建設(shè)公司會議管理制度

建設(shè)公司會議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本制度。本制度旨在明確各類會議的組織、召開、記錄、跟進等流程，使公司內(nèi)部溝通順暢、決策科學(xué)、工作有序推進。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項目組及全體員工。（三）會議分類1.公司級會議年度經(jīng)營會議：總結(jié)上一年度公司經(jīng)營情況，制定本年度經(jīng)營目標(biāo)、策略和計劃。季度工作會議：匯報季度工作進展，分析存在問題，部署下季度工作任務(wù)。月度工作會議：各部門匯報月度工作完成情況及下月工作計劃，協(xié)調(diào)解決部門間工作問題。總經(jīng)理辦公會：由總經(jīng)理主持，研究公司重大決策、重要人事任免、重大項目安排及大額資金使用等事項。2.部門級會議部門例會：部門內(nèi)部定期召開，總結(jié)工作進展，安排本周工作任務(wù)，傳達(dá)公司相關(guān)會議精神。專題會議：針對部門內(nèi)特定工作事項或問題召開，如項目進度協(xié)調(diào)會、質(zhì)量分析會等。3.項目組會議項目啟動會：宣布項目正式啟動，明確項目目標(biāo)、任務(wù)分工、時間節(jié)點及相關(guān)要求。項目周會：匯報項目一周工作進展，討論解決項目中遇到的問題，安排下周工作。項目總結(jié)會：在項目結(jié)束后召開，總結(jié)項目執(zhí)行情況，評估項目成果，分析經(jīng)驗教訓(xùn)。二、會議組織（一）會議發(fā)起1.公司級會議年度經(jīng)營會議由總經(jīng)理辦公室發(fā)起，提前[X]周通知各部門準(zhǔn)備相關(guān)資料。季度工作會議、月度工作會議由總經(jīng)理辦公室根據(jù)公司工作安排確定會議時間、地點和議程，并提前[X]天通知參會人員?？偨?jīng)理辦公會由總經(jīng)理確定會議議題和時間，總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)通知參會人員。2.部門級會議部門例會由部門負(fù)責(zé)人確定會議時間、地點和議程，提前[X]天通知部門員工。專題會議由相關(guān)負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要發(fā)起，明確會議主題、時間、地點和參會人員，并提前[X]小時通知。3.項目組會議項目啟動會由項目經(jīng)理組織召開，項目團隊成員及相關(guān)部門人員參加，提前[X]天通知。項目周會由項目經(jīng)理主持，每周固定時間召開，提前[X]天通知參會人員。項目總結(jié)會由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織，在項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)召開，通知項目團隊成員及相關(guān)部門人員。（二）會議通知1.會議通知應(yīng)包含會議名稱、時間、地點、議程、參會人員及相關(guān)要求等內(nèi)容。2.采用郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式發(fā)送通知，確保參會人員及時收到。對于重要會議，可同時進行電話提醒。3.參會人員應(yīng)提前確認(rèn)能否參加會議，如因特殊情況不能參會，需提前向會議組織者請假，并安排合適人員代為參會。（三）會議準(zhǔn)備1.會議組織者根據(jù)會議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)資料，如匯報材料、數(shù)據(jù)報表、文件草案等。安排好會議場地，確保音響、投影儀、麥克風(fēng)等設(shè)備正常運行。如有需要，準(zhǔn)備會議所需的文具、茶水等。2.參會人員提前熟悉會議議程和相關(guān)資料，準(zhǔn)備好發(fā)言內(nèi)容或問題。對于需要討論決策的會議，參會人員應(yīng)進行充分調(diào)研和思考，提出合理的意見和建議。三、會議召開（一）會議主持1.公司級會議一般由總經(jīng)理或指定人員主持，部門級會議由部門負(fù)責(zé)人主持，項目組會議由項目經(jīng)理主持。2.會議主持人應(yīng)提前到達(dá)會場，檢查會議準(zhǔn)備情況，確保會議按時開始。3.主持人應(yīng)把控會議節(jié)奏，引導(dǎo)參會人員圍繞主題發(fā)言，避免跑題或出現(xiàn)混亂局面。對于偏離主題的發(fā)言，主持人應(yīng)及時引導(dǎo)回到正軌。（二）會議發(fā)言1.參會人員應(yīng)按照會議議程依次發(fā)言，發(fā)言內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、重點突出。2.如有多人發(fā)言，應(yīng)注意時間控制，避免出現(xiàn)過長或過短的發(fā)言。一般每人發(fā)言時間控制在[X]分鐘左右，特殊情況除外。3.發(fā)言過程中應(yīng)尊重他人，不得打斷他人發(fā)言。如有不同意見，可在他人發(fā)言結(jié)束后進行補充或提出討論。（三）會議討論1.對于需要討論的事項，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員充分發(fā)表意見，鼓勵不同觀點的碰撞和交流。2.討論過程中應(yīng)保持理性和客觀，避免情緒化的爭論。如有爭議，應(yīng)通過擺事實、講道理的方式進行溝通，尋求共識。3.主持人應(yīng)及時總結(jié)討論結(jié)果，形成明確的結(jié)論或決議。對于一時無法達(dá)成共識的問題，應(yīng)明確下一步的工作方向和責(zé)任人。（四）會議記錄1.公司級會議、部門級重要會議及項目組關(guān)鍵會議應(yīng)安排專人進行記錄。2.會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容，包括會議時間、地點、主持人、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果及決議等。3.會議記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式，記錄完成后應(yīng)及時整理，并在[X]個工作日內(nèi)將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。四、會議決議執(zhí)行與跟進（一）決議傳達(dá)1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時將會議決議傳達(dá)給相關(guān)責(zé)任人。2.傳達(dá)方式可采用郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布會議紀(jì)要、組織專門的傳達(dá)會議等，確保決議內(nèi)容傳達(dá)到位。（二）執(zhí)行責(zé)任明確1.根據(jù)會議決議，明確各項工作的責(zé)任人及完成時間節(jié)點。2.責(zé)任人應(yīng)制定具體的工作計劃，確保工作任務(wù)有序推進。（三）進度跟蹤1.相關(guān)責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織者匯報工作進展情況，以便及時掌握決議執(zhí)行情況。2.會議組織者應(yīng)建立工作進度跟蹤臺賬，對決議執(zhí)行情況進行實時跟蹤和監(jiān)督。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，及時協(xié)調(diào)解決。（四）結(jié)果反饋1.工作任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)及時向會議組織者反饋工作結(jié)果。2.會議組織者應(yīng)組織對工作結(jié)果進行評估和驗收，確保工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。五、會議紀(jì)律（一）按時參會參會人員應(yīng)提前安排好工作，確保按時參加會議。如有特殊情況不能按時參會，需提前請假。遲到[X]分鐘以上的視為缺席會議。（二）遵守秩序1.會議期間，參會人員應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得在會議室內(nèi)接聽電話或隨意走動。2.保持會議室內(nèi)整潔，不得在會議室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾等。（三）認(rèn)真傾聽參會人員應(yīng)認(rèn)真傾聽他人發(fā)言，不得交頭接耳、打瞌睡或做與會議無關(guān)的事情。（四）積極發(fā)言鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分表達(dá)自己的意見和建議。但發(fā)言應(yīng)圍繞會議主題，不得發(fā)表與會議無關(guān)的言論。六、會議成本控制（一）合理安排會議時間1.根據(jù)會議內(nèi)容和重要性，合理確定會議時長，避免會議時間過長或過短。2.盡量避免在同一時間安排多個會議，減少參會人員的時間沖突。（二）精簡參會人員1.嚴(yán)格控制參會人員范圍，確保參會人員與會議主題和議程相關(guān)。2.對于可參加可不參加的會議，盡量精簡參會人員，提高會議效率。（三）節(jié)約會議資源1.合理選擇會議場地，避免使用過于豪華或不必要的場地。