數(shù)字遺產(chǎn)歸誰管理制度VIP

數(shù)字遺產(chǎn)歸誰管理制度一、總則（一）目的隨著數(shù)字化時(shí)代的快速發(fā)展，員工在工作及個(gè)人生活中積累了大量的數(shù)字資產(chǎn)，包括但不限于電子文檔、郵件、社交媒體賬號(hào)、云存儲(chǔ)數(shù)據(jù)等。為了規(guī)范公司數(shù)字遺產(chǎn)的處理，保障公司、員工及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作期間及因工作產(chǎn)生的數(shù)字遺產(chǎn)，包括但不限于使用公司辦公系統(tǒng)、電子郵箱、公司服務(wù)器存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，以及員工以公司名義注冊的社交媒體賬號(hào)等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：數(shù)字遺產(chǎn)的處理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.權(quán)益保障原則：充分保障公司、員工及其他相關(guān)方在數(shù)字遺產(chǎn)方面的合法權(quán)益，尊重各方隱私。3.妥善管理原則：對數(shù)字遺產(chǎn)進(jìn)行妥善的分類、存儲(chǔ)、保護(hù)和處置，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.明確責(zé)任原則：明確各部門及人員在數(shù)字遺產(chǎn)管理過程中的職責(zé)，避免出現(xiàn)管理空白和責(zé)任推諉。二、數(shù)字遺產(chǎn)的定義與分類（一）定義數(shù)字遺產(chǎn)是指員工在工作期間及因工作產(chǎn)生的，以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類資產(chǎn)，包括但不限于文檔、表格、演示文稿、郵件、即時(shí)通訊記錄、數(shù)據(jù)庫記錄、代碼、設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目資料等，以及員工使用公司資源創(chuàng)建或存儲(chǔ)在公司相關(guān)系統(tǒng)中的數(shù)字內(nèi)容。（二）分類1.辦公文檔類：如Word、Excel、PPT等格式的文件，涉及公司業(yè)務(wù)報(bào)告、項(xiàng)目文檔、會(huì)議紀(jì)要等。2.郵件類：公司郵箱內(nèi)的往來郵件，包括業(yè)務(wù)溝通、工作安排、決策記錄等。3.數(shù)據(jù)記錄類：存儲(chǔ)在公司數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。4.項(xiàng)目資料類：特定項(xiàng)目的策劃書、需求文檔、設(shè)計(jì)圖紙、測試報(bào)告、交付成果等。5.賬號(hào)類：員工以公司名義注冊的社交媒體賬號(hào)、辦公軟件賬號(hào)等。6.其他類：如代碼文件、設(shè)計(jì)素材、音頻視頻資料等與工作相關(guān)的數(shù)字資產(chǎn)。三、管理職責(zé)（一）公司層面1.人力資源部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌數(shù)字遺產(chǎn)管理制度的制定、修訂和解釋，確保制度的合法性、合理性和有效性。監(jiān)督各部門對數(shù)字遺產(chǎn)管理制度的執(zhí)行情況，定期進(jìn)行檢查和評估。協(xié)調(diào)處理涉及數(shù)字遺產(chǎn)管理的跨部門問題和糾紛，對重大事項(xiàng)提出處理建議。負(fù)責(zé)員工離職時(shí)數(shù)字遺產(chǎn)交接的監(jiān)督和審核工作。2.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)提供數(shù)字遺產(chǎn)管理所需的技術(shù)支持和保障，包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、備份、恢復(fù)、安全防護(hù)等。建立和維護(hù)數(shù)字遺產(chǎn)管理的技術(shù)平臺(tái)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全性。協(xié)助各部門對數(shù)字遺產(chǎn)進(jìn)行分類、整理和標(biāo)識(shí)，制定數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和訪問的權(quán)限規(guī)則。負(fù)責(zé)對涉及數(shù)字遺產(chǎn)的技術(shù)問題進(jìn)行分析和解決，如數(shù)據(jù)丟失、損壞、泄露等情況的應(yīng)急處理。3.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門員工數(shù)字遺產(chǎn)的日常管理工作，包括督促員工及時(shí)整理和歸檔工作資料，確保數(shù)字遺產(chǎn)的準(zhǔn)確性和完整性。明確本部門數(shù)字遺產(chǎn)的存儲(chǔ)位置、訪問權(quán)限和保管責(zé)任人，建立相應(yīng)的臺(tái)賬記錄。在員工離職或崗位變動(dòng)時(shí)，負(fù)責(zé)組織本部門數(shù)字遺產(chǎn)的交接工作，并向人力資源部門提交交接報(bào)告。根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和工作需要，提出對數(shù)字遺產(chǎn)管理的需求和建議，配合公司做好相關(guān)管理工作。（二）員工層面1.員工應(yīng)妥善保管自己在工作期間產(chǎn)生的數(shù)字遺產(chǎn)，按照公司規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和存儲(chǔ)方式進(jìn)行整理和歸檔，確保數(shù)字遺產(chǎn)的清晰、完整和可追溯。2.員工在離職或崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)主動(dòng)配合所在部門做好數(shù)字遺產(chǎn)的交接工作，如實(shí)提供相關(guān)數(shù)字資產(chǎn)的清單和說明，確保交接工作的順利進(jìn)行。3.員工不得擅自刪除、篡改或泄露公司數(shù)字遺產(chǎn)，不得利用公司數(shù)字遺產(chǎn)謀取個(gè)人私利或損害公司利益。四、數(shù)字遺產(chǎn)的存儲(chǔ)與保護(hù)（一）存儲(chǔ)方式1.公司服務(wù)器存儲(chǔ)：對于重要的、涉及公司核心業(yè)務(wù)的數(shù)字遺產(chǎn)，應(yīng)存儲(chǔ)在公司服務(wù)器上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.員工個(gè)人電腦存儲(chǔ)：員工可在個(gè)人電腦上存儲(chǔ)一些日常工作中使用的數(shù)字遺產(chǎn)，但應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行加密和定期備份，并確保數(shù)據(jù)的安全性。3.云存儲(chǔ)：根據(jù)工作需要，可選擇使用公司認(rèn)可的云存儲(chǔ)服務(wù)對部分?jǐn)?shù)字遺產(chǎn)進(jìn)行存儲(chǔ)，但需確保云存儲(chǔ)服務(wù)提供商具備可靠的安全保障措施，并遵守相關(guān)法律法規(guī)。（二）存儲(chǔ)規(guī)范1.分類存儲(chǔ)：按照數(shù)字遺產(chǎn)的類別進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)和命名規(guī)則，便于查找和管理。2.標(biāo)識(shí)管理：對重要的數(shù)字遺產(chǎn)文件應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明文件名稱、日期、作者、版本、密級(jí)等關(guān)鍵信息，確保文件的可識(shí)別性和可追溯性。3.訪問權(quán)限設(shè)置：根據(jù)數(shù)字遺產(chǎn)的重要性和敏感性，設(shè)置不同的訪問權(quán)限。對于涉及公司機(jī)密的數(shù)字遺產(chǎn)，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問人員范圍，并進(jìn)行加密處理。（三）安全保護(hù)1.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)：公司信息技術(shù)部門應(yīng)采取必要的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵，保障數(shù)字遺產(chǎn)的安全。2.數(shù)據(jù)加密：對敏感的數(shù)字遺產(chǎn)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的保密性。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定。3.用戶認(rèn)證與授權(quán)：建立完善的用戶認(rèn)證和授權(quán)機(jī)制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的數(shù)字遺產(chǎn)。員工應(yīng)妥善保管自己的賬號(hào)和密碼，不得轉(zhuǎn)借他人使用。4.定期安全檢查：定期對數(shù)字遺產(chǎn)的存儲(chǔ)環(huán)境、訪問權(quán)限、安全防護(hù)措施等進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在的安全問題。五、數(shù)字遺產(chǎn)的交接與處置（一）交接情形1.員工離職：員工因辭職、辭退、退休等原因離開公司時(shí)，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字遺產(chǎn)的交接。2.崗位變動(dòng)：員工在公司內(nèi)部進(jìn)行崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，涉及原崗位數(shù)字遺產(chǎn)的交接。3.項(xiàng)目結(jié)束：項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)將項(xiàng)目相關(guān)的數(shù)字遺產(chǎn)進(jìn)行整理和交接。（二）交接流程1.離職或崗位變動(dòng)員工準(zhǔn)備：員工在接到離職或崗位變動(dòng)通知后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對自己保管的數(shù)字遺產(chǎn)進(jìn)行整理，列出詳細(xì)的清單，包括文件名稱、存儲(chǔ)位置、文件內(nèi)容摘要等，并對重要文件進(jìn)行備份。2.部門負(fù)責(zé)人組織交接：部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)與離職或崗位變動(dòng)員工進(jìn)行數(shù)字遺產(chǎn)的交接工作。交接雙方應(yīng)按照清單逐一核對數(shù)字遺產(chǎn)，確保交接內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。3.填寫交接記錄：交接雙方應(yīng)在《數(shù)字遺產(chǎn)交接記錄表》上簽字確認(rèn)，記錄交接的時(shí)間、內(nèi)容、雙方姓名等信息。交接記錄應(yīng)一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份，部門留存一份。4.人力資源部門審核：人力資源部門負(fù)責(zé)對數(shù)字遺產(chǎn)交接情況進(jìn)行審核，確保交接工作符合公司規(guī)定和流程要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知交接雙方進(jìn)行整改。5.特殊情況處理：對于涉及公司機(jī)密或重要業(yè)務(wù)的數(shù)字遺產(chǎn)，在交接過程中應(yīng)采取特殊的保密措施，如進(jìn)行脫密處理、限制交接范圍等。（三）處置方式1.繼續(xù)使用：對于與公司業(yè)務(wù)相關(guān)且仍有使用價(jià)值的數(shù)字遺產(chǎn)，應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行歸檔和保管，供后續(xù)工作參考和使用。2.銷毀：對于已無使用價(jià)值、過期或涉及公司機(jī)密且不再需要保留的數(shù)字遺產(chǎn)，應(yīng)按照公司規(guī)定的銷毀流程進(jìn)行處理。銷毀方式可采用物理銷毀（如粉碎紙質(zhì)文件、刪除電子數(shù)據(jù)等）或數(shù)據(jù)覆蓋等技術(shù)手段，確保數(shù)字遺產(chǎn)無法恢復(fù)。3.移交：對于涉及外部合作、法律法規(guī)要求或其他特殊情況需要移交的數(shù)字遺產(chǎn)，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和移交，并辦理交接手續(xù)。六、數(shù)字遺產(chǎn)的保密管理（一）保密范圍本制度所涉及的數(shù)字遺產(chǎn)均屬于保密范疇，包括但不限于公司商業(yè)秘密、客戶信息、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。（二）保密措施1.簽訂保密協(xié)議：員工入職時(shí)，應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，明確其在數(shù)字遺產(chǎn)保密方面的責(zé)任和義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.限制訪問權(quán)限：根據(jù)數(shù)字遺產(chǎn)的保密級(jí)別，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，嚴(yán)格限制能夠接觸到敏感數(shù)字遺產(chǎn)的人員范圍。3.保密培訓(xùn)：公司應(yīng)定期組織員工進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高員工對數(shù)字遺產(chǎn)保密重要性的認(rèn)識(shí)，掌握保密技能和方法。4.違規(guī)處理：對于違反數(shù)字遺產(chǎn)保密規(guī)定的行為，公司將按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等，并追究其法律責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司成立數(shù)字遺產(chǎn)管理監(jiān)督小組，由人力資源部門、信息技術(shù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對公司數(shù)字遺產(chǎn)管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督和檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、方式、頻率等要求，確保監(jiān)督檢查工作的全面性和有效性。（二）檢查內(nèi)容1.數(shù)字遺產(chǎn)管理制度的執(zhí)行情況，包括各部門及員工對制度的知曉程度、遵守情況等。2.數(shù)字遺產(chǎn)的存儲(chǔ)與保護(hù)情況，如存儲(chǔ)方式是否合規(guī)、安全防護(hù)措施是否到位、訪問權(quán)限設(shè)置是否合理等。3.數(shù)字遺產(chǎn)的交接與處置情況，包括交接流程是否規(guī)范、交接記錄是否完整、處置方式是否得當(dāng)?shù)取?.數(shù)字遺產(chǎn)的保密管理情況，如保密協(xié)議簽訂情況、保密措施落實(shí)情況、違規(guī)處理情況等。（三）結(jié)果處理1.監(jiān)督檢查小組應(yīng)定期對檢查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和分析，形成檢查報(bào)告。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見和建議，并明確整改責(zé)任人和整改期限。2.各部門應(yīng)根據(jù)整改意見及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給監(jiān)督檢查小組。監(jiān)督檢查小組應(yīng)對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到