涉密場所會務(wù)管理制度VIP

涉密場所會務(wù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司涉密場所會務(wù)管理，確保會議涉及的國家秘密、商業(yè)秘密等信息安全，防止泄密事件發(fā)生，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部在涉密場所召開的各類會議，包括但不限于涉及公司核心技術(shù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息等重要信息的會議。（三）基本原則1.保密原則：會議組織和參與人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保會議內(nèi)容不被泄露。2.規(guī)范管理原則：對會議的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化管理，明確職責(zé)，確保會議順利進(jìn)行。3.安全保障原則：采取必要的安全措施，保障會議場所及相關(guān)設(shè)備的安全，防止信息載體丟失、被盜。二、會議組織（一）會議申請1.主辦部門需提前填寫《涉密場所會議申請表》，詳細(xì)說明會議主題、內(nèi)容、參會人員范圍、會議時間、地點等信息。2.對于涉及重要機(jī)密的會議，需在申請表中明確標(biāo)注，并說明保密要求和安全措施。3.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司保密管理部門審批。（二）審批流程1.保密管理部門收到申請表后，對會議的必要性、保密性等進(jìn)行審查。2.對于符合保密要求的會議申請，予以批準(zhǔn)，并確定會議的保密級別。3.對于不符合要求的會議申請，退回主辦部門并說明理由，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)內(nèi)容后重新申請。（三）會議籌備1.主辦部門根據(jù)審批通過的會議申請，負(fù)責(zé)會議的籌備工作，包括會議資料準(zhǔn)備、設(shè)備調(diào)試、場地布置等。2.會議資料應(yīng)根據(jù)保密級別進(jìn)行分類整理，標(biāo)注密級，并采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲、專人保管等。3.會議設(shè)備應(yīng)確保安全可靠，對涉及信息傳輸?shù)脑O(shè)備進(jìn)行安全檢查，防止信息泄露風(fēng)險。4.會議場地應(yīng)選擇在安全保密的場所，提前進(jìn)行安全檢查，確保無安全隱患。三、參會人員管理（一）人員確定1.根據(jù)會議主題和內(nèi)容，嚴(yán)格確定參會人員范圍，避免無關(guān)人員參會。2.參會人員名單需經(jīng)主辦部門負(fù)責(zé)人審核，并報保密管理部門備案。（二）保密教育1.在會議召開前，對參會人員進(jìn)行保密教育，明確會議的保密要求和紀(jì)律。2.保密教育內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、會議涉及的保密事項等。3.可通過發(fā)放保密手冊、觀看保密教育片、組織保密培訓(xùn)等方式進(jìn)行教育。（三）身份驗證1.在會議入口處設(shè)置身份驗證環(huán)節(jié)，對參會人員的身份進(jìn)行核實。2.參會人員需出示有效證件，經(jīng)工作人員核對無誤后進(jìn)入會議場所。3.對于非本公司人員參會的情況，需提前進(jìn)行背景審查，并簽訂保密協(xié)議。（四）行為規(guī)范1.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，不得在會議期間隨意走動、交談與會議無關(guān)的內(nèi)容。2.禁止在會議場所使用未經(jīng)授權(quán)的電子設(shè)備，如手機(jī)、平板電腦等，如需使用，應(yīng)將設(shè)備調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，并妥善保管。3.不得擅自記錄、復(fù)制、拍攝會議內(nèi)容，如有特殊需要，需經(jīng)會議組織者同意，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行記錄。四、會議場所管理（一）場所選擇1.涉密場所會議應(yīng)選擇在公司內(nèi)部具有保密設(shè)施的會議室或?qū)ｉT的保密區(qū)域召開。2.會議場所應(yīng)具備完善的安全防范措施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等。（二）安全檢查1.在會議召開前，對會議場所進(jìn)行全面的安全檢查，確保無安全隱患。2.檢查內(nèi)容包括場地設(shè)施、設(shè)備運行情況、信息存儲介質(zhì)等，防止存在信息泄露風(fēng)險。3.對會議場所的門窗、通風(fēng)口等進(jìn)行檢查，確保其密封性良好，防止外部竊聽。（三）現(xiàn)場管理1.安排專人負(fù)責(zé)會議場所的現(xiàn)場管理，維持會議秩序，確保會議順利進(jìn)行。2.會議期間，工作人員不得擅自離崗，如有特殊情況需要離開，需安排其他人員接替。3.對會議場所的設(shè)備使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保設(shè)備正常運行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致信息泄露。（四）環(huán)境清理1.會議結(jié)束后，及時清理會議場所，檢查是否有遺漏的文件、資料等。2.對會議產(chǎn)生的廢紙、廢棄存儲介質(zhì)等進(jìn)行妥善處理，按照保密規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.關(guān)閉會議場所的設(shè)備和電源，確保場所安全。五、會議資料管理（一）資料準(zhǔn)備1.主辦部門根據(jù)會議內(nèi)容準(zhǔn)備相關(guān)資料，資料應(yīng)準(zhǔn)確、完整，并按照保密級別進(jìn)行分類標(biāo)注。2.對于涉及機(jī)密的資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止資料泄露。3.資料的數(shù)量應(yīng)根據(jù)參會人員數(shù)量合理準(zhǔn)備，避免浪費。（二）發(fā)放與回收1.在會議開始前，將會議資料發(fā)放給參會人員，并做好簽收記錄。2.參會人員應(yīng)妥善保管會議資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或傳播。3.會議結(jié)束后，及時回收會議資料，對回收的資料進(jìn)行清點和核對，確保資料完整。（三）存儲與保管1.對會議資料進(jìn)行分類存儲，建立專門的檔案庫或文件夾，確保資料存儲安全。2.存儲介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的設(shè)備，如加密硬盤、光盤等，并定期進(jìn)行備份。3.安排專人負(fù)責(zé)會議資料的保管，嚴(yán)格限制訪問權(quán)限，確保資料不被非法獲取。（四）銷毀處理1.對于不再需要的會議資料，按照公司保密制度進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等物理方法，確保資料無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、資料內(nèi)容、銷毀方式等，以備查考。六、會議設(shè)備管理（一）設(shè)備選型1.根據(jù)會議需求，選擇安全可靠、符合保密要求的會議設(shè)備，如投影儀、音響系統(tǒng)、視頻會議設(shè)備等。2.設(shè)備應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全功能，防止信息泄露。（二）設(shè)備檢查1.在會議召開前，對會議設(shè)備進(jìn)行全面檢查，確保設(shè)備正常運行。2.檢查內(nèi)容包括設(shè)備的連接情況、軟件系統(tǒng)、存儲介質(zhì)等，防止存在安全漏洞。3.對設(shè)備的存儲數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）使用規(guī)范1.參會人員應(yīng)按照操作規(guī)程使用會議設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置。2.在使用涉及信息傳輸?shù)脑O(shè)備時，應(yīng)采取加密措施，確保信息傳輸安全。3.禁止在設(shè)備上存儲與會議無關(guān)的敏感信息。（四）設(shè)備維護(hù)1.定期對會議設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備性能良好。2.對設(shè)備出現(xiàn)的故障及時進(jìn)行維修，維修過程中應(yīng)注意保護(hù)設(shè)備中的數(shù)據(jù)安全。3.對設(shè)備的軟件系統(tǒng)及時進(jìn)行更新，修復(fù)安全漏洞。七、會議記錄與紀(jì)要（一）記錄要求1.安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄人員應(yīng)具備良好的保密意識和記錄能力。2.會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容，包括會議討論的要點、決策結(jié)果、工作安排等。3.記錄方式可采用手寫記錄或電子記錄，電子記錄應(yīng)進(jìn)行加密存儲，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。（二）紀(jì)要撰寫1.根據(jù)會議記錄，及時撰寫會議紀(jì)要，會議紀(jì)要應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映會議主要內(nèi)容和決策結(jié)果。2.會議紀(jì)要的內(nèi)容應(yīng)按照保密級別進(jìn)行標(biāo)注，嚴(yán)格控制發(fā)放范圍。3.會議紀(jì)要經(jīng)會議組織者審核簽字后，分發(fā)給相關(guān)部門和人員。（三）存檔管理1.將會議記錄和紀(jì)要按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，確保資料的完整性和可追溯性。2.存檔資料應(yīng)進(jìn)行分類存儲，便于查詢和使用。3.對存檔資料的訪問應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止資料被非法獲取或篡改。八、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司保密管理部門負(fù)責(zé)對涉密場所會議的保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.定期對會議組織、參會人員管理、場所管理、資料管理、設(shè)備管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.會議保密制度的執(zhí)行情況，包括保密教育、身份驗證、行為規(guī)范等。2.會議場所的安全防范措施落實情況，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。3.會議資料的管理情況，包括資料準(zhǔn)備、發(fā)放回收、存儲保管、銷毀處理等。4.會議設(shè)備的使用和管理情況，包括設(shè)備選型、檢查維護(hù)、使用規(guī)范等。（三）問題整改1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)制定詳細(xì)的整改措施，明確整改責(zé)任人，確保問題得到有效解決。3.整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向保密管理部門提交整改報告，經(jīng)復(fù)查合格后，方可銷號。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.參會人員違反會議保密紀(jì)律，如擅自泄露會議內(nèi)容、記錄復(fù)制會議資料等。2.會議組織人員未履行保密職責(zé)，如會議申請審批不嚴(yán)、籌備工作不到位等。3.會議場所管理人員失職，如安全檢查不徹底、現(xiàn)場管理不善等。4.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對于違規(guī)行為較輕的，給予警告、批評教育等處理。2.對于違規(guī)行為造成一定后果的，視情節(jié)輕重給予罰款、降職、撤職等處分。3.對于違規(guī)行為導(dǎo)致公司機(jī)密信息泄露，給公司造成重大損失的，依法追究法律責(zé)任。（三）責(zé)任認(rèn)定程序1.由公司保密管理部門對違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查核實，收集相關(guān)證據(jù)。