建筑國企采購管理制度

建筑國企采購管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作高效、有序進(jìn)行，保障公司工程建設(shè)及運(yùn)營所需物資的及時(shí)供應(yīng)，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各項(xiàng)目的物資采購活動(dòng)，包括工程建設(shè)所需的原材料、構(gòu)配件、設(shè)備等，以及辦公用品、勞保用品等其他物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益原則：在滿足公司需求的前提下，通過合理的采購策略和流程，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商都有平等的參與機(jī)會(huì)，不得偏袒任何一方。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。5.誠實(shí)守信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行采購合同，維護(hù)公司利益和形象。二、采購組織與職責(zé)（一）采購管理部門公司設(shè)立采購管理部門，負(fù)責(zé)公司采購工作的統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善公司采購管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.建立和維護(hù)供應(yīng)商管理體系，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估、選擇、考核和管理。3.編制采購計(jì)劃，組織實(shí)施采購活動(dòng)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.負(fù)責(zé)采購合同的簽訂、執(zhí)行、變更和終止等管理工作。5.協(xié)調(diào)處理采購過程中的糾紛和問題，維護(hù)公司合法權(quán)益。6.定期對(duì)采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議和措施。（二）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出物資采購需求，配合采購管理部門進(jìn)行采購工作。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和項(xiàng)目建設(shè)需要，準(zhǔn)確編制物資采購申請(qǐng)，明確物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與供應(yīng)商的考察和評(píng)估工作，提供相關(guān)意見和建議。3.負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收工作，確保物資符合要求。4.及時(shí)反饋采購物資的使用情況和問題，協(xié)助采購管理部門進(jìn)行后續(xù)處理。（三）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算管理、支付審核和賬務(wù)處理等工作。其主要職責(zé)包括：1.參與編制采購預(yù)算，審核采購資金的使用計(jì)劃。2.對(duì)采購合同的付款條款進(jìn)行審核，確保付款方式和時(shí)間符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。3.按照合同約定及時(shí)支付采購款項(xiàng)，做好賬務(wù)記錄和核算工作。4.對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和建議。（四）審計(jì)部門審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保采購工作合規(guī)、公正、透明。其主要職責(zé)包括：1.制定采購審計(jì)計(jì)劃，對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行定期或不定期審計(jì)。2.審查采購制度的執(zhí)行情況，檢查采購流程是否規(guī)范。3.監(jiān)督采購合同的簽訂、執(zhí)行和變更情況，核實(shí)采購資金的使用和支付情況。4.對(duì)采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，提出審計(jì)意見和建議。三、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.各需求部門根據(jù)工作需要和項(xiàng)目進(jìn)度，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間、質(zhì)量要求、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給采購管理部門。2.采購管理部門對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行匯總和初審，對(duì)于不符合規(guī)定或不合理的申請(qǐng)，及時(shí)與需求部門溝通并退回修改。（二）采購計(jì)劃編制采購管理部門根據(jù)審核通過的采購申請(qǐng)，結(jié)合公司庫存情況、市場供應(yīng)情況等因素，編制采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購管理部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對(duì)于新的采購項(xiàng)目，根據(jù)采購物資的特點(diǎn)和要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選或開發(fā)潛在供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評(píng)估采購管理部門組織相關(guān)人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。評(píng)估可采用實(shí)地考察、問卷調(diào)查、樣品檢驗(yàn)、業(yè)績?cè)u(píng)價(jià)等方式進(jìn)行。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)評(píng)估結(jié)果，采購管理部門選擇確定合格供應(yīng)商，并與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。對(duì)于重要物資或大額采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判等方式選擇供應(yīng)商。4.供應(yīng)商管理采購管理部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核內(nèi)容包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價(jià)格變動(dòng)等方面。對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，及時(shí)采取警告、暫停合作、終止合作等措施，并重新選擇供應(yīng)商。（四）采購實(shí)施1.采購方式選擇根據(jù)采購物資的特點(diǎn)、金額大小、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式。采購方式主要包括招標(biāo)采購、競爭性談判采購、詢價(jià)采購、單一來源采購等。招標(biāo)采購：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的物資采購項(xiàng)目。采購管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作。競爭性談判采購：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的物資采購項(xiàng)目，以及技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的物資采購項(xiàng)目等。采購管理部門應(yīng)確定談判小組，與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。詢價(jià)采購：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的物資采購項(xiàng)目。采購管理部門向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況確定成交供應(yīng)商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資采購項(xiàng)目，以及發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的物資采購項(xiàng)目等。采購管理部門應(yīng)按照公司規(guī)定的程序，與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購價(jià)格和合同條款。2.采購合同簽訂采購管理部門根據(jù)采購結(jié)果，與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分送需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。3.采購訂單下達(dá)采購管理部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資的具體要求和交貨時(shí)間等信息。采購訂單下達(dá)后，應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（五）物資驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備需求部門在物資到貨前，應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括制定驗(yàn)收方案、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場地等。2.到貨通知采購管理部門在物資到貨前，應(yīng)及時(shí)通知需求部門和相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備，并提供物資的相關(guān)信息，如供應(yīng)商名稱、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等。3.驗(yàn)收實(shí)施需求部門組織相關(guān)人員按照驗(yàn)收方案對(duì)采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量、外觀等方面。對(duì)于重要物資或大型設(shè)備，可邀請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收過程中，應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，填寫《物資驗(yàn)收單》。4.驗(yàn)收結(jié)果處理驗(yàn)收合格的物資，需求部門應(yīng)在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的物資，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購管理部門，采購管理部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。對(duì)于因質(zhì)量問題給公司造成損失的，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（六）采購付款1.付款申請(qǐng)采購合同執(zhí)行完畢，物資驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商應(yīng)向采購管理部門提交付款申請(qǐng)，附上采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)資料。采購管理部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核無誤后提交給財(cái)務(wù)部門。2.付款審核財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性和合法性、驗(yàn)收單的完整性等。審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定辦理付款手續(xù)。3.付款方式采購付款方式應(yīng)根據(jù)采購合同約定執(zhí)行，一般包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。對(duì)于金額較大的采購項(xiàng)目，可采用分期付款方式。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購管理部門定期對(duì)采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價(jià)格波動(dòng)、合同糾紛等，并評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇資質(zhì)信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，并與其簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題，對(duì)于不合格供應(yīng)商及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。建立供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，密切關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)并采取應(yīng)對(duì)措施。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理嚴(yán)格把控采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，在采購合同中明確質(zhì)量要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)物資驗(yàn)收工作，確保采購物資符合質(zhì)量要求。對(duì)于重要物資或關(guān)鍵設(shè)備，可增加檢驗(yàn)頻次或進(jìn)行抽檢。建立質(zhì)量追溯機(jī)制，對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問題的物資，及時(shí)追溯供應(yīng)商責(zé)任，采取相應(yīng)的處理措施。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管理關(guān)注市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，定期收集和分析市場價(jià)格信息，合理制定采購價(jià)格策略。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的物資，可采用套期保值、簽訂長期合同等方式鎖定價(jià)格，降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。在采購談判中，充分利用市場競爭機(jī)制，爭取有利的采購價(jià)格。4.合同風(fēng)險(xiǎn)管理加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整。明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是違約責(zé)任條款，以保障公司的合法權(quán)益。定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。建立合同糾紛處理機(jī)制，對(duì)于發(fā)生的合同糾紛，及時(shí)采取協(xié)商、仲裁、訴訟等方式解決。五、采購監(jiān)督與考核（一）采購監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的規(guī)范性、采購合同的簽訂和執(zhí)行情況等。2.公司內(nèi)部設(shè)立舉報(bào)郵箱和電話，接受員工對(duì)采購過程中違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)信息，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，嚴(yán)肅處理違規(guī)行為。（二）采購考