安保器材臺賬管理制度

安保器材臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司安保器材的管理，規(guī)范安保器材的采購、使用、維護(hù)、報廢等流程，確保安保器材的正常使用，保障公司及員工的生命財產(chǎn)安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有安保器材的管理，包括但不限于監(jiān)控設(shè)備、報警系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、消防器材、安保防護(hù)用具等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：安保器材由公司指定的部門統(tǒng)一管理，確保器材的采購、調(diào)配、使用等環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。2.責(zé)任到人原則：明確各部門及相關(guān)人員在安保器材管理中的職責(zé)，做到責(zé)任落實(shí)到人。3.定期檢查原則：定期對安保器材進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保器材性能良好，隨時可用。4.節(jié)約高效原則：在滿足安保需求的前提下，合理配置安保器材，提高器材的使用效率，節(jié)約成本。二、管理職責(zé)（一）安保部門1.負(fù)責(zé)制定安保器材的年度采購計劃，并提交至相關(guān)部門審核。2.負(fù)責(zé)安保器材的日常管理，包括器材的驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放、回收等工作。3.定期對安保器材進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保器材性能良好，并做好相關(guān)記錄。4.負(fù)責(zé)對損壞或報廢的安保器材進(jìn)行鑒定，并提出處理意見。5.協(xié)助其他部門對安保器材的使用進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)。（二）采購部門1.根據(jù)安保部門提交的采購計劃，負(fù)責(zé)安保器材的采購工作。2.選擇合格的供應(yīng)商，確保所采購的安保器材符合質(zhì)量要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，跟進(jìn)采購進(jìn)度，確保按時到貨。4.負(fù)責(zé)采購發(fā)票的審核和報銷工作。（三）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門安保器材的領(lǐng)用、使用和保管工作。2.按照操作規(guī)程正確使用安保器材，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或損壞器材。3.發(fā)現(xiàn)安保器材存在問題或故障時，及時通知安保部門進(jìn)行維修或更換。4.配合安保部門做好安保器材的定期檢查和盤點(diǎn)工作。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)安保器材采購費(fèi)用的預(yù)算編制和審核。2.對安保器材的采購、維修、報廢等費(fèi)用進(jìn)行核算和報銷。3.定期對安保器材的賬目進(jìn)行核對，確保賬物相符。（五）資產(chǎn)管理部門1.負(fù)責(zé)建立安保器材的固定資產(chǎn)臺賬，對安保器材的購置、折舊、處置等進(jìn)行登記和管理。2.定期對安保器材進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保資產(chǎn)的安全和完整。3.協(xié)助安保部門對報廢的安保器材進(jìn)行處置，并做好相關(guān)資產(chǎn)核銷工作。三、安保器材采購管理（一）采購計劃制定1.安保部門應(yīng)根據(jù)公司安全需求、現(xiàn)有安保器材狀況以及相關(guān)法律法規(guī)要求，每年年底制定下一年度的安保器材采購計劃。采購計劃應(yīng)詳細(xì)列出器材名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。2.采購計劃需經(jīng)安保部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計劃方可作為采購依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道選擇合格的安保器材供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查評估，內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面。評估結(jié)果應(yīng)形成書面報告，作為選擇供應(yīng)商的參考依據(jù)。3.優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，合同應(yīng)明確器材的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.合同簽訂前，需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本提交至安保部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（四）采購驗(yàn)收1.安保器材到貨后，采購部門應(yīng)及時通知安保部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對器材的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量等進(jìn)行檢查。2.對于需要進(jìn)行功能測試的安保器材，如監(jiān)控設(shè)備、報警系統(tǒng)等，驗(yàn)收人員應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行測試，確保器材功能正常。3.驗(yàn)收合格的安保器材，由安保部門填寫《安保器材驗(yàn)收單》，驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的器材，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商更換或處理。四、安保器材臺賬管理（一）臺賬建立1.安保部門負(fù)責(zé)建立安保器材臺賬，臺賬應(yīng)詳細(xì)記錄每一件安保器材的基本信息，包括器材名稱、規(guī)格型號、購置日期、購置價格、使用部門、保管人等。2.臺賬應(yīng)采用電子表格和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行管理，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。電子臺賬應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）臺賬更新1.安保器材發(fā)生購置、領(lǐng)用、歸還、維修、報廢等變動時，安保部門應(yīng)及時在臺賬中進(jìn)行更新記錄。2.對于因器材升級、更換等原因?qū)е缕鞑男畔l(fā)生變化的，安保部門應(yīng)在臺賬中注明變更情況，并將相關(guān)資料存檔。（三）臺賬查詢與使用1.公司各部門因工作需要查詢安保器材臺賬信息時，應(yīng)向安保部門提出申請，經(jīng)安保部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查詢相關(guān)信息。2.安保部門應(yīng)定期對臺賬數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司安保工作決策提供數(shù)據(jù)支持。五、安保器材領(lǐng)用與歸還管理（一）領(lǐng)用流程1.使用部門因工作需要領(lǐng)用安保器材時，應(yīng)填寫《安保器材領(lǐng)用申請表》，注明器材名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用原因、預(yù)計使用時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.《安保器材領(lǐng)用申請表》提交至安保部門，安保部門根據(jù)庫存情況進(jìn)行審核。審核通過后，安保部門發(fā)放器材，并在臺賬中記錄領(lǐng)用情況。3.使用部門領(lǐng)取器材時，應(yīng)與安保部門辦理交接手續(xù)，雙方在《安保器材交接清單》上簽字確認(rèn)。（二）歸還流程1.使用部門使用完畢安保器材后，應(yīng)及時歸還至安保部門。歸還時，器材應(yīng)保持完好無損，如有損壞應(yīng)照價賠償。2.安保部門對歸還的器材進(jìn)行檢查驗(yàn)收，確認(rèn)器材完好后，在臺賬中記錄歸還情況，并辦理入庫手續(xù)。3.對于因工作需要延長使用時間的器材，使用部門應(yīng)提前向安保部門提出申請，經(jīng)安保部門同意后方可延期使用。六、安保器材使用與維護(hù)管理（一）使用培訓(xùn)1.安保部門應(yīng)對新購置的安保器材進(jìn)行使用培訓(xùn)，確保使用人員熟悉器材的性能、操作規(guī)程和注意事項。2.使用培訓(xùn)可采用集中培訓(xùn)、現(xiàn)場演示、操作指導(dǎo)等方式進(jìn)行，培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對使用人員進(jìn)行考核，考核合格后方可上崗操作。（二）使用規(guī)范1.使用部門應(yīng)按照安保器材的操作規(guī)程正確使用器材，不得擅自更改器材的功能和設(shè)置。2.在使用安保器材過程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況或故障，應(yīng)立即停止使用，并及時通知安保部門進(jìn)行維修。3.嚴(yán)禁將安保器材用于非安保工作目的，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或損壞器材。（三）維護(hù)保養(yǎng)1.安保部門應(yīng)制定安保器材的維護(hù)保養(yǎng)計劃，明確維護(hù)保養(yǎng)的內(nèi)容、周期和責(zé)任人。2.維護(hù)保養(yǎng)人員應(yīng)按照維護(hù)保養(yǎng)計劃對安保器材進(jìn)行定期檢查、清潔、潤滑、調(diào)試等工作，確保器材性能良好。3.對于需要專業(yè)維修的安保器材，安保部門應(yīng)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。維修記錄應(yīng)包括維修時間、維修內(nèi)容、維修人員等信息。七、安保器材報廢管理（一）報廢鑒定1.安保器材因使用年限過長、損壞嚴(yán)重、技術(shù)淘汰等原因無法繼續(xù)使用時，由安保部門組織相關(guān)人員進(jìn)行報廢鑒定。2.報廢鑒定人員應(yīng)根據(jù)器材的實(shí)際狀況，結(jié)合使用年限、維修成本等因素，綜合評估器材是否達(dá)到報廢標(biāo)準(zhǔn)。3.對于達(dá)到報廢標(biāo)準(zhǔn)的安保器材，報廢鑒定人員應(yīng)填寫《安保器材報廢鑒定表》，注明器材名稱、規(guī)格型號、購置日期、報廢原因等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。（二）報廢審批1.《安保器材報廢鑒定表》經(jīng)安保部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后方可進(jìn)行報廢處理。2.對于價值較高的安保器材報廢，還需報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（三）報廢處置1.安保部門負(fù)責(zé)對報廢的安保器材進(jìn)行處置，處置方式包括報廢變賣、報廢回收等。2.報廢變賣應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行公開招標(biāo)或詢價，選擇合適的買家進(jìn)行交易。報廢回收應(yīng)選擇具有資質(zhì)的回收單位進(jìn)行處理，確保報廢器材得到妥善處置。3.安保部門應(yīng)在臺賬中記錄報廢器材的處置情況，并將相關(guān)資料存檔。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對安保器材的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括器材臺賬管理、采購管理、領(lǐng)用與歸還管理、使用與維護(hù)管理、報廢管理等方面。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、資料查閱、人員訪談等方式進(jìn)行，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評價1.將安保器材管理工作納入公司績效