北京宴采購管理制度

北京宴采購管理制度一、總則1.目的為加強北京宴采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、透明、廉潔，保障餐飲服務(wù)的質(zhì)量和成本控制，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于北京宴所有采購活動，包括食品原材料、飲料、餐具、設(shè)備及用品等的采購。3.基本原則質(zhì)量第一原則：采購的物品必須符合國家相關(guān)標準和北京宴的質(zhì)量要求，確保為顧客提供安全、優(yōu)質(zhì)的餐飲產(chǎn)品和服務(wù)。成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴格遵守廉潔紀律，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當利益。二、采購組織與職責1.采購部門采購部經(jīng)理全面負責采購部的日常管理工作，制定采購計劃和預(yù)算。組織采購人員進行市場調(diào)研，開發(fā)和評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。審核采購合同，監(jiān)督采購合同的執(zhí)行情況。協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。采購專員根據(jù)采購計劃，負責具體的采購工作，包括詢價、比價、議價、下單、跟單等。收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商聯(lián)系，維護良好的合作關(guān)系。協(xié)助采購部經(jīng)理進行市場調(diào)研，提供采購建議。負責采購物品的驗收、入庫手續(xù)辦理及相關(guān)文件的整理歸檔。2.其他相關(guān)部門財務(wù)部負責審核采購預(yù)算和采購合同，監(jiān)督采購資金的使用。對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。廚房部根據(jù)餐飲經(jīng)營情況，提出食品原材料的采購需求和質(zhì)量標準。參與食品原材料供應(yīng)商的評估和驗收工作。倉庫管理部門負責采購物品的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作。定期對庫存進行盤點，確保賬實相符。向采購部反饋庫存信息，協(xié)助控制庫存水平。三、采購流程1.采購申請各部門根據(jù)實際需求填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。采購申請表需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部。2.采購計劃制定采購部收到采購申請表后，進行匯總和分析。根據(jù)庫存情況、市場供應(yīng)情況和采購周期，制定采購計劃，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等。采購計劃需經(jīng)采購部經(jīng)理審核批準后執(zhí)行。3.供應(yīng)商選擇與評估采購專員根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等相關(guān)資質(zhì)文件。采購部組織相關(guān)人員對篩選后的供應(yīng)商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等。根據(jù)評估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，確定合格供應(yīng)商名單，并定期對供應(yīng)商進行動態(tài)評估和調(diào)整。4.詢價與比價采購專員向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)送詢價單，詳細說明采購物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。對供應(yīng)商的報價進行整理和分析，比較不同供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。在比價過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商報價明顯不合理，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，了解原因，并要求其作出合理說明或調(diào)整報價。5.議價與合同簽訂采購專員與選定的供應(yīng)商進行議價，爭取最優(yōu)惠的采購價格和條款。雙方達成一致意見后，簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂后，采購專員將合同副本提交至財務(wù)部、倉庫管理部門等相關(guān)部門備案。6.采購訂單下達根據(jù)采購合同，采購專員及時下達采購訂單給供應(yīng)商，明確訂單編號、采購物品明細、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單下達后，采購專員應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。7.驗收與入庫采購物品到貨前，倉庫管理部門應(yīng)做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。采購物品到貨時，采購專員、倉庫管理部門驗收人員共同對采購物品進行驗收。驗收內(nèi)容包括物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否與采購合同和采購訂單一致。驗收合格的采購物品，倉庫管理部門驗收人員應(yīng)填寫《入庫單》，辦理入庫手續(xù)，并將采購物品存放至指定倉庫位置。驗收不合格的采購物品，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。如因供應(yīng)商原因造成的損失，采購專員應(yīng)根據(jù)采購合同追究供應(yīng)商的違約責任。8.付款結(jié)算采購物品驗收合格并入庫后，采購專員應(yīng)及時收集相關(guān)發(fā)票、入庫單等憑證，填寫《付款申請單》，提交至財務(wù)部審核。財務(wù)部根據(jù)采購合同和相關(guān)憑證，對付款申請進行審核，審核無誤后，按照合同約定的付款方式辦理付款手續(xù)。采購專員應(yīng)定期與財務(wù)部核對采購款項的支付情況，確保付款準確無誤。四、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部應(yīng)根據(jù)北京宴的經(jīng)營計劃和采購需求，每年編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括食品原材料、飲料、餐具、設(shè)備及用品等各項采購費用。采購預(yù)算編制過程中，采購部應(yīng)與各相關(guān)部門進行溝通協(xié)調(diào)，充分聽取其意見和建議，確保預(yù)算的合理性和準確性。采購預(yù)算編制完成后，經(jīng)采購部經(jīng)理審核、財務(wù)部復(fù)核，報公司管理層審批后執(zhí)行。2.預(yù)算執(zhí)行與控制采購部應(yīng)嚴格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制程序進行審批。財務(wù)部應(yīng)定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并提出改進措施。采購部應(yīng)加強與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，爭取有利的采購價格和條款，降低采購成本，確保采購預(yù)算的有效控制。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購部應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、質(zhì)量風險、供應(yīng)商風險、合同風險等。針對識別出的風險，采購部應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。2.風險應(yīng)對措施市場風險：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動和供應(yīng)情況變化，通過與供應(yīng)商簽訂長期合同、套期保值等方式降低市場風險。質(zhì)量風險：加強對采購物品質(zhì)量的檢驗和驗收，嚴格按照質(zhì)量標準選擇供應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，對不合格產(chǎn)品及時進行處理。供應(yīng)商風險：建立供應(yīng)商評估和管理機制，定期對供應(yīng)商進行考核和評價，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作，分散供應(yīng)商風險。如供應(yīng)商出現(xiàn)重大問題，應(yīng)及時調(diào)整采購渠道。合同風險：簽訂采購合同前，仔細審查合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整。加強對采購合同執(zhí)行情況的監(jiān)督和檢查，及時處理合同糾紛。六、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。采購部應(yīng)定期向公司管理層匯報采購工作情況，接受內(nèi)部監(jiān)督和檢查。各部門有權(quán)對采購過程中的違規(guī)行為進行舉報，公司將對舉報情況進行調(diào)查核實，并依法依規(guī)處理。2.外部審計公司定期聘請外部審計機構(gòu)對采購活動進行審計，確保采購工作符合法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。外部審計機構(gòu)出具的審計報告應(yīng)及時提交公司管理層，并作為改進采購管理工作的重要依據(jù)。七、采購人員行為規(guī)范1.職業(yè)道德采購人員應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，誠實守信，廉潔奉公。不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣、禮品等不正當利益，不得利用職務(wù)之便謀取私利。2.工作紀律采購人員應(yīng)嚴格遵守工作時間，按時上下班，不得遲到早退。工作期間應(yīng)認真履