某公司科技檔案管理辦法

第一章

總則第一條

為規(guī)范公司科技檔案管理工作，提升科技檔案管理水平，更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，依據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)等標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。第二條

本辦法規(guī)定了科技檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀等工作。第三條

本辦法適用于公司及其全資子公司的科技檔案管理工作。第四條

本辦法所稱科技檔案是指記錄和反映企業(yè)科學(xué)研究、生產(chǎn)運(yùn)營、項(xiàng)目建設(shè)和設(shè)備儀器等管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值，應(yīng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式的科技文件。主要有產(chǎn)品生產(chǎn)類、科研開發(fā)類、項(xiàng)目建設(shè)類和設(shè)備儀器類等檔案。第五條

科技檔案是企業(yè)科技、生產(chǎn)活動(dòng)的歷史記錄，是企業(yè)工作的重要組成部分，企業(yè)應(yīng)對(duì)科技檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中統(tǒng)一管理，建立和完善科技檔案管理制度，確?？萍嘉募耐暾?、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。第六條

科技文件的產(chǎn)生貫穿于企業(yè)科技、生產(chǎn)活動(dòng)全過程，企業(yè)應(yīng)將科技文件的形成、積累和歸檔納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入科技、生產(chǎn)工作規(guī)章制度和工作程序，納入相關(guān)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位職責(zé)，并進(jìn)行相應(yīng)考核。第七條

檔案館是科技檔案工作的管理部門，負(fù)責(zé)制定科技檔案規(guī)章制度；負(fù)責(zé)科技檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)；負(fù)責(zé)科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和檔案信息化建設(shè)等工作。第八條

企業(yè)科技職能或承辦部門負(fù)責(zé)科技文件的形成、收集、積累和整理工作，負(fù)責(zé)按歸檔要求將系統(tǒng)整理后的科技文件，向檔案部門移交歸檔。第九條

科技檔案工作應(yīng)滿足企業(yè)發(fā)展需求，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和管理方法，為企業(yè)科技、生產(chǎn)活動(dòng)提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。第十條

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理相關(guān)要求見《中國公司集團(tuán)有限公司固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理辦法》。第二章

科技文件的收集第十一條

科技文件形成公司科技文件的歸檔原則是誰負(fù)責(zé)的項(xiàng)目，誰負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔，務(wù)必保證文件的齊全、準(zhǔn)確。（一）下達(dá)科技、生產(chǎn)任務(wù)時(shí)，應(yīng)同時(shí)提出文件形成與歸檔要求；檢查科技、生產(chǎn)進(jìn)度時(shí)，應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件形成與積累情況；鑒定、驗(yàn)收科技和生產(chǎn)成果時(shí)，應(yīng)同時(shí)鑒定、驗(yàn)收科技文件是否準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)；項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件的歸檔移交工作。（二）簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理合同或協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件及整理和歸檔的要求；簽訂設(shè)備購置合同或協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)單位應(yīng)提交相應(yīng)設(shè)備文件內(nèi)容。（三）職能或承辦部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，應(yīng)對(duì)本部門歸檔科技文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)；文件形成者應(yīng)對(duì)歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)；職能或承辦部門應(yīng)設(shè)立專兼職資料員，負(fù)責(zé)收集、整理歸檔文件，對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。（四）檔案館或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔科技文件的完整性和系統(tǒng)性。（五）科研課題、產(chǎn)品試制、項(xiàng)目建設(shè)或其它技術(shù)項(xiàng)目，未形成完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件歸檔的，項(xiàng)目不能驗(yàn)收。（六）停建、緩建的工程項(xiàng)目、停止或未進(jìn)行的科研項(xiàng)目、停產(chǎn)的產(chǎn)品項(xiàng)目形成的科技文件，都應(yīng)收集、整理，按歸檔要求移交檔案館保管，不得遺失和銷毀。（七）對(duì)應(yīng)歸檔科技文件，任何人不得據(jù)為己有、拒絕歸檔。（八）科技文件的形成應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。第十二條

科技文件的整理（一）案卷組織1.組卷原則應(yīng)遵循科技文件形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。2.組卷要求案卷內(nèi)科技文件應(yīng)齊全，完整，簽章手續(xù)完備，載體和書寫材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。3.組卷方法（1）針對(duì)具體項(xiàng)目的管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目案卷中，按階段或分年度組卷。（2）科研課題、產(chǎn)品、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器科技文件，應(yīng)按其項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)、階段或臺(tái)(套)等分別組卷。（3）成冊(cè)、成套的科技文件宜保持其原有形態(tài)。（4）通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖可放入相應(yīng)一項(xiàng)目文件中或單獨(dú)組卷。其他涉及這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目，應(yīng)在卷內(nèi)備考表中注明并標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖的圖號(hào)和檔號(hào)。所有竣工圖均應(yīng)在圖標(biāo)欄上方空白處加蓋竣工圖章，圖標(biāo)欄漏在外面，竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥。（5）底圖以張或套為保管單位進(jìn)行整理。（6）

產(chǎn)品局部或零部件變更、建設(shè)項(xiàng)目和設(shè)備儀器在維修和維護(hù)中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中，亦可單獨(dú)組卷排列在原產(chǎn)品案卷之后，并在原案卷的備考表中予以說明和標(biāo)注。（7）產(chǎn)品升級(jí)換代、建設(shè)項(xiàng)目后評(píng)估、改擴(kuò)建或重建所形成的科技文件應(yīng)單獨(dú)組卷排列。（二）案卷及卷內(nèi)科技文件排列1.科技文件宜按系統(tǒng)、成套性特點(diǎn)進(jìn)行案卷或卷內(nèi)文件排列，卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字在前，圖樣在后，譯文在前，原文在后。2.案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列，一般應(yīng)印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)文和來文可為一件。3.科研類案卷宜按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段排列。4.產(chǎn)品類案卷宜按產(chǎn)品設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì))、工藝、工裝、制造、定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)等排列。5.建設(shè)項(xiàng)目類案卷宜按項(xiàng)目前期、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理、項(xiàng)目竣工、項(xiàng)目驗(yàn)收及項(xiàng)目后評(píng)估等階段排列。6.設(shè)備儀器類案卷宜應(yīng)按設(shè)備儀器立項(xiàng)審批、外購設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收(自制設(shè)備儀器的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收)、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、竣工驗(yàn)收、隨機(jī)文件、設(shè)備儀器運(yùn)行、設(shè)備儀器維護(hù)等階段或工作程序排列。（三）編目1.卷內(nèi)科技文件頁號(hào)編寫案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁號(hào)，以有效內(nèi)容的頁面為一頁，已有頁號(hào)的文件可不再重新編寫頁號(hào)；卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。2.卷內(nèi)目錄編制卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前，式樣見附件1。序號(hào)：應(yīng)依次標(biāo)注卷內(nèi)科技文件排列順序。文件編號(hào)：應(yīng)填寫文件文號(hào)或型號(hào)或圖號(hào)或代字、代號(hào)等。責(zé)任者：應(yīng)填寫文件形成者或第一責(zé)任者。文件題名：應(yīng)填寫文件全稱。文件沒有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。日期：應(yīng)填寫文件形成的時(shí)間（用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示）。頁數(shù)：應(yīng)填寫每件文件總頁數(shù)。備注：可根據(jù)實(shí)際填寫需注明的情況。檔號(hào)：此項(xiàng)文件歸檔后由檔案人員填寫。3.卷內(nèi)備考表編制備考表應(yīng)排列在卷內(nèi)全部文件之后，式樣見附件2。卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。立卷人：應(yīng)由立卷責(zé)任者簽名。立卷日期：應(yīng)填寫完成立卷的時(shí)間。檢查人：負(fù)責(zé)審核的檔案人員填寫。檢查日期：應(yīng)填寫案卷質(zhì)量審核的時(shí)間。互見號(hào)：應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號(hào)，并注明其載體類型，檔案人員填寫。檔號(hào)：此項(xiàng)文件歸檔后由檔案人員填寫。（四）案卷裝訂1.案卷內(nèi)文件可整卷或以件為單位裝訂。2.案卷內(nèi)超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)疊裝。圖紙折疊方法見《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3）。3.外文資料應(yīng)保持原來的文件裝訂形式。第十三條

科技文件歸檔（一）歸檔內(nèi)容1.產(chǎn)品類：產(chǎn)品的計(jì)劃決策、設(shè)計(jì)、試制、生產(chǎn)、評(píng)優(yōu)、認(rèn)證階段等科技文件。2.科研類：研究準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)與開發(fā)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果申報(bào)、推廣應(yīng)用階段等科技文件。3.項(xiàng)目建設(shè)類：綜合管理文件、項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、項(xiàng)目建設(shè)階段、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段、項(xiàng)目后評(píng)估階段等科技文件。4.設(shè)備儀器類：綜合管理文件、設(shè)備儀器依據(jù)性文件、隨機(jī)文件、安裝調(diào)試、竣工驗(yàn)收、設(shè)備改造等科技文件。科技文件的歸檔范圍和保管期限表，參見但不限于附件3。（二）歸檔時(shí)間1.產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)隨時(shí)或定期或按階段歸檔。產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)周期長(zhǎng)的項(xiàng)目可分段組卷歸檔。2.科研開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。3.

外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。4.更新、補(bǔ)充的科技文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的科技文件及其他活動(dòng)形成的科技文件應(yīng)隨時(shí)歸檔。（三）歸檔要求1.各職能部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作專兼職資料員應(yīng)按照規(guī)定將科技文件整理后歸檔。2.歸檔的科技文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有益于長(zhǎng)久保存，圖文字跡應(yīng)清晰整潔，符合形成文件設(shè)備標(biāo)稱的質(zhì)量要求。3.歸檔科技文件應(yīng)為原件，因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。4.歸檔的科技文件一般一式一份，重要的利用頻繁的或有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。5.兩個(gè)以上單位合作完成的科技項(xiàng)目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。一般主辦單位保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。6.非紙質(zhì)科技文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）有譯文的，應(yīng)連同譯文一并歸檔，無譯文的譯出目錄和標(biāo)題后歸檔。7.

除空白頁（卷內(nèi)文件目錄、案卷封面、封底）外，文件與圖紙逐一編號(hào)。印刷成冊(cè)已有頁號(hào)的文件自成一卷時(shí)也可不重復(fù)編號(hào)。位置：正面——右下角、背面——左下角，同文檔相反。編號(hào)工具：用鉛筆編寫阿拉伯?dāng)?shù)字。（四）歸檔手續(xù)1.科技文件移交歸檔時(shí)，歸檔單位應(yīng)按照歸檔科技文件內(nèi)容，填寫檔案交接登記表，一式兩份。2.

檔案館應(yīng)對(duì)照科技檔案交接登記表逐一清點(diǎn)，核對(duì)無誤后，交接雙方簽字蓋章，經(jīng)雙方部門審批后，辦理移交手續(xù)。科技檔案交接登記表由交接雙方各留一份保存?zhèn)洳?。第三?/p>

科技檔案整理第十四條

科技檔案整理是做好科技檔案管理的基礎(chǔ)工作，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理具有重要意義，企業(yè)應(yīng)對(duì)接收的全部科技檔案分門別類，進(jìn)行系統(tǒng)整理。第十五條

檔號(hào)的編制科技檔案一般按種類—項(xiàng)目代號(hào)—案卷號(hào)三級(jí)分類。（科技檔案編號(hào)具體參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822-2008）。種類分為：設(shè)備（S）、基建（J）、產(chǎn)品（C）、科研（K）、標(biāo)準(zhǔn)（B）、工裝（G）等項(xiàng)目代號(hào)，由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號(hào)、代字或代號(hào)確定。第十六條

歸檔章以件為單位裝訂，應(yīng)在每件文件首頁空白處加蓋檔號(hào)章。案卷內(nèi)圖紙宜不裝訂，且在每張圖紙的標(biāo)題欄上方的空白處加蓋檔號(hào)章，檔號(hào)與序號(hào)的填寫同卷內(nèi)目錄相應(yīng)項(xiàng)目的填寫。第十七條

案卷封面編制案卷封面：宜印制在卷盒正表面。案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱或代字（號(hào)）、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。立卷單位：應(yīng)填寫負(fù)責(zé)組卷部門或單位。起止日期：應(yīng)填寫案卷科技文件形成的最早和最晚的時(shí)間，按“年月日”格式填寫。保管期限：應(yīng)填寫組卷時(shí)依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。密級(jí)：應(yīng)填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級(jí)。檔號(hào)：按第十四條編制的填寫。第十八條

案卷脊背編制案卷脊背印制在卷盒側(cè)面。案卷題名、保管期限、檔號(hào)，填寫方法同案卷封面相同項(xiàng)目的填寫。第十九條

檔案人員在分類編號(hào)的基礎(chǔ)上，應(yīng)依據(jù)排列好的案卷順序?qū)Π妇磉M(jìn)行登記，編制案卷目錄。案卷目錄內(nèi)的案卷排列次序不應(yīng)有空號(hào)，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。第二十條

紙質(zhì)科技檔案應(yīng)與對(duì)應(yīng)的非紙質(zhì)載體科技檔案設(shè)立互見號(hào)?；ヒ娞?hào)是反映同一內(nèi)容其他載體檔案保管單位的檔號(hào)。第四章

科技檔案的保管第二十一條

檔案館應(yīng)做好檔案的日常保護(hù)、維護(hù)和管理。第二十二條

科技檔案應(yīng)依據(jù)載體的不同形式選擇檔案柜架，檔案裝具質(zhì)量應(yīng)符合國家檔案管理相關(guān)要求。底圖不宜折疊，平鋪放入底圖柜，重要科技檔案應(yīng)異地備份。第二十三條

科技檔案入庫前應(yīng)去污、除塵，及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救受損科技檔案，對(duì)于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。第二十四條

建立科技檔案庫房登記制度，非檔案人員嚴(yán)禁入內(nèi)，特殊情況需要出入時(shí)應(yīng)做好登記。第二十五條

科技檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防光、防潮、防污染、防塵、防有害生物等防護(hù)功能，庫房?jī)?nèi)外環(huán)境應(yīng)保持干凈、整潔。第二十六條

檔案庫房應(yīng)配備相應(yīng)的環(huán)境保護(hù)設(shè)備設(shè)施，庫房要保持溫度在攝氏１４－２４°Ｃ，相對(duì)濕度在４５－６０％之內(nèi)；溫濕度應(yīng)符合不同科技檔案載體的要求，并做好溫濕度登記。第二十七條

科技檔案應(yīng)確保其真實(shí)性，不得任意更改，需要更改時(shí)，應(yīng)按照企業(yè)科技文件更改規(guī)定，履行審批手續(xù)后進(jìn)行更改，并做好相關(guān)記錄。第二十八條

科技檔案應(yīng)定期清理核對(duì)，做到帳物相符，庫藏檔案數(shù)量變化應(yīng)及時(shí)記錄說明。第五章

科技檔案鑒定第二十九條

成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)（或小組），負(fù)責(zé)確定科技檔案保管期限和到期科技檔案鑒定工作。第三十條

科技檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。凡是反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)本企業(yè)、國家和社會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，列為永久保管；凡是反映本企業(yè)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)間內(nèi)對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)工作有參考價(jià)值的文件，列為定期保管；第三十一條

企業(yè)要定期對(duì)已到保管期限的科技檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)剔除超過保管期限或已無保存和利用價(jià)值的科技檔案。（一）科技檔案鑒定應(yīng)由檔案人員對(duì)已到保管期限需要鑒定的科技檔案進(jìn)行初步鑒定后，編制“科技檔案鑒定目錄”提請(qǐng)檔案鑒定委員會(huì)（或小組）鑒定。（二）檔案鑒定委員會(huì)（或小組）對(duì)“科技檔案鑒定目錄”進(jìn)行審核鑒定并填寫鑒定意見，經(jīng)鑒定委員會(huì)（或小組）成員簽名后生效。（三）凡經(jīng)鑒定后還需保存的檔案，由鑒定委員會(huì)（或小組）確認(rèn)保管期限，一般可作為定期保存檔案進(jìn)行管理。（四）凡經(jīng)鑒定后需要銷毀的檔案，應(yīng)由鑒定委員會(huì)（或小組）提出銷毀意見，檔案人員編制科技檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。第三十二條

科技檔案銷毀時(shí)，應(yīng)由檔案館和科技檔案形成部門共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人必須對(duì)銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)，嚴(yán)格履行職責(zé)，到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀后，雙方應(yīng)在科技檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。第六章

科技檔案統(tǒng)計(jì)第三十三條

檔案館應(yīng)建立科技檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期統(tǒng)計(jì)科技檔案館藏情況，年度入出庫、利用、銷毀等情況，并做好登記。第三十四條

檔案館應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地編制科技檔案基礎(chǔ)情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，準(zhǔn)確匯總科技檔案工作各項(xiàng)數(shù)據(jù)。第三十五條

科技檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)保持連續(xù)性，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)和準(zhǔn)確。第七章

科技檔案提供利用第三十六條

企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)科技檔案利用體系建