烘培原料采購管理制度

烘培原料采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司烘焙原料采購工作，確保采購的原料質量可靠、價格合理、供應及時，滿足公司生產經(jīng)營需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有烘焙原料的采購活動，包括但不限于面粉、糖、油脂、奶粉、添加劑、包裝材料等。（三）基本原則1.質量第一原則：優(yōu)先選擇質量符合國家標準和公司要求的原料供應商，確保產品質量安全。2.成本控制原則：在保證原料質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。3.供應商管理原則：建立穩(wěn)定、優(yōu)質的供應商隊伍，加強與供應商的合作與溝通，共同提高產品質量和服務水平。4.合規(guī)合法原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，確保采購過程合法合規(guī)。二、采購流程（一）采購申請1.生產部門根據(jù)生產計劃和庫存情況，定期填寫《烘焙原料采購申請表》，詳細列出所需原料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計到貨時間等信息。2.申請表經(jīng)生產部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對申請內容進行初步審核，確認申請的合理性和必要性。2.對于金額較大或重要的采購申請，采購部門需提交至采購經(jīng)理、財務經(jīng)理和總經(jīng)理進行審批。審批通過后方可進行采購操作。（三）供應商選擇與評估1.供應商篩選采購部門通過多種渠道收集潛在供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。根據(jù)公司對供應商的基本要求，如資質證書、生產能力、產品質量、價格水平、服務能力等，對潛在供應商進行初步篩選。2.供應商實地考察對于篩選出的重點供應商，采購部門組織相關人員進行實地考察?？疾靸热莅ü痰纳a環(huán)境、生產設備、質量管理體系、人員配備等。實地考察結束后，考察人員填寫《供應商實地考察報告》，對供應商的綜合情況進行評估，并提出是否合作的建議。3.供應商評估與選擇采購部門根據(jù)供應商的實地考察報告、樣品檢測結果以及以往合作情況等，對供應商進行綜合評估。建立供應商評估檔案，記錄供應商的各項評估指標和評估結果。根據(jù)評估結果，選擇優(yōu)質供應商建立合作關系，并簽訂《采購合同》。（四）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請表和選定的供應商，下達《采購訂單》。訂單內容應明確原料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等詳細信息。2.《采購訂單》經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，加蓋公司公章或合同專用章，發(fā)送給供應商。（五）采購跟蹤與催貨1.采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通，了解原料的生產進度、發(fā)貨情況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應商未能按時交貨或出現(xiàn)質量問題，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，并采取相應的催貨措施，確保原料按時、按質供應。（六）到貨驗收1.原料到貨前，采購部門應提前通知質量控制部門和倉庫管理部門做好驗收準備工作。2.質量控制部門按照相關標準和檢驗規(guī)范，對到貨原料進行質量檢驗。檢驗內容包括外觀、色澤、氣味、口感、理化指標、微生物指標等。3.倉庫管理部門負責對到貨原料的數(shù)量、規(guī)格、包裝等進行核對驗收。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符、規(guī)格錯誤、包裝破損等問題，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決。4.驗收合格的原料，質量控制部門出具《質量檢驗報告》，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的原料，采購部門負責與供應商協(xié)商退貨、換貨或補貨等事宜。（七）付款結算1.采購部門根據(jù)《采購合同》和《質量檢驗報告》、《入庫單》等相關憑證，填寫《付款申請單》，提交至財務部門。2.財務部門對付款申請進行審核，審核無誤后按照公司財務制度和合同約定辦理付款手續(xù)。三、供應商管理（一）供應商檔案建立1.采購部門為每個合作供應商建立獨立的檔案，檔案內容包括供應商基本信息、營業(yè)執(zhí)照副本復印件、稅務登記證副本復印件、組織機構代碼證副本復印件、生產許可證復印件、產品質量檢測報告、合作歷史記錄、評估報告等。2.供應商檔案應定期更新，確保檔案信息的準確性和完整性。（二）供應商考核與評估1.采購部門定期對供應商進行考核與評估，評估周期為每季度一次。評估內容包括產品質量、交貨期、價格水平、服務質量、合作配合度等方面。2.考核方式采用定量與定性相結合的方法，通過對各項評估指標進行打分，計算供應商的綜合得分。根據(jù)綜合得分對供應商進行排名，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.對于考核評估結果為優(yōu)秀的供應商，給予適當?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠政策；對于考核評估結果為不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應終止合作關系。（三）供應商激勵與淘汰1.供應商激勵建立供應商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予物質獎勵和精神獎勵。物質獎勵包括現(xiàn)金獎勵、采購量增加、優(yōu)先付款等；精神獎勵包括頒發(fā)榮譽證書、公開表揚等。與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，共同開展技術研發(fā)、質量改進等活動，實現(xiàn)互利共贏。2.供應商淘汰對于出現(xiàn)以下情況之一的供應商，采購部門應及時淘汰：連續(xù)兩次考核評估結果為不合格的；提供的產品質量出現(xiàn)嚴重問題，給公司造成重大損失的；違反法律法規(guī)或公司規(guī)定，存在商業(yè)欺詐行為的；因自身原因無法按時交貨，影響公司正常生產經(jīng)營的。供應商淘汰后，采購部門應及時尋找新的替代供應商，并按照采購流程進行相關操作。四、采購風險管理（一）市場風險1.關注烘焙原料市場動態(tài)，及時掌握市場價格波動情況。通過與供應商簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.建立市場信息收集與分析機制，定期收集行業(yè)資訊、市場調研報告等信息，為采購決策提供參考依據(jù)。（二）質量風險1.加強對供應商的質量管理，嚴格審核供應商的資質和產品質量。要求供應商提供產品質量檢測報告，并定期進行抽檢。2.與質量控制部門密切配合，加強到貨驗收環(huán)節(jié)的管理。對驗收不合格的原料，堅決予以退貨或換貨，確保入庫原料質量合格。（三）供應風險1.建立供應商備份機制，對于關鍵原料的供應商，選擇至少兩家以上的優(yōu)質供應商作為備份。在主供應商出現(xiàn)問題時，能夠及時切換到備份供應商，確保原料供應的連續(xù)性。2.加強與供應商的溝通與合作，及時了解供應商的生產經(jīng)營狀況和可能影響供應的因素。如發(fā)現(xiàn)供應風險，提前采取應對措施，如增加庫存、調整采購計劃等。（四）合同風險1.簽訂采購合同前，由法務部門對合同條款進行審核，確保合同內容合法合規(guī)、權利義務明確、風險防范措施有效。2.加強對采購合同執(zhí)行情況的跟蹤與監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如出現(xiàn)合同糾紛，應按照合同約定和相關法律法規(guī)，及時采取法律措施維護公司合法權益。五、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。2.審計部門出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落