大型辦公設(shè)備管理制度

大型辦公設(shè)備管理制度一、總則（一）目的為加強公司大型辦公設(shè)備的管理，提高設(shè)備的使用效率，延長設(shè)備使用壽命，確保公司各項工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有大型辦公設(shè)備，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、服務器等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司大型辦公設(shè)備由行政部門統(tǒng)一管理，負責設(shè)備的采購、調(diào)配、維護、報廢等工作。2.合理使用原則：各部門應根據(jù)工作需要合理使用大型辦公設(shè)備，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或損壞設(shè)備。3.定期維護原則：行政部門應定期對大型辦公設(shè)備進行維護保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。4.節(jié)約使用原則：全體員工應樹立節(jié)約意識，合理使用設(shè)備資源，降低能耗。二、設(shè)備采購（一）需求申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《大型辦公設(shè)備采購申請表》，詳細說明設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表提交至行政部門。（二）采購審批1.行政部門收到采購申請表后，對設(shè)備需求的合理性、必要性進行評估，并根據(jù)公司預算情況提出采購建議。2.采購建議經(jīng)行政部門負責人審核后，報公司領(lǐng)導審批。3.公司領(lǐng)導審批通過后，行政部門負責組織采購工作。（三）采購實施1.行政部門根據(jù)審批結(jié)果，選擇合適的供應商進行采購。采購過程中應遵循公開、公平、公正的原則，確保采購設(shè)備的質(zhì)量和性能符合要求。2.采購合同簽訂后，行政部門應及時跟進設(shè)備到貨情況，確保設(shè)備按時、按質(zhì)、按量交付。（四）驗收1.設(shè)備到貨后，行政部門應組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、性能等。2.驗收合格后，行政部門應填寫《大型辦公設(shè)備驗收單》，相關(guān)人員簽字確認。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在質(zhì)量問題或與合同不符的情況，應及時與供應商溝通解決。三、設(shè)備配置與發(fā)放（一）配置原則1.根據(jù)各部門工作性質(zhì)和實際需求，合理配置大型辦公設(shè)備。2.優(yōu)先保障重點部門和關(guān)鍵崗位的設(shè)備需求。（二）發(fā)放流程1.行政部門根據(jù)設(shè)備配置原則和各部門需求，將驗收合格的設(shè)備發(fā)放至各部門。2.各部門在收到設(shè)備后，應指定專人負責接收，并在《大型辦公設(shè)備發(fā)放登記表》上簽字確認。四、設(shè)備使用與管理（一）使用規(guī)范1.各部門應指定專人負責大型辦公設(shè)備的日常使用和管理，確保設(shè)備的正常運行。2.使用人員應嚴格按照設(shè)備操作規(guī)程進行操作，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件。3.嚴禁在設(shè)備上安裝與工作無關(guān)的軟件或進行其他違規(guī)操作，以免影響設(shè)備性能和安全。4.使用人員在使用設(shè)備過程中如發(fā)現(xiàn)異常情況，應及時報告行政部門，不得自行處理。（二）使用登記1.使用人員應如實填寫《大型辦公設(shè)備使用登記表》，記錄設(shè)備的使用時間、使用內(nèi)容、使用人等信息。2.行政部門應定期對設(shè)備使用登記表進行檢查和統(tǒng)計，以便掌握設(shè)備的使用情況。（三）設(shè)備保管1.各部門應妥善保管大型辦公設(shè)備，保持設(shè)備的清潔和完好。2.設(shè)備應放置在干燥、通風、安全的地方，避免設(shè)備受到損壞或丟失。3.對于長期不使用的設(shè)備，應定期進行通電檢查，防止設(shè)備受潮損壞。（四）設(shè)備轉(zhuǎn)借1.因工作需要，確需轉(zhuǎn)借大型辦公設(shè)備的，須經(jīng)設(shè)備所屬部門負責人同意，并填寫《大型辦公設(shè)備轉(zhuǎn)借申請表》。2.轉(zhuǎn)借申請表經(jīng)行政部門負責人審核后，報公司領(lǐng)導審批。3.審批通過后，轉(zhuǎn)借部門應將設(shè)備轉(zhuǎn)借至使用部門，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。使用部門應按照設(shè)備使用規(guī)范進行使用，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還設(shè)備。五、設(shè)備維護與保養(yǎng)（一）維護計劃1.行政部門應根據(jù)設(shè)備的使用情況和廠家建議，制定大型辦公設(shè)備年度維護計劃。2.維護計劃應包括設(shè)備的維護內(nèi)容、維護時間、維護人員等信息。（二）日常維護1.使用人員在設(shè)備使用過程中應做好設(shè)備的日常清潔和保養(yǎng)工作，如定期擦拭設(shè)備表面、清理設(shè)備內(nèi)部灰塵等。2.行政部門應定期對設(shè)備進行巡檢，檢查設(shè)備的運行狀況，及時發(fā)現(xiàn)并解決設(shè)備存在的問題。（三）專業(yè)維護1.對于一些專業(yè)性較強的設(shè)備，行政部門應聯(lián)系廠家或?qū)I(yè)維修機構(gòu)進行定期維護和保養(yǎng)。2.設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人員應及時報告行政部門，行政部門應根據(jù)故障情況安排維修人員進行維修。維修人員應在接到維修通知后及時到達現(xiàn)場進行維修，并填寫《大型辦公設(shè)備維修記錄》。（四）維護費用1.大型辦公設(shè)備的維護費用由公司統(tǒng)一列支，行政部門應根據(jù)維護計劃和實際維修情況，合理控制維護費用支出。2.對于因使用不當或人為損壞導致的設(shè)備維修費用，由責任人承擔。六、設(shè)備報廢（一）報廢條件1.設(shè)備已超過規(guī)定使用年限，且無法正常使用或維修成本過高的。2.設(shè)備因技術(shù)進步或其他原因已被淘汰，不再適用于公司工作需要的。3.設(shè)備因自然災害、意外事故等原因?qū)е聡乐負p壞，無法修復的。（二）報廢申請1.各部門在設(shè)備符合報廢條件時，應填寫《大型辦公設(shè)備報廢申請表》，詳細說明設(shè)備報廢原因、設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、購置時間等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表提交至行政部門。（三）報廢鑒定1.行政部門收到報廢申請表后，組織相關(guān)人員對設(shè)備進行鑒定，確認設(shè)備是否符合報廢條件。2.鑒定結(jié)果經(jīng)行政部門負責人審核后，報公司領(lǐng)導審批。（四）報廢處理1.公司領(lǐng)導審批通過后，行政部門負責對報廢設(shè)備進行處理。報廢設(shè)備可以采取變賣、捐贈、報廢拆解等方式進行處理。2.變賣報廢設(shè)備的收入應及時上繳公司財務，不得挪作他用。七、設(shè)備盤點（一）盤點周期行政部門應定期對大型辦公設(shè)備進行盤點，盤點周期為每年一次。（二）盤點內(nèi)容1.設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號、購置時間、使用部門等信息。2.設(shè)備的使用狀況、維護情況、報廢情況等。（三）盤點方法1.行政部門組織相關(guān)人員對設(shè)備進行實地盤點，逐一核對設(shè)備的實際情況與設(shè)備臺賬記錄是否一致。2.對于盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如設(shè)備丟失、損壞、賬實不符等，應及時查明原因，并進行相應的處理。（四）盤點報告盤點結(jié)束后，行政部門應編制《大型辦公設(shè)備盤點報告》，詳細說明盤點情況、存在問題及處理建議等，并提交公司領(lǐng)導審閱。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負責對大型辦公設(shè)備的使用、管理、維護等情況進行監(jiān)督檢查，確保各項制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括設(shè)備的使用規(guī)范、使用登記、保管情況、維護保養(yǎng)情況、報廢處理情況等。（二）考核辦法1.公司將大型辦公設(shè)備管理工作納入各部門績效考核體系，對設(shè)備管理工作成績突出的部門和個人