電網(wǎng)公司接待室管理制度

電網(wǎng)公司接待室管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范電網(wǎng)公司接待室的使用與管理，確保接待工作的順利進(jìn)行，展示公司良好形象，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于電網(wǎng)公司內(nèi)部各部門(mén)、所屬單位以及外部來(lái)訪人員在公司接待室的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌、專(zhuān)業(yè)的態(tài)度接待來(lái)訪人員，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。2.規(guī)范有序原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)使用接待室，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。3.勤儉節(jié)約原則：合理利用資源，避免浪費(fèi)，降低接待成本。二、接待室使用管理（一）接待室分類(lèi)及功能1.大型接待室：用于接待重要客戶(hù)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、大型會(huì)議等，可容納[X]人。配備會(huì)議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、茶水服務(wù)等設(shè)施。2.中型接待室：主要用于一般性業(yè)務(wù)洽談、小型會(huì)議等，可容納[X]人。設(shè)有會(huì)議桌椅、飲水機(jī)、茶具等。3.小型接待室：適用于日常來(lái)訪人員的接待，可容納[X]人。配備簡(jiǎn)單的桌椅、一次性水杯等。（二）使用申請(qǐng)1.公司內(nèi)部各部門(mén)、所屬單位因工作需要使用接待室，應(yīng)提前填寫(xiě)《接待室使用申請(qǐng)表》，注明使用時(shí)間、來(lái)訪人員信息、接待事由等內(nèi)容，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，提交至公司辦公室。2.外部來(lái)訪人員需要使用接待室，由對(duì)口接待部門(mén)負(fù)責(zé)填寫(xiě)申請(qǐng)表，并按照上述流程辦理申請(qǐng)手續(xù)。（三）審批流程1.公司辦公室收到申請(qǐng)表后，根據(jù)接待室的使用情況進(jìn)行審核。對(duì)于一般性接待，在一個(gè)工作日內(nèi)給予批準(zhǔn)；對(duì)于重要接待或涉及多個(gè)部門(mén)的接待，應(yīng)及時(shí)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表由公司辦公室留存一份，并通知申請(qǐng)部門(mén)做好接待準(zhǔn)備工作。（四）使用安排1.公司辦公室根據(jù)審批結(jié)果，統(tǒng)一安排接待室的使用，并提前通知申請(qǐng)部門(mén)。如遇接待室使用沖突，應(yīng)根據(jù)接待的重要程度和緊急情況進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。2.申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)按照指定的時(shí)間和地點(diǎn)使用接待室，不得擅自更改。如有特殊情況需要調(diào)整，應(yīng)提前向公司辦公室說(shuō)明原因并重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。三、接待室設(shè)施管理（一）設(shè)施配備1.接待室內(nèi)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備、通訊設(shè)備、茶具、飲用水等，以滿(mǎn)足接待工作的需要。2.定期對(duì)接待室的設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備完好、正常運(yùn)行。對(duì)于損壞的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)報(bào)修或更換。（二）環(huán)境衛(wèi)生管理1.接待室應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，每天安排專(zhuān)人進(jìn)行清掃，定期進(jìn)行全面清潔消毒。2.來(lái)訪人員使用后，應(yīng)及時(shí)清理桌面、地面等，保持接待室的整潔有序。（三）安全管理1.加強(qiáng)接待室的安全防范措施，配備必要的消防器材，確保消防通道暢通。2.對(duì)進(jìn)入接待室的人員進(jìn)行登記，嚴(yán)禁攜帶易燃易爆等危險(xiǎn)物品進(jìn)入。3.離開(kāi)接待室時(shí)，應(yīng)關(guān)閉電器設(shè)備、門(mén)窗等，確保安全。四、接待服務(wù)管理（一）接待人員職責(zé)1.接待人員應(yīng)提前到達(dá)接待室，做好接待準(zhǔn)備工作，包括整理桌椅、擺放茶具、準(zhǔn)備飲用水等。2.熱情迎接來(lái)訪人員，引導(dǎo)其就座，并及時(shí)送上茶水。3.在接待過(guò)程中，要保持禮貌、耐心、周到，認(rèn)真傾聽(tīng)來(lái)訪人員的需求，做好記錄，并及時(shí)向相關(guān)部門(mén)或人員傳達(dá)信息。4.接待結(jié)束后，負(fù)責(zé)清理接待室，恢復(fù)原狀。（二）茶水服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)1.接待人員應(yīng)根據(jù)來(lái)訪人員的人數(shù)和需求，及時(shí)提供茶水服務(wù)。一般情況下，每人一杯茶水，水溫適中。2.茶水應(yīng)使用優(yōu)質(zhì)茶葉沖泡，確保口感良好。茶葉的種類(lèi)可根據(jù)來(lái)訪人員的喜好進(jìn)行選擇。3.及時(shí)為來(lái)訪人員續(xù)水，保持茶水充足。（三）會(huì)議服務(wù)要求1.如需在接待室召開(kāi)會(huì)議，接待人員應(yīng)協(xié)助會(huì)議組織者做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作，如擺放會(huì)議資料、調(diào)試投影儀等設(shè)備。2.會(huì)議期間，要保持安靜，避免干擾會(huì)議進(jìn)行。如有需要，及時(shí)提供必要的服務(wù)。3.會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)清理會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，恢復(fù)接待室的原狀。五、接待費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.接待費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得超支。具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)如下：大型接待：[X]元/人/次中型接待：[X]元/人/次小型接待：[X]元/人/次2.接待費(fèi)用主要包括茶水、水果、點(diǎn)心、一次性用品等費(fèi)用。（二）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1.接待費(fèi)用由對(duì)口接待部門(mén)負(fù)責(zé)報(bào)銷(xiāo)。報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)提供《接待室使用申請(qǐng)表》、發(fā)票等相關(guān)憑證，并按照公司財(cái)務(wù)制度的要求填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單。2.公司財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行審核，審核通過(guò)后予以報(bào)銷(xiāo)。對(duì)于不符合規(guī)定的報(bào)銷(xiāo)憑證，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕報(bào)銷(xiāo)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)接待室的使用情況、設(shè)施管理、接待服務(wù)等進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.設(shè)立意見(jiàn)箱，收集來(lái)訪人員對(duì)接待工作的意見(jiàn)和建議，及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)并進(jìn)行改進(jìn)。（二）考核機(jī)制1.將接待室管理工作納入部門(mén)績(jī)效考核體系，對(duì)在接待工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于違反本制度規(guī)定，造成不良影響或經(jīng)濟(jì)損失的部門(mén)和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、扣減績(jī)效分?jǐn)?shù)等處罰。七、附