勘察公司檔案管理制度

勘察公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是指公司在各項經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進行分類，便于管理和查找。3.保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的職能部門，負責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，其主要職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。3.負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。4.對公司各部門檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。6.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)。7.做好檔案的鑒定、銷毀和統(tǒng)計工作。（二）各部門各部門負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并指定專人負責(zé)檔案管理，定期將整理好的檔案移交綜合管理部。其主要職責(zé)如下：1.負責(zé)本部門檔案材料的形成、積累和整理工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，對本部門檔案進行分類、編號、裝訂，并編制檔案目錄。3.定期將本部門整理好的檔案移交綜合管理部，并辦理交接手續(xù)。4.負責(zé)本部門檔案的查閱、借閱登記工作，確保檔案的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議、紀(jì)要等文件材料。3.公司各項管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料。4.公司工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等文件材料。5.公司勘察項目的相關(guān)文件材料，包括項目委托書、勘察合同、勘察報告、圖紙等。6.公司技術(shù)文件材料，如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程、科研成果等。7.公司財務(wù)文件材料，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。8.公司人事文件材料，如員工檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核材料等。9.公司行政文件材料，如公文、信函、通知、簡報等。10.公司對外宣傳、交流活動中形成的文件材料。11.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集上來。2.檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改。3.對收集到的檔案材料應(yīng)進行分類整理，按照不同類別分別存放。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進行分類，如可分為行政管理類、經(jīng)營管理類、勘察業(yè)務(wù)類、技術(shù)類、財務(wù)類、人事類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進行修整、裱糊和裝訂，使其整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度整理好的檔案移交綜合管理部歸檔。2.對于一些重要的、緊急的檔案材料，應(yīng)及時移交綜合管理部歸檔。（二）歸檔手續(xù)1.各部門移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.綜合管理部接收檔案時，應(yīng)認真核對檔案移交清單，對檔案進行檢查驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。3.檔案移交清單一式兩份，移交部門和綜合管理部各執(zhí)一份，雙方簽字確認后生效。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管要求1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.對不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查找。4.定期對檔案進行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。六、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要可以查閱、借閱公司檔案。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱、借閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱、借閱手續(xù)。2.綜合管理部對檔案查閱、借閱申請表進行審核，批準(zhǔn)后提供檔案，并做好查閱、借閱登記工作。3.查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印內(nèi)容。4.查閱、借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案查閱、借閱完畢后，應(yīng)及時歸還綜合管理部，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并處理。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、人事秘密等重要檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和復(fù)印。2.檔案查閱、借閱人員不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或泄露給無關(guān)人員。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否有繼續(xù)保存的價值。2.鑒定工作應(yīng)由綜合管理部會同有關(guān)部門組成鑒定小組進行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進行全面、客觀的分析和評估。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見，填寫檔案鑒定表，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、鑒定意見等信息。（二）銷毀手續(xù)1.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀時，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，詳細列出銷毀檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。3.檔案銷毀清單一式兩份，一份由綜合管理部留存，一份作為銷毀檔案的依據(jù)。4.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)有專人負責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、徹底。八、檔案的統(tǒng)計綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案