公司規(guī)范用章管理制度

公司規(guī)范用章管理制度一、總則（一）目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)的所有印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章、部門章等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：印章的使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.謹(jǐn)慎用章原則：用章應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保用章事項真實、合法、有效。3.專人保管原則：各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，確保印章安全。4.登記備案原則：印章使用情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以便追溯和查詢。二、印章的種類及用途（一）公章1.代表公司對外行使權(quán)力，具有最高法律效力。2.用于各類重要文件、合同、協(xié)議、信函等的簽署。3.辦理公司相關(guān)資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照等重要證照的年檢、變更等手續(xù)。4.代表公司參與各類訴訟、仲裁等法律事務(wù)。（二）合同專用章1.專門用于公司對外簽訂各類合同、協(xié)議。2.確保合同簽訂的合法性和有效性，明確雙方權(quán)利義務(wù)。（三）財務(wù)專用章1.用于公司財務(wù)核算、資金收付等相關(guān)業(yè)務(wù)。2.如開具支票、匯票、辦理銀行結(jié)算等。（四）法人章1.代表公司法定代表人行使權(quán)力。2.用于特定財務(wù)事項，如支票背書等。（五）部門章1.各部門根據(jù)工作需要自行刻制，用于本部門內(nèi)部文件、通知、報表等的蓋章。2.不得對外簽訂合同或代表公司行使其他重要權(quán)力。三、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司行政管理部門審核。2.行政管理部門審核通過后，報公司法定代表人審批。3.經(jīng)法定代表人審批同意后，由行政管理部門統(tǒng)一安排到公安機關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制。（二）印章啟用1.新印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員對印章進(jìn)行驗收，檢查印章的規(guī)格、字體、圖案等是否符合要求。2.驗收合格后，行政管理部門填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、保管人等信息，并附印章印模，報公司法定代表人審批。3.經(jīng)法定代表人審批同意后，行政管理部門發(fā)布印章啟用通知，明確印章的使用范圍、審批流程等事項。4.印章啟用后，保管人應(yīng)及時在公司印章管理臺賬上進(jìn)行登記，并將印章印模存檔。四、印章的保管（一）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章安全存放，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的用章流程使用印章，對用章事項進(jìn)行認(rèn)真審核，確保用章合法合規(guī)。3.在用章過程中，要監(jiān)督用章情況，防止違規(guī)用章行為發(fā)生。4.定期對印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞或磨損情況，應(yīng)及時報告行政管理部門，并申請更換。5.妥善保管印章使用登記臺賬，及時記錄印章使用情況，并定期進(jìn)行核對。（二）保管方式1.公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章應(yīng)指定專人專柜保管，鑰匙由保管人隨身攜帶，不得隨意交予他人。2.部門章可由部門負(fù)責(zé)人或指定專人保管，但應(yīng)存放在安全可靠的地方，不得隨意放置。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應(yīng)填寫《印章交接清單》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、交接時間、交接雙方等信息，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。2.交接過程中，應(yīng)由行政管理部門派人監(jiān)交，確保印章交接清楚、手續(xù)完備。3.交接完成后，新保管人員應(yīng)及時在公司印章管理臺賬上更新保管信息。五、印章的使用（一）用章審批流程1.用章申請人填寫《用章申請表》，詳細(xì)說明用章事項、用章文件名稱、用章數(shù)量、用章時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.根據(jù)用章事項的性質(zhì)和重要程度，按照以下審批權(quán)限進(jìn)行審批：涉及公司重大決策、重要合同、協(xié)議等事項的用章，需經(jīng)公司法定代表人審批。涉及公司日常經(jīng)營管理、一般性文件、通知等事項的用章，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及部門內(nèi)部事務(wù)的用章，由部門負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過后，用章申請人將《用章申請表》連同用章文件一并提交給印章保管人。（二）用章登記1.印章保管人在使用印章前，應(yīng)對用章申請人提交的《用章申請表》和用章文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確保用章事項符合審批要求，文件內(nèi)容真實、合法、有效。2.審核無誤后，印章保管人在用章文件上加蓋印章，并在《印章使用登記臺賬》上詳細(xì)記錄用章日期、用章事項、用章文件名稱、用章數(shù)量、審批人等信息。3.用章完成后，印章保管人應(yīng)將用章文件和《用章申請表》整理歸檔，妥善保存。（三）用章要求1.用章應(yīng)在公司指定的地點進(jìn)行，不得將印章攜帶外出使用。如因特殊情況確需外出用章的，應(yīng)經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施。2.印章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的位置，確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因工作需要確需提前加蓋印章的，應(yīng)在用章文件上注明用途、有效期等信息，并嚴(yán)格控制用章數(shù)量。4.用章過程中，印章保管人應(yīng)全程在場監(jiān)督，不得擅自委托他人代蓋印章。六、印章的停用與銷毀（一）印章停用1.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由行政管理部門填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因、停用印章名稱等信息，并報公司法定代表人審批。2.經(jīng)法定代表人審批同意后，行政管理部門發(fā)布印章停用通知，明確停用印章的名稱、停用日期等事項。3.印章保管人在收到印章停用通知后，應(yīng)立即停止使用該印章，并將印章妥善保管。（二）印章銷毀1.對于停用的印章，行政管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，并填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并報公司法定代表人審批。2.經(jīng)法定代表人審批同意后，行政管理部門應(yīng)會同公司審計部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員，共同對印章進(jìn)行銷毀。3.印章銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由參與銷毀人員簽字確認(rèn)。4.銷毀完成后，行政管理部門應(yīng)將印章銷毀情況報告公司法定代表人，并在公司印章管理臺賬上進(jìn)行注銷登記。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政管理部門負(fù)責(zé)對印章使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，審計部門負(fù)責(zé)對印章管理情況進(jìn)行定期審計。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管是否安全，是否存在被盜用、丟失或損壞情況。2.用章審批流程是否嚴(yán)格執(zhí)行，是否存在越權(quán)用章或未經(jīng)審批用章的情況。3.用章登記是否完整、準(zhǔn)確，是否存在漏登、錯登等情況。4.印章使用是否符合規(guī)定要求，是否存在違規(guī)加蓋印章的情況。（三）違規(guī)處理1.對于發(fā)現(xiàn)的印章管理違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因印章管理違規(guī)行為給公司造成