外資采購設備管理制度VIP

外資采購設備管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司外資采購設備的管理流程，確保采購設備符合公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，提高設備采購效率，降低采購成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及外資采購設備的活動，包括設備的選型、采購、驗收、安裝調(diào)試、使用維護、報廢處置等全過程。3.職責分工采購部門：負責外資采購設備的市場調(diào)研、供應商選擇、采購合同簽訂、采購進度跟蹤等工作。技術部門：參與設備選型，提供技術參數(shù)和技術要求，協(xié)助進行設備驗收，負責設備的安裝調(diào)試、技術培訓和技術支持等工作。質(zhì)量部門：負責制定設備驗收標準，參與設備驗收工作，對設備質(zhì)量進行監(jiān)督檢查。使用部門：提出設備采購需求，參與設備選型和驗收，負責設備的日常使用、維護保養(yǎng)和安全管理等工作。財務部門：負責審核采購預算，辦理設備采購款項支付，對設備采購成本進行核算和控制。法務部門：參與采購合同的審核，提供法律意見，處理采購過程中的法律糾紛。二、設備采購計劃1.需求提出使用部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，填寫《外資采購設備需求申請表》，詳細說明設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術參數(shù)、用途、預計采購時間等內(nèi)容，并提交部門負責人審核。2.需求審核部門負責人對使用部門提交的設備需求進行審核，重點審核需求的合理性、必要性和可行性。審核通過后，報技術部門進行技術評審。3.技術評審技術部門接到使用部門提交的設備需求后，組織相關技術人員對設備的技術參數(shù)、技術要求、兼容性等進行評審。評審結(jié)果以《外資采購設備技術評審報告》的形式反饋給使用部門和采購部門。4.預算編制采購部門根據(jù)技術評審結(jié)果和市場價格行情，編制設備采購預算，報財務部門審核。財務部門對采購預算進行審核，確保預算合理、準確。5.計劃審批采購部門將審核通過的設備采購計劃報公司主管領導審批。主管領導根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略、資金狀況等因素，對采購計劃進行審批。審批通過后的采購計劃作為設備采購的依據(jù)。三、供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)采購部門通過多種渠道收集外資采購設備供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)展會、供應商推薦、咨詢機構(gòu)推薦等。對收集到的供應商信息進行整理和分析，建立供應商數(shù)據(jù)庫。2.供應商評估采購部門根據(jù)設備采購需求和供應商數(shù)據(jù)庫，選擇若干潛在供應商進行評估。評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、技術水平、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。評估方式可以采用實地考察、問卷調(diào)查、樣品測試、供應商業(yè)績評價等多種方式。3.供應商選擇采購部門根據(jù)供應商評估結(jié)果，選擇合適的供應商進行采購談判。采購談判應明確設備的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款。談判達成一致后，簽訂采購合同。4.供應商管理采購部門建立供應商檔案，對供應商的基本信息、評估結(jié)果、采購合同執(zhí)行情況等進行記錄和管理。定期對供應商進行評價和考核，根據(jù)評價和考核結(jié)果調(diào)整供應商合作策略。四、采購合同管理1.合同起草采購部門根據(jù)采購談判結(jié)果，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括設備的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務、付款方式、違約責任等條款。2.合同審核采購合同起草完成后，提交法務部門進行審核。法務部門重點審核合同條款的合法性、完整性、準確性等方面，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免法律風險。3.合同簽訂采購合同審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂合同。簽訂后的合同原件由采購部門負責保管，同時將合同副本分發(fā)給技術部門、質(zhì)量部門、使用部門、財務部門等相關部門。4.合同執(zhí)行跟蹤采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時了解供應商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況、到貨時間等信息。如發(fā)現(xiàn)供應商未按合同約定履行義務，應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題。如供應商無法解決問題，應及時向公司主管領導匯報，并根據(jù)合同約定追究供應商的違約責任。5.合同變更與解除在采購合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力、市場變化、技術變更等原因需要變更或解除合同的，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂相關協(xié)議。合同變更或解除協(xié)議應報法務部門審核后，由公司法定代表人或其授權代表簽字確認。五、設備驗收管理1.驗收準備設備到貨前，采購部門應通知技術部門、質(zhì)量部門、使用部門等相關部門做好驗收準備工作。技術部門應制定設備驗收方案，明確驗收標準和驗收方法；質(zhì)量部門應準備好驗收所需的檢測工具和儀器；使用部門應安排熟悉設備操作的人員參與驗收工作。2.初步驗收設備到貨后，采購部門組織技術部門、質(zhì)量部門、使用部門等相關部門對設備進行初步驗收。初步驗收主要檢查設備的外觀、數(shù)量、規(guī)格型號、隨機附件等是否與合同約定一致。初步驗收合格后，填寫《外資采購設備初步驗收報告》。3.安裝調(diào)試初步驗收合格后，技術部門組織相關技術人員對設備進行安裝調(diào)試。安裝調(diào)試過程中，技術人員應嚴格按照設備安裝調(diào)試說明書的要求進行操作，確保設備正常運行。安裝調(diào)試完成后，填寫《外資采購設備安裝調(diào)試報告》。4.最終驗收安裝調(diào)試完成后，采購部門組織技術部門、質(zhì)量部門、使用部門等相關部門對設備進行最終驗收。最終驗收主要依據(jù)設備驗收標準，對設備的性能、精度、可靠性等進行全面檢查和測試。最終驗收合格后，填寫《外資采購設備最終驗收報告》。5.驗收結(jié)果處理如設備驗收不合格，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題。如供應商無法解決問題，應根據(jù)合同約定追究供應商的違約責任。同時，采購部門應組織相關部門對不合格設備進行分析，找出原因，提出改進措施，避免類似問題再次發(fā)生。六、設備使用與維護管理1.使用培訓設備驗收合格后，技術部門應組織相關技術人員對使用部門的操作人員進行設備使用培訓。培訓內(nèi)容包括設備的工作原理、操作方法、維護保養(yǎng)知識、安全注意事項等方面。操作人員經(jīng)培訓考核合格后，方可獨立操作設備。2.操作規(guī)程制定使用部門根據(jù)設備的性能特點和使用要求，制定設備操作規(guī)程。設備操作規(guī)程應明確設備的操作步驟、操作方法、操作注意事項等內(nèi)容，并懸掛在設備操作現(xiàn)場。操作人員應嚴格按照設備操作規(guī)程進行操作，確保設備安全運行。3.日常維護保養(yǎng)使用部門負責設備的日常維護保養(yǎng)工作。操作人員應每天對設備進行清潔、潤滑、緊固等保養(yǎng)工作，并檢查設備的運行狀況。如發(fā)現(xiàn)設備異常，應及時報告部門負責人，并通知維修人員進行維修。4.定期維護保養(yǎng)設備管理部門應制定設備定期維護保養(yǎng)計劃，明確設備定期維護保養(yǎng)的時間、內(nèi)容、要求等。使用部門按照設備定期維護保養(yǎng)計劃，組織維修人員對設備進行定期維護保養(yǎng)。定期維護保養(yǎng)完成后，填寫《外資采購設備定期維護保養(yǎng)記錄》。5.故障維修管理設備出現(xiàn)故障時，使用部門應及時報告部門負責人，并填寫《外資采購設備故障維修申請表》。設備管理部門接到故障維修申請后，應及時組織維修人員對設備進行維修。維修人員應填寫《外資采購設備故障維修記錄》，詳細記錄設備故障原因、維修過程、維修結(jié)果等內(nèi)容。6.設備檔案管理設備管理部門負責建立設備檔案，對設備的采購合同、驗收報告、安裝調(diào)試報告、操作規(guī)程、維護保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等資料進行歸檔管理。設備檔案應妥善保管，以便查閱和使用。七、設備報廢管理1.報廢申請設備使用部門或設備管理部門根據(jù)設備的使用狀況和技術性能，認為設備已無法正常使用或維修成本過高，可填寫《外資采購設備報廢申請表》，詳細說明設備名稱、規(guī)格型號、購置時間、報廢原因等內(nèi)容，并提交部門負責人審核。2.報廢鑒定部門負責人對設備報廢申請進行審核，審核通過后，報技術部門進行報廢鑒定。技術部門組織相關技術人員對設備進行技術鑒定，確定設備是否符合報廢條件。如設備符合報廢條件，技術部門出具《外資采購設備報廢鑒定報告》。3.報廢審批設備報廢申請經(jīng)技術部門鑒定通過后，報公司主管領導審批。主管領導根據(jù)公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定和設備報廢鑒定報告，對設備報廢申請進行審批。審批通過后的設備報廢申請作為設備報廢處置的依據(jù)。4.報廢處置設備報廢申請經(jīng)公司主管領導審批通過后，由設備管理部門負責組織設備報廢處置工作。設備報廢處置方式可以采用出售、捐贈、報廢拆解等方式。設備報廢處置過程中，應嚴格按照國家有關規(guī)定進行操作，確保資產(chǎn)安全。5.報廢資產(chǎn)核銷設備報廢處置完成后