oa報銷管理制度

oa報銷管理制度一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)管理，規(guī)范OA報銷流程，提高工作效率，確保公司各項費用支出的合理性、合法性和真實性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.真實性原則：報銷憑證必須真實、合法，能夠準(zhǔn)確反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的實際情況。2.合理性原則：費用支出應(yīng)符合公司的經(jīng)營活動需要，具有合理的商業(yè)目的。3.合規(guī)性原則：報銷行為必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。4.及時性原則：員工應(yīng)在費用發(fā)生后及時提交報銷申請，避免逾期。二、報銷流程（一）費用申請1.員工因工作需要發(fā)生費用支出時，應(yīng)先填寫《費用申請表》，詳細說明費用的用途、金額、預(yù)計發(fā)生時間等信息。2.《費用申請表》需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字，確認(rèn)費用的合理性和必要性。（二）OA系統(tǒng)提交1.員工將經(jīng)部門負責(zé)人審核后的《費用申請表》及相關(guān)報銷憑證掃描件上傳至OA報銷系統(tǒng)。2.在OA系統(tǒng)中準(zhǔn)確填寫報銷信息，包括費用類別、報銷金額、發(fā)票號碼等。（三）財務(wù)審核1.財務(wù)人員收到報銷申請后，對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核。2.核對報銷金額是否與申請金額一致，費用是否符合公司規(guī)定的報銷標(biāo)準(zhǔn)。3.對于不符合要求的報銷申請，財務(wù)人員應(yīng)及時反饋給員工，并說明原因，要求其補充或更正相關(guān)信息。（四）審批流程1.根據(jù)費用金額大小，設(shè)定不同的審批層級。金額較小的報銷，由部門負責(zé)人審批后即可。金額較大的報銷，需依次經(jīng)過部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負責(zé)人、總經(jīng)理審批。2.各級審批人員應(yīng)在OA系統(tǒng)中及時進行審批，不得拖延。如審批通過，在系統(tǒng)中簽署同意意見；如審批不通過，應(yīng)說明理由。（五）報銷支付1.經(jīng)審批通過的報銷申請，財務(wù)人員根據(jù)公司資金情況安排支付。2.支付方式可選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票等，具體支付方式按照公司財務(wù)規(guī)定執(zhí)行。3.報銷款項將支付至員工填寫的銀行賬戶。三、報銷標(biāo)準(zhǔn)（一）差旅費1.交通費用飛機票：根據(jù)工作需要，經(jīng)審批后可乘坐經(jīng)濟艙。如有特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙，需提前申請并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?；疖嚻保簝?yōu)先選擇高鐵二等座，如因時間等原因需要乘坐一等座或軟臥，需說明理由并經(jīng)審批。長途汽車票：按照實際票價報銷。市內(nèi)交通：員工因公務(wù)在市內(nèi)出行，可乘坐公交車、地鐵等公共交通工具，憑有效票據(jù)報銷。如因特殊情況需要乘坐出租車，需注明事由并經(jīng)部門負責(zé)人同意。2.住宿費用按照不同地區(qū)和職級設(shè)定住宿標(biāo)準(zhǔn)。一般員工出差，住宿標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/晚；部門經(jīng)理及以上職級人員，住宿標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/晚。如兩人或多人一同出差，同性員工可根據(jù)實際情況合住，按照較高標(biāo)準(zhǔn)報銷住宿費用。3.餐飲補貼員工出差期間，按照出差自然天數(shù)給予餐飲補貼，補貼標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/天。如有招待客戶等特殊情況，需單獨填寫招待費用申請表，經(jīng)審批后按照相關(guān)規(guī)定報銷。（二）業(yè)務(wù)招待費1.業(yè)務(wù)招待應(yīng)遵循必要性、合理性原則，嚴(yán)格控制招待費用支出。2.招待費用報銷時，需提供詳細的招待事由、招待對象、招待時間、招待地點等信息。3.招待費用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)招待對象和業(yè)務(wù)性質(zhì)設(shè)定，一般每次招待費用不得超過[X]元。如有特殊情況需超出標(biāo)準(zhǔn)，需提前申請并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）辦公用品及設(shè)備采購1.辦公用品采購應(yīng)根據(jù)實際工作需要，由各部門統(tǒng)一填寫《辦公用品采購申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審核后提交行政部門采購。2.辦公用品報銷時，需提供正規(guī)發(fā)票，并附采購清單。3.辦公設(shè)備采購需提前提交采購申請，經(jīng)審批后由行政部門統(tǒng)一采購。采購金額較大的設(shè)備，需進行招標(biāo)或比價采購。辦公設(shè)備報銷時，需提供發(fā)票、設(shè)備清單、驗收報告等相關(guān)資料。（四）通訊費1.公司根據(jù)員工職級設(shè)定通訊費補貼標(biāo)準(zhǔn)。一般員工每月通訊費補貼為[X]元；部門經(jīng)理及以上職級人員每月通訊費補貼為[X]元。2.員工憑通訊費發(fā)票在補貼標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)報銷，超出部分自理。（五）培訓(xùn)費用1.員工參加公司組織的培訓(xùn)，培訓(xùn)費用由公司統(tǒng)一支付。2.員工自行參加外部培訓(xùn)，需提前提交培訓(xùn)申請，經(jīng)部門負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，培訓(xùn)費用在符合公司規(guī)定的范圍內(nèi)可予以報銷。報銷時需提供培訓(xùn)通知、培訓(xùn)發(fā)票、培訓(xùn)證書等相關(guān)資料。四、報銷憑證要求（一）發(fā)票1.報銷必須提供正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符，包括發(fā)票抬頭、日期、金額、發(fā)票專用章等。2.發(fā)票不得涂改、挖補，如有錯誤，應(yīng)要求開票單位重開或更正，并在更正處加蓋開票單位印章。3.發(fā)票必須是稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的，非正規(guī)發(fā)票不得作為報銷憑證。（二）其他憑證1.除發(fā)票外，如因特殊業(yè)務(wù)需要提供其他報銷憑證的，應(yīng)確保憑證真實、合法、有效。2.例如，出差的行程單、住宿清單、會議通知等，應(yīng)與報銷申請內(nèi)容相互印證。（三）報銷憑證粘貼1.員工應(yīng)將報銷憑證整齊粘貼在報銷單后面，按照費用類別和時間順序排列。2.粘貼時應(yīng)使用膠水或膠棒，不得使用訂書釘，確保憑證粘貼牢固，便于審核。五、報銷時間規(guī)定（一）日常費用報銷員工應(yīng)在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)提交報銷申請，超過規(guī)定時間的，財務(wù)部門有權(quán)不予受理。（二）差旅費報銷員工出差歸來后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成差旅費報銷申請。如有特殊情況不能按時報銷，需提前向財務(wù)部門說明原因。六、違規(guī)處理（一）虛假報銷1.如發(fā)現(xiàn)員工存在虛假報銷行為，一經(jīng)查實，將追回已報銷款項，并按照報銷金額的[X]倍處以罰款。2.同時，視情節(jié)輕重給予警告、記過、降職、辭退等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究法律責(zé)任。（二）審批失職1.對于在報銷審批過程中把關(guān)不嚴(yán)、失職的審批人員，將視情節(jié)輕重給予批評教育、績效扣分等處理。2.如因?qū)徟殞?dǎo)致公司遭受經(jīng)濟損失的，審批人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）逾期報銷對于未按照規(guī)定時間提交報銷申請的員工，財務(wù)部門將不再受理其