廣告公司合同管理制度

廣告公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強廣告公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廣告公司與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等簽訂的各類合同，包括但不限于廣告制作合同、廣告發(fā)布合同、代理合同、采購合同、租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理部門及職責(zé)（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同的前期洽談、起草、發(fā)起審批流程。2.對合同履行過程進(jìn)行跟蹤，及時處理合同履行中出現(xiàn)的問題。3.收集、整理與合同相關(guān)的資料，參與合同糾紛的處理。（二）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對合同文本進(jìn)行合法性審查，提出法律意見和風(fēng)險防范建議。2.參與重大合同的談判，提供法律支持。3.協(xié)助處理合同糾紛，提供法律解決方案。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核合同中的財務(wù)條款，確保合同的財務(wù)風(fēng)險可控。2.參與合同付款條款的制定，監(jiān)督合同款項的收付。3.提供與合同相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)和分析。（四）行政部門1.負(fù)責(zé)合同的編號、歸檔、保管等工作。2.協(xié)助業(yè)務(wù)部門辦理合同簽訂過程中的相關(guān)手續(xù)。三、合同簽訂流程（一）合同洽談1.業(yè)務(wù)部門與客戶或合作方進(jìn)行合同洽談，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點、方式等主要條款。2.洽談過程中應(yīng)充分了解對方的主體資格、信用狀況、履約能力等情況，并做好記錄。（二）合同起草1.根據(jù)洽談結(jié)果，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，條款應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。2.合同文本應(yīng)包括首部、正文、尾部等部分，首部應(yīng)注明合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等；正文應(yīng)詳細(xì)約定雙方的權(quán)利義務(wù)、合同價款及支付方式、合同履行期限及地點、違約責(zé)任等條款；尾部應(yīng)包括合同份數(shù)、生效日期、雙方簽字蓋章等內(nèi)容。（三）合同審批1.業(yè)務(wù)部門將起草好的合同文本提交至法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見。2.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的審查意見對合同文本進(jìn)行修改完善后，提交至財務(wù)部門進(jìn)行財務(wù)審核。財務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。3.業(yè)務(wù)部門將經(jīng)法務(wù)部門和財務(wù)部門審核通過的合同文本提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。4.對于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)提交公司管理層會議進(jìn)行討論決策。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方簽訂合同。簽訂合同時，雙方應(yīng)加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同原件一份交至行政部門進(jìn)行編號、歸檔、保管，同時將合同副本分發(fā)給法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。四、合同履行管理（一）合同執(zhí)行計劃制定1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同執(zhí)行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時間節(jié)點等。2.合同執(zhí)行計劃應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施，并抄送法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。（二）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同執(zhí)行計劃，對合同履行過程進(jìn)行跟蹤，及時掌握合同履行情況。2.對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方溝通協(xié)調(diào)，并采取有效措施加以解決。如問題較為重大，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批，并交至行政部門進(jìn)行編號、歸檔、保管。（四）合同付款管理1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時間節(jié)點，及時審核付款申請，并辦理付款手續(xù)。2.付款申請應(yīng)附合同副本、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料，確保付款依據(jù)充分。3.對于逾期未付款的情況，財務(wù)部門應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門，并協(xié)助業(yè)務(wù)部門采取催款措施。五、合同終止管理（一）合同終止條件1.合同期滿，雙方不再續(xù)簽。2.合同約定的履行義務(wù)全部完成。3.合同雙方協(xié)商一致提前終止合同。4.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行，雙方協(xié)商一致終止合同。5.一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同。（二）合同終止流程1.合同期滿或雙方協(xié)商一致提前終止合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前[X]天通知對方，并辦理相關(guān)終止手續(xù)。2.合同履行過程中出現(xiàn)合同終止條件的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，按照合同約定或法律規(guī)定向?qū)Ψ桨l(fā)出解除合同的通知，并辦理相關(guān)終止手續(xù)。3.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時清理合同履行過程中的相關(guān)資料，并交至行政部門進(jìn)行歸檔保管。六、合同檔案管理（一）合同檔案的收集1.行政部門負(fù)責(zé)收集合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、審批意見、往來函件、發(fā)票、驗收報告等。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)將合同原件及相關(guān)資料交至行政部門，在合同履行過程中形成的其他資料應(yīng)及時整理后交至行政部門。（二）合同檔案的整理1.行政部門對收集到的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、時間順序等進(jìn)行分類編號，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.合同檔案應(yīng)包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行備份保存。（三）合同檔案的保管1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管，保管期限根據(jù)合同性質(zhì)和重要程度確定，一般為[X]年。3.對于超過保管期限的合同檔案，行政部門應(yīng)按照檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀，并做好記錄。（四）合同檔案的查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱合同檔案時，應(yīng)在行政部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。3.如需復(fù)印合同檔案資料的，應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。七、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.法務(wù)部門應(yīng)定期對公司簽訂的合同進(jìn)行風(fēng)險識別與評估，分析合同可能存在的法律風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、市場風(fēng)險等。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合法務(wù)部門開展風(fēng)險識別與評估工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和數(shù)據(jù)支持。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.根據(jù)風(fēng)險識別與評估結(jié)果，法務(wù)部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如完善合同條款、加強合同履行監(jiān)督、建立風(fēng)險預(yù)警機制等。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照風(fēng)險應(yīng)對措施的要求，加強合同管理工作，降低合同風(fēng)險。（三）合同糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方溝通協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。2.如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時