員工物資出入管理制度VIP

員工物資出入管理制度一、總則（一）目的為加強公司員工物資出入管理，規(guī)范物資出入流程，保障公司物資安全與合理使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要臨時進入公司的外來人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：物資出入管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保物資在出入過程中的安全，防止丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。3.準(zhǔn)確性原則：物資出入記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于查詢和統(tǒng)計。4.便捷性原則：在保證管理規(guī)范的前提下，盡量簡化流程，提高工作效率。二、物資分類及定義（一）辦公用品包括但不限于辦公桌椅、電腦、打印機、復(fù)印機、文件柜、文具、紙張等用于日常辦公的物品。（二）生產(chǎn)物資指用于公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的原材料、零部件、設(shè)備、工具等。（三）勞保用品為保障員工在工作過程中的安全與健康而發(fā)放的防護用品，如安全帽、工作服、手套、護目鏡等。（四）禮品及招待用品用于公司對外禮品贈送、業(yè)務(wù)招待等方面的物品。（五）其他物資不屬于上述分類的其他公司物資。三、物資出入流程（一）物資入庫1.采購物資入庫采購部門在物資到貨前，應(yīng)提前通知倉庫管理人員做好接收準(zhǔn)備。物資到貨時，采購人員、倉庫管理人員共同對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行核對。核對無誤后，倉庫管理人員填寫《物資入庫單》，詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并由采購人員、倉庫管理人員簽字確認(rèn)。倉庫管理人員按照物資的類別、性質(zhì)進行分類存放，并做好標(biāo)識。2.員工交回物資入庫員工因離職、崗位調(diào)動等原因，需將領(lǐng)用的公司物資交回倉庫。員工填寫《物資交回清單》，注明交回物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并簽字確認(rèn)。倉庫管理人員對交回的物資進行核對驗收，無誤后在《物資交回清單》上簽字，并將物資入庫。（二）物資領(lǐng)用1.辦公用品領(lǐng)用員工根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量及領(lǐng)用原因等信息。部門負(fù)責(zé)人對申請表進行審核，簽字批準(zhǔn)后交至行政部門。行政部門根據(jù)庫存情況進行發(fā)放，如庫存不足，及時進行采購補充。倉庫管理人員發(fā)放物資時，在《辦公用品領(lǐng)用申請表》上記錄發(fā)放日期、發(fā)放人等信息，并由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。2.生產(chǎn)物資領(lǐng)用生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃填寫《生產(chǎn)物資領(lǐng)用申請表》，詳細(xì)注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途及預(yù)計使用時間等信息。生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審核申請表，簽字批準(zhǔn)后交至倉庫管理部門。倉庫管理人員按照申請表進行發(fā)放，并在《生產(chǎn)物資領(lǐng)用申請表》上做好記錄，由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。3.勞保用品領(lǐng)用人力資源部門根據(jù)員工崗位及工作環(huán)境，核定員工的勞保用品配備標(biāo)準(zhǔn)。員工憑個人工卡到倉庫領(lǐng)取勞保用品，倉庫管理人員按照核定標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，并在《勞保用品領(lǐng)用登記表》上記錄發(fā)放情況，由員工簽字確認(rèn)。4.禮品及招待用品領(lǐng)用因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用禮品及招待用品時，由相關(guān)部門填寫《禮品及招待用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用原因、用途、數(shù)量等信息。部門負(fù)責(zé)人審核申請表，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后交至行政部門。行政部門根據(jù)審批意見進行發(fā)放，并做好記錄。（三）物資借用1.員工借用員工因工作需要借用公司物資時，填寫《物資借用申請表》，注明借用物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、借用期限及借用原因等信息。部門負(fù)責(zé)人對申請表進行審核，簽字批準(zhǔn)后交至物資管理部門。物資管理部門根據(jù)庫存情況決定是否出借，如同意出借，在《物資借用申請表》上簽字，并通知倉庫管理人員發(fā)放物資。倉庫管理人員發(fā)放物資時，在《物資借用申請表》上記錄發(fā)放日期、發(fā)放人等信息，并由借用人簽字確認(rèn)。借用人應(yīng)在借用期限內(nèi)歸還物資，如需延長借用期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外來單位借用外來單位因業(yè)務(wù)往來需要借用公司物資時，由公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門與外來單位溝通協(xié)調(diào)，填寫《外來單位物資借用申請表》，注明借用物資的詳細(xì)信息、借用期限、歸還日期及借用單位聯(lián)系人等信息。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核申請表，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，業(yè)務(wù)部門將申請表交至物資管理部門，物資管理部門按照規(guī)定辦理借用手續(xù)，并通知倉庫管理人員發(fā)放物資。外來單位借用人在借用物資時，需出具有效證件，并在《外來單位物資借用登記表》上簽字確認(rèn)。借用期限屆滿，外來單位應(yīng)按時歸還物資，物資管理部門負(fù)責(zé)對歸還物資進行驗收。如發(fā)現(xiàn)物資有損壞或丟失，按照本制度相關(guān)規(guī)定進行處理。（四）物資歸還1.借用物資歸還借用人應(yīng)在借用期限屆滿前，將借用的物資歸還至倉庫或指定地點。倉庫管理人員對歸還的物資進行核對驗收，檢查物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否與借用時一致，是否有損壞情況。如物資完好無損，倉庫管理人員在《物資借用申請表》或《外來單位物資借用登記表》上注明歸還日期，并簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)物資有損壞或丟失，借用人應(yīng)說明原因，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行賠償。賠償金額從借用人工資中扣除或按照雙方約定的方式支付。2.離職員工物資歸還離職員工在辦理離職手續(xù)時，應(yīng)將領(lǐng)用的公司物資全部交回倉庫。人力資源部門負(fù)責(zé)通知倉庫管理人員對離職員工的物資歸還情況進行核實。倉庫管理人員按照規(guī)定對離職員工交回的物資進行驗收，如有短缺或損壞，及時與離職員工溝通解決。驗收無誤后，倉庫管理人員在相關(guān)記錄上簽字確認(rèn)，人力資源部門方可為離職員工辦理離職手續(xù)。（五）物資報廢1.報廢申請物資使用部門或倉庫管理人員發(fā)現(xiàn)物資已無法正常使用或達到報廢標(biāo)準(zhǔn)時，填寫《物資報廢申請表》，詳細(xì)說明物資的名稱、規(guī)格、型號、購置時間、報廢原因等信息。部門負(fù)責(zé)人對申請表進行審核，簽字確認(rèn)后報至財務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.報廢鑒定財務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請情況，組織相關(guān)人員對擬報廢物資進行鑒定，確認(rèn)是否符合報廢條件。3.報廢處理經(jīng)審批同意報廢的物資，由物資管理部門負(fù)責(zé)組織處理。處理方式可包括變賣、捐贈、回收等，處理過程應(yīng)做好記錄。倉庫管理人員對已報廢物資進行單獨存放，并在物資管理系統(tǒng)中進行標(biāo)記，確保賬實相符。四、物資出入管理職責(zé)（一）物資管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善物資出入管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)物資出入的日常管理工作，包括物資的采購、入庫、保管、發(fā)放、借用、歸還、報廢等環(huán)節(jié)的管理。3.定期對庫存物資進行盤點清查，確保賬實相符。4.協(xié)調(diào)各部門之間的物資需求與供應(yīng)，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進行。（二）采購部門1.負(fù)責(zé)物資的采購工作，確保采購物資的質(zhì)量、規(guī)格、型號等符合公司要求。2.在物資到貨前，及時通知物資管理部門做好接收準(zhǔn)備。3.協(xié)助物資管理部門對采購物資進行驗收，對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時與供應(yīng)商溝通解決。（三）使用部門1.根據(jù)工作需要，合理提出物資領(lǐng)用、借用申請，并確保物資的正確使用。2.負(fù)責(zé)對本部門領(lǐng)用、借用的物資進行管理，定期進行盤點清查，如有丟失、損壞等情況及時上報。3.配合物資管理部門做好物資的回收、交回等工作。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對物資出入相關(guān)費用進行審核和賬務(wù)處理。2.參與物資報廢的審批工作，對報廢物資的財務(wù)處理進行監(jiān)督。（五）公司領(lǐng)導(dǎo)1.負(fù)責(zé)審批物資出入的相關(guān)申請，包括采購申請、領(lǐng)用申請、借用申請、報廢申請等。2.對物資出入管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保制度的有效執(zhí)行。五、物資出入記錄與檔案管理（一）記錄要求1.物資管理部門應(yīng)建立健全物資出入記錄臺賬，詳細(xì)記錄物資的出入時間、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、來源、去向、領(lǐng)用人、借用人等信息。2.記錄應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，不得隨意涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋涂改人印章或簽字確認(rèn)。3.物資出入記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（二）檔案管理1.物資管理部門應(yīng)將物資出入相關(guān)的文件、申請表、清單、登記表等資料進行分類整理，建立物資出入檔案。2.物資出入檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進行編號、裝訂、存放，便于查詢和查閱。3.檔案管理人員應(yīng)定期對物資出入檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全與完整。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對物資出入管理情況進行審計監(jiān)督，檢查物資出入流程是否規(guī)范、記錄是否準(zhǔn)確、物資管理是否安全等。2.物資管理部門應(yīng)定期對本部門的物資出入管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)物資出入管理的資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的問題，應(yīng)及時進行整改，并將整改情況報告公司領(lǐng)導(dǎo)。七、違規(guī)處理（一）員工違規(guī)處理1.員工違反本制度規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)擅自領(lǐng)用、借用、挪用公司物資的，責(zé)令其立即歸還，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處分。2.員工因保管不善導(dǎo)致公司物資丟失、損壞的，應(yīng)按照物資的原值或折舊價值進行賠償。如因故意或重大過失造成損失的，除賠償外，還將給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。3.員工在物資出入過程中弄虛作假、虛報冒領(lǐng)的，除追回違規(guī)所得外，給予嚴(yán)重警告、記過等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動合同。（二）部門違規(guī)處理1.部門違反本制度規(guī)定，未按要求提交物資申請、審批手續(xù)不全的，責(zé)令其限期整改；因違規(guī)