商管公司付款管理制度

商管公司付款管理制度總則一、目的為規(guī)范商管公司的付款行為，加強(qiáng)財務(wù)管理，提高資金使用效率，保障公司的合法權(quán)益，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于商管公司及其所屬各部門、各項目公司的所有付款業(yè)務(wù)，包括但不限于供應(yīng)商付款、員工費用報銷、工程款項支付等。三、管理原則1.合法合規(guī)原則：付款行為必須符合國家法律法規(guī)、公司財務(wù)制度及相關(guān)合同約定。2.預(yù)算控制原則：付款應(yīng)在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行，嚴(yán)格控制超預(yù)算付款。3.審批流程原則：付款必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保付款的合理性和必要性。4.權(quán)責(zé)明確原則：明確各部門、各崗位在付款管理中的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任到人。5.及時準(zhǔn)確原則：付款應(yīng)及時、準(zhǔn)確地進(jìn)行，避免因付款不及時或錯誤而影響公司的正常運營。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.財務(wù)部（1）負(fù)責(zé)制定和完善公司的付款管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。（2）負(fù)責(zé)審核付款申請的合法性、合規(guī)性、真實性和準(zhǔn)確性。（3）負(fù)責(zé)辦理付款手續(xù)，包括開具支票、電匯等。（4）負(fù)責(zé)與供應(yīng)商、銀行等相關(guān)單位進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。（5）負(fù)責(zé)定期對付款情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，為公司管理層提供決策依據(jù)。2.采購部（1）負(fù)責(zé)審核供應(yīng)商的資質(zhì)和信用狀況，選擇合適的供應(yīng)商。（2）負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，并在合同中明確付款條款。（3）負(fù)責(zé)及時向財務(wù)部提交付款申請，并提供相關(guān)的采購合同、發(fā)票等資料。（4）負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)商的交貨情況和質(zhì)量情況，如有問題及時與供應(yīng)商溝通解決。3.工程部（1）負(fù)責(zé)審核工程款項支付申請的合理性和必要性，并提供相關(guān)的工程進(jìn)度報告、驗收報告等資料。（2）負(fù)責(zé)與施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)單位進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，確保工程進(jìn)度和質(zhì)量符合要求。（3）負(fù)責(zé)對工程款項支付進(jìn)行監(jiān)督和管理，防止出現(xiàn)超付、錯付等情況。4.其他部門（1）負(fù)責(zé)審核本部門費用報銷申請的合理性和必要性，并提供相關(guān)的費用憑證。（2）負(fù)責(zé)配合財務(wù)部進(jìn)行付款審核和管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。付款申請與審批一、付款申請1.付款申請應(yīng)根據(jù)合同約定、費用發(fā)生情況等及時提出，不得提前或拖延。2.付款申請應(yīng)填寫《付款申請表》，并注明付款事由、付款金額、收款單位、銀行賬號等信息。3.付款申請應(yīng)附相關(guān)的合同、發(fā)票、驗收報告等資料，確保資料的真實性、完整性和合法性。4.對于同一收款單位的多次付款，應(yīng)合并填寫《付款申請表》，并注明付款次數(shù)和累計付款金額。二、審批流程1.付款申請的審批流程應(yīng)按照公司的財務(wù)管理制度執(zhí)行，一般包括部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。2.審批人員應(yīng)根據(jù)付款申請的內(nèi)容和相關(guān)資料，對付款的合理性、必要性、合法性進(jìn)行審核，并在《付款申請表》上簽署意見。3.對于金額較大或重要的付款申請，應(yīng)經(jīng)公司董事會或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)審批。4.審批流程應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行，不得越級審批或擅自簡化審批流程。付款方式與流程一、付款方式1.公司的付款方式主要包括支票、電匯、銀行承兌匯票等，具體付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定或公司的財務(wù)管理制度執(zhí)行。2.對于金額較小的付款，可以采用現(xiàn)金支付方式，但應(yīng)嚴(yán)格控制現(xiàn)金支付的范圍和金額。3.嚴(yán)禁以個人名義進(jìn)行付款，所有付款應(yīng)通過公司的銀行賬戶進(jìn)行。二、付款流程1.財務(wù)部收到付款申請后，應(yīng)及時對付款申請的內(nèi)容和相關(guān)資料進(jìn)行審核。2.審核通過后，財務(wù)部應(yīng)按照公司的財務(wù)管理制度和付款方式的規(guī)定，辦理付款手續(xù)。3.對于支票付款，財務(wù)部應(yīng)填寫支票并加蓋公司財務(wù)專用章，交由收款人簽收。4.對于電匯付款，財務(wù)部應(yīng)填寫電匯憑證并加蓋公司財務(wù)專用章，通過銀行進(jìn)行轉(zhuǎn)賬支付。5.對于銀行承兌匯票付款，財務(wù)部應(yīng)填寫銀行承兌匯票申請書并加蓋公司財務(wù)專用章，交由銀行辦理承兌手續(xù)，然后將銀行承兌匯票交付收款人。6.付款完成后，財務(wù)部應(yīng)及時將付款憑證、發(fā)票等相關(guān)資料歸檔保存。預(yù)付款管理一、預(yù)付款申請1.對于需要預(yù)付貨款的情況，采購部應(yīng)填寫《預(yù)付款申請表》，并注明預(yù)付款金額、收款單位、銀行賬號等信息。2.《預(yù)付款申請表》應(yīng)附相關(guān)的采購合同、供應(yīng)商資質(zhì)證明等資料，確保資料的真實性、完整性和合法性。3.預(yù)付款申請應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)后方可辦理。二、預(yù)付款額度控制1.公司應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的信用狀況、采購合同的約定等，合理確定預(yù)付款額度。2.對于信用狀況良好、采購合同約定明確的供應(yīng)商，可以適當(dāng)提高預(yù)付款額度；對于信用狀況較差、采購合同約定不明確的供應(yīng)商，應(yīng)嚴(yán)格控制預(yù)付款額度。3.公司應(yīng)定期對預(yù)付款額度進(jìn)行評估和調(diào)整，確保預(yù)付款額度的合理性和安全性。三、預(yù)付款的跟蹤與管理1.財務(wù)部應(yīng)建立預(yù)付款臺賬，對預(yù)付款的支付情況進(jìn)行跟蹤和管理。2.采購部應(yīng)及時跟蹤供應(yīng)商的交貨情況和質(zhì)量情況，如有問題應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決，并將相關(guān)情況反饋給財務(wù)部。3.財務(wù)部應(yīng)根據(jù)采購部的反饋情況，及時督促供應(yīng)商履行合同義務(wù)，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。4.預(yù)付款到期后，財務(wù)部應(yīng)及時通知采購部辦理結(jié)算手續(xù)，如采購部未能及時辦理結(jié)算手續(xù)，財務(wù)部應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。應(yīng)付賬款管理一、應(yīng)付賬款的確認(rèn)1.財務(wù)部應(yīng)根據(jù)采購合同、發(fā)票等資料，及時確認(rèn)應(yīng)付賬款的金額和賬期。2.對于已經(jīng)收到貨物或服務(wù)但尚未收到發(fā)票的情況，財務(wù)部應(yīng)根據(jù)采購合同的約定或?qū)嶋H發(fā)生情況，暫估應(yīng)付賬款的金額，并在收到發(fā)票后及時進(jìn)行調(diào)整。3.財務(wù)部應(yīng)定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款的余額，確保應(yīng)付賬款的準(zhǔn)確性和真實性。二、應(yīng)付賬款的支付1.財務(wù)部應(yīng)按照合同約定的付款條件和審批流程，及時支付應(yīng)付賬款。2.對于有爭議的應(yīng)付賬款，財務(wù)部應(yīng)及時與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和協(xié)商，如無法協(xié)商解決，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.財務(wù)部應(yīng)定期對應(yīng)付賬款的賬齡進(jìn)行分析，及時發(fā)現(xiàn)逾期應(yīng)付賬款，并采取措施進(jìn)行催收。三、應(yīng)付賬款的核銷1.財務(wù)部應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的結(jié)算要求和公司的財務(wù)管理制度，及時辦理應(yīng)付賬款的核銷手續(xù)。2.對于已經(jīng)支付的應(yīng)付賬款，財務(wù)部應(yīng)及時進(jìn)行核銷，并將相關(guān)憑證歸檔保存。3.對于因質(zhì)量問題或其他原因需要扣減應(yīng)付賬款的情況，財務(wù)部應(yīng)及時與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和協(xié)商，并按照公司的財務(wù)管理制度辦理扣減手續(xù)。費用報銷管理一、費用報銷申請1.員工應(yīng)根據(jù)公司的財務(wù)管理制度和費用報銷標(biāo)準(zhǔn)，及時提交費用報銷申請。2.費用報銷申請應(yīng)填寫《費用報銷單》，并注明費用事由、費用金額、報銷人、審批人等信息。3.費用報銷申請應(yīng)附相關(guān)的費用憑證，如發(fā)票、車票、住宿發(fā)票等，確保資料的真實性、完整性和合法性。4.對于同一費用項目的多次報銷，應(yīng)合并填寫《費用報銷單》，并注明報銷次數(shù)和累計報銷金額。二、費用報銷審批流程1.費用報銷申請的審批流程應(yīng)按照公司的財務(wù)管理制度執(zhí)行，一般包括部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。2.審批人員應(yīng)根據(jù)費用報銷申請的內(nèi)容和相關(guān)資料，對費用的合理性、必要性、真實性進(jìn)行審核，并在《費用報銷單》上簽署意見。3.對于金額較大或重要的費用報銷申請，應(yīng)經(jīng)公司董事會或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)審批。4.審批流程應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行，不得越級審批或擅自簡化審批流程。三、費用報銷標(biāo)準(zhǔn)與控制1.公司應(yīng)根據(jù)不同的崗位和工作性質(zhì)，制定相應(yīng)的費用報銷標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格執(zhí)行。2.對于超出費用報銷標(biāo)準(zhǔn)的費用，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報銷。3.財務(wù)部應(yīng)定期對費用報銷情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)異常情況，并采取措施進(jìn)行控制。其他規(guī)定一、嚴(yán)禁以虛假合同、發(fā)票等資料進(jìn)行付款或報銷。