強化檔案集中管理制度

強化檔案集中管理制度總則一、目的為了加強公司檔案管理工作，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的檔案管理工作。三、管理原則1.集中管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。2.完整準(zhǔn)確原則：檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)應(yīng)確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。3.安全保密原則：檔案管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法規(guī)，采取必要的安全保密措施，確保檔案的安全。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)注重檔案的利用價值，采取有效的措施，方便檔案的查閱和利用。四、管理機構(gòu)及職責(zé)1.公司綜合管理部為公司檔案管理的主管部門，負(fù)責(zé)公司檔案管理的總體規(guī)劃、制度建設(shè)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查等工作。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和利用等工作，并定期向綜合管理部移交檔案。3.檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案的安全和完整。檔案的分類與編號一、檔案分類公司檔案分為文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、工程檔案、科技檔案、聲像檔案等六大類。1.文書檔案：包括公司的各種文件、報告、通知、決議、紀(jì)要等。2.人事檔案：包括公司員工的個人檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。3.財務(wù)檔案：包括公司的各種財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等。4.工程檔案：包括公司的各種工程項目的設(shè)計圖紙、施工記錄、驗收報告等。5.科技檔案：包括公司的各種科研項目的研究報告、實驗數(shù)據(jù)、專利證書等。6.聲像檔案：包括公司的各種照片、錄像、錄音等。二、檔案編號1.文書檔案編號：采用年度部門流水號的方式進行編號，如2023hr001表示2023年度人力資源部的第1份文書檔案。2.人事檔案編號：采用員工工號的方式進行編號，如1001表示工號為1001的員工的人事檔案。3.財務(wù)檔案編號：采用年度科目流水號的方式進行編號，如2023zc001表示2023年度財務(wù)科目為zc的第1份財務(wù)檔案。4.工程檔案編號：采用項目名稱年度流水號的方式進行編號，如xx項目2023001表示xx項目2023年度的第1份工程檔案。5.科技檔案編號：采用項目名稱年度流水號的方式進行編號，如xx科研項目2023001表示xx科研項目2023年度的第1份科技檔案。6.聲像檔案編號：采用年度類別流水號的方式進行編號，如2023ph001表示2023年度照片類的第1份聲像檔案。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.各部門應(yīng)定期將本部門形成的檔案移交綜合管理部，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.綜合管理部應(yīng)及時接收各部門移交的檔案，并對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行整改。3.對于公司外部形成的與公司有關(guān)的檔案，如合同、協(xié)議、函件等，應(yīng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集，并及時移交綜合管理部。二、檔案的整理1.綜合管理部應(yīng)按照檔案的分類和編號規(guī)則，對接收的檔案進行分類、整理和編號，并建立檔案目錄。2.各部門應(yīng)按照綜合管理部的要求，對本部門的檔案進行整理和歸檔，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.檔案的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.綜合管理部應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、滅火器、溫濕度計等，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐蝕等物品。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理。4.檔案的借閱應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自借閱檔案。二、檔案的利用1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。2.檔案查閱申請單應(yīng)注明查閱檔案的名稱、用途、時間等信息，綜合管理部應(yīng)根據(jù)申請單的內(nèi)容，及時提供所需的檔案。3.檔案的借閱期限一般為7天，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照借閱手續(xù)，辦理檔案的借閱和歸還手續(xù)，確保檔案的安全和完整。檔案的鑒定與銷毀一、檔案的鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值和保管期限。2.檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種，具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點確定。3.對于超過保管期限的檔案，應(yīng)進行鑒定，確定是否需要銷毀。鑒定工作應(yīng)由綜合管理部組織，相關(guān)部門參與，形成鑒定意見。二、檔案的銷毀1.對于經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。3.檔案的銷毀應(yīng)由綜合管理部組織，相關(guān)部門參與，在指定的地點進行，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。4.銷毀檔案時，應(yīng)采取碎紙、焚燒等安全可靠的方