)件人等進行分類存儲，便于日后查閱和參考。2.重要郵件應進行單獨備份，保存期限根據(jù)學校相關規(guī)定執(zhí)行。六、辦公自動化系統(tǒng)（OA）管理（一）系統(tǒng)登錄1.教職員工使用學校分配的賬號和密碼登錄辦公自動化系統(tǒng)，登錄后應及時修改初始密碼，并妥善保管賬號信息。2.如忘記密碼或賬號被盜用，應及時向學校信息技術部門申請重置密碼或掛失賬號。（二）流程使用1.熟悉辦公自動化系統(tǒng)中各類工作流程的操作方法，根據(jù)工作需要發(fā)起相應的流程，如請假流程、報銷流程、文件審批流程等。2.在發(fā)起流程時，應準確填寫相關信息，上傳必要的附件，確保流程信息完整、準確。3.按照流程設定的環(huán)節(jié)和要求，及時處理流程中的各項任務，如審批、簽收、反饋等，不得拖延或拒絕處理。（三）信息發(fā)布1.有權限的教職員工可在辦公自動化系統(tǒng)中發(fā)布學校通知、公告、新聞等信息，發(fā)布內(nèi)容應經(jīng)審核后發(fā)布，確保信息真實、準確、及時。2.關注系統(tǒng)中發(fā)布的各類信息，及時了解學校工作動態(tài)和相關要求，積極參與互動和反饋。（四）系統(tǒng)維護1.愛護辦公自動化系統(tǒng)，不得進行惡意攻擊、破壞系統(tǒng)等行為，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障或異常情況及時向學校信息技術部門報告。2.配合學校信息技術部門做好系統(tǒng)的升級、維護等工作，確保系統(tǒng)的正常運行和功能完善。七、電子辦公安全管理（一）網(wǎng)絡安全1.教職員工應遵守學校網(wǎng)絡安全規(guī)定，不得在學校網(wǎng)絡環(huán)境中進行非法網(wǎng)絡活動，如網(wǎng)絡攻擊、網(wǎng)絡詐騙、傳播病毒等。2.妥善保管個人網(wǎng)絡設備（如筆記本電腦、移動設備等），設置強密碼，并定期更新密碼，防止設備被盜用或信息泄露。3.在使用公共網(wǎng)絡時，注意網(wǎng)絡安全，避免在不安全的網(wǎng)絡環(huán)境中進行涉及學校敏感信息的操作。（二）信息安全1.嚴格遵守學校信息安全保密制度，不得泄露學校機密信息、師生個人隱私信息等。2.在處理涉及學校機密信息的電子文件時，應按照規(guī)定的保密級別進行操作，如加密存儲、限制訪問權限等。3.對于因工作需要接觸到的敏感信息，應妥善保管，工作結束后及時清理相關信息，不得私自留存。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復1.按照學校規(guī)定定期對重要電子數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的位置。2.了解學校數(shù)據(jù)恢復流程和方法，在數(shù)據(jù)丟失或損壞時，能夠及時配合學校信息技術部門進行數(shù)據(jù)恢復工作，減少損失。（四）安全培訓與教育1.學校定期組織教職員工參加電子辦公安全培訓與教育活動，提高教職員工的安全意識和操作技能。2.教職員工應積極參加安全培訓與教育活動，認真學習安全知識和技能，自覺遵守安全規(guī)定。八、電子辦公監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.學校設立電子辦公監(jiān)督小組，負責對教職員工的電子辦公行為進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組通過定期檢查、不定期抽查等方式，對電子辦公設備使用、軟件安裝與使用、文件管理、郵件處理、OA系統(tǒng)操作等情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核辦法1.將電子辦公情況納入教職員工績效考核體系，考核內(nèi)容包括電子辦公設備維護、軟件使用規(guī)范、文件管理質量、郵件處理效率、OA系統(tǒng)操作準確性